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Mercredi 13 mai 2020

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8 actions pour réussir le lancement de sa GMAO

8 actions pour réussir le lancement de sa GMAO

Dimanche 05 avril 2020

Réussir le lancement de sa GMAO requiert préparation, mobilisation et accompagnement personnalisé de la part de l’éditeur. Cette étape est déterminante pour garantir à votre organisation l'optimisation rapide de ses activités de maintenance et la poursuite de sa transformation numérique indispensable dans la course à la compétitivité.

> Mettre en oeuvre sa GMAO

Installer une GMAO avec succès entraînera plus que quelques changements basiques dans vos opérations de maintenance. C’est un véritable renouveau qui propulsera votre entreprise vers l'avant, lui apportera un avantage compétitif sur ses concurrents dépassés en augmentant sa productivité et sa qualité de service. 

Le passage du papier ou d’une vieille solution à un outil moderne qui sera désormais utilisé par la totalité de vos collaborateurs peut cependant entraîner des scepticismes et des résistances au changement. Et cela même si, avec les solutions de GMAO de nouvelles générations, proposant une expérience utilisateur similaire aux réseaux sociaux, une application mobile et favorisant la collaboration, les entreprises observent de plus en plus souvent un accueil enthousiaste qui favorise l’appropriation immédiate de la solution que vous avez retenue.

Le parcours d’une mise en œuvre réussie de la GMAO peut être tracé, et l'application de règles et processus simples à adopter va réduire considérablement les obstacles. Voici en 8 points ce qui est nécessaire au succès de l’implantation d’une GMAO.

1. Définir ses objectifs

C’est l’étape la plus décisive ! Ce sont ces objectifs qui vont modeler l’ensemble de la solution de GMAO et donc, son implantation. Qu'il s'agisse de faciliter le management de l’équipe, de réduire les temps d'arrêt des équipements, de diminuer les coûts, d'améliorer la sécurité, une mise en œuvre réussie de la GMAO vous aidera à atteindre les résultats que vous recherchez à coup sûr. 

Définissez vos objectifs commerciaux et de maintenance, ainsi que tous les paramètres clés pour les atteindre, comme le budget, les outils, les mesures, les personnes et les délais.  Ces caractéristiques déterminent la manière d’implanter la GMAO en respectant les exigences fixées. Pour cela, il est capital de connaître vos capacités et vos limites afin de pouvoir rendre vos objectifs réalistes, mesurables et réalisables. Si nécessaire, pour vous aider, rédigez un cahier des charges mettant en lumière l’ensemble de vos besoins et des fonctionnalités qui vous sont indispensables.

2. Préparer le changement

La mise en place d'une GMAO représente un changement qui peut en faire une étape complexe vers le succès. Le personnel peut avoir eu une mauvaise expérience avec une GMAO dans le passé ou craindre que les nouvelles technologies n'entraînent une surcharge de travail, un renforcement de leur contrôle. La direction et l’encadrement doivent s’investir pleinement face à ces craintes en impliquant toute l'équipe dans le processus de mise en œuvre. 

Le coaching, la communication ouverte et transparente sur le projet et les sessions de brainstorming permettront à chacun de rester informé, engagé et de contribuer au succès de l'organisation. Identifiez rapidement toute objection et aidez les utilisateurs à comprendre quels bénéfices ils tireront de la GMAO. Pour cela, appuyez-vous au sein de l’équipe sur les “early adopters” (ou premiers adeptes) qui aiment la nouveauté et qui seront précieux pour la réussite du projet en en devenant les ambassadeurs. Renforcez le soutien auprès des “laggards” (ou les retardataires), toujours inquiets du changement ce sont les derniers à accepter une innovation. Faites en sorte qu’ils ne soient pas stigmatisés et favoriser l’entraide au sein de l’équipe. Votre projet démarrera like a charm et votre équipe se retrouvera plus soudée.

3. Définir le planning projet

Le calendrier de mise en œuvre d'une GMAO dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille, le niveau de priorité, les capacités des utilisateurs, le secteur dans lequel vous opérez, etc. Travaillez avec les parties prenantes internes, comme les techniciens et les gestionnaires des installations, ainsi qu'avec l’éditeur de la GMAO retenu pour déterminer un calendrier de mise en œuvre réaliste. Définissez des étapes clés afin de pouvoir suivre et quantifier les progrès. N'oubliez pas de prévoir du temps pour les consultations avec les utilisateurs, la configuration des données, les tests et la formation.

S’il doit être réaliste, le planning ne doit pas être trop long. L’énergie présente au démarrage du projet va s’essouffler si le projet s’étend sur une trop longue période. A titre d’exemple, à Yuman nous savons mettre en œuvre une GMAO au large périmètre fonctionnel, pour un service de 35 personnes, en 2 à 3 semaines. C’est ce type de délais que vous devez exiger. L’époque où les projets duraient des mois voire des années est définitivement révolue et si vous rencontrez des éditeurs “évoquant des délais de plusieurs mois cela doit constituer un signal d’alerte sur la qualité de son produit et de ses services. 

4. Rassembler ses données

Faites preuve de diligence lors de la collecte des données à intégrer dans votre système, notamment les sites d’interventions, la base des équipements, les gammes de maintenance, la base des pièces de rechanges, les coordonnées des fournisseurs, etc. Profitez du changement pour repartir sur des données saines en supprimant les informations désordonnées, obsolètes, peu fiables et inexactes. C’est généralement ce travail qui prend le plus de temps lors de l’implantation d’une GMAO. Après avoir assuré la collecte et le nettoyage il ne restera plus qu’à transférer vos données dans la nouvelle application de GMAO. L’éditeur doit vous accompagner étroitement lors de cette étape déterminante pour garantir aux utilisateurs de retrouver toutes les informations dont ils besoin. 

5. Réaliser le setup de la GMAO

Le setup ou paramètrage va permettre d’adapter la solution de GMAO retenue à vos besoins et attentes spécifiques. Les meilleures solutions sont largement modulables pour répondre à vos exigences. Un outil n’offrant que des possibilités limitées est à écarter définitivement. Plusieurs niveaux de personnalisation doivent être proposés :

  • Identification de votre ou vos sociétés : noms, logos, adresses, TVA, comptes bancaires, etc.
  • Préférences : stratégie d’envois d’emails, de SMS et de notifications, construction des rapports, plages horaires, etc.
  • Gestion des droits des utilisateurs
  • Comportement de l’application mobile et autorisations
  • Définition des champs personnalisés permettant de modifier la structure d’un site, d’un équipement, d’un bon d’intervention

Enfin, vous pouvez faire appel à l’équipe de développement pour une demande spécifique qui nécessite des modifications techniques particulières.

6. Former les utilisateurs

La formation aide les utilisateurs et les administrateurs de la GMAO à comprendre et utiliser les caractéristiques du système de manière efficiente. La formation accélère l'intégration et contribue à augmenter le taux d’adoption par les utilisateurs en leur apprenant les meilleures pratiques d’utilisation. Une bonne formation doit pouvoir répondre à toutes les questions qui peuvent être posées et anticiper les difficultés qui peuvent être rencontrées. Surtout, ne cessez jamais de donner au personnel des occasions d'apprendre et de se perfectionner : un salarié pleinement opérationnel deviendra rapidement capable de former lui-même vos équipes.

Petit truc : avec les dernières génération de GMAO telles que Yuman, offrant une expérience utilisateur de très haut niveau, les durées de formation se sont considérablement raccourcies : 1 à 2 journées pour les managers et une demi-journée pour les techniciens. Des cycles de formation proposés plus long doivent constituer une alerte sur la qualité du produit.

7. Ça y est : on lance la GMAO !

Cette phase de mise en service est cruciale car c'est le moment où tous les utilisateurs sont censés arrêter d'utiliser les anciens systèmes et travailler avec le nouvel outil de GMAO. Informez tous les utilisateurs de la date précise du lancement bien à l'avance afin qu'ils puissent se préparer. Votre fournisseur de GMAO doit pouvoir vous aider à répondre à toutes les questions et être disponible pour palier toute complication. Le lancement peut aussi s’effectuer en plusieurs étapes successives de façon incrémentale.

Soyez rassurez ! Si la reprise de données a permis un nettoyage et un chargement complet de l’information, si l’application offre, depuis tout device, des interfaces facile à utiliser et des processus clairs et si les formations ont été dispensées, le démarrage va être enthousiaste et votre service va bénéficier instantanément des apports de la nouvelle solution.

8. Suivre l'adoption de la GMAO

Félicitations, votre GMAO est opérationnelle ! Votre mise en œuvre n'est toutefois pas totalement terminée. Il vous faut surveiller l’ensemble du système pour vérifier que tous les éléments fonctionnent comme prévu, que tous les salariés, managers et techniciens en ont bien démarré son utilisation.

Ainsi, pour permettre à votre entreprise de pleinement tirer profit de la numérisation de ses opérations de maintenance, faites en sorte d’obtenir un retour de la part des utilisateurs, par exemple au travers d’ateliers à 3 mois, à 6 mois ou à 1 an après le démarrage. Établissez des rapports de performance et surveillez les indicateurs clés de performance (KPI). 

Faites participer l’éditeur de votre GMAO pour qu’il puisse lui aussi être informé du déroulement du projet dans votre entreprise, répondre à vos interrogations et prendre en compte vos remarques et suggestions.

Créer une dynamique positive avec Yuman

Et c’est pourquoi, la GMAO Yuman évolue en permanence. Des améliorations et des évolutions sont proposées en continu. Un échange constant entre les entreprises utilisatrices et Yuman nous permet d’améliorer constamment l’application et de coller parfaitement à l’évolution des besoins des acteurs de la maintenance.

La GMAO est plus qu’un outil, c’est une nouvelle manière de travailler. Il ne faut donc pas sous-estimer l’importance de sa mise en place et bien comprendre les enjeux de cette transformation digital avec à la clef gains de productivité, qualité de services accrue et avantage concurrentiel pour le bénéfice de vos clients, de vos salariés et de votre entreprise. 

Choisir une GMAO c’est aussi choisir une équipe pour vous accompagner et vous faciliter la vie.

 Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt.

 

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