Powrót do artykułów

10 kluczowych punktów systemu CMMS

10 kluczowych punktów systemu CMMS

Wtorek 10 marzec 2020

Co powinien oferować najlepszy CMMS na rynku? Musi być najpełniejszy, najłatwiejszy w obsłudze. Musi on dokładnie odpowiadać na oczekiwania i potrzeby profesjonalnych użytkowników. Musi oferować wszystkie usługi oczekiwane w tej kategorii profesjonalnych aplikacji poprzez odnowione doświadczenie użytkownika... przyjrzyjmy się temu bliżej i powtórzmy w 10 kluczowych punktach, czym musi być idealny CMMS.

👉 Wdrażanie systemu CMMS

.

W pierwszej części artykułu opisujemy istotne elementy Komputerowego Zarządzania Utrzymaniem Ruchu. Stanowią one centrum nerwowe aplikacji, do którego zawsze należy dodać moduły faktur, kosztorysów, EDM (Electronic Document Management) i portalu klienta, które opisujemy w drugiej części. Następnie uzupełniamy tę listę must-haves o nice-to-haves: moduł formularzy i optymalizator obrotów. Doskonała integracja tych trzech części jest niezbędna, aby uzyskać kompletne mobilne rozwiązanie internetowe, zdolne do objęcia procesów operatorów utrzymania ruchu.

Rdzeń systemu CMMS

.

1. Reprezentacja i zarządzanie aktywami i nieruchomościami

.

Bez opisu miejsc interwencji, klientów, do których są podpięte, nie można uruchomić systemu CMMS. Klienci, obiekty i sprzęt to aktywa, na których działają Twoje zespoły techniczne. Dokumentacja miejsc i budynków. Umożliwia ewidencjonowanie miejsc interwencji poprzez uzupełnienie wszystkich niezbędnych informacji, takich jak załączony klient, adres, przydzielony technik (technicy), koszt pakietu, obowiązująca stawka VAT, rodzaj pracy. Można też dodać swój osobisty komentarz.

Jeśli na urządzeniu ma być wykonywana czynność, konieczne jest przedstawienie jej szczegółowego opisu.

Jeśli planowane jest działanie konserwacyjne, pojawi się ono bezpośrednio na tym arkuszu.

. 2. Zarządzanie rozwiązywaniem problemów.

Moduł interwencji jest niezbędny. Użytkownicy mogą zgłosić zapotrzebowanie na interwencję, a następnie śledzić jej postęp od utworzenia do historii, która obejmuje przygotowanie, oczekiwanie na części, planowanie i realizację w toku.

.

Dlatego właśnie CMMS oferuje programowanie interwencji leczniczych, ale także prewencyjnych, które omówimy w kolejnej części. 

.

Interwencje naprawcze, zwane również konserwacją leczniczą, polegają na przywróceniu sprzętu do stanu używalności. Wyzwaniem jest wówczas poradzenie sobie z sytuacją kryzysową poprzez przydzielenie zadania osobie znajdującej się najbliżej miejsca interwencji i najlepiej potrafiącej interweniować. System CMMS umożliwi dostęp do interwencji w zakresie konserwacji naprawczej dzięki planowaniu, mapowaniu, zarządzaniu umiejętnościami i zarządzaniu mobilnością techników w terenie. Ponadto, zmiana położenia sprzętu umożliwi technikom posiadanie wszystkich informacji potrzebnych do podjęcia działań naprawczych przed wystąpieniem awarii: Dzięki temu technicy będą mieli wszystkie informacje potrzebne do wykonania naprawy przed awarią, takie jak instrukcje bezpieczeństwa, wymagania dotyczące specjalnego oprzyrządowania, uwagi techniczne, plany, opis pracy, cyfrowy dziennik konserwacji, historia napraw itp.

Dzięki temu modułowi będziesz mógł wprowadzać, przetwarzać i śledzić wnioski o leczenie w czasie rzeczywistym, dzielić się wiedzą, skracać czas interwencji i napraw.

.

3. Zarządzanie działaniami w zakresie utrzymania ruchu: utrzymanie ruchu 

.

CMMS upraszcza planowanie i zarządzanie utrzymaniem ruchu, w szczególności utrzymaniem prewencyjnym. Przypomnijmy, że konserwację zapobiegawczą definiuje się jako okresową i przewidywaną kontrolę oraz konserwację urządzeń w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia awarii lub uszkodzenia. Aby to zrobić, konieczne jest sporządzenie planu konserwacji zapobiegawczej, zwanego również programem prewencyjnym. Ten ostatni jest narzędziem umożliwiającym dostosowanie konserwacji prewencyjnej instalacji, w którym wyszczególnione są wszystkie interwencje prewencyjne, ich okresowość, nakład pracy oraz ich poziom utrzymania. Wtedy technik będzie mógł w razie incydentu lub awarii sprawdzić, czy dany element jest regularnie oglądany, sprawdzany lub wymieniany.

Ta funkcja znajduje się w sekcji Zakresy konserwacji w naszej aplikacji, czyli grupowanie interwencji prewencyjnych według okresowości dziennej i wieloletniej.Jest on przedstawiony w tabeli programu prewencyjnego, zawierającej kod/nazwę, nazwę, opis zakresu i szacowany czas trwania. Inwestowanie w strategię konserwacji zapobiegawczej, zamiast wczesnej wymiany maszyn, zapewni Ci znaczące korzyści finansowe.

Na koniec, powinieneś rozważyć następujące kwestie

W końcu możesz tworzyć umowy serwisowe ze swoimi klientami. Składają się one z trzech części: pierwsza to dane klienta, druga to okres utrzymania (data rozpoczęcia i zakończenia), a ostatnia to część finansowa, która może prowadzić do automatycznego wystawiania faktur. 4. Zarządzanie częściami zamiennymi: katalogi, zapasy i dostawy. Zaopatrzenie jest również wyświetlane w formie tabeli z numerem interwencji, ilością, o którą się zwrócono, jednostką, opisem produktu, datą zgłoszenia, zamówienia i odbioru. Tutaj ostatnią kolumną jest status, który informuje o statusie zamówienia (zamówienie, zlecenie lub odbiór).

W tej tabeli można wstawić filtry typu “réceptionnéw, “àcommander” lub “commandéw, aby uzyskać bezpośredni dostęp do pożądanych informacji. 

.

5. Aplikacja mobilna – smartfon lub tablet 

.

Kompatybilna z systemem iOS i Android aplikacja może być używana na smartfonie lub tablecie w połączeniu z praca techników mobilnych.

W tej wersji możliwe jest otrzymywanie powiadomień na smartfonie o interwencjach, optymalizacja czasu podróży dzięki wskazówkom GPS połączonym z Waze lub korzystanie z funkcji Start i Stop podczas interwencji, która mierzy czas pracy.

Karty pracy. W wersji mobilnej technicy mają również dostęp do informacji o obiekcie, elektronicznych dzienników konserwacji instalacji i urządzeń oraz formularzy. Mogą również zapoznać się z załączonymi dokumentami (plany, zawiadomienia i inne rodzaje dokumentów).

W tym wariancie istnieje możliwość dostępu do elektronicznej książki przeglądów instalacji i urządzeń oraz formularzy. W końcu faktury są tworzone, zarządzane i wysyłane bezpośrednio na stronę internetową. 

.

6. KPI (Key Performance Indicators) i statystyki

.

Funkcja KPI (Key performance indicators) daje dostęp do graficznych podsumowań interwencji, ale także do globalnej restytucji, za pomocą wykresu graficznego;Zapewnia również ogólny widok, według zespołu, technika, klienta i miejsca, dla danego okresu z możliwością porównania różnych okresów. Daje to globalny pogląd na wyniki firmy, pozwala ocenić wkład każdej osoby i pomaga firmie w osiąganiu celów.

Tak więc konieczna jest możliwość pomiaru i monitorowania zestawu wskaźników, z których główne to:

.
    .
  • Interwencje (liczba, czas całkowity, czas średni)
  • .
  • Obejmuje profilaktyczne utrzymanie ruchu
  • .
  • Współczynnik zapobiegawczy/leczniczy
  • . . .
  • Czas rozwiązywania
  • .

Należy wówczas wziąć pod uwagę, że realizacja celów będzie zależała nie tylko od Twojego zespołu (agentów terenowych), ale także od narzędzi, które pomogą im skutecznie wykonywać swoją pracę. Dobra kontrola KPI prowadzi do sukcesu, a także daje przewagę nad konkurencją.

.

Dodatkowe moduły

.
Niektóre CMMS-y oferują również moduły dodatkowe, aby zapewnić maksymalne pokrycie Twoich potrzeb. 

7. Kierowanie robotami instalacyjnymi i remontowymi: kosztorysy i place budowy

.

Twoi technicy interweniują w celu zainstalowania i utrzymania istniejących instalacji. Ale nie tylko. Zajmują się także montażem nowych urządzeń lub renowacją istniejących instalacji. W dwóch ostatnich przypadkach zawsze trzeba będzie wysłać klientowi ofertę do zatwierdzenia przed rozpoczęciem pracy. Tylko wtedy będziesz mógł zaopatrzyć się w niezbędne materiały, zmobilizować i zaplanować zasoby oraz rozpocząć prace. To są moi klienci. To są moje strony. To są moje obiekty. To są te same części. Bardzo często są to ci sami technicy.

Więc zarządzaj swoimi wycenami poza CMMS? Wcale nie: zarządzanie kosztorysami w CMMS znacznie ułatwi i przyspieszy ich tworzenie i kontynuację. Aplikacja będzie kontrolować twoje marże operacyjne. Przekształci ofertę w zlecenie po akceptacji klienta. Będzie zarządzać zamówieniami dostawców. Zaplanuje i przekaże zlecenia pracy technikom. Zaplanuje i przekaże zlecenia pracy technikom oraz wystawi faktury za każdą sytuację pracy.

Po utworzeniu oferty możliwe jest stworzenie nowej oferty.

Technicy mogą

Technicy mogą również składać wnioski podczas podróży i zobaczyć, skąd pochodzi przepływ pracy. Następnie można po prostu zatwierdzić żądanie i przekształcić je w wycenę.

Praca planowa Następnie możesz zatwierdzić żądanie i przekształcić je w wycenę.

Zaplanuj pracę, zamów sprzęt, zmobilizuj zasoby i poinformuj klienta o postępach. Kontrolujesz swoją marżę operacyjną.

8. Zarządzanie fakturami

.

Fakturowanie umów odbywa się automatycznie. Indeksy oraz zapisane formuły przeszacowania pozwalają na automatyczne obliczanie umownych przeszacowań. 

System CMMS

System CMMS pozwala na dostosowanie parametrów rozliczeniowych, takich jak koszt robocizny, sposób obliczania kosztów inwestycji oraz obowiązująca stawka VAT, a tym samym dostosowanie się do Twojego sposobu działania.

.

9. Zarządzanie bazą danych dokumentów

.

EDM (Electronic Document Management) i CMMS to idealne połączenie.

.

W rzeczywistości można bardzo łatwo kojarzyć, udostępniać, archiwizować dokumenty cyfrowe. Dokumenty te są następnie integralną częścią procesów utrzymania ruchu wspieranych przez aplikację: wzbogacanie bazy środków technicznych, zarządzanie interwencjami, przygotowanie kosztorysu lub faktury itp.

Dokumenty są następnie przechowywane w bazie danych i mogą być dostępne dla użytkownika.
Rejestracja dokumentów takich jak zawiadomienia, plany, listy części, audyty, raporty kontrolne itp. pozwoli na ich współdzielenie i natychmiastowe udostępnienie z poziomu aplikacji desktopowej lub mobilnej. W ten sposób dokumenty mogą być dostępne ze smartfonów techników na miejscu. Kierownicy i technicy mają dostęp do informacji w dowolnym czasie i miejscu.

Dokumenty mogą być również wysyłane pocztą elektroniczną lub, za pośrednictwem portalu: nic nie może być łatwiejsze niż dzielenie się tym, co chcesz i upublicznianie tego dla swoich klientów.

.

10. Portal dla klientów

.

Portal klienta naszego rozwiązania pozwala na dzielenie się, z klientami, informacjami o nich, które mogą być im potrzebne.  

.

System został zaprojektowany tak, aby był łatwy w obsłudze i zapewniał jak najlepszą obsługę.

Przyjmowanie ofert może odbywać się online. Faktury są dla nich dostępne również z poziomu platformy.

The Yuman Touch’  

.

… i inne dodatkowe usługi z naszym CMMS

Smaczne formularze

.

Automatyczne planowanie: optymalizacja trasy

.

Optymalizuj swoje plany wycieczek, biorąc pod uwagę ograniczenia klientów, operatorów, ruchu i zasobów. Nasze automatyczne planowanie interweniuje również w optymalizację przemieszczeń i pozwala zlokalizować techników i ich miejsce docelowe. 

.
    .
  • Automatyczny algorytm optymalizacji planowania
  • .
  • Opracowanie interwencji leczniczych i profilaktycznych
  • .
  • Uwzględnienie obciążenia poszczególnych techników
  • .
  • Lokalizacja: uwzględnienie odległości między obiektami i czasu ruchu
  • .
  • Uwzględnienie ograniczeń klienta i możliwych okresów interwencji
  • .
  • Rozliczanie ograniczeń biznesowych: umiejętności i uprawnienia 
  • .
  • Uwzględnienie regulaminu pracy
  • .

Web i mobile dobrze sûr!  

.

W tym artykule podsumowaliśmy usługi, które powinien oferować każdy system CMMS “state of the art”. Jako podsumowanie dodamy jak te funkcjonalności powinny być dostarczone.

Web i mobile: czy musimy przypominać, że dziś nie ma ratunku dla użytkowników rozwiązania CMMS, jeśli nie jest ono natywnie i WEB i mobile?

.

Zarządzanie prawami: CMMS oferuje zarządzanie kontami użytkowników wewnętrznych i zewnętrznych oraz zaawansowane zarządzanie bezpieczeństwem, pozwalając administratorowi na definiowanie poziomów recyrkulacji i użytkowania.

.

Wielojęzyczność: to konieczność w przypadku dużych projektów: rozwiązanie CMMS musi być natywnie wielojęzyczne.

.

Importy/Eksporty: możliwość importowania i eksportowania wszystkich przechowywanych danych, takich jak klienci, lokalizacje, sprzęt, elementy, interwencje, plany konserwacji, oferty, faktury itp. z i do programu Excel jest najważniejsza.

.

RGPD: rozwiązanie musi być w pełni zgodne z rozporządzeniem RGPD (General Data Protection Regulation).

.

 

.

Przy okazji, naszą ambicją jest oferowanie niezrównanego doświadczenia użytkownika. Sprawdź to natychmiast: wypróbuj CMMS za darmo. W ciągu zaledwie 2 minut, czyli czasu potrzebnego na utworzenie konta, odkryjesz najnowsze oprogramowanie z tej kategorii.

Możesz również skorzystać z demonstracji jednego z naszych konsultantów:zarezerwuj wideokonferencję

.

Powodzenia i do zobaczenia wkrótce.

 

.

📰 Zainteresuje Cię również lektura:

.

 

.
Powrót do artykułów