Erfolgreiches Change Management bei einem CMMS-Projekt

> 8 Aktionen zur erfolgreichen Einführung des CMMS

Das menschliche Miteinander ist entscheidend für eine perfekte réuss die Einführung eines CMMS in Ihrem Unternehmen, und zwar von Anfang an, egal ob es sich um den Ersatz eines veralteten CMMS oder um die erstmalige Einführung eines CMMS handelt;Bei einer Neueinführung werden Sie eine detaillierte Analyse des Akzeptanzniveaus der zukünftigen Nutzer und Akteure des Projekts durchführen. Hierzu müssen Sie eine Liste der Risiko- und Erfolgsfaktoren erstellen.

Checkliste vor der Einführung des CMMS

Um Ihnen bei dieser Arbeit zu helfen, beschreiben wir in diesem Artikel die Checkliste à vorbereiten:

✔️   Gibt es eine gemeinsame Vision, wie das langfristige Projekt aussehen soll, und ist allen Beteiligten klar, wie das gewählte CMMS in diesen Ablauf integriert werden soll?

✔️   Gab oder gibt es starke Zeichen der Unterstützung seitens des Managements vor, während und lange nach der Installation der Lösung? 

✔️   Wie steht es außerdem um die Zustimmung und Unterstützung des mittleren Managements?

✔️   Verstehen und akzeptieren die für die Umsetzung der Veränderung verantwortlichen Personen die betreffende Veränderung?

✔️   Gibt es leitende Angestellte, die von ihren normalen Aufgaben zurückgezogen wurden, um dem Projekt zur Verfügung zu stehen, damit sie sich auf die Überwachung der Entwicklung und des Erfolgs des Projekts konzentrieren können?

✔️   Wurden ausreichende Ressourcen für die Implementierung des CMMS bereitgestellt: Dazu gehören Personal, Geräte, Einrichtungen und externe Dienstleistungen? Sind die Aufgaben des Managementsystem-Integrators (der auch der Herausgeber der Lösung sein kann) klar definiert?

✔️   Wurde genügend Zeit für eine erfolgreiche Umsetzung bereitgestellt? In der Regel dauert es zwischen 6 und 18 Monaten, bis eine CMMS-Software vollständig implementiert ist.

✔️   Wurde ein spezielles Budget für die Durchführung von Veränderungsprozessen bereitgestellt und ist es ausreichend?

✔️   Wurden Leistungsindikatoren vorgesehen, um festzustellen, ob die Implementierung des CMMS ein Erfolg war? 

✔️   Gibt es einen Kommunikationsplan, der regelmäßig aktualisiert wird, an alle Beteiligten weitergeleitet wird und einen Feedback-Mechanismus (das Feedback der Early Adopters innerhalb des Unternehmens) an das Projektmanagement vorsieht?

✔️   Welches Ausbildungsniveau wird für jede betroffene Gruppe, Techniker, Manager, Verwaltungsmitarbeiter, in Bezug auf die Art und die Vorteile der geplanten Änderungen vorausgesetzt?

✔️   Wurde eine Widerstandsfähigkeit gegenüber den Veränderungen, die durch die Einführung des CMMS hervorgerufen wurden, vorhergesehen? Gibt es einen Plan, um diese Resistenz zu bewältigen?

✔️   Gibt es Prämien, Anreize für die ersten Anhänger der Veränderung?

✔️   Sind die Kunden von den geplanten Veränderungen betroffen? Müssen sie darüber informiert werden? Besteht das Risiko, dass sich das Projekt auf ihre Zufriedenheit auswirkt, und gibt es einen Plan, um dieses Risiko, falls es besteht, abzuschwächen?

Wenn Sie eine klare Antwort auf alle oben genannten Fragen haben, sind Sie auf dem besten Weg, Ihr Projekt zur Einführung Ihrer neuen CMMS-Lösung erfolgreich abzuschließen.

Der Projektplan für das CMMS

Viele CMMS-Implementierungen basieren immer noch auf einem von der Technologie vorgegebenen Tempo und Zeitplan, was zu Problemen bei Änderungen führt, die lange nach der Einführung der Anwendung auftreten. Module und Schnittstellen zu anderer Software werden nach und nach installiert, Entwicklungen und Einstellungen werden im Laufe der Zeit weitergegeben, Server werden aufgerüstet, nachdem sie langsam sind, usw.

Diese technologiebasierte Implementierung kann sehr störend sein und zu einer starken Gegenwehr aller Beteiligten führen. 

Diese Art von Szenario sollte zugunsten eines nutzerzentrierten Ansatzes aufgegeben werden. Die effektivste Strategie besteht darin, eine Planung zu erstellen, die auf der Vorbereitung auf Veränderungen basiert, wobei der Schutz der Benutzer und Kunden vor negativen Auswirkungen im Vordergrund steht. Der Projektplan muss alle notwendigen Maßnahmen zur Vermeidung von Auswirkungen auf die Kunden berücksichtigen, und es müssen Notfallpläne für die Bewältigung von Dienstunterbrechungen erstellt werden.

Der Erfolg des Projekts hängt auch von der sorgfältigen Vorbereitung eines Kommunikationsplans, eines Schulungsplans und eines Plans zur Vorwegnahme von Änderungen der Arbeitsumgebung ab, wie z. B. das neue Design der Software für die Verwendung am PC oder die Schnittstelle der neuen mobilen Anwendung für die Techniker im Außendienst. Jeder Plan muss frühzeitig veröffentlicht werden, damit die Mitarbeiter sich darauf vorbereiten können. Viele Abteilungen, einschließlich Wartung, Betrieb, Technik, Finanzen, Einkauf, Personalwesen und Informationssysteme, werden von den Veränderungen betroffen sein und müssen so früh wie möglich in den Prozess der Überlegungen, Entscheidungen und Migration einbezogen werden.

Auch andere Interessengruppen wie Lieferanten oder strategische Partner dürfen nicht vergessen werden und müssen berücksichtigt und vorab informiert werden.

Das CMMS wechseln: die Beteiligten

Um den Wechsel erfolgreich zu bewältigen und das Beste aus Ihrem CMMS herauszuholen, ist es wichtig, die verschiedenen Akteure in Ihrem Projekt zu kennen. Es gibt mehrere typische Profile: Sponsor, Champion, Change Agent, Influencer und Target. Lassen Sie uns dies näher beleuchten ...

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Der Sponsor

Die Person oder Gruppe, die den Wandel legitimiert, wird als Sponsor bezeichnet. Er ist der Träger der Vision und besitzt die Motivation und die Macht, den Wandel zur Realität werden zu lassen.

Der Champion

Der Champion ist ein Agent des Sponsors, der den Wandel auf allen Ebenen effektiv vorantreiben wird. In kleinen Unternehmen können der Champion und der Sponsor dieselbe Person sein. Wählen Sie einen Champion, der über Erfahrung in der Organisation verfügt und für das Management und die Mitarbeiter der Betriebs- und Wartungsabteilungen glaubwürdig ist. Es ist wichtig, dass es sich dabei um einen hierarchischen Verantwortlichen für die Operationen handelt, um eine maximale Mitgliedschaft zu gewährleisten.

Der Change Agent

Eine Person oder eine Gruppe, die den Wandel umsetzt, wird als Change Agent bezeichnet. Dies sind die Ressourcen, die der Champion als Mitglied des Projektteams einsetzt.

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Der Influencer

Personen, die eine Veränderung wollen, aber keine Sponsorenmacht haben und keine direkten Ziele sind, werden als Influencer bezeichnet. Ein Beeinflusser kann jede Person sein, die den Wert der Veränderung misst; z. B. Champions aus anderen Abteilungen, die eine ähnliche Veränderung mit der gleichen Anwendungslösung erlebt haben und den Wertbeitrag kennen.

Das Ziel 

Die Gruppe, die sich ändern soll, wird als Zielgruppe bezeichnet. Damit eine CMMS-Implementierung langfristig erfolgreich ist, darf die Zielgruppe nicht auf die Mitglieder der Wartungsabteilung beschränkt sein, sondern muss auf alle Akteure ausgeweitet werden, die von dem neuen System betroffen sind, von der Geschäftsleitung bis hin zu den Verwaltungsleitern der Unterstützungsfunktionen.

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Schlussfolgerung

Wenn Sie sich an diesen Projektablauf halten, können Sie sicher sein, dass Sie Ihre CMMS-Implementierung mit kurz-, mittel- und langfristigen Vorteilen für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens abschließen werden. Well done! 

Ein wesentliches Element, das ebenfalls berücksichtigt werden muss, ist, dass CMMS, die auf modernsten Technologien wie Cloud Computing, mobilen Netzwerken, einer benutzerfreundlichen Erfahrung und einem hohen Grad an Benutzerfreundlichkeit basieren;Die meisten dieser Systeme verfügen über eine benutzerfreundliche Benutzererfahrung und bieten ihren Kunden viel einfachere und schnellere Einrichtungsmöglichkeiten als je zuvor. Diese CMMS beinhalten nun Setup-Prozesse, Benutzerschulungen und Datenübernahmen, die Projekte beschleunigen und die Begleitung von Veränderungen erleichtern, indem sie eine fast nahtlose Aneignung der Lösung durch alle Beteiligten fördern.

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