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Los 10 puntos clave de la GMAO

Los 10 puntos clave de la GMAO

Martes 10 marzo 2020

Yuman asume el reto de ofrecer la mejor GMAO del mercado. La mejor porque es la más completo, la más fácil de usar y cumple con las expectativas y necesidades de los usuarios profesionales. También es la mejor porque ofrece todos los servicios esperados en esta categoría de aplicaciones profesionales con una experiencia de usuario inédita en este sector.
 
En la primera parte del artículo, detallamos los elementos esenciales de la Gestión de Mantenimiento asistada por el Ordenador de Yuman, que están en el corazón del mismo.  Es el centro neurálgico de la aplicación a la que muy a menudo es esencial añadir los módulos de presupuestos, facturas, EDM y portal de clientes que describimos en la segunda parte. Finalmente, completamos esta lista de los "imprescindibles" de Yuman: los formularios y el optimizador de la gira. La perfecta integración de estas tres partes es esencial para tener una solución completa de web móvil capaz de cubrir los procesos de los operadores de mantenimiento.
 
 

El corazón de la GMAO

 
 

1. Representación y gestión del patrimonio y de los activos

 
 
Sin una descripción de los lugares de intervención y de los clientes a los que están vinculados, no es posible iniciar una GMAO. Los clientes, los sitios y los equipos constituyen los activos en los que trabajan sus equipos técnicos. Yuman será la referencia.
 
La base de datos de clientes. Cada fichero permite introducir el nombre y la dirección del cliente, generar un código de cliente para listarlo, determinar su función, su número de IVA, el plazo de pago (por ejemplo, 15 días netos), añadir sus datos de contacto (correo electrónico, teléfono, etc.) y los de los contactos relacionados. Del mismo modo, es posible afiliar los contratos a ella y hacer que el registro de clientes/clientes esté activo o inactivo. Estos archivos pueden ser modificados en cualquier momento desde un escritorio. También es posible actualizarlos desde su teléfono móvil si ha autorizado esta posibilidad.
 
El archivo de sitios y edificios. Permite registrar los lugares de intervención rellenando toda la información necesaria como cliente adjunto, dirección, técnico(s) asignado(s), coste del paquete, viaje, tasa de IVA aplicable, tipo de edificios. También puedes añadir tus observaciones personales.
 
En el archivo de equipos se puede establecer una estructura de árbol de las instalaciones, equipos, subequipos asociados a cada cliente y sitio. Puede introducir la marca del equipo, su fecha de puesta en marcha, su período de garantía, su estado (es decir: "en funcionamiento", "en funcionamiento degradado", "en paro", etc.).
 
Si se planifica una actividad de mantenimiento, aparecerá directamente en este este formulario.
 
Por último, se puede acceder a un directorio de contactos de clientes. En efecto, puede crear un directorio de contactos afiliados a sus clientes, es decir, la persona a la que hay que dirigirse en caso de necesidad de ponerse en contacto durante una intervención u otra. Estos son sus contactos. En estos contactos de clientes encontrará: el título, el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono fijo y móvil, el enlace al archivo de clientes asociado y un comentario para cualquier notificación.
 
Estos diferentes archivos se adaptan exactamente a sus propias necesidades. Puede completar la estructura usted mismo con campos personalizados para incluir cualquier dato que considere útil. Potente y fácil de montar.
 

2. Gestión de las intervenciones para la solución de problemas

 
El módulo de intervención es esencial. Los usuarios pueden formular una solicitud de intervención y luego seguir sus progresos, desde su creación hasta que sean puestos en la historia, que incluye la preparación, la espera de piezas, la programación y la realización actual.
 
Por eso Yuman propone la programación de intervenciones curativas, pero también de intervenciones preventivas, que discutiremos en la siguiente sección. Yuman es un software de gestión de intervención, y mucho más que eso.
 
La solución de problemas, también conocida como mantenimiento correctivo, consiste en restablecer el funcionamiento del equipo. El reto es entonces afrontar la emergencia asignando la reparación a la persona más cercana al lugar de la intervención y más capaz de intervenir. La GMAO Yuman acelerará sus intervenciones de mantenimiento curativo gracias a la planificación, la cartografía, la gestión de las competencias y la toma a cargo de la movilidad de los técnicos sobre el terreno. Además, la referenciación del equipo permitirá a los técnicos disponer de antemano de toda la información necesaria para la intervención curativa en caso de avería: como las instrucciones de seguridad, la necesidad de herramientas especiales, las notas técnicas, los planos, la descripción detallada, el registro digital de mantenimiento, el historial de eventos, etc.
 
A través de este módulo, podrá introducir, procesar y hacer un seguimiento en tiempo real de las solicitudes de curación, compartir conocimientos, acortar sus tiempos de intervención y reparación.
 

3. Gestión de las operaciones de mantenimiento: entrevistas

 
La GMAO de Yuman simplifica la planificación y la gestión del mantenimiento, en particular el mantenimiento preventivo. Recordemos que el mantenimiento preventivo se define como la inspección y el mantenimiento periódicos y anticipados del equipo a fin de reducir la probabilidad de que se produzcan fallos o averías. Para ello es necesario llevar a cabo un plan de mantenimiento preventivo, también llamado programa preventivo. Este último es un instrumento para ajustar el mantenimiento preventivo de las instalaciones, que incluye todas las intervenciones preventivas, la periodicidad, la carga de trabajo y su nivel de mantenimiento. Entonces, el técnico podrá, en caso de incidente o fallo, comprobar si el componente se ve, si está controlado o se cambia con regularidad.
 
Esta funcionalidad se puede encontrar en la sección Rangos de mantenimiento de nuestra aplicación, que es una agrupación de intervenciones preventivas por periodicidad diaria a multianual.  Se presenta en un cuadro de programa preventivo que incluye el código/nombre corto, el nombre, los detalles del rango y la duración estimada. Invertir en una estrategia de mantenimiento preventivo en lugar de la sustitución anticipada de sus máquinas le reportará una ventaja financiera considerable.
 
Finalmente, puede crear contratos de mantenimiento con sus clientes. Están formados por tres partes: la primera es la relativa a los datos del cliente, la segunda es la relativa a la periodicidad del mantenimiento (fecha de inicio y fin de ejecución), y la última es la parte financiera que puede dar lugar a la facturación automática.
 
Ya sea que se trate de intervenciones curativas o preventivas, podrá integrarlas en su planificación, disponibles y modificables en cualquier momento a partir de la aplicación. 
 

4. Gestión de las piezas de repuesto: catálogos, existencias y suministros

 
Yuman tiene el catálogo de artículos y repuestos necesarios para sus operaciones de mantenimiento. Este catálogo se puede construir directamente a partir de los catálogos de proveedores o distribuidores.  También es posible importar y enriquecer la base de artículos privados añadiendo productos o importando datos.
 
Esta base de datos se muestra en forma de tabla que incluye: número de artículo, marca, designación del producto, precio de compra, precio de venta y existencias. La última columna del cuadro permite identificar en qué base de datos se guarda el artículo (su base de datos privada o una base de datos del catálogo de un distribuidor, por ejemplo). Por supuesto, se puede acceder a una barra de búsqueda para facilitar la búsqueda de productos.
 
Los técnicos pueden registrar directamente a través de su smartphone los artículos utilizados durante una intervención, disminuyendo así las existencias. También tienen la opción de hacer una solicitud de suministro para activar un pedido de proveedor. Este flujo de trabajo garantizará el seguimiento y la recepción. Las intervenciones pueden planificarse antes de recibir los materiales y sólo se pondrán en marcha una vez que se hayan recibido los materiales.
 
El suministro también se presenta en forma de cuadro con el número de intervención, la cantidad solicitada, la unidad, la descripción del producto, la fecha de solicitud, el pedido y la recepción. Aquí, la última columna consiste en el estado, que informa sobre el estado del pedido (a pedir, pedir o recibir).
 
En este cuadro se pueden insertar filtros del tipo "recibido", "a pedido" u "ordenado" para acceder directamente a la información deseada. 
 

5. Aplicación móvil - Smartphone o tableta 

 
Compatible con iOS y Android, la aplicación puede utilizarse en un smartphone o en una tableta en línea con el trabajo de los técnicos móviles. En efecto, esta versión permite recibir notificaciones en el smartphone sobre las intervenciones, optimizar el tiempo de viaje gracias a la guía GPS adjunta a Waze o utilizar la función de Start and Stop durante la intervención que mide el tiempo de trabajo.
 
Por lo tanto, las hojas de tiempos se guardan automáticamente. Asimismo, la mano de obra y los gastos de viaje se calculan directamente a partir de la aplicación.
 
Desde la versión móvil, los técnicos pueden acceder a la información del sitio, al diario electrónico de mantenimiento de las instalaciones y equipos, y a los formularios. También pueden consultar anexos (planos, manuales y otros tipos de documentos).
 
Esta variante ofrece la posibilidad de capturar informes de intervención (preventivos y curativos) o evaluaciones por reconocimiento de voz, o incluso de añadir fotos y capturar la firma.
 
Por último, se puede acceder a la base de artículos, a la edición de las piezas de repuesto en el informe de intervención y al pedido de suministro de artículos. Por supuesto, la creación de una intervención de seguimiento con pedido de piezas, por ejemplo, puede hacerse desde un smartphone.
 
Finalmente, las facturas se crean, se generan y se envían directamente al sitio web. 
 

6. KPIs (Key Performance Indicators) y estadísticas

 
La función KPI (Key performance indicators) permite acceder a resúmenes gráficos de las intervenciones, pero también a un informe global, por equipo, por técnico, por cliente y por lugar, para un período predefinido con posibilidad de comparación entre períodos. Esto da una visión general del rendimiento de la empresa, evalúa la contribución de cada persona y ayuda a alcanzar sus objetivos. 
 
Por lo tanto, es necesario ser capaz de medir y monitorear un conjunto de indicadores, siendo los principales :
 
• Intervenciones (número, tiempo total, tiempo medio)
• Cobertura de mantenimiento preventivo
• Ratio preventiva/curativa
• El tiempo en el camino
• Tiempo de respuesta
• Tiempo de resolución

Por ello, es esencial tener en cuenta que el logro de sus objetivos dependerá no sólo de su equipo (funcionarios sobre el terreno) sino también de los instrumentos que les ayuden a llevar a cabo su tarea con eficacia. Un buen control de los KPIs lleva al éxito y también le da una ventaja sobre sus competidores.

Módulos complementarios

Yuman también ofrece módulos complementarios que aseguran una cobertura completa de sus necesidades. 

7. Gestión de las obras de instalación y renovación: presupuestos y obras de construcción

Sus técnicos intervienen para solucionar problemas y mantener las instalaciones existentes. Pero no sólo eso. También instalan nuevos equipos o renuevan las instalaciones existentes. En los dos últimos casos, siempre tendrá que enviar un presupuesto a sus clientes antes de comenzar el trabajo para obtener su aprobación. Sólo entonces podrá suministrar los materiales necesarios, movilizar y planificar los recursos y comenzar el trabajo. Son los mismos clientes. Estos son los mismos sitios. Es el mismo equipo. Son las mismas piezas de repuesto. Muy a menudo, son los mismos técnicos. 

¿Así que gestiona tus citas fuera de Yuman? No se preocupe: la gestión de sus citas en Yuman facilitará y acelerará considerablemente su creación y seguimiento. Yuman controlará sus márgenes de operación. Transformará la cotización en una obra de construcción después de la aceptación del cliente. Gestionará los pedidos de los proveedores. Planificará y transmitirá las órdenes de trabajo a los técnicos. Emitirá facturas por situación laboral.

Puedes crear una nueva cita desde cero, duplicar una cita existente o usar una plantilla de la biblioteca de plantillas. También es posible pre-guardar las líneas para ser reutilizadas y completar los libros. Todas estas características hacen que la creación de una cita sea muy rápida. También se pueden añadir líneas descriptivas sin precios y... por supuesto, es posible seleccionar artículos del catálogo de productos.

Una vez que la cotización está terminada, la envías directamente por correo electrónico a tus clientes de Yuman. Usted sabrá en cualquier momento el estado del correo electrónico: enviado / distribuido / abierto. Tan pronto como se recibe el acuerdo, el estado de la cita cambia a "aceptado". Se ha convertido en una obra en construcción.

Los técnicos también pueden hacer solicitudes por teléfono móvil e iniciar el flujo de trabajo. Sólo tienes que validar la solicitud y transformarla en una cita.
Se planificó el sitio, se ordenó el equipo, se movilizaron los recursos, se informó al cliente de los progresos. Usted controla su margen de operación.
 

8. Gestión de la facturación 

 
La facturación de los contratos se hace automáticamente. Los índices almacenados y las fórmulas de revalorización permiten el cálculo automático de las revalorizaciones de los contratos.
 
Durante las intervenciones, las operaciones realizadas fuera del contrato se valoran automáticamente en segundo plano: cálculo del tiempo de trabajo, gastos de viaje. Valoración de las piezas de repuesto usadas. La factura así construida automáticamente en segundo plano puede ser transmitida inmediatamente por el técnico desde su teléfono móvil, o bien ser validada por su responsable y enviada por correo electrónico. También puede editar notas de crédito, programar facturas únicas o duplicadas.
 
Además, Yuman le ofrece la posibilidad de seguir fácilmente el estado de los documentos para los clientes: en preparación, enviados, aceptados, facturados, parcialmente facturados, etc.  A continuación, podrá ver y gestionar la lista de presupuestos, que se han entregado correctamente, o que quedan por entregar, con el fin de optimizar el seguimiento de sus ofertas de servicios.
 
Nuestro CMMS le permite personalizar los parámetros de facturación como el coste de la mano de obra, el método de cálculo de los gastos de viaje y el tipo de IVA aplicable y así adaptarse a su forma de operar.
 

9. Gestión de la base de datos de documentos

 
Con Yuman, la EDM (Gestión Electrónica de Documentos) y la CMMS se combinan perfectamente.
 
Puedes asociar, compartir y archivar fácilmente los documentos escaneados. Los documentos son entonces parte integrante de los procesos de negocio de mantenimiento soportados por la aplicación: enriquecimiento de la base de activos técnicos, gestión de las intervenciones, elaboración de un presupuesto o una factura, etc.
 
Guardar documentos como notificaciones, planes, listas de piezas, auditorías, informes de inspección, etc. permitirá compartirlos y ponerlos a disposición instantáneamente desde la aplicación de escritorio o el teléfono móvil. Así, los documentos son accesibles desde los teléfonos inteligentes de los técnicos en intervención. Los gerentes y técnicos tienen acceso a la información en cualquier momento y en cualquier lugar.
 
Los documentos también se pueden enviar por correo electrónico o, a través del portal: es fácil compartir los que quieras y hacerlos públicos a tus clientes.
 

10. El portal del cliente

 
El portal de clientes de nuestra solución le permite compartir con sus clientes la información sobre ellos que puedan necesitar. 
 
Sus clientes tienen su propia base de datos de activos en línea, es decir, información sobre los sitios y el equipo, incluidos los registros de servicio electrónico.
 
Tienen acceso a la cartografía de sus sitios. Pueden seguir en tiempo real las operaciones de mantenimiento que usted realiza en su nombre. Una vez finalizada la intervención, tienen acceso instantáneo a los balances, las fotos adjuntas, las piezas consumidas y todas las mediciones y lecturas realizadas por el técnico.
 
Las citas pueden ser aceptadas en línea. También se puede acceder a las facturas desde la plataforma de Yuman.
 

La Yuman Touch’  

 
...y otros servicios extras con Yuman
 

Formas inteligentes

• Creación de plantillas de formularios
• Acoplamiento del modelo al procedimiento, equipo o sitio
• Publicación de modelos (activo/inactivo)
• Entrada de formulario móvil
• Captura de la firma
• Generación automática de informes 
• Notificación y envío directo del informe al cliente
• Historial continuo en línea de todos los formularios rellenados para un sitio o equipo 
• Las formas son totalmente configurables 
• Número ilimitado de modelos

 

Programación automática: optimización de la gira

Optimice sus planes de ruta teniendo en cuenta las limitaciones de sus clientes, operadores, tráfico y recursos. Nuestra programación automática también interviene en la optimización de los viajes y permite la localización de los técnicos y su destino.

El objetivo: Programar más citas con menos viajes. Gana en flexibilidad y por lo tanto en la calidad del servicio a sus clientes. Nuestra solución le ofrece un sistema de programación automática, cuyas principales características se enumeran a continuación: 

• Algoritmo de optimización de la programación automática
• Tratamiento de las intervenciones curativas y preventivas
• Teniendo en cuenta la carga de trabajo de cada técnico 
• Geolocalización: teniendo en cuenta la distancia entre los sitios y los tiempos de tráfico
• Consideración de las limitaciones del cliente y los posibles períodos de intervención  
• Consideración de las limitaciones comerciales: aptitudes y calificaciones 
• Examen de la normativa laboral
 
 

Yuman: ¡Web y móvil, por supuesto!  

 
En este artículo, hemos enumerado los servicios que cualquier CMMS de "state of the art" debe ofrecer. Como conclusión, añadiremos cómo se deben entregar estas características. 
 
Web y móvil: ¿necesitamos recordarles que hoy en día no hay salvación para los usuarios de GMAO si la solución no es nativa y WEB y móvil?
 
Gestión de derechos: Yuman ofrece una gestión de cuentas de usuarios internos y externos y una gestión avanzada de la seguridad, lo que permite al administrador definir las funciones y los niveles de uso.
 
Multi-idiomas: esto es una necesidad para los grandes proyectos: la solución de GMAO tiene que ser nativamente multilingüe.
 
Importaciones/Exportaciones: Es esencial poder importar y exportar todos los datos almacenados como clientes, sitios, equipos, artículos, intervenciones, planes de mantenimiento, presupuestos, facturas, etc. desde y hacia Excel.
 
RGPD: la solución debe estar en pleno cumplimiento de la normativa RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
 
La ambición de la GMAO de Yuman es ofrecer cada vez más funcionalidades innovadoras, de manera cada vez más sencilla, para responder mejor a las expectativas de sus usuarios. Trabajar continuamente en estrecha relación con su comunidad permite al equipo alcanzar este objetivo.

 

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