La GMAO Yuman en video

Si besoin, vous pourrez également retrouver ci-dessous la transcription intégrale du texte. Pour accéder au film Yuman cliquez ici : Video présentation GMAO Yuman. 

Introduction

Yuman est une GMAO moderne et facile à utiliser qui vous permettra de suivre les équipements dont vous avez la responsabilité, de gérer votre maintenance curative ainsi que votre maintenance préventive grâce à des rapports émis par les techniciens sur site ou en mobilité. 

La GMAO vous permet également de gérer votre stock et d'obtenir des statistiques sur vos interventions. Enfin nous disposons également de modules financiers permettant la facturation des interventions, l'établissement de devis, ou bien la gestion des contrats. Découvrons cela ensemble ! 

Recensement du patrimoine

Commençons avec l'onglet « propriétés » qui est notre base de données, c'est là qu'on va retrouver des informations concernant les clients, les sites qui les équipements. Donc les clients ce sont bien les personnes ou les entités que vous allez facturer et les sites ce sont bien les lieux d'interventions. Quant aux équipements, ce sont les machines que vous allez devoir entretenir et vous allez pouvoir créer des sous-équipements pour détailler une installation. A noter que toutes ces données sont entièrement personnalisables et vous pouvez rajouter des champs personnalisés supplémentaires pour créer les fiches techniques de vos équipements. Ce sont des données qui seront également consultés par le technicien en intervention. Les équipements vont nous permettre de gérer notre maintenance curative ainsi que notre maintenance préventive.

La Gestion d’interventions

Pour créer une intervention, notamment un dépannage, vous pouvez partir directement de la fiche technique de l'équipement ou bien vous pouvez vous rendre sur le planning et choisir un créneau ou un intervenant disponible. 

N'hésitez pas également à consulter la cartographie si vous avez besoin d'effectuer des regroupements géographiques. Créer une nouvelle intervention est très simple : vous pouvez compléter le nom du client, le site ainsi que l'équipement concerné et saisir la demande à transmettre au technicien. Si vous savez déjà quels sont les articles à utiliser, vous pouvez les ajouter à ce moment. Lorsque l'intervention a été attribuée à un technicien avec une heure et une durée prévue vous pouvez terminer et enregistrer. Le technicien est alors automatiquement notifié qu'une nouvelle intervention lui a été attribuée. 

L’application mobile

Pour la partie application mobile, la GMAO Yuman est une web APP cela signifie qu'il n'y a pas de téléchargement nécessaire : on se connecte avec un identifiant et un mot de passe sur le navigateur du téléphone. La GMAO dispose également d'un mode hors-ligne qui permet aux techniciens de continuer à saisir ses informations même en l'absence de connexion internet. La synchronisation se fera dans un second temps lorsque la connexion reviendra. 

Sur son mobile, le technicien dispose de la liste des interventions à effectuer pour la journée, il peut cliquer sur l'intervention, lancer le GPS si besoin et consulter les informations transmises par son manager. L'appui sur le bouton Start et à la fin d'intervention sur le bouton Stop permet l'enregistrement du temps de travail que vous retrouverez sur le bon d'intervention, mais également sur les feuilles de temps. Le technicien peut alors documenter son rapport, c'est à dire ajouter des photos, il peut également ajouter les articles utilisés avec les quantités en stock affichées, il peut compléter son rapport et les champs personnalisés. 

N'hésitez pas à ajouter des listes d'options ou des cases à cocher pour guider le technicien dans son intervention. Enfin il peut collecter une signature. Lorsque l'intervention est terminée, il peut créer un nouveau passage, une visite de suite, éventuellement envoyer une demande de devis à son manager ou bien tout simplement clôturer l'intervention et passer à l'intervention suivante. Ainsi l'intervention terminée est automatiquement synchronisée avec la GMAO au bureau et vous disposez d'un rapport au format PDF reprenant les informations saisies par le technicien. Ainsi depuis la création de l'intervention sur le planning au traitement par le technicien et à l'établissement du rapport au format PDF aucune resaisie n'est nécessaire !

La gestion du préventif

Regardons maintenant la gestion de la maintenance préventive, la GMAO Yuman vous permet de créer vos gammes de maintenance, vos listes de vérification à effectuer et de venir créer les plans de maintenance reprenant l'équipement, la gamme et la périodicité à respecter. 

Vous pourrez ensuite générer périodiquement toutes les interventions préventives à échéance pour une période donnée. Vous pouvez les placer directement dans le planning ou bien les laisser au statut ouvert. Pour le technicien, la gestion d'un bon intervention préventif est très semblable à celle d'une intervention curative, il retrouve la gamme de maintenance sous forme de cases à cocher sur son mobile. Le calendrier viendra se mettre à jour et passera en vert. Bien évidemment, vous disposez d'un rapport au format PDF à la fin d'intervention préventive. 

La gestion des pièces détachées

La GMAO Yuman vous permet également de gérer votre stock, plusieurs configurations sont possibles : vous pouvez avoir un stock chez votre client, un stock sur site ou bien un stock dit « techniciens » qui représente ce qui est stocké dans les camionnettes. 

Dans la GMAO vous disposez de la liste des articles, pièces détachées dont vous allez avoir besoin le plus régulièrement. Vous pouvez créer des QR Codes pour vos articles ils vous permettront d'effectuer une recherche directement en scannant le QR-code. Les articles utilisés en intervention sont automatiquement déduits du stock et vous retrouvez dans le journal tout l'historique des mouvements de stocks effectués.

La GMAO Yuman vous permet également de créer vos bons de commandes, c'est-à-dire le listing des articles à réapprovisionner que vous pouvez envoyer directement par email à votre fournisseur ou bien à un service achats en interne. Une fois la commande réceptionnée il suffit de marquer le bon de commande comme étant reçu pour venir mettre à jour automatiquement le niveau de stock.

La partie financière : factures, devis et contrats

Découvrons maintenant la partie financière de Yuman avec notamment la facturation. La GMAO Yuman vous permet de facturer une intervention curative dès lors qu'elle est terminée grâce au calcul du temps de trajet, du coût de la main d'œuvre et du coût des pièces détachées utilisées, la facture est prête en un instant. 

Vous pouvez également facturer un entretien ou bien un devis. Une fois la facture générée vous pourrez l'exporter vers votre logiciel de comptabilité. Vous l'aurez compris la GMAO Yuman va également vous permettre de gérer vos devis. Vous pouvez les créer à votre guise ou bien suivre vos modèles de devis. Le devis une fois envoyé au client et accepté va vous permettre de créer l'intervention correspondante et la facture sans aucune re-saisie nécessaire. 

Yuman vous permet également de gérer vos contrats de maintenance. Pour la partie opérationnelle c'est ce que nous avons vu précédemment avec les plans de maintenance. Pour la partie financière, plusieurs possibilités s'offrent à vous : vous pouvez facturer directement après l'intervention ou bien facturer en fonction d'une redevance périodique, par exemple mensuelle ou annuelle. Vous pouvez également facturé en fonction du nombre de tâches réalisées ou du nombre d'équipements vérifiés.

La GMAO gère également vos dates de contrat et vous pouvez appliquer des formules de revalorisation grâce aux indices. 

Conclusion

Pour conclure j'aimerais vous présenter la partie KPI et statistiques de l'application. La GMAO vous calcule automatiquement les indicateurs opérationnels, vous pouvez donc suivre en temps réel l'avancement de votre journée et le temps passé en intervention. Et vous disposez également une vue plus globale vous pourrez avoir des ratios tels que le ratio préventif / curatif, le taux de couverture du préventif, mais également des données plus précises sur les temps des techniciens, le temps passé en intervention par rapport au temps de trajet. Bien sûr toutes les données peuvent être calculées en fonction d'un client, d'un site, d'un équipement, d'un technicien ou d'une équipe. Vous disposez donc d'indicateurs clairs directement calculés au sein de la GMAO. Pour conclure Yuman est une GMAO personnalisable vous allez pouvoir définir vos préférences de compte et garder uniquement les informations dont vous avez besoin et ajouter des champs personnalisés spécifique à votre activité.

Cette vidéo touche à sa fin, si vous avez des questions n'hésitez pas à revenir vers nous, notre équipe se fera un plaisir de vous répondre. A très bientôt sur Yuman !

Pour termine, grand merci à Anne-Sophie, la réalisatrice de cette vidéo, et à vous-même pour votre intérêt pour les solutions que nous développons avec passion.