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Le meilleur logiciel de GMAO

Le meilleur logiciel de GMAO

Dimanche 02 mai 2021

Nos échanges quotidiens avec des entreprises en recherche de la meilleure GMAO, pour mémoire les GMAO sont les solutions logicielles de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, nous permettent de mesurer la difficulté que rencontrent les décideurs pour choisir la meilleure GMAO. Découvrons dans cet article ce qui constitue l'apha et l'omega du meilleur logiciel de GMAO.

Nous allons en effet nous attacher ici à lister les exigences techniques et fonctionnelles que devra respecter une solution de gestion de maintenance en mesure de prétendre à être la meilleure GMAO. Cette liste a été élaborée de la façon la plus exhaustive possible afin de vous aider dans votre décision. Vous n’aurez pas forcément besoin de l’ensemble des fonctionnalités. Toutefois la présence de ces fonctionnalités démontre le sérieux de la GMAO que vous étudiez et, votre maturité en termes de maintenance étant susceptible d’évoluer, vous souhaiterez certainement activer dans un avenir plus ou moins proche certaines de ces fonctionnalités. 

Nous vous invitons évidemment à réaliser un test approfondi de la solution que vous envisagez. Ce test vous permettra d’évaluer la solution de GMAO retenue dans le contexte réel de votre entreprise, d’en valider ses performances, sa stabilité, sa complétude, sa facilité de mise en oeuvre, sa simplicité d'utilisation….

Sommaire : ce que doit couvrir le meilleur logiciel de GMAO


Exigences techniques

  • Les éléments de la modernité

Personnalisation, digitalisation, mobilité

Exigence fonctionnelles

  • Gestion du patrimoine et des équipements
  • Plans de maintenance
  • Gestion des demandes d’interventions curatives
  • Gestion des travaux
  • Suivi budgétaire de la maintenance et des travaux/chantiers
  • Gestion des événements
  • KPI, Rapports et tableaux de bord

Conclusion

Exigences techniques de la meilleure GMAO

Le non respect d’un des critères ci-dessous doit directement exclure la solution de GMAO envisagée de votre choix. Elle ne pourra aucunement prétendre au titre de meilleure GMAO et ne pourra vous délivrer la valeur que vous attendez de votre projet. Il est essenttiel de vous orienter vers une GMAO de dernière génération. Elle sont plus sûres, plus simples, plus évolutives, et une GMAO qui ne mobilise pas le cloud, les réseaux 4G/5G ou encore le mobile est aujourd'hui condamnée.

Les éléments de la modernité

Le logiciel de GMAO doit être web et mobile.
Le logiciel de GMAO doit être basé dans le Cloud et délivré en SaaS (Software as a Service).
La meilleure solution de GMAO doit obligatoirement avoir été développée avec des technologies de dernière génération correspondant à l’état de l’art du génie logiciel.
L’application doit offrir un taux de disponibilité supérieur à 99,9 %.
Le design doit être up-to-date et comparable à ceux rencontrés sur les applications de type réseau social.
Appropriation immédiate et facilité d'utilisation : l’application doit être immédiatement utilisable sans avoir besoin de passer par une séance de formation. Cela est tout particulièrement vrai pour l’application mobile.
Les accès doivent être nominatifs personnalisés sécurisés par utilisateur : login et mot de passe.
La GMAO doit être multilingue nativement.
L’application mobile doit être une web app ne nécessitant aucun chargement particulier.
L'application mobile doit pouvoir continuer de fonctionner en mode déconnecté avec synchronisation en tâche de fonds non bloquante pour l’utilisateur.

La meilleure GMAO : personnalisation, digitalisation, mobilité

Gestion d’arborescence du patrimoine : la solution doit permettre de constituer et de gérer des arborescences sophistiquées pouvant être :

  • Des lieux d’intervention : site, bâtiment, étages, zones, etc. Ces emplacements peuvent être décomposés en sous-emplacements sans limitation
  • Des installations : c’est un équipement avec un ensemble de sous-équipements constitutifs. Ces installations peuvent être décomposées en sous-installations sans limitation
  • Des réseaux : ces systèmes peuvent être également décomposés en sous-systèmes sans limitation

Traçabilité des modifications : chaque modification d’objet ou de création d’un nouvel objet doit être tracée (login compte utilisateur) afin de pouvoir suivre le journal des modifications et assurer la parfaite intégrité de la base de données.

Signature : Il doit être possible de capter une signature du demandeur, du client, du gestionnaire, du résident, de l’opérateur, etc. selon les cas à  la clôture du bon d’intervention, sur les formulaires réglementaires.

Duplication d’objets : il doit être possible à un utilisateur de dupliquer un objet (par exemple : un contact, un site, un équipement, une intervention, etc.), d’en personnaliser le contenu, de rendre des champs obligatoires ou d’en faire disparaître. 

Personnalisation : la GMAO, là encore pour prétendre à être la meilleure GMAO, doit offrir de larges possibilités de personnalisation : chaque objet peut être modifié par un administrateur sans qu’il lui soit nécessaire de faire intervenir l’équipe de développement. Chaque workflow doit également pouvoir être modifié pour parfaitement s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise ou service. Les planning peuvent être choisis parmi différents modèles. L’application de GMAO doit être parfaitement modulable afin d’activer uniquement les modules nécessaires à un service en fonction des attentes utilisateur.

Gestion électronique des documents : Il doit être possible de centraliser de façon tous les documents dans la base de données sous la forme de liens hypertexte ou stockage directement dans la base de données. Plusieurs types de fichiers doivent être autorisés : pdf, photos, Excel, Word, etc. L'information doit être directement accessible depuis chaque objet : client, site, équipement, contrat, intervention, mais également à partir d’un repository.

La force de cette GED est de structurer fortement le classement des documents en fonction des objets auxquels ils se rapportent et de rendre ces documents accessibles en mobilité aux techniciens lorsque ceux-ci se retrouvent face à l'équipement à réparer ou à entretenir. On parle ici de Gestion Electronique de Documents Intelligente (GEDI)

Mobilité : l’application mobile doit fonctionner en mode connecté et en mode déconnecté, les données restant toujours disponibles, même en mode hors connexion. La synchronisation des données sur le mobile ou la  tablette se fait en temps réel en mode connecté ou en différé mais automatiquement lorsque le device retrouve un réseau wireless de qualité pour réaliser cette action.

L’application mobile doit pouvoir être paramétrable afin de s’adapter exactement aux usages de l’entreprise en termes de partages d'information. Un gestion fine des permissions spécifiques de chaque technicien doit également être possible. 

Les fonctionnalités devant être rendues mobile pour que la solution puisse prétendre à obtenir le label de meilleure GMAO :

  • Accès au planning des missions
  • Todo list de la journée de travail
  • Accès direct aux fonctions GPS
  • Accès aux sites
  • Accès aux équipements
  • Accès aux notices des équipements
  • Accès aux notices de sécurité
  • Accès au catalogue des pièces détachées et aux niveaux de stocks
  • Possibilité de modifier un équipement et d’en créer de nouveaux pour faciliter le recensement du parc
  • Saisie des comptes rendus d’intervention
  • Saisie des actions réalisées par cases à cocher
  • Saisie de données de comptage et de mesures de grandeurs
  • Prise de photos
  • Prise de signature
  • Enregistrement automatique des durées de travail
  • Enregistrement automatique des durées de déplacement
  • Création d’interventions de suite
  • Création de passages de suite

Exigences fonctionnelles de la meilleure GMAO

Gestion des équipements

Les exigences de la meilleure GMAO sur la gestion du patrimoine sont les suivantes :

Aptitude de l’outil à constituer des arborescences de sites et d’équipements
Possibilité de constituer des fiches techniques avec un contenu différent selon la technologie de l’équipement
Possibilité de personnaliser le contenu des dossiers équipements : informations techniques et administratives, historique technique, historique des coûts
Possibilité de lier des documents à un équipement
Possibilité de positionner les équipements sur des plans du site ou de la zone
Gestion de plusieurs compteurs sur un équipement
Conservation de l’historique des compteurs lors d’un échange de sous- ensembles
Possibilité de créer des procédures de sécurité automatiques pour les interventions d’un équipement à risque
Consolidation des historiques techniques et financiers vers les équipements de niveau supérieur

La recherche d’un équipement doit pouvoir être réalisée :

  • Par code
  • Par désignation
  • Par site
  • Par caractéristique technique
  • Par famille
  • Par date de mise en service
  • Par date de fin de garantie
  • Etc.

Un équipement attaché à un site doit pouvoir être déplacé vers un autre site, ses sous-éléments constitutifs devant le suivre. La fiche d'un équipement doit contenir des données de base et des données personnalisables

Les données de base doivent être :

  • Code
  • Désignation
  • Site de rattachement
  • Famille d’équipement
  • Marque
  • Statut
  • N° de série
  • Fabricant ou distributeur
  • Date de mise en service
  • Date de fin de garantie
  • Liste de ses pièces détachées 

Données spécifiques : il doit être possible de saisir des informations spécifiques dans des champs libres. Il doit être possible de filtrer sur ces champs. Ces champs doivent être de type : 

  • Texte et Texte fixe
  • Description
  • Nombre entier et Nombre décimal
  • Date et Date/Heure
  • Cases à cocher
  • Liste d’options
  • Photo

Il doit être possible d’attacher à un équipement des tableaux de comptages (temps de fonctionnement, nombre d’impulsions, distances, consommations, etc.), son plan de maintenance, la liste de ces pièces de rechange et de consommables, son historique d’événements et d’interventions curatives et préventives, autrement dit sont carnet d’entretien électronique. De plus ses indicateurs de performance doivent être directement accessibles :

  • MTBF - Mean Time Between Failure
  • MTTR -  Mean Time To Repair
  • Temps de disponibilité
  • Nombre de pannes sur une période données
  • Date de la survenue de la dernière panne
  • Etc.

Gestion des demandes d’interventions curatives

Il doit être possible de créer des demandes d'intervention curative. Il s'agit d'activités de maintenance non planifiées adressées au service de maintenance par le service de production dans le cas de la maintenance industrielle ou par un résident, un usager ou un gestionnaire de bâtiment dans le cadre de la maintenance immobilière et du property management.

Le demandeur doit pouvoir suivre le déroulement ou la prise en compte de sa demande.

La création d’une demande d'intervention doit pouvoir être réalisée depuis un poste fixe ou une application mobile dédiée.

La fiche de demande doit permettre la saisie :

  • Du site concerné
  • De l'équipement concerné
  • Du domaine concerné : électricité, chauffage, climatisation, ascenseur, etc
  • Du descriptif du problème ou du choix parmi une liste pré-établie
  • Des coordonnées du demandeur

Il doit être possible de prendre des photos et d’associer des documents permettant de caractériser le problème.

Accès à une liste contenant toutes les DI à traiter. Les données de la liste peuvent être triées et filtrées par: statut, criticité, date de la demande, jours de retard, fonction, localisation, équipement, demandeur, responsable.

Plan de maintenance

Les plans de maintenance doivent se décomposer en trois niveaux :

Les gammes opératoires élémentaires
Le bon d’intervention préventive
Le calendrier des travaux

Le plan de maintenance rattaché à une famille ou à un type d'équipement doit être dynamique : une modification du plan se propage automatiquement à tous les équipements liés.

La bibliothèque de gammes de maintenance doit reprendre pour chaque gamme :

  • La liste des tâches à exécuter ou les points à contrôler (check-lists)
  • La Liste des valeurs à relever
  • Les pièces de rechange nécessaires à l’opération
  • Les consommables nécessaires à l’opération
  • Les matériels nécessaires à l’opération
  • Le temps prévu de réalisation
  • Les notices associées
  • Les formulaires à enregistrer

Un Bon d’intervention porte quant à lui sur la description d’une ou plusieurs tâches à réaliser sur un équipement. Il doit comprendre :

  • La gamme de maintenance (avec héritage des informations décrites ci-dessus)
  • Les consignes de sécurité
  • Les documents nécessaires à l'exécution du travail
  • Les ressources humaines et prérequis associés : compétence, habilitation, métier
  • Les matériels nécessaires et les moyens
  • La durée d'arrêt de l’équipement

Plusieurs stratégies de déclenchement d'une intervention préventive doivent être possibles :

  • Périodique glissant : par exemple contrôle ascenseur toutes les 6 semaines jour pour jour
  • Périodique non glissant : passage tous les mois
  • En fonction d'un compteur : par exemple horamètre, entretien toutes les 200 heures de fonctionnement

Il doit être possible de déclencher et de planifier automatiquement ou manuellement une intervention curative lors d’un entretien ou d’un contrôle. Le lien entre les deux interventiions devant être maintenu.  

Gestion des travaux/chantiers

Notre meilleure GMAO doit délivrer les services suivants :

  • Planning partagé et mis à jour à temps réel par l’ensemble des acteurs permettant de visualiser l’activité de l’ensemble des équipes techniques avec possibilité de modifier ou déplacer une tâche graphiquement, par glisser déplacer
  • Auto-refresh des plannings affichés sur les écrans des planificateurs
  • Listes d’interventions triables et filtrables par : statut, criticité, date de la demande, jours de retard, fonction, localisation, équipement, demandeur, responsable, intervenant.
  • Il doit être possible de planifier les ressources : matériel, personnel ou prestataire avec prise en compte des commandes en cours avec date prévue de livraison.
  • Les congés et absences sont gérés par technicien
  • Des astreintes peuvent être gérées par technicien
  • Un plan de charge automatiquement mis à jour permet de mesurer la répartition des travaux par semaine, mois, intervenant, etc
  • Rapport d’intervention paramètrable et disponible automatiquement après l'exécution de la mission. L'utilisateur doit pouvoir renseigner les champs, les check-lists ou relevés de mesures, la durée de travail, ajouter des commentaires (texte libre) et des photos

Le logiciel doit comprendre un workflow paramétrable permettant de prendre en compte :

  • Les phases du processus de maintenance curative et préventive
  • Les besoins d’intégrité et de contrôle des données saisies,
  • Les spécificités par utilisateur et groupe d’utilisateurs
  • Les règles d’exceptions et les sauts conditionnels
  • Le travail collaboratif permettant à  plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document ou sur une même phase de workflow
  • Les besoins en communication mode push : SMS, notifications, Emails et pull : portail invité

Suivi budgétaire de la maintenance et des travaux/chantiers

La GMAO doit permettre de suivre le budget et le coût de l'activité de maintenance par période comptable (OPEX).

La solution de GMAO doit également permettre de suivre le budget et le coût du renouvellement des équipements par période comptable (CAPEX).

Pour mémoire la définition de Wikipedia est : Les OPEX ou dépenses d'exploitation (de l'anglais operational expenditure) sont les charges courantes pour exploiter un produit, une entreprise, ou un système. Les CAPEX ou dépenses d'investissement (de l'anglais capital expenditure) se réfèrent aux immobilisations, c'est-à-dire aux dépenses qui ont une valeur positive sur le long terme.

Gestion des évènements

Le logiciel devrait permettre la saisie et le suivi des événements tels que pannes, défaillances, réclamations client, etc. Nuançons toutefois cela : le logiciel pourra tout à fait se prévaloir du titre de meilleur logiciel de GMAO sans pour autant proposer ces fonctionnalités qui restent du domaine du “nice to have”.

Pour les solutions offrant ce service, les événements doivent pouvoir être remontés automatiquement depuis un Système de contrôle et d'acquisition de données, ou logiciel SCADA, un logiciel de Gestion Technique Centralisée ou de Bâtiment (pour découvrir la nuance entre une GTB et une GTC rendez-vous sur notre article précisant les avantages d’une telle intégration) voire encore d’un logiciel CRM pour Customer Relationship Management

Le logiciel devrait également permettre de déclencher des actions automatiques suite à la réception d’un événement :

  • Enregistrement automatique de l’événement dans la GMAO
  • Validation et acquittement par un responsable habilité
  • Ou déclenchement automatique d’un scénario pré-établi pouvant aller jusqu’à la création automatique et l'affectation au bon technicien d’une intervention curative
  • Suivi du traitement jusqu'à la clôture de l’incident

La structure d'un événement doit être du type suivant :

  • Equipement concerné
  • Nature de l'événement
  • Description de l’événement
  • Horodatage : Date/heure/minute du déclenchement
  • Priorité de l’événement
  • Intervention nécessaire ou action à entreprendre
  • Délai d'intervention ou d’action

Tous les événements en cours doivent être affichés dans une liste directement accessible présentant leur état d’avancement. C’est le fil de l’eau. Tous les événements terminés doivent être historisés.

KPI, rapports et tableaux de bord

Si le meilleur logiciel de GMAO doit être capable de restituer les principaux indicateurs de maintenance, il ne doit pas se substituer à un outil complet de BI (Business Intelligence). Pour les utilisateurs friands d’analyse très poussée et qui ont le temps de réaliser de telles analyse - notre conseil sur ce point étant toujours de mesurer le bénéfice/coût de telles opérations - la GMAO doit être en mesure d’exporter l’ensemble des données collecter et de les passer à un outil de BI. Listons les principaux indicateurs de maintenance :

Toutes les interventions pour une période sélectionnée doivent être prises en compte avec leur statut respectif (Planifié, En cours, Clôturé). Possibilité de réaliser des filtres par statut de l’intervention. 

Les indicateurs sur le parc d’équipements

  • Durée de fonctionnement : Somme des temps théoriques de fonctionnement des équipements respectifs
  • Nombre d'arrêts : Nombre d'arrêts préventifs et correctifs réalisés
  • Durée d'arrêts : Somme des temps d’arrêts préventifs et correctifs réalisés
  • MTBF = Mean Time Between Failure (Temps Moyen de Bon Fonctionnement).
  • MTTR = Mean Time To Repair (Temps Moyen Pour Réparer)
  • FMD : Fiabilité, Maintenabilité, Disponibilité
  • Fiabilité = Taux de défaillance = 1 / MTBF
  • Maintenabilité = Taux de réparation = 1 / MTTR
  • Disponibilité = MTBF / (MTBF + MTTR)

Les indicateurs de management d’équipe 

Intervenant : synthèse des interventions regroupées par intervenant : intervenant, temps prévu, coût prévu, temps réalisé, coût réalisé
Contribution de chaque membre de l’équipe
Comparaison de la productivité entre différentes équipes

Les indicateurs sur l’historique des travaux/chantiers

Possibilité de réaliser un filtre sur le statut. Les informations suivantes doivent être restituées : 

  • Date de début
  • Date de fin
  • Statut
  • Type d'intervention
  • Urgence (ou niveau de service lié à un SLA : Service Level Agreement)
  • Équipement (code, nom)
  • Type d'équipement
  • Famille d'équipements

Les indicateurs sur les évènements

Tous les événements doivent être pris en compte avec leur statut respectif  (A faire, En cours, Annulé, Clôturé). Possibilité de réaliser un filtre sur le statut. Les informations suivantes doivent être restituées :

  • Type d'événement
  • Durée de traitement (entre l'apparition de l’événement et la clôture des actions déclenchées)
  • Priorité
  • Équipement / Type d'équipement
  • Codes de panne / incident : symptôme, cause, effet

Synthèse des interventions regroupées par équipement. Cette analyse permet de détecter les équipements les plus coûteux en termes de maintenance. Possibilité de réaliser un filtre sur le statut. Les informations suivantes doivent être restituées :

  • Équipement
  • Temps main d’œuvre
  • Coût interne main d’œuvre
  • Temps sous-traitance
  • Coût sous-traitance
  • Coûts matériels et pièces
  • Temps arrêts
  • Coût arrêts
  • Coût Total

Les indicateurs sur la réactivité des intervenants

Permet de mesurer la réactivité des intervenants. Possibilité de réaliser un filtre sur le statut. Les informations suivantes doivent être restituées :

  • Équipement
  • Famille d'équipement
  • Type d'intervention
  • Urgence (ou niveau de service)
  • Délai de réactivité : Date/Heure de fin de la DI - Date/Heure
  • Tendance de l’évolution du délai de réactivité

Les indicateurs de taux de couverture du préventif / Plan de charge

Permet d’analyser la quantité de travaux réalisés et à réaliser sur une période. Les informations suivantes doivent être restituées :

Nombre d'interventions à réaliser : Nombre total d'occurrences de maintenance préventive prévues dans la période sélectionnée
Nombre d'interventions réalisées : Nombre d'occurrences transformées en interventions et clôturées
Nombre d'interventions non réalisées : Nombre d'occurrences qui n'ont pas été transformées en interventions sur la période sélectionnée, ou qui ont été transformées mais non exécutées
Interventions en cours : Nombre d'occurrences transformées en interventions dont l'état est en cours d'exécution ou interrompu.

Conclusion

Félicitations ! Vous avez atteint la conclusion et vous avez maintenant une idée précise de ce que doit couvrir la meilleure solution de GMAO, avec quelles technologies elle a été développée, dans quel mode elle est délivrée. Elle doit être résolument web, mobile, très facile à utiliser tout en couvrant un très large périmètre fonctionnel. En bref l’éditeur vers lequel vous allez vous tourner aura dû prendre en compte une complexité réelle, à savoir le domaine de la maintenance curative et préventive, être capable de gérer des services de grande taille, jusqu’à plusieurs milliers d’utilisateurs techniciens, managers et demandeurs, tout en apportant simplicité, fluidité, partage et collaboration. Tout un programme et un sacré challenge auquel très peu d’éditeurs sont en capacité de répondre parfaitement. Être le meilleur logiciel de GMAO : ça se mérite !

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