Gestire con successo il cambiamento in un progetto CMMS

> 8 azioni per lanciare con successo il vostro CMMS

L'elemento umano è cruciale per un perfetto mantenere l'implementazione di un CMMS nella vostra azienda, e fin dall'inizio del progetto, sia che si tratti di sostituire un CMMS obsoleto o di una prima implementazione, sarete in grado di sfruttare al meglio il vostro tempo;Sarete responsabili di condurre un'analisi dettagliata del livello di accettazione dei futuri utenti e degli attori interessati dal progetto. Per questo è necessario elencare i fattori di rischio e i fattori di successo.

Check-list

Lista di controllo prima di lanciare il CMMS

Per aiutarvi in questo lavoro, in questo articolo vi forniamo la seguente lista di controllo:

✔️   Esiste una visione comune sulla linea guida del progetto a lungo termine ed è chiaro a tutti gli stakeholder come il CMMS scelto si inserirà in questa linea guida?

✔️   Ci sono o ci saranno forti segnali di supporto da parte del management prima, durante e molto tempo dopo l'installazione della soluzione?  

✔️   E l'approvazione e il supporto del middle management?

✔️   I responsabili dell'attuazione del cambiamento comprendono e accettano il cambiamento in questione?

✔️   Qualche senior manager è stato rimosso dai suoi ruoli abituali per essere messo a disposizione del progetto in modo da potersi concentrare sul monitoraggio dei suoi progressi e del suo successo?

✔️   Sono state stanziate risorse sufficienti per l'implementazione del CMMS: questo include risorse umane, attrezzature, strutture e servizi esterni? Sono stati definiti chiaramente i compiti affidati all'integratore (che può essere il fornitore della soluzione)?

I compiti affidati

✔️   È stato assegnato tempo sufficiente per una corretta implementazione? Come regola generale, sono necessari tra i 6 e i 18 mesi per implementare completamente un software CMMS.

È una buona idea assicurarsi di avere abbastanza tempo per implementare un CMMS.

✔️  È stato stanziato un budget specifico per la gestione del cambiamento ed è sufficiente?

✔️   Sono stati preparati degli indicatori di performance per determinare se l'implementazione del CMMS è un successo?

✔️   Esiste un piano di comunicazione che sia regolarmente aggiornato, trasmesso a tutti gli stakeholder e che includa un meccanismo di feedback (feedback da parte degli early adopters all'interno dell'azienda) alla cellula di gestione del progetto?

✔️   Qual è il livello di formazione fornito a ciascun gruppo interessato, tecnici, dirigenti, personale amministrativo, in merito alla natura e ai benefici dei cambiamenti apportati?

✔️   Ci sono state prove di resistenza ai cambiamenti causati dall'implementazione del CMMS? Esiste un piano per gestire questa resistenza?

Se sì, qual è?

✔️   Ci sono bonus, incentivi per chi adotta il cambiamento per primo?

✔️   I clienti sono preoccupati dai cambiamenti previsti? È necessario informarli? C'è il rischio che il progetto abbia un impatto sulla loro soddisfazione e c'è un piano per mitigare questo rischio, se esiste?

Se avete una risposta chiara a tutte le domande di cui sopra, siete sulla buona strada per completare il vostro progetto di implementazione della nuova soluzione CMMS.

Il piano del progetto CMMS

Molte implementazioni di CMMS si basano ancora su ritmi e tempi dettati dalla tecnologia, il che porta a problemi di cambiamento molto tempo dopo il lancio dell'applicazione. I moduli e le interfacce con altri software vengono installati uno per uno, gli sviluppi e le impostazioni vengono trasmessi man mano che sono necessari, i server vengono aggiornati dopo aver notato una certa lentezza, ecc.

Questa implementazione è un buon esempio di una tecnologia che può essere utilizzata per migliorare la qualità della vita delle persone.

Questa implementazione di tipo tecnologico può essere molto dirompente e generare una forte resistenza da parte di tutti gli stakeholder.

Questo tipo di scenario deve essere evitato a favore di un approccio incentrato sull'utente. In effetti, la strategia più efficace è quella di stabilire una pianificazione basata sulla prevenzione dei cambiamenti, dando priorità alla protezione degli utenti e dei clienti da qualsiasi impatto negativo. Il piano di progetto deve quindi prendere in considerazione tutte le misure necessarie per prepararsi all'impatto sui clienti e devono essere elaborati piani di emergenza per affrontare eventuali interruzioni del servizio.

Il piano di progetto deve anche prendere in considerazione l'impatto del progetto sul cliente.

Il successo del progetto dipende anche dall'attenta preparazione di un piano di comunicazione, di un piano di formazione e di un piano che anticipi eventuali cambiamenti nell'ambiente di lavoro, come il nuovo design del software per l'utilizzo da PC o l'interfaccia della nuova applicazione mobile per i tecnici sul campo. Ogni piano deve essere pubblicato in anticipo in modo che i dipendenti possano essere preparati. Molti reparti, tra cui manutenzione, operazioni, ingegneria, finanza, acquisti, risorse umane e sistemi informativi, saranno interessati dai cambiamenti e dovranno essere coinvolti il prima possibile nel processo di revisione, selezione e migrazione.

Anche altri stakeholder, come i fornitori o i partner strategici, non devono essere dimenticati e devono essere presi in considerazione e informati in anticipo.

Cambiare CMMS: i protagonisti

Per gestire con successo il cambiamento e ottenere il massimo dal vostro CMMS, è importante sapere come identificare i diversi attori del progetto. È quindi possibile distinguere diversi profili tipici: lo sponsor, il campione, l'agente di cambiamento, l'influenzatore e il target. Vediamo di approfondire questo aspetto...

Lo sponsor

La persona o il gruppo che legittima il cambiamento si chiama sponsor. Lui o lei porta la visione e detiene la motivazione e il potere per far sì che il cambiamento avvenga.

Lo sponsor

Il campione

è la persona o il gruppo che legittima il cambiamento.

Il campione

Il campione è un agente dello sponsor che guida efficacemente il cambiamento a tutti i livelli. Nelle piccole aziende, il campione e lo sponsor possono essere la stessa persona. Scegliete un campione che abbia esperienza nell'organizzazione e che sia credibile presso la direzione e i dipendenti dei reparti operativi e di manutenzione. È consigliabile che si tratti di un manager di linea delle operazioni per garantire la massima partecipazione.

Il manager di linea è una persona responsabile dei reparti operativi e di manutenzione.

L'agente di cambiamento

Una persona o un gruppo che implementa il cambiamento è chiamato agente di cambiamento. Si riferisce alle risorse utilizzate dal campione come membro del team di progetto.

L'agente di cambiamento è la persona o il gruppo che implementa il cambiamento.

L'influenzatore

Le persone che vogliono il cambiamento ma che non hanno il potere della sponsorizzazione e non sono obiettivi diretti sono chiamate influencer. Un influencer può essere chiunque misuri il valore del cambiamento; ad esempio, i campioni di altre divisioni che hanno visto un cambiamento simile con la stessa soluzione applicativa e conoscono il contributo di valore.

L'obiettivo

L'obiettivo

Il gruppo che viene portato al cambiamento è chiamato target. Affinché l'implementazione di un CMMS abbia successo a lungo termine, il gruppo target non deve limitarsi ai membri del dipartimento di manutenzione, ma deve essere allargato a tutti gli attori interessati dal nuovo sistema, dalla direzione ai responsabili amministrativi delle funzioni di supporto.

Il gruppo target

Conclusione

Se seguite questa procedura di progetto, potete essere certi di riuscire a implementare la soluzione CMMS con benefici a breve, medio e lungo termine per la competitività della vostra azienda. Ben fatto!

Un elemento essenziale da tenere in considerazione è che i CMMS basati sulle più recenti tecnologie di gestione, come il cloud computing, le reti mobili, un'esperienza user-friendly, non solo sono facili da usare, ma hanno anche il potenziale per migliorare l'efficienza della vostra azienda;Questi CMMS integrati sono stati progettati per essere di facile utilizzo e per offrire una configurazione molto più semplice rispetto al passato, consentendo ai clienti di impostare i loro sistemi in modo molto più rapido e semplice. Questi CMMS integrano ora processi di configurazione, formazione degli utenti e recupero dei dati che accelerano i progetti e facilitano la gestione del cambiamento, incoraggiando un'appropriazione quasi immediata della soluzione da parte di tutti gli attori.

Questi CMMS sono stati progettati per essere facili da usare e da utilizzare.

A proposito, la nostra ambizione è quella di offrire un'esperienza utente senza pari. Scopritelo subito: prova CMMS gratis. In soli 2 minuti, il tempo necessario per creare il vostro account, potrete scoprire le ultime novità di questa categoria di software.

E' inoltre possibile usufruire di una dimostrazione da parte di uno dei nostri consulenti:prenota una videoconferenza

Buona fortuna e a presto su Yuman.

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