GMAO vs ERP, le match !

> Le digital au service de la maintenance

Lorsqu’elles souhaitent gagner en efficacité, en productivité et en qualité de services, les entreprises s’attellent avant toute chose à l’extension de la digitalisation de leurs processus. Après avoir massivement informatisé leurs services financiers, les ressources humaines, les achats, la production, il reste encore pour beaucoup d’entre elles à déployer des solutions digitales pour étendre cette digitalisation à l’ensemble des départements tels que marketing, ventes et services. 

Ainsi, s’agissant des services de maintenance, les entreprises peuvent opter soit pour une GMAO [Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur], soit pour un ERP [Enterprise Resource Planner] nommé en français, PGI [Progiciel de Gestion Intégré]. 

Deux approches très différentes, avec une décision qui aura un impact très significatif sur les performances futures de l’entreprise. Cela mérite donc quelques éclaircissements et explications.

Une solution qui marche pour tous les secteurs et tous les besoins ? Vraiment ? 🤣 

Un ERP est un progiciel qui "veut tout faire" et supporter l'ensemble des processus d'une entreprise :

• Gestion comptable et financière
• Gestion des ressources humaines
• Gestion des ventes
• Gestion des fournisseurs
• Gestion des commandes
• Gestion de la distribution
• Gestion des stocks
• Gestion e-commerce
• Customer Relationship Management BtoB et BtoC
• Gestion du service après vente

Le secteur de la maintenance se caractérise par des processus très “Front” pour lesquels les enjeux de mobilité sont déterminants. Les ERP restent à ce jour essentiellement “Back”, capables de prendre en charge de façon satisfaisante les fonctions de support et de production mais beaucoup moins à l’aise lorsque l’on se rapproche des clients.

Un spécialiste, la GMAO ou un généraliste, l’ERP ?

Les GMAO quant à elles capitalisent maintenant un savoir faire et une expertise large dans le secteur qu’elles adressent. Les plus récentes et les meilleures répondent de mieux en mieux aux besoins réels de l’entreprise. Leur couverture fonctionnelle permet désormais de supporter les processus tels que : 

• La gestion du patrimoine et des actifs : Sites et bâtiments, base des équipements installés
• Les interventions de dépannage : Demandes d’intervention et suivi de l’avancement
• Les opérations de maintenance et d'entretien des équipements : Plans de maintenance préventive, gammes de maintenance
• La gestion des KPIs (Key performance indicator) et statistiques
• La gestion des pièces détachées : catalogues, stocks et approvisionnements
• La gestion des travaux d’installation et de rénovation : devis et chantiers 
• La gestion de la facturation de l’ensemble de ces opérations
• La gestion de la base de données documentaire : Upload et Partage de documents, accès depuis postes fixes et mobiles
• La gestion du portail client : Partage avec les clients des informations les concernant
• La gestion de formulaires intelligents
• La planification automatique et l’optimisation de tournées

Ce large périmètre fonctionnel doit être couvert avec beaucoup de soin et d’expertise. Si on retrouve des fonctions présentes dans un ERP telles que la facturation ou l’élaboration des offres, la GMAO, elle, va permettre une intégration beaucoup plus avancée avec les opérations menées par les techniciens telles que les interventions curatives, préventives ou encore les travaux d’installation et de rénovation. Lorsque l’on sait que dans une équipe de maintenance 80 à 90 % des salariés sont des techniciens (ce ratio techniciens / manager étant d’ailleurs un excellent indicateur de performance, la réduction des besoins en encadrement représentant une source importante d’économie), leur proposer les meilleurs outils logiciels est déterminant dans la réussite du projet, l’amélioration de l'efficacité du service et la qualité de la relation client. 

Le prix colossal de l’installation d’un ERP 😳

Les ERP sont souvent très chers, pour trop peu de résultats probants. Les coûts d’achat de licence et d’installation du progiciel sont considérables et sont toujours augmentés de coûts d’intégration devenant très fréquemment prohibitifs. Ces coûts se répartissent en :

1. L’achat des licences : rien que pour ce poste le prix d’un ERP se compte en milliers d’euros par utilisateurs
2. Le projet d’intégration : c’est par cette formule pudique que l’on nomme la phase douloureuse consistant à tenter d’adapter l’ERP aux besoins réels de l’entreprise et de ses salariés. Son coût atteindra plusieurs centaines de milliers d’euros pour des entreprises de taille moyenne.
3. L’accompagnement au changement : c’est l’autre terme trompeur pour parler de formation. Car oui, la pilule va être amère pour les salariés de l’entreprise qui vont devoir s’adapter à ce nouvel intrus qui correspond mal à leur façon de travailler. Soutien psychologique à prévoir.
4. La gestion de projet : il faut bien payer les salaires souvent prohibitifs des consultants de la société en charge de l’intégration.
5. La Maintenance : ça y est ! Après plusieurs années de projet votre entreprise peut commencer à utiliser l’outil. Il faut maintenant payer la maintenance puisque le tout marche mal et doit être surveillé et corrigé en permanence. C’est 20% par an du projet initial et c’est revalorisé à la hausse tous les ans !

Ah ! nous avions oublié l’infrastructure matérielle et son administration: serveurs de recette, serveur de production avec tolérance de panne, serveurs de back up, etc.

Mais ces sommes exorbitantes sont souvent dépensées en vain, au vu du manque de gain de productivité que l’on tire de l’ERP et du temps que l’on perd à essayer de l’implémenter. Un exemple fameux de débordement des coûts induits par un ERP est celui d’un géant mondial de la fabrication de produits chimiques. L’entreprise avait investi 500 millions de dollars et avait passé pas moins de sept ans à installer un logiciel d’ERP au sein de ses services. Le logiciel s’est révélé obsolète dès le début de l’utilisation. Les 500 millions d’euros ont donc finalement été investis en vain. Un autre exemple saisissant concerne un éditeur d’ERP à la “forte notoriété”, confronté il y a quelques années à un major de l’industrie pharmaceutique américaine lui rejetant la responsabilité de sa faillite après l’échec d’un projet d’informatisation du traitement de ses contrats.

Les GMAO représentent bien sûr également un coût à prendre en compte, mais il reste dans la vaste majorité des cas toujours inférieur à celui des ERP. Cela se vérifie particulièrement en ce qui concerne les coûts de setup, d’adaptation, de conduite du changement et de formation comme nous le verrons dans la suite de l’article. 

ERP pour Embarras, Résistance des employés, Poids pour l’activité 😖

Le véritable coût, au-delà de celui de l’installation, est celui de la compréhension de l’ERP et de l’adaptation de l’organisation de l’entreprise à celui-ci. Se détacher de sa précédente façon de produire pour innover avec un logiciel implique de former ses employés, de l’adapter à son entreprise, de le tester pour savoir ce qui correspond complètement à son activité et son entité productive dans son ensemble. Tout cela engendre évidemment des coûts élevés, qu’il conviendrait donc de minimiser en utilisant des logiciels moins complexes comme les GMAO.

L’utilisation des GMAO moderne est beaucoup plus intuitive et ne nécessite pas un temps de formation aussi élevé que celui que l’on consacre aux ERP. En effet, elles sont justement destinées à des salariés qui ne sont pas forcément familiers avec la technologie, comme les techniciens, et leur utilisation est donc simplifiée, avec des interfaces faciles à appréhender. De ce fait, les coûts de formation sont moindres et le temps d’adaptation est beaucoup plus rapide. La mise en route est alors quasiment immédiate.

De plus, chaque entreprise est différente, et les ERP se doivent d’être adaptables, flexibles et faciles à utiliser, ce qui est rarement le cas. Cela devrait être au progiciel de s’adapter à l’organisation et non à l’organisation de s’adapter au progiciel. Les GMAO l’emportent donc sur ces points car elles ont l’avantage d’être plus adaptables avec de nombreuses options de personnalisation, de customisation très faciles et rapides, pour pouvoir s’accorder au maximum aux différentes entreprises clientes. 

L’utilisation d’une GMAO offrira une prodigieuse économie de temps et d’argent, remportera l’adhésion des utilisateurs et évitera des erreurs dues à une utilisation trop complexe de la plateforme.

La GMAO clef du succès pour booster sa productivité 😎

La qualité indispensable d’un logiciel de gestion de maintenance est la mobilité. Les ERP sont des logiciels devenus obsolètes principalement par leur incapacité à s’extraire des bureaux et à suivre les techniciens sur le terrain. En effet, la communication en temps réel est devenue une nécessité pour l’optimisation de l’activité des entreprises de maintenance. Elle offre une meilleure transparence des informations, une meilleure organisation et une qualité de service renforcée.

Grâce à la mobilité, les GMAO de dernière génération offrent une solution conviviale qui améliore la communication entre tous les membres de l’entité productive en s’appuyant sur les technologies les plus récentes : 3G/4G/5G, cloud et device mobile dont les coûts ont chuté drastiquement ces dernières années.

La mobilité et le cloud constituent d’ailleurs dans le secteur des technologies de l’information des évolutions majeures dont les entreprises ne pourront bientôt plus se passer. La raison essentielle étant qu’elles savent répondre aux enjeux cruciaux de collaboration, de productivité et de sécurisation des données, toujours plus grands dans notre société 4.0.

Conclusion

Les plus de l’ERP

• Technologies unifiées
• Interface utilisateur unique 
• Limitation des connecteurs inter-applicatifs 

Les moins de l’ERP

• Coûts des licences et du déploiement
• Spectre fonctionnel trop généraliste et mal adapté
• Surcoûts et délais de l'intégration
• Inadaptation "native" entraînant un rejet des utilisateurs
• Module maintenance souvent négligé dans un projet d’ERP
• Trop forte orientation financière
• Application mobile inexistante ou très rudimentaire
• Consultants généralistes et non spécialistes

Les plus de la GMAO

• Solution dédiée orientée métier de la maintenance
• Très bonne prise en charge des opérations
• Application mobile prioritaire (pour les GMAO modernes)
• Budget mieux maîtrisé
• Appropriation plus rapide par les utilisateurs car mieux adaptée
• Consultants spécialistes

Les moins de la GMAO

• Doit être intégrée au SI existant (i.e. logiciels de comptabilité)
• C'est son seul défaut...

La GMAO c’est sans conteste des gains de productivité immédiats quand les ERP peinent encore à proposer des solutions front-office efficaces et sont toujours incapables d’offrir des applications mobiles professionnelles satisfaisantes. Pour les entreprises projetant leurs salariés en mobilité sur le terrain tels ceux que l’on retrouve majoritairement dans les services de maintenance, ce défaut des ERP reste rédhibitoire.

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt.

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