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Réussir la conduite du changement d’un projet de GMAO

Réussir la conduite du changement d’un projet de GMAO

Lundi 01 février 2021

La plupart des managers connaissent la gestion du changement et savent que le succès d’un projet d’entreprise repose sur la façon dont celui-ci va être anticipé et correctement conduit. Dans cet article, nous allons vous présenter, sous forme d’une check-list de questions à se poser, comment organiser le changement pour faire de son projet de mise en œuvre d’une nouvelle GMAO, ou solution de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, un complet succès.

> 8 actions pour réussir le lancement de sa GMAO

L'élément humain est capital pour parfaitement réussir le déploiement d'une GMAO dans son entreprise, et dès l'amont du projet, qu'il s'agisse de remplacer une GMAO vieillissante, ou d'une première mise en place, vous allez être amené à conduire une analyse détaillée du niveau d'acceptation des futurs utilisateurs et acteurs concernés par le projet. Pour cela vous devrez établir la liste des facteurs de risques et des facteurs de succès.

Check-list avant lancement de la GMAO

Afin de vous aider à réaliser ce travail, nous détaillons dans cet article la check-list à préparer :

✔️   Existe-t-il une vision commune quant à la ligne directrice du projet à long terme et la manière dont la GMAO retenue s’intègre à cette démarche, est-elle claire pour tous les acteurs ?

✔️   Y-a-t-il ou y-aura-t-il des signes forts de soutien de la part de la direction avant, pendant et longtemps après l'installation de la solution ? 

✔️   Qu'en est-il également de l’approbation et du soutien du management intermédiaire ?

✔️   Les personnes chargées de la mise en œuvre du changement comprennent-elles et acceptent-elles le changement en question ?

✔️   Y-a-t-il des cadres supérieurs qui ont été retirés de leurs fonctions habituelles pour être mis à disposition du projet afin de pouvoir se concentrer sur le suivi de son déroulement et son succès ?

✔️   Des ressources suffisantes ont-elles été allouées à la mise en œuvre de la GMAO : cela inclut les ressources humaines, les équipements, les installations et les services externes ? Les missions confiées à l’intégrateur (qui peut-être l’éditeur de la solution) ont-elles été clairement définies ?

✔️   A-t-on alloué suffisamment de temps pour une mise en œuvre réussie ? En règle générale, il faut compter entre 6 et 18 mois pour le déploiement complet d’un logiciel de GMAO.

✔️   A-t-on alloué spécifiquement un budget à la conduite du changement et est-il suffisant ?

✔️   Des indicateurs de performance ont-ils été prévus pour déterminer si la mise en œuvre de la GMAO est une réussite ? 

✔️   Existe-t-il un plan de communication mis à jour régulièrement, transmis à l’ensemble des parties prenantes et prévoyant un mécanisme de retour d'information (le feedback des early adopters au sein de l’entreprise) vers la cellule de gestion de projet ?

✔️   Quel est le niveau de formation prévu pour chaque groupe concerné, techniciens, managers, administratifs en ce qui concerne la nature et les avantages des changements prévus ? 

✔️   A-t-on prévu une résistance aux changements provoqués par la mise en œuvre de la GMAO ? Existe-t-il un plan pour gérer cette résistance ?

✔️   Existe-t-il des primes, des incentives pour les premiers adeptes du changement ?

✔️   Les clients sont-ils concernés par les changements prévus ? Est-il besoin de les en informer ? Le projet comporte-t-il un risque d’impacter leur satisfaction et existe-t-il un plan pour atténuer ce risque s’il est existant ?

Si vous avez une réponse claire à toutes les questions ci-dessus, vous êtes en bonne voie pour réussir votre projet de mise en œuvre de votre nouvelle solution de GMAO.

Le plan projet de la GMAO

De nombreuses mises en œuvre de GMAO restent encore basées sur un rythme et un planning dictés par la technologie, ce qui entraîne des problèmes de changement longtemps après le lancement de l’application. Les modules et les interfaces avec d'autres logiciels sont installés un par un, les développements et paramétrages sont transmis au fil de l’eau, les serveurs sont upgradés après constatation de lenteurs, etc.

Cette mise en œuvre de type technologique peut être très perturbatrice et engendrer une forte résistance de la part de toutes les parties prenantes. 

Ce type de scénario doit être évité au profit d’une approche centrée sur les utilisateurs. En effet, la stratégie la plus efficace consiste à établir un planning basé sur la préparation au changement, en priorisant la protection des utilisateurs et des clients contre tout impact négatif. Le plan projet doit ainsi prendre en compte toutes les mesures nécessaires pour se prémunir contre l'impact sur les clients et des plans d'urgence doivent être élaborés pour faire face à toute interruption de service.

La réussite du projet passe également par la préparation soignée d'un plan de communication, d'un plan de formation et d'un plan anticipant tout changement de l'environnement de travail, tels que le nouveau design du logiciel pour utilisation depuis un PC ou encore l’interface de la nouvelle application mobile pour les techniciens sur le terrain. Chaque plan doit être publié en amont afin que les salariés puissent être préparés. De très nombreux services, notamment la maintenance, l'exploitation, l'ingénierie, les finances, les achats, les ressources humaines et les systèmes d'information vont être concernés par les changements et doivent être intégrés le plus tôt possible dans le processus de réflexion, de choix et de migration.

Les autres parties prenantes telles que les fournisseurs ou les partenaires stratégiques doivent également ne pas être oubliés et être pris en compte et informés à l’avance.

Changer de GMAO : les acteurs

Pour gérer avec succès le changement et tirer le meilleur parti de votre GMAO, il est important de savoir repérer les différents acteurs de votre projet. Il est ainsi possible d’en distinguer plusieurs profils type : le sponsor, le champion, l’agent du changement, l’influenceur et la cible. Découvrons cela plus en détails ...

Le sponsor

La personne ou le groupe qui légitime le changement est appelé le sponsor. Il est porteur de la vision et détient la motivation et le pouvoir de faire du changement une réalité.

Le champion

Le champion est un agent du sponsor qui conduira efficacement le changement à tous les niveaux. Dans les petites entreprises, le champion et le sponsor peuvent être la même personne. Choisissez un champion qui a de l'expérience dans l'organisation et qui est crédible auprès de la direction et des salariés des départements d'exploitation et de maintenance. Il est préférable qu'il s'agisse d'un responsable hiérarchique des opérations afin de garantir une adhésion maximale.

L’agent du changement

Une personne ou un groupe qui met en œuvre le changement est appelé agent de changement. Il s'agit des ressources utilisées par le champion en tant que membre de l'équipe projet.

L'influenceur

Les personnes qui souhaitent le changement mais qui n'ont pas le pouvoir de parrainage et ne sont pas des cibles directes, sont appelées influenceurs. Un influenceur peut être toute personne qui mesure la valeur du changement ; par exemple des champions d'autres divisions qui ont vécu un changement similaire avec la même solution applicative et en connaissent l’apport de valeur.

La cible 

Le groupe qui est amené à changer est appelé la cible. Pour qu'une mise en œuvre de GMAO soit réussie sur le long terme, la cible ne doit pas se limiter aux membres du service de maintenance, et doit être élargie à l’ensemble des acteurs concernés par le nouveau système de la direction aux responsables administratifs des fonctions support.

Conclusion

Si vous respectez cette démarche projet vous pouvez être assuré de réussir votre mise en œuvre de la solution de GMAO avec des bénéfices à court, moyen et long terme sur la compétitivité de votre entreprise. Well done! 

Un élément essentiel et qui doit également être pris en compte est que les GMAO basées sur les technologies de dernières génération telles que le cloud computing, les réseaux mobiles, une expérience utilisateur user-friendly, et qui savent également proposer des démarrages beaucoup plus aisés qu'auparavant à leur client permettent des démarrages beaucoup plus rapides et simples à leur clients. Ces GMAO intègrent désormais des processus de setup, de formation des utilisateurs et de reprises de données qui accélèrent les projets et facilitent l’accompagnement au changement en favorisant une appropriation quasi-immédiate de la solution par l’ensemble des acteurs.

 

A Yuman notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. N'attendez plus : démarrez un essai gratuit de la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

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Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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