I 10 punti chiave del CMMS
Martedì 10 marzo 2020
Nella prima parte dell'articolo, abbiamo descritto gli elementi essenziali della gestione computerizzata della manutenzione. Costituiscono il centro nevralgico dell'applicazione, a cui è sempre opportuno aggiungere i moduli di fatture, preventivi, EDM (Electronic Document Management) e portale clienti, che descriviamo nella seconda parte. Completiamo questo elenco di must-have con i nice-to-have: il modulo moduli e l'ottimizzatore di tempi di consegna. La perfetta integrazione di queste tre parti è essenziale per avere una soluzione web mobile completa, in grado di coprire i processi degli operatori della manutenzione.
Il cuore del CMMS
1. Rappresentanza e gestione di patrimoni e proprietà
Senza la descrizione dei siti di intervento, dei clienti a cui sono collegati, non è possibile avviare un CMMS. I clienti, i siti e le attrezzature sono gli asset su cui operano i vostri team tecnici.
Se è prevista un'attività di manutenzione, essa apparirà direttamente su questa scheda. Il modulo di intervento è essenziale. Gli utenti possono effettuare una richiesta di intervento e successivamente seguirne l'avanzamento dalla creazione allo storico, che comprende la preparazione, l'attesa dei pezzi, la programmazione e la realizzazione in corso d'opera.
Per questo motivo il CMMS offre la programmazione di interventi curativi, ma anche preventivi, di cui parleremo nella prossima parte.
Gli interventi di riparazione, noti anche come manutenzione curativa, consistono nel ripristinare il funzionamento delle apparecchiature. La sfida è quindi quella di gestire l'emergenza assegnando il compito alla persona più vicina al luogo di intervento e più in grado di intervenire. Il CMMS accederà ai vostri interventi di manutenzione correttiva attraverso la pianificazione, la mappatura, la gestione delle competenze e la gestione della mobilità dei tecnici sul campo. Inoltre, il riposizionamento delle apparecchiature consentirà ai tecnici di disporre di tutte le informazioni necessarie per l'azione correttiva prima che si verifichi un guasto: Ciò consentirà ai tecnici di disporre di tutte le informazioni necessarie per gli interventi di riparazione a monte di un guasto, come istruzioni di sicurezza, requisiti speciali per gli utensili, avvisi tecnici, piani, descrizione del lavoro, registro di manutenzione digitale, storico delle riparazioni, ecc. Attraverso questo modulo, sarete in grado di inserire, elaborare e seguire le richieste di cura in tempo reale, condividere le conoscenze, ridurre i tempi di intervento e di riparazione. Il MCMS semplifica la pianificazione e la gestione della manutenzione, in particolare di quella preventiva. Ricordiamo che la manutenzione preventiva è definita come il controllo e la manutenzione periodica e anticipata delle apparecchiature al fine di ridurre la probabilità di guasti o rotture. A tal fine, è necessario redigere un piano di manutenzione preventiva, noto anche come programma preventivo. Quest'ultimo è uno strumento che consente di regolare la manutenzione preventiva degli impianti, in cui sono elencati tutti gli interventi preventivi, la periodicità, il carico di lavoro e il loro livello di manutenzione. In questo modo, il tecnico sarà in grado, in caso di incidente o guasto, di verificare se il componente viene visto, controllato o cambiato regolarmente.
Questa funzione si trova nella sezione "Maintenance Ranges" della nostra applicazione, che raggruppa gli interventi di manutenzione preventiva in base alla periodicità giornaliera e pluriennale.Viene presentato in una tabella di programma preventivo che include il codice/nome, il nome, la descrizione dell'intervallo e la durata stimata. Investire in una strategia di manutenzione preventiva piuttosto che sostituire precocemente le macchine vi fornirà un significativo vantaggio finanziario. Infine, dovreste considerare quanto segue
Infine, potete creare contratti di manutenzione con i vostri clienti. Si compongono di tre parti: la prima è costituita dai dati del cliente, la seconda è il periodo di manutenzione (data di inizio e di fine) e l'ultima è la parte finanziaria che può portare alla fatturazione automatica.
La fornitura viene visualizzata anche in formato tabellare con il numero di intervento, la quantità richiesta, l'unità, la descrizione del prodotto, la data della richiesta, dell'ordine e della ricevuta. In questo caso, l'ultima colonna è lo stato che informa sullo stato dell'ordine (ordine, ordine o ricevuta).
In questa tabella è possibile inserire filtri di tipo “réceptionné, “à commander” o “commandé” per accedere direttamente alle informazioni desiderate. Compatibile con iOS e Android, l'app può essere utilizzata su smartphone o tablet in combinazione con il lavoro dei tecnici mobili. Le schede di lavoro sono ora disponibili in una nuova versione.
La versione mobile consente ai tecnici di accedere alle informazioni sul sito, ai registri elettronici di manutenzione degli impianti e delle apparecchiature e ai moduli. Possono inoltre consultare i documenti allegati (piani, avvisi e altri tipi di documenti). Questa variante offre la possibilità di accedere al libretto elettronico di manutenzione degli impianti e delle apparecchiature e ai moduli.
La funzione KPI (Key performance indicators) consente di accedere a sintesi grafiche degli interventi ma anche a una restituzione globale, attraverso un grafico;Fornisce inoltre una visione d'insieme, per squadra, per tecnico, per cliente e per sito, per un determinato periodo, con la possibilità di confrontare periodi diversi. In questo modo si ottiene una visione globale delle prestazioni dell'azienda, si può valutare il contributo di ogni singolo individuo e si aiuta l'azienda a raggiungere i propri obiettivi.
Quindi, è necessario essere in grado di misurare e monitorare una serie di indicatori, i principali dei quali sono: È quindi essenziale tenere conto del fatto che il raggiungimento dei vostri obiettivi dipenderà non solo dal vostro team (agenti sul campo) ma anche dagli strumenti che li aiuteranno a svolgere il loro lavoro in modo efficace. Un buon controllo dei KPI porta al successo e vi dà anche un vantaggio sui vostri concorrenti.
I vostri tecnici intervengono per installare e mantenere gli impianti esistenti. Ma non solo. Inoltre, installano nuove apparecchiature o rinnovano quelle esistenti. Negli ultimi due casi dovrete sempre inviare ai vostri clienti un preventivo da approvare prima di iniziare i lavori. Solo allora potrete procurarvi i materiali necessari, mobilitare e pianificare le risorse e iniziare i lavori. Questi sono i miei clienti. Questi sono i miei siti. Queste sono le mie strutture. Sono le stesse parti. Molto spesso si tratta degli stessi tecnici.
Quindi gestite i vostri preventivi al di fuori del CMMS? Niente affatto: la gestione delle stime nel CMMS faciliterà e accelererà notevolmente la loro creazione e il loro follow-up. L'applicazione controllerà i vostri margini operativi. Dopo l'accettazione del cliente, il preventivo si trasforma in un lavoro. Gestisce gli ordini dei fornitori. Pianifica e trasmette gli ordini di lavoro ai tecnici. Pianifica e trasmette gli ordini di lavoro ai tecnici ed emette fatture per ogni situazione di lavoro.
<È possibile creare un nuovo preventivo da zero, duplicare un preventivo esistente o utilizzare un modello dalla libreria dei modelli. È anche possibile preregistrare i versi usati e le opere complete. Tutti questi aiuti rendono molto rapida la creazione di un preventivo. È inoltre possibile aggiungere righe descrittive senza prezzi e... naturalmente è possibile selezionare gli articoli dal catalogo prodotti. Una volta creato il preventivo, è possibile creare un nuovo preventivo.
I tecnici possono
I tecnici possono anche fare richieste mentre sono in viaggio e vedere da dove proviene il flusso di lavoro. È quindi possibile convalidare la richiesta e trasformarla in un preventivo. Lavoro programmato
È quindi possibile convalidare la richiesta e trasformarla in un preventivo. Programmare il lavoro, ordinare le attrezzature, mobilitare le risorse e informare il cliente dei progressi. Controllate il vostro margine operativo.
La fatturazione dei contratti avviene automaticamente. Gli indici e le formule di rivalutazione memorizzate consentono di calcolare automaticamente le rivalutazioni contrattuali.
Il CMMS
Il CMMS consente di personalizzare i parametri di fatturazione, come il costo della manodopera, il metodo di calcolo dei costi di investimento e l'aliquota IVA applicabile, adattandosi così al proprio modo di operare. EDM (Electronic Document Management) e CMMS sono un binomio perfetto. È infatti possibile associare, condividere e archiviare molto facilmente i documenti digitali. I documenti sono quindi parte integrante dei processi di manutenzione supportati dall'applicazione: arricchimento della base tecnica degli asset, gestione degli interventi, preparazione di un preventivo o di una fattura, ecc. I documenti vengono quindi archiviati in un database e sono accessibili all'utente.
I documenti possono essere inviati anche via e-mail o tramite il portale: niente di più facile che condividere ciò che si desidera e renderlo pubblico ai propri clienti. Il portale clienti della nostra soluzione vi permette di condividere con i vostri clienti le informazioni su di loro di cui potrebbero avere bisogno. Il sistema è disponibile anche per tutti gli altri utenti.
L'accettazione dei preventivi può essere effettuata online. Le fatture sono accessibili anche a loro dalla piattaforma.
… e altri servizi aggiuntivi con il nostro CMMS Ottimizzate i vostri piani di viaggio tenendo conto dei vincoli dei vostri clienti, dei vostri operatori, del traffico e delle vostre risorse. La nostra pianificazione automatica interviene anche nell'ottimizzazione degli spostamenti e consente la localizzazione dei tecnici e della loro destinazione.
In questo articolo abbiamo riassunto i servizi che ogni CMMS “state of the art” dovrebbe offrire. Come conclusione aggiungeremo come queste funzionalità dovrebbero essere fornite.
Web e mobile: occorre ricordare che oggi non c'è salvezza per gli utenti di una soluzione CMMS se questa non è nativamente e WEB e mobile? Gestione dei diritti: il CMMS offre la gestione degli account utente interni ed esterni e la gestione avanzata della sicurezza, consentendo all'amministratore di definire i livelli di ricircolo e di utilizzo. Multi-lingue: questo è un must per i grandi progetti: la soluzione CMMS deve essere nativamente multilingue. Importazioni/Esportazioni: la possibilità di importare ed esportare da e verso Excel tutti i dati memorizzati, come clienti, siti, attrezzature, articoli, interventi, piani di manutenzione, preventivi, fatture, ecc. è fondamentale. RGPD: la soluzione deve essere pienamente conforme al regolamento RGPD (General Data Protection Regulation). A proposito, la nostra ambizione è quella di offrire un'esperienza utente senza pari. Scopritelo subito: prova CMMS gratis. In soli 2 minuti, il tempo necessario per creare il vostro account, potrete scoprire le ultime novità di questa categoria di software.
Potete anche beneficiare di una dimostrazione da parte di uno dei nostri consulenti:prenota una videoconferenza Benvenuti e a presto.
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Nel file delle apparecchiature è possibile creare una struttura ad albero di installazioni, apparecchiature e sotto-apparecchiature associate a ciascun cliente e sito. È possibile inserire la marca dell'apparecchiatura, la data di messa in funzione, il periodo di garanzia, lo stato (ad esempio: "non in servizio") e la posizione.Ad esempio: in funzione; in funzionamento di emergenza, in arresto, ecc.
2. Gestione degli interventi di risoluzione dei problemi
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3. Gestione delle operazioni di manutenzione: manutenzione
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Che si tratti di interventi curativi o preventivi, potrete integrarli nel vostro programma, disponibile e modificabile in qualsiasi momento dall'applicazione.
4. Gestione dei pezzi di ricambio: cataloghi, scorte e forniture
5. Applicazione mobile – smartphone o tablet
Questa variante offre la possibilità di inserire rapporti di intervento (preventivi e curativi) o valutazioni tramite riconoscimento vocale, nonché di aggiungere foto e di acquisire la firma.
6. KPI (Indicatori chiave di prestazione) e statistiche
Moduli aggiuntivi
7. Gestione dei lavori di installazione e ristrutturazione: preventivi e cantieri
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Una volta completato il preventivo, è possibile inviarlo direttamente via e-mail ai clienti dall'applicazione. Conoscete in ogni momento lo stato dell'e-mail: inviata / distribuita / aperta. Al ricevimento dell'accordo, lo stato del preventivo passa ad accettato. È diventato un cantiere.8. Gestione delle fatture
9. Gestione di database di documenti
La registrazione di documenti quali avvisi, piani, elenchi di pezzi, audit, rapporti di controllo, ecc. consentirà di condividerli e renderli immediatamente disponibili dall'applicazione desktop o mobile. In questo modo, i documenti possono essere consultati dagli smartphone dei tecnici in loco. Dirigenti e tecnici hanno accesso alle informazioni in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.
10. Il portale clienti
Il tocco Yuman’
Formulari intelligenti
Questo è l'unico modo per garantire che le informazioni fornite siano accurate e complete.
Schedulazione automatica: ottimizzazione dei tour
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L'obiettivo: programmare un maggior numero di appuntamenti, ma con un minor numero di posizionamenti. Questo aumenterà la vostra flessibilità e quindi la qualità del servizio offerto ai vostri clienti. La nostra soluzione vi offre una pianificazione automatica, le cui caratteristiche principali sono elencate di seguito
Sul web e sul mobile è possibile trovare un po' di spazio per i dispositivi di sicurezza e di comunicazione
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