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Die 10 wichtigsten Punkte des CMMS

Die 10 wichtigsten Punkte des CMMS

Dienstag 10 märz 2020

Was muss das beste CMMS auf dem Markt bieten? Es muss das umfassendste, einfachste und benutzerfreundlichste System sein. Es muss genau den Erwartungen und Bedürfnissen der professionellen Anwender entsprechen. Es muss alle Dienstleistungen, die in dieser Kategorie von Geschäftsanwendungen erwartet werden, durch eine erneuerte Benutzererfahrung anbieten... Lassen Sie uns das genauer betrachten und in 10 Schlüsselpunkten zusammenfassen, was das ideale CMMS sein sollte.
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👉 Ihr CMMS implementieren

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Im ersten Teil des Artikels werden die wichtigsten Elemente des computergestützten Instandhaltungsmanagements (CAM) erläutert. Sie bilden das Nervenzentrum der Anwendung, in das es immer sinnvoll ist, die Module Rechnungen, Angebote, DMS und Kundenportal zu integrieren, die wir im zweiten Teil beschreiben. Anschließend vervollständigen wir diese Liste der Must-haves mit den Nice-to-haves: den Formularmodulen und dem Turnaround-Optimierer. Die nahtlose Integration dieser drei Teile ist entscheidend, um eine vollständige mobile Weblösung zu erhalten, die die Prozesse der Wartungstechniker abdecken kann.  

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Das Herzstück des CMMS

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1. Repräsentation und Verwaltung des Vermögens und der Anlagen

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Ohne die Beschreibung der Einsatzorte, der Kunden, denen sie zugeordnet sind, ist es nicht möglich, ein CMMS zu starten. Kunden, Standorte und Anlagen bilden das Erbe, an dem Ihre technischen Teams arbeiten.

Die Kunden, Standorte und Anlagen bilden das Erbe, an dem Ihre technischen Teams arbeiten.

Die Kundenkartei. Jede Karteikarte ermöglicht es Ihnen, den Namen des Kunden und seine Adresse einzutragen, einen Kundencode zu generieren, um den Kunden zu erfassen, seine Rechnung, seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Zahlungsfrist (z.B. : 15 Tage netto), seine Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, etc.) hinzuzufügen.) und die der angeschlossenen Kontakte hinzufügen. Ebenso können Sie Verträge verknüpfen und den Kundenstammsatz aktiv oder inaktiv machen. Diese Daten können jederzeit von einem Desktop aus bearbeitet werden. Es ist auch möglich, sie von einem Mobiltelefon aus zu aktualisieren, wenn Sie diese Möglichkeit zulassen.

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Die Datei "Sites and bâtiments". Hier können Sie die Einsatzorte speichern und alle notwendigen Informationen hinzufügen, wie z. B. den Kunden, die Adresse, den/die zugewiesenen Techniker, die Kosten für das Paket, die Platzierung, den Mehrwertsteuersatz und den Typ des Gebäudes. Sie können auch Ihre persönlichen Anmerkungen hinzufügen.

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In der Datei Anlagen können Sie eine Baumstruktur der Anlagen, Anlagen und Unteranlagen erstellen, die mit jedem Kunden und Standort verbunden sind. Sie können die Marke des Geräts, das Datum der Inbetriebnahme, die Garantiezeit, den Status (z. B.z.B.: in Betrieb, in abgestuftem Betrieb, in der Stilllegung usw.).

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Wenn eine Wartungstätigkeit geplant ist, erscheint sie direkt auf dieser Karteikarte.

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Zuletzt ist auch ein Kundenkontaktverzeichnis zugänglich. Sie können ein Verzeichnis mit Kontakten erstellen, die mit Ihren Kunden verbunden sind, d. h. mit der Person, die Sie kontaktieren möchten, wenn Sie eine Verbindung für eine Intervention oder etwas anderes benötigen. Das sind Ihre Ansprechpartner. In diesen Kundenkontakten finden Sie: Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Festnetz- und Mobiltelefonnummer, den Link zur zugehörigen Kundenkartei und eine Bemerkung für jede Benachrichtigung.

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Diese verschiedenen Dateien lassen sich genau an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können die Struktur der Dateien mithilfe von benutzerdefinierten Feldern ergänzen, um die Daten, die Sie für wichtig halten, in die Dateien einzufügen. Leistungsstark und einfach einzurichten.

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2. Verwaltung von Pannenhilfe

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Das Modul Intervention ist von zentraler Bedeutung. Benutzer können eine Anfrage für eine Maßnahme formulieren und dann deren Fortschritt verfolgen, von der Erstellung bis zur Historisierung, einschließlich der Vorbereitung, des Wartens auf Teile, der Programmierung und der laufenden Durchführung.

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Daher bietet das CMMS die Planung von kurativen, aber auch von präventiven Eingriffen, die wir im nächsten Teil besprechen werden. 

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Bei der Störungsbeseitigung, die auch als kurative Wartung bezeichnet wird, geht es darum, die Funktionsfähigkeit des Geräts wiederherzustellen. Die Herausforderung besteht darin, den Notfall zu bewältigen, indem die Person, die sich am nächsten am Ort des Eingriffs befindet und am besten in der Lage ist, den Eingriff vorzunehmen, mit der Reparatur beauftragt wird. Das CMMS beschleunigt Ihre kurativen Wartungsmaßnahmen durch Planung, Kartografie, Kompetenzmanagement und die Unterstützung der Mobilität der Techniker vor Ort. Darüber hinaus können die Techniker durch die Verfolgung der Geräte im Vorfeld einer Panne alle Informationen erhalten, die sie für die Reparaturarbeiten benötigen: wie z. B. Sicherheitshinweise, Bedarf an Spezialwerkzeugen, technische Anleitungen, Zeichnungen, Maßbeschreibungen, ein digitales Wartungsbuch, die Historie der Wartungsarbeiten usw.

Mit diesem Modul können Sie dann in Echtzeit Heilungsanforderungen erfassen, bearbeiten und verfolgen, Wissen teilen, Ihre Eingriffs- und Reparaturzeiten verkürzen.

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3. Verwaltung der Wartungsarbeiten: Wartungen

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Das CMMS vereinfacht die Planung und Verwaltung der Wartung, insbesondere der vorbeugenden Wartung. Die vorbeugende Wartung ist definiert als die regelmäßige und vorausschauende Kontrolle und Wartung von Geräten, um die Wahrscheinlichkeit von Störungen oder Ausfällen zu verringern. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, einen Plan für die vorbeugende Instandhaltung zu erstellen, der auch als Vorbeugungsprogramm bezeichnet wird. Der Wartungsplan ist ein Werkzeug, mit dem Sie die Wartung Ihrer Anlagen anpassen können, indem Sie alle geplanten Wartungsarbeiten, die Häufigkeit, die Arbeitsbelastung und das Wartungsniveau auflisten. So kann der Techniker im Falle eines Vorfalls oder Fehlers überprüfen, ob die Komponente gesehen, kontrolliert oder regelmäßig ausgetauscht wurde.nbsp;

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Diese Funktion befindet sich in der Rubrik Wartungspläne unserer Anwendung, die eine Gruppierung der Wartungsmaßnahmen nach mehrjähriger, täglicher à Periodizität darstellt.Sie wird in einer Tabelle mit einem Wartungsplan dargestellt, die den Code/Namen, den Namen, den Umfang des Plans und die geschätzte Dauer enthält. Wenn Sie in eine Strategie der vorbeugenden Wartung investieren, anstatt Ihre Maschinen frühzeitig zu ersetzen, wird Ihnen das einen erheblichen finanziellen Vorteil bringen.

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Zuletzt können Sie mit Ihren Kunden Wartungsverträge abschließen. Diese bestehen aus drei Teilen: der erste Teil enthält die Kundendaten, der zweite Teil betrifft die Wartungsperiode (Start- und Enddatum) und der letzte Teil ist der finanzielle Teil, der eine automatische Rechnungsstellung zur Folge haben kann.

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Unabhängig davon, ob es sich um kurative oder präventive Maßnahmen handelt, können Sie diese in Ihre Planung aufnehmen und jederzeit über die Anwendung verfügbar und bearbeitbar machen.

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4. Verwaltung von Ersatzteilen: Kataloge, Bestände und Lieferungen

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Das CMMS führt den Katalog der Artikel und Ersatzteile, die für Ihre Wartungsarbeiten benötigt werden. Dieser Katalog kann direkt aus den Katalogen von Lieferanten oder Händlern erstellt werden.  Es ist auch möglich, Ihre private Artikelbasis zu importieren und zu erweitern, indem Sie Produkte hinzufügen oder Daten importieren. 

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Diese Datenbank wird in Form einer Tabelle angezeigt, die Folgendes enthält: Artikelreferenz, Marke, Produktbezeichnung, Einkaufspreis, Verkaufspreis und Lagerbestand. In der letzten Spalte der Tabelle können Sie erkennen, in welcher Datenbank der Artikel gespeichert ist (z.B. in Ihrer privaten Datenbank oder in der Datenbank eines Händlers).nbsp;Eine Suchleiste ist natürlich auch verfügbar, um die Suche nach Produkten zu erleichtern.nbsp;

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Techniker können die bei einem Einsatz verwendeten Artikel direkt über ihr Smartphone registrieren und so den Lagerbestand erweitern. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Beschaffungsanfrage zu stellen, um eine Bestellung bei einem Lieferanten auszulösen. Der Workflow wird dann die Bestellung verfolgen und entgegennehmen. Maßnahmen können vor der Beschaffung der Artikel geplant werden und werden erst nach der Beschaffung der Artikel ausgelöst.

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Die Beschaffung wird auch in Tabellenform angezeigt, mit der Nummer der Maßnahme, der angeforderten Menge, der Einheit, der Produktbezeichnung, dem Anfrage-, Bestell- und Empfangsdatum. Die letzte Spalte enthält den Status, der über den Status der Bestellung informiert (Bestellen, Bestellt oder Empfangen).nbsp;

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In diese Tabelle können Sie Filter vom Typ “réceptionné”, “à commander” oder “commandé” einfügen, um direkt zu den gewünschten Informationen zu gelangen. 

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5. Mobile App – Smartphone oder Tablet 

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Die App ist mit iOS und Android kompatibel und kann auf Smartphones oder Tablets in Verbindung mit Die Arbeit der mobilen Techniker; verwendet werden. Diese Version ermöglicht es, Benachrichtigungen über Einsätze auf dem Smartphone zu erhalten, die Fahrzeit mithilfe der GPS-Lenkung von Waze zu optimieren und während des Einsatzes die Start- und Stopp-Funktion zu nutzen, die die Arbeitszeit misst.

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Auf diese Weise werden die Stundenzettel automatisch erfasst. Auch die Berechnung des Arbeitsaufwands und der Arbeitskosten erfolgt direkt aus der Anwendung heraus. 

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Dann haben die Techniker von der mobilen Version aus Zugriff auf Standortinformationen, das elektronische Wartungsbuch für Anlagen und Geräte sowie auf Formulare. Sie können auch Anhänge (Pläne, Anleitungen und andere Arten von Dokumenten) einsehen.

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Diese Variante bietet die Möglichkeit, Einsatzberichte (präventiv und kurativ) oder Bilanzen per Spracherkennung einzugeben und sogar Fotos hinzuzufügen und die Unterschrift zu erfassen.

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Schließlich kann auf die Artikelbasis, die Angabe der im Einsatzbericht beanstandeten Teile und die Bestellung von Artikelvorräten zugegriffen werden. Selbstverständlich kann z. B. die Erstellung einer Folgemaßnahme mit Teilebestellung auch vom Smartphone aus erfolgen.

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Schließlich werden Rechnungen direkt auf der Website erstellt, verwaltet und versendet. 

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6. KPIs (Key Performance Indicators) und Statistiken

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Die KPI-Funktion (Key Performance Indicators) bietet Zugang zu grafischen Übersichten von Interventionen, aber auch zu Statistiken;Sie können auch eine Gesamtdarstellung nach Team, Techniker, Kunde und Standort für einen bestimmten Zeitraum mit der Möglichkeit des Vergleichs zwischen den Zeiträumen erhalten. Dies ermöglicht es, einen Gesamtüberblick über die Leistung des Unternehmens zu erhalten, den Beitrag jedes Einzelnen zu bewerten und dabei zu helfen, die Ziele zu erreichen.

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Daher ist es notwendig, eine Reihe von Indikatoren messen und verfolgen zu können, deren wichtigste sind: 

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  • Einsätze (Anzahl, Gesamtzeit, durchschnittliche Zeit)
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  • Abdeckung der vorbeugenden Instandhaltung
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  • Verhältnis vorbeugende/heilende Maßnahmen
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  • Zeit auf der Straße
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  • Einsatzzeit
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  • Deacute;lai der Lösungsfindung
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Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass die Erreichung Ihrer Ziele nicht nur von Ihrem Team (Außendienstmitarbeiter) abhängt, sondern auch von den Werkzeugen, die ihnen helfen, ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Eine gute Kontrolle der KPIs führt zum Erfolg und verschafft Ihnen einen Vorsprung gegenüber Ihren Konkurrenten.

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Die Zusatzmodule

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Einige CMMS bieten auch Zusatzmodule an, um eine maximale Abdeckung Ihrer Bedürfnisse zu gewährleisten. 
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7. Verwaltung von Installations- und Renovierungsarbeiten: Kostenvoranschläge und Baustellen

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Ihre Techniker kommen zum Einsatz, um bestehende Anlagen zu verlegen und zu warten. Aber nicht nur das. Sie installieren auch neue Anlagen oder renovieren bestehende Anlagen. In den beiden letztgenannten Fällen müssen Sie immer einen Kostenvoranschlag erstellen, bevor Sie mit dem Bau beginnen, um die Zustimmung Ihrer Kunden zu erhalten. Erst dann sind Sie in der Lage, die benötigten Materialien zu beschaffen, die Ressourcen zu mobilisieren und zu planen und den Bau zu beginnen. Das sind die Kunden. Das sind meine Standorte. Das sind meine Ausrüstungen. Es sind die mêmes piéces deétachacute;es. Sehr oft sind es meine Techniker.

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Sollten Sie Ihre Angebote also außerhalb des CMMS verwalten? Auf keinen Fall: Wenn Sie Ihre Angebote im CMMS verwalten, wird die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die Anwendung wird Ihre operativen Gewinnspannen kontrollieren. Sie wandelt den Kostenvoranschlag in eine Baustelle um, nachdem der Kunde ihn akzeptiert hat. Sie verwaltet die Bestellungen der Lieferanten. Sie plant die Baustellen und leitet die Aufträge an die Techniker weiter. Sie erstellen die Rechnungen für die einzelnen Bauabschnitte.

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Sie können einen neuen Kostenvoranschlag von Grund auf erstellen, einen vorhandenen Kostenvoranschlag duplizieren oder eine Vorlage aus der Vorlagenbibliothek verwenden. Es ist auch möglich, wiederzuverwendende Linien und komplette Bauwerke zu speichern. All diese Hilfen machen das Erstellen von Angeboten sehr schnell. Es können auch Beschreibungszeilen ohne Preise hinzugefügt werden und ... es ist sogar möglich, Artikel aus dem Produktkatalog auszuwählen.

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Nachdem Sie ein Angebot fertiggestellt haben, können Sie es direkt aus der Anwendung heraus per E-Mail an Ihre Kunden senden. Sie können jederzeit den Status der E-Mail sehen: gesendet, verteilt oder offen. Sobald Sie die Zustimmung erhalten haben, ändert sich der Status des Angebots in “akzeptiert&accute;”. Er wird zur Baustelle.

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Techniker können auch mobil Anfragen stellen und den Ursprung des Workflows überprüfen. Sie müssen die Anfrage dann nur noch bestätigen und in ein Angebot umwandeln.

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Baustelle geplant, Material bestellt, Ressourcen mobilisiert, Kunde über den Fortschritt informiert. Sie kontrollieren Ihre Gewinnspanne.

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8. Verwaltung der Rechnungsstellung 

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Die Rechnungsstellung für Verträge erfolgt automatisch. Die Indizes sowie die gespeicherten Neubewertungsformeln ermöglichen die automatische Berechnung der vertraglichen Neubewertungen. 

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Bei Interventionen werden die außerhalb des Vertrags durchgeführten Operationen automatisch im Hintergrund bewertet: Berechnung der Arbeitszeiten, der Kosten für die Platzierung. Bewertung der verwendeten Ersatzteile. Die so automatisch im Hintergrund erstellte Rechnung kann entweder sofort vom Techniker von seinem Handy aus übermittelt werden oder von seinem Manager validiert und per E-Mail verschickt werden. Sie können auch Rechnungen erstellen, einmalige Rechnungen planen oder Rechnungen duplizieren.

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Außerdem bietet Ihnen das CMMS die Möglichkeit, den Status von Dokumenten, die für Kunden bestimmt sind, zu verfolgen: in Vorbereitung, gesendet, akzeptiert, in Rechnung gestellt, teilweise berechnet etc.Sie können dann die Liste der Angebote einsehen und verwalten, welche Angebote korrekt geliefert wurden oder welche noch ausstehen, um die Nachverfolgung Ihrer Dienstleistungsangebote zu optimieren.

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Das CMMS ermöglicht es Ihnen, Rechnungsparameter wie Arbeitskosten, die Methode zur Berechnung der Kapitalkosten und den anwendbaren Mehrwertsteuersatz anzupassen, um sich an Ihre Arbeitsweise anzupassen.

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9. Verwaltung der Dokumentendatenbank

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Das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) und das CMMS lassen sich perfekt miteinander kombinieren.

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Sie können digitale Dokumente sehr einfach verknüpfen, teilen und archivieren. Die Dokumente werden dann zu einem integralen Bestandteil der von der Anwendung unterstützten Wartungsprozesse: Anreicherung der Datenbank der technischen Anlagen, Verwaltung der Eingriffe, Erstellung eines Angebots oder einer Rechnung usw.

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Das Speichern von Dokumenten wie Anleitungen, Zeichnungen, Stücklisten, Audits, Prüfberichten usw. ermöglicht die sofortige Weitergabe und Bereitstellung über die Desktop- oder Mobilanwendung. So sind die Dokumente auch über die Smartphones der Techniker zugänglich, die gerade im Einsatz sind. Manager und Techniker können jederzeit und überall auf Informationen zugreifen.

Die Dokumente können auch per E-Mail oder über das Portal weitergeleitet werden: Nichts ist einfacher, als das zu teilen, was Sie möchten, und es für Ihre Kunden zu veröffentlichen.

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10. Das Kundenportal

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Das Kundenportal unserer Lösung ermöglicht es Ihnen, Informationen, die Ihre Kunden betreffen und die sie möglicherweise benötigen, mit ihnen zu teilen.

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Ihre Kunden verfügen online über ihre eigene Vermögensdatenbank, d.h. über Informationen zu Standorten und Einrichtungen, einschließlich der elektronischen Wartungsbücher.

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Sie haben Zugriff auf die Kartografie ihrer Standorte. Sie können die Wartungsarbeiten, die Sie in ihrem Auftrag durchführen, in Echtzeit verfolgen. Nach Abschluss der Arbeiten haben sie sofortigen Zugang zu den Bilanzen, Fotos, verbrauchten Teilen und allen Messungen und Aufzeichnungen, die der Techniker vorgenommen hat.

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Die Annahme von Kostenvoranschlägen kann online erfolgen. Die Rechnungen können sie ebenfalls über die Plattform abrufen.

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Die Yuman Touch’  

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… und weitere Zusatzdienste mit unserem CMMS

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Intelligente Formulare

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  • Erstellung von Formularmodellen
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  • Befestigung des Modèle à der Intervention, à der Ausrüstung oder am Standort
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  • Veröffentlichung der Modelle (aktiv/inaktiv)
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  • Eingabe von Formularen in Mobilité
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  • Erfassung von Unterschriften
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  • Automatische Generierung des Berichts 
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  • Benachrichtigung und direkter Versand des Berichts an den Kunden 
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  • Ständige Online-Historie aller ausgefüllten Formulare für einen Standort oder ein éequipment 
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  • Die Formulare sind vollständig konfigurierbar 
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  • Unbegrenzte Anzahl von Modèles  
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Automatische Planung: Optimierung von Turnieren

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Optimieren Sie Ihre Tourenpläne und berücksichtigen Sie dabei die Einschränkungen Ihrer Kunden, Ihrer Operateure, des Verkehrs und Ihrer Ressourcen. Unsere automatische Planung greift auch in die Optimierung von Umsetzungen ein und ermöglicht die Lokalisierung von Technikern und deren Zielort. 

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Das Ziel: Planen Sie mehr Termine und führen Sie gleichzeitig weniger Vermittlungen durch. So gewinnen Sie an Flexibilität und damit an Qualität für Ihre Kunden. Unsere Lösung bietet Ihnen eine automatische Planung, deren Hauptfunktionen im Folgenden aufgeführt sind: 

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  • Algorithmus zur automatischen Optimierung der Planung
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  • Verarbeitung von kurativen und pr¨aventiven Eingriffen
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  • Berücksichtigung der Auslastung jedes Technikers 
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  • Géolokalisierung: Berücksichtigung der Entfernung zwischen den Standorten und der Verkehrszeiten
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  • Berücksichtigung von Kundenzwängen und möglichen Interventionszeiträumen 
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  • Berücksichtigung der Einschränkungen von Mitarbeitern: Kompetenzen und Berechtigungen 
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  • Berücksichtigung der Arbeitsvorschriften
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Web und Mobile gut sûr!  

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In diesem Artikel haben wir die Dienste zusammengefasst, die jedes CMMS “state of the Art” bieten muss. Abschließend fügen wir hinzu, wie diese Funktionen bereitgestellt werden sollten.nbsp;

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Web und Mobile: Ist es notwendig, daran zu erinnern, dass es heutzutage keine Rettung für die Benutzer einer CMMS-Lösung gibt, wenn diese nicht nativ WEB und mobil ist?

Rechteverwaltung: Das CMMS bietet eine Verwaltung interner und externer Benutzerkonten und eine erweiterte Sicherheitsverwaltung, die es dem Administrator ermöglicht, die Nutzungsstufen und -rechte klar festzulegen.

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Mehrsprachigkeit: Dies ist ein Muss für große Projekte: Die CMMS-Lösung muss nativ mehrsprachig sein.

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Import/Export: Alle gespeicherten Daten wie Kunden, Standorte, Geräte, Artikel, Maßnahmen, Wartungspläne, Angebote, Rechnungen usw. aus und nach Excel importieren und exportieren zu können, ist von entscheidender Bedeutung.

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DSGVO: Die Lösung muss vollständig mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) konform sein.

Die Lösung muss mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) konform sein.

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