Skuteczne zarządzanie zmianą w projekcie CMMS

> 8 działań, aby skutecznie uruchomić swój CMMS

Pierwiastek ludzki jest kluczowy, aby doskonale utrzymać wdrożenie systemu CMMS w firmie, a od początku projektu, niezależnie od tego, czy jest to wymiana starzejącego się systemu CMMS, czy pierwsze wdrożenie, będziesz mógł maksymalnie wykorzystać swój czas;Będziesz odpowiedzialny za przeprowadzenie szczegółowej analizy poziomu akceptacji przyszłych użytkowników i podmiotów, których dotyczy projekt. Do tego potrzebna będzie lista czynników ryzyka i czynników sukcesu.

Lista kontrolna

Lista kontrolna przed uruchomieniem CMMS

Aby pomóc Ci w tej pracy, w tym artykule przedstawiamy następującą listę kontrolną:

✔️   Czy istnieje wspólna wizja co do linii przewodniej projektu w dłuższej perspektywie i czy dla wszystkich interesariuszy jest jasne, jak wybrany CMMS wpisze się w tę linię przewodnią?

✔️   Czy są lub będą silne oznaki wsparcia ze strony kierownictwa przed, w trakcie i długo po instalacji rozwiązania? 

✔️  Co z akceptacją i wsparciem kierownictwa średniego szczebla?

✔️   Czy osoby odpowiedzialne za wdrożenie zmiany rozumieją i akceptują daną zmianę?

✔️   Czy któryś z menedżerów wyższego szczebla został odsunięty od swoich zwykłych ról, aby był dostępny dla projektu, dzięki czemu mógł skupić się na monitorowaniu jego postępu i sukcesu?

✔️   Czy na wdrożenie CMMS przeznaczono wystarczające zasoby: obejmuje to zasoby ludzkie, sprzęt, obiekty i usługi zewnętrzne? Czy zadania powierzone integratorowi (który może być dostawcą rozwiązania) zostały jasno określone?

Zadania powierzone

✔️   Czy przeznaczono wystarczającą ilość czasu na prawidłową realizację? Z reguły pełne wdrożenie oprogramowania CMMS zajmuje od 6 do 18 miesięcy.

Dobrym pomysłem jest upewnienie się, że masz wystarczająco dużo czasu na wdrożenie systemu CMMS.

✔️   Czy przeznaczono budżet specjalnie na zarządzanie zmianą i czy jest on wystarczający?

✔️   Czy przygotowano wskaźniki efektywności, które pozwolą określić, czy wdrożenie CMMS jest sukcesem?

✔️   Czy istnieje plan komunikacji, który jest regularnie aktualizowany, przekazywany wszystkim interesariuszom i zawiera mechanizm informacji zwrotnej (informacje zwrotne od osób wcześnie adoptujących w firmie) do komórki zarządzającej projektem?

✔️   Jaki jest poziom szkoleń zapewnionych dla każdej z zainteresowanych grup, techników, kierowników, personelu administracyjnego w zakresie charakteru i korzyści z wprowadzonych zmian?

✔️   Czy pojawiły się dowody na opór wobec zmian spowodowanych wdrożeniem systemu CMMS? Czy istnieje plan zarządzania tym oporem?

Jeśli tak, to jaki?

✔️  Czy istnieją bonusy, zachęty dla osób wcześnie przyjmujących zmiany?

✔️   Czy klienci są zaniepokojeni planowanymi zmianami? Czy istnieje potrzeba ich informowania? Czy istnieje ryzyko, że projekt będzie miał wpływ na ich satysfakcję i czy istnieje plan łagodzenia tego ryzyka, jeśli istnieje?

Jeśli masz jasną odpowiedź na wszystkie powyższe pytania, jesteś na dobrej drodze do zakończenia projektu wdrożenia nowego rozwiązania CMMS.

Plan projektu CMMS

Wiele wdrożeń CMMS wciąż opiera się na tempie i harmonogramie dyktowanym przez technologię, co prowadzi do problemów ze zmianami długo po uruchomieniu aplikacji. Moduły i interfejsy z innym oprogramowaniem są instalowane jeden po drugim, rozwój i ustawienia są przekazywane w miarę potrzeb, serwery są aktualizowane po zauważeniu powolności itp.

Ta implementacja jest dobrym przykładem technologii, która może być wykorzystana do poprawy jakości życia ludzi.

Wdrożenie tego typu technologii może być bardzo destrukcyjne i generować silny opór wszystkich interesariuszy.

Tego typu scenariusza należy unikać na rzecz podejścia skoncentrowanego na użytkowniku. W rzeczywistości najskuteczniejszą strategią jest stworzenie planowania opartego na zapobieganiu zmianom, w którym priorytetem jest ochrona użytkowników i klientów przed wszelkimi negatywnymi skutkami. Plan projektu musi zatem uwzględniać wszystkie niezbędne środki przygotowujące przed wpływem na klientów, a także należy opracować plany awaryjne na wypadek zakłóceń w świadczeniu usług.

Plan projektu musi również uwzględniać wpływ projektu na klienta.

Sukces projektu zależy również od starannego przygotowania planu komunikacji, planu szkoleń oraz planu przewidującego wszelkie zmiany w środowisku pracy, takie jak nowy projekt oprogramowania do użytku z komputera PC lub interfejs nowej aplikacji mobilnej dla techników w terenie. Każdy plan musi być opublikowany z wyprzedzeniem, aby pracownicy mogli się przygotować. Wiele działów, w tym dział utrzymania, operacji, inżynierii, finansów, zaopatrzenia, zasobów ludzkich i systemów informacyjnych, będzie dotkniętych zmianami i musi być zaangażowanych jak najwcześniej w proces przeglądu, wyboru i migracji.

Nie należy również zapominać o innych interesariuszach, takich jak dostawcy czy partnerzy strategiczni, którzy powinni być brani pod uwagę i informowani z wyprzedzeniem.

Zmiana CMMS: gracze

Aby skutecznie zarządzać zmianą i w pełni wykorzystać możliwości systemu CMMS, warto wiedzieć, jak zidentyfikować różnych graczy w projekcie. Można zatem wyróżnić kilka typowych profili: sponsora, mistrza, agenta zmiany, influencera i celu. Obejrzyjmy to bardziej szczegółowo...

Sponsor

Osoba lub grupa, która legitymizuje zmianę, nazywana jest sponsorem. On lub ona niesie wizję i posiada motywację i moc, aby zmiana się dokonała.

Sponsor

Czempion

jest osobą lub grupą, która inicjuje zmianę.

Mistrz

Czempion to agent sponsora, który będzie skutecznie napędzał zmiany na wszystkich poziomach. W małych firmach mistrzem i sponsorem może być ta sama osoba. Wybierz mistrza, który ma doświadczenie w organizacji i jest wiarygodny dla kierownictwa i pracowników działów operacyjnych i utrzymania ruchu. Wskazane jest, aby był to kierownik liniowy operacji, aby zapewnić maksymalny buy-in.

Menedżer liniowy jest osobą, która jest odpowiedzialna za operacje i działy utrzymania.

Agent zmiany

Osoba lub grupa, która wdraża zmiany, nazywana jest agentem zmiany. Dotyczy to zasobów wykorzystywanych przez mistrza jako członka zespołu projektowego.

Agent zmiany to osoba lub grupa, która wdraża zmianę.

Influencer

Ludzi, którzy chcą zmian, ale nie mają siły przebicia w sponsoringu i nie są bezpośrednimi celami, nazywamy influencerami. Influencerem może być każdy, kto mierzy wartość zmiany; na przykład mistrzowie z innych działów, którzy widzieli podobną zmianę z tym samym rozwiązaniem aplikacyjnym i znają wkład wartości.

Cel

Cel

Grupa, którą doprowadza się do zmiany, nazywana jest celem. Aby wdrożenie CMMS zakończyło się sukcesem w dłuższej perspektywie, grupa docelowa nie może ograniczać się do członków działu utrzymania ruchu, lecz musi zostać poszerzona o wszystkie podmioty, których dotyczy nowy system, od zarządu po kierowników administracyjnych funkcji pomocniczych.

Grupa docelowa

Wniosek

Jeśli zastosujesz się do tej procedury projektowej, możesz mieć pewność, że wdrożenie rozwiązania CMMS zakończy się sukcesem w postaci krótko-, średnio- i długoterminowych korzyści dla konkurencyjności Twojej firmy. Dobra robota!

Niezbędnym elementem, który również należy wziąć pod uwagę, są systemy CMMS oparte na najnowszych technologiach zarządzania, takich jak chmury obliczeniowe, sieci mobilne, przyjazne doświadczenie użytkownika;Te zintegrowane systemy CMMS zostały zaprojektowane tak, aby były przyjazne dla użytkownika i oferowały znacznie łatwiejszą konfigurację niż dotychczas, dzięki czemu ich klienci mogą znacznie szybciej i łatwiej skonfigurować swoje systemy. Te systemy CMMS integrują obecnie procesy konfiguracji, szkolenia użytkowników i odzyskiwania danych, które przyspieszają projekty i ułatwiają zarządzanie zmianami, zachęcając do niemal natychmiastowego przywłaszczenia sobie rozwiązania przez wszystkich graczy.

Te systemy CMMS zostały zaprojektowane tak, aby były łatwe w użyciu i proste w obsłudze.

Przy okazji, naszą ambicją jest zaoferowanie niezrównanego doświadczenia użytkownika. Sprawdź to natychmiast: wypróbuj CMMS za darmo. W ciągu zaledwie 2 minut, czyli czasu potrzebnego na założenie konta, odkryjesz najnowsze w tej kategorii oprogramowanie.

Możesz również skorzystać z demonstracji jednego z naszych konsultantów:zarezerwuj wideokonferencję

Powodzenia i do zobaczenia wkrótce na Yumanie.

📰 Zainteresuje Cię również lektura:

.
• Jak zmierzyć sukces projektu CMMS?
.