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Quand une gestion d’interventions devient indispensable

Quand une gestion d’interventions devient indispensable

Jeudi 06 février 2020

Sur un lieu de travail classique, au bureau par exemple, dans une administration, un hôpital, etc., les responsables supervisent les équipes et sont en mesure de s'assurer directement que tout fonctionne bien. Lorsqu'un problème apparaît, ces mêmes responsables sont capables d'intervenir rapidement, de trouver, de proposer et de mettre en oeuvre une solution afin de revenir à une situation maîtrisée. C’est le rôle du « cadre », la personne en charge de la bonne exécution d'un ensemble de tâches au sein d'une entreprise. 

> Mettre en oeuvre sa GMAO

Le cas particulier des prestataires de maintenance

Cette mission devient toutefois beaucoup plus compliquée lorsque la plus grande partie des salariés travaille sur le terrain. Et pour un prestataire de maintenance c’est près de 80% des équipes qui se retrouvent ainsi en mobilité. Tel est le quotidien des chauffagistes, des climaticiens, des plombiers, des électriciens, des entreprises d'entretien d'espaces verts, de détection incendie, des ascensoristes, et plus généralement de toutes les entreprises de réparation et d’entretien qui toutes réunies à travers le monde envoient chaque jour des millions de techniciens à l’extérieur de leurs locaux, pour installer, réparer et entretenir des matériels au domicile ou sur le lieu de travail des clients, dans les usines, dans les espaces de loisirs, de culture, d’éducation, dans les espaces publics et partout où se trouvent des équipements techniques participant au confort et à la sécurité des usagers.

Les logiciels de gestion d'interventions

Un logiciel de gestion d'interventions (appelé en anglais logiciel de Field Service Management ou FSM terme beaucoup plus approprié), ou encore une GMAO, gère les ressources sur le terrain au premier chef desquelles évidemment les équipes techniques, mais aussi les ressources matérielles, les approvisionnements de pièces détachées, voire les véhicules. La solution va planifier / organiser / optimiser / communiquer automatiquement et en temps réel avec les managers & les clients / historiser les événements / fournir des indicateurs de performance. Autrefois, et c’est encore la réalité pour de nombreuses entreprises, les gestionnaires devaient suivre ces informations manuellement, en utilisant des feuilles de calcul, des tableaux d’affichage, des échanges papiers, des logiciels sans mobilité entrainant une multitude d’appels téléphoniques avec les techniciens et les clients et d'importantes difficultés d'organisation.

Désormais les meilleures solutions facilitent la planification, diminuent le travail administratif, libèrent les gestionnaires tout en leur donnant accès à des données toujours plus riches et plus détaillées. 

Se différencier avec une solution de gestion d'interventions

A l’aide de plannings en permanence à jour, de cartographie intégrée, de notifications, les responsables, planificateurs, managers sont en mesure de suivre chaque travailleur sur le terrain. Ils peuvent manuellement ou automatiquement optimiser les tournées et les itinéraires. Avec à la clef plus d’efficacité, réduction des retards et du temps perdu, amélioration de l’expérience client, économies et gains financiers pour l’entreprise utilisatrice.

La "belle promesse" selon laquelle le technicien peut arriver à tout moment dans un délai de huit heures reste courante, entrainant de nouvelles exigences des clients qui souhaitent être précisément informés quand leur technicien arrivera. Les meilleurs outils disposent de solution de rappels automatiques envoyant au choix mails ou SMS la veille de l’intervention « Nous vous rappelons que vous recevrez demain la visite de notre technicien » puis le jour même « Notre technicien se présentera à votre domicile dans 25’ », etc. Tout est désormais possible en termes de messages et de niveau d’information proposé aux clients. Cette communication riche, automatisée entre un prestataire de maintenance et ses clients devenant d'ailleurs désormais la norme en termes de qualité de services.

Le ticket gagnant : cloud et modèle SaaS

Optez directement pour le cloud. L’information y est centralisée et immédiatement partagée. Toute données collectées est instantanément accessible et disponible par chaque utilisateur autorisé. Et avec le modèle SaaS, pas d’achat de serveurs, pas d’investissement initial, un démarrage simplifié et très rapide, des améliorations transparentes et continues. La notion de retour sur investissement devient caduque, puisque vous pouvez dès les premiers jours d’utilisation observer les gains de productivité et les économies réalisées.

Une GMAO ou une simple gestion d’interventions ?

Plusieurs différences majeures existent entre un simple logiciel d'interventions et une véritable GMAO, tout particulièrement en ce qui concerne le recensement et le suivi du parc d'équipements installés et la gestion des plans de maintenance préventive.

Ainsi, dans le cas où la description des actifs techniques, la mise à jour des informations les concernant telles que fiche technique, pièces détachées, notices, carnet d'entretien, etc., n'a pas d'importance pour votre activité. Si, d'autre part, vous réalisez peu de maintenance préventive contractuelle, si vous n’avez pas à proprement parler de catalogue de gammes de maintenance alors une gestion d’interventions pourra suffir. Dans le cas contraire vous serez très vite limité par un simple logiciel de gestion d’interventions et vous avez tout intérêt à opter immédiatement pour une GMAO. Chez Yuman nous savons très bien faire les deux.

L'app mobile pour une qualité de service renforcée

Sur le terrain, vos techniciens sont votre image de marque. Leur présentation, la qualité du travail réalisé, leur capacité à respecter les horaires, leur niveau d’information sont autant de facteurs déterminants pour la satisfaction de vos clients avec à la clef fidélisation et recommandations. Une application mobile démontrera à vos clients votre modernité et l’importance que vous attachez à l’organisation du travail au sein de votre entreprise, gage de confiance. Adopter une solution de digitalisation vous fera ainsi non seulement réaliser des économies substantielles mais vous permettra d'accélérer votre croissance.

 

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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