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La GMAO vainqueur d’Excel par KO !

La GMAO vainqueur d’Excel par KO !

Mardi 31 mars 2020

L'utilisation d'Excel ou de tout autre tableur pour gérer ses interventions voire sa maintenance présente de nombreux risques qu’il est essentiel de bien identifier. Nous allons nous attacher dans cet article à présenter les limites des feuilles de calcul en comparant leur possibilité avec les apports réels d’une solution métier dédiée telle qu’une GMAO web & mobile de dernière génération.

> Le digital au service de la maintenance

Avec l’invention de Visicalc en 1979 par Dan Bricklin, programme qui sera à l’origine du succès de l’Apple II, c’est une nouvelle famille de logiciels qui voit le jour. Selon Wikipedia : “ Une feuille de calcul est une table (ou grille) d'informations de toutes natures : données industrielles, scientifiques, commerciales, comptables, financières, statistiques, données métiers, etc. “. Lotus, Multiplan puis Excel, qui raflera définitivement le marché en 1985, ont participé en leur temps à l’immense adoption des tableurs par des millions d’entreprises de toutes tailles à travers le monde.

Mais attention ! Les tableurs, qui ont désormais plus de quarante ans, ont été depuis largement dépassés par les solutions métier de dernières générations. Continuer à les utiliser pour ce qu'ils ne sont pas faits peut constituer un réel danger pour l'entreprise : cloisonnement et désorganisation de l’information éparpillée, manque de collaboration, aucune mobilité, fonctionnalités rudimentaires, capacités multimédia restreintes, entrainant manque de productivité, risques majeurs quant à la sécurité des données et pertes de compétitivité.

Nous allons voir dans cet article que cela est particulièrement vrai dans l’univers de la maintenance pour lesquelles les solutions de GMAO web & mobiles de dernière génération ont définitivement mis les tableurs à la retraite.

Les 8 limites d'Excel

1. Centraliser les données : les sites, les équipements installés, les pièces détachées

L'un des principaux inconvénients d’Excel est la retranscription perpétuelle des données. Quelqu'un doit constamment collecter et transmettre l’ensemble des informations à stocker que ce soit un appel téléphonique, un bon de travail papier, un fax ou une conversation sur le terrain. Ainsi, le nombre de re-saisies sur Excel est incroyablement élevé : même en ayant automatisé certains tableaux et formules, cela reste une étape très fastidieuse où le risque d’erreur est fort, d’autant plus lorsque l’on doit traiter de grandes quantité de données. Non seulement vous perdez un temps précieux mais cela entraîne une désynchronisation de l’information qui amène à l’oubli et la perte de données.

Et avec une GMAO : La transmission de l’information en temps réel via une une base de donnée centralisée vous évite de devoir gérer continuellement le flux d’information et les demandes car les utilisateurs ont la possibilité de consulter et d’alimenter eux-mêmes toutes les données essentielles des sites, des équipements et des pièces détachées de manière autonome. Par exemple, pour une demande d’intervention émise par un occupant ou un responsable de site, le système enverra la requête au manager qui recevra automatiquement une notification. Il lui sera alors possible de consulter, de répondre et d’affecter immédiatement la tâche au technicien disponible rapidement, le plus proche, le plus compétent pour traiter cette demande dans les meilleurs délais, via son interface utilisateur.

2. Optimiser la planification des missions de maintenance

Prévoir des interventions de maintenance à l’avance est essentiel si l’on veut pouvoir organiser son planning et gérer ses effectifs de manière optimale. Il faut aussi être capable de faire preuve de réactivité face à des imprévus. A ce niveau, Excel n’est seulement bon qu’à servir de calendrier fixe où l’on peut noter les dates des interventions à venir.

Et avec une GMAO : En vous connectant à un planning dynamique, vous pouvez ajouter et déplacer vos interventions en fonction de vos contraintes. Les équipes sont alors automatiquement informées via leurs mobiles de tout changement de leur emploi du temps. Le bon déroulement de vos opérations est consultable en temps réel, chaque technicien mettant constamment à jour l’état d'avancement de ses tâches sur son mobile.

3. Communiquer avec le terrain en temps réel

Communiquer avec vos équipes sur le terrain est essentiel pour coordonner vos actions et transmettre des ordres directs. Par Excel, il vous est impossible d’établir un mode de communication efficace. 

Et avec une GMAO : Fini les oublis et la perte de temps ! Il vous est possible d’envoyer tous les renseignements que vous désirez par l’application pour faciliter la vie de vos techniciens : notices de matériel, conseils et indications spécifiques, devis et formulaires, etc. Ils seront alors immédiatement alertés de vos messages par une notification.

4. Collecter les informations depuis le terrain

Lorsqu’une opération de maintenance est en cours ou terminée, il est indispensable de remonter les informations et les documents nécessaires à sa clôture, photos, bilan, liste d’actions réalisées, prise de mesures, pièces détachées ou consommables utilisés, signatures client, mais encore facture, feedback client, formulaires spécifiques ou besoin de commander de nouvelles pièces détachées ou d’établir un devis. Pour tout cela Excel ne sera d’aucune utilité. Tout devra être noté sur un document papier puis ressaisi !

Et avec une GMAO : En utilisant un logiciel de GMAO récent, vous disposez d’une application mobile permettant au technicien de collecter toutes ces infos depuis le terrain. Il peut le faire connecté ou non à partir d’un simple mobile. L’écart entre Excel et la GMAO est ici immense ...

5. Communiquer avec les clients et les demandeurs

Avoir de bonne relations avec ses clients est essentiel. Pour cela, une communication active entre votre entreprise et les demandeurs doit être établie en leur donnant accès aux plannings d’intervention sur leur site, à leurs devis et leurs contrats. Avec Excel, il est seulement possible de leur envoyer les fichiers par e-mail. Cela représente une masse de travail colossale puisqu’il faut retransmettre tous les fichiers à chaque modification ou chaque ajout de document dans le dossier.

Et avec une GMAO : Il est possible de créer un compte spécifique à chaque client leur permettant d’avoir accès à toutes les informations que vous voulez leur partager. Il leur suffit d'accéder à leur compte en ligne pour suivre et gérer leurs demandes d’intervention.

6. Historiser et capitaliser sur les interventions réalisées

Avec Excel vous allez continuer à utiliser des bons d’interventions papier qui seront très souvent jetés ou stockés dans une armoire avec des milliers d'autres. Les retrouver pour réutiliser une information ou un document associé devient très vite compliqué. Même si vous enregistrez ces données dans Excel, elles sont toujours sujettes à des erreurs ou à des suppressions. Cela peut devenir encore plus préoccupant lorsqu’il s’agit de devis, de contrats ou de garanties de votre matériel.

Et avec une GMAO : toutes les informations sont enregistrées et conservées en ligne garantissant leur traçabilité, leur pérennité et leur réutilisation ultérieure. Les interventions réalisées viennent mettre à jour le plan de maintenance, les articles utilisés sont décrémentés du stock les indicateurs et statistiques sont construits automatiquement. De plus, les données étant toujours rattachées les unes aux autres leur qualité s’en trouve automatiquement renforcée. Ainsi, vous historisez sans traitement supplémentaire les interventions passées, vous managez aisément le travail en cours, vous regardez vers l'avenir et anticipez les besoins futurs directement dans le système en toute sérénité.

7. Accéder aux informations en tout lieu, depuis tout device

Le besoin d’accéder à son planning, à l’historique d’un équipement, aux modes d’emplois, à la base de données des articles, des stocks, des clients est permanent pour tout technicien en déplacement. Trouver ces informations sur un fichier Excel lorsque l’on est en intervention sans avoir accès à un poste fixe est presque impossible et très frustrant. Pour vous, cela signifie des allers-retours supplémentaires, des appels téléphoniques constants avec vos techniciens ou encore l’utilisation d’une multitude d’outils disparates pour expliquer ce qui doit être fait.

Et avec une GMAO : Grâce à la GMAO, que vous soyez manager ou technicien, vous pouvez vous connecter à votre interface utilisateur depuis n'importe quel appareil fixe ou mobile. Cela vous donne accès à toutes les informations nécessaires, à tout moment et en tout lieu et avec les meilleures applications mobiles vous y accéder même hors réseau : Pas de connexion ? Aucun problème ! Ainsi, vous et votre équipe disposez de toutes les données essentielles pour gérer les interventions et les demandes de manière autonome.

8. Générer des rapports et disposer de KPI

Avoir une vision d’ensemble de tous les indicateurs de votre entreprise est primordial si vous voulez être sûr de prendre les meilleures décisions pour votre société. Obtenir un aperçu global de votre activité n'est pas évident - voire presque impossible - depuis Excel. Même si vous êtes en mesure de produire des rapports et des tableaux de bord, ils devront être continuellement mis à jour et recréés lorsque de nouvelles données entreront dans le système.

La réponse de la GMAO : les rapports et les tableaux de bord peuvent être générés automatiquement, en temps réel à partir des données collectées depuis le terrain. Les KPI, Key Performance Indicators, sont ainsi en permanance accessibles. Vous pouvez utilisez ces rapports pour faciliter votre prise de décisions et adapter votre stratégie de maintenance ou d'investissement. Manager vos équipes, surveiller vos équipements, analyser la performance global du service et la contribution de chacun devient un jeu d'enfant avec une GMAO offrant ces fonctionnalités. Il vous est même possible de consulter ces statistiques et dashboards lorsque vous êtes sur le terrain, ce qui renforce encore votre contrôle.

GMAO, la meilleure solution à valeur ajoutée 

Alors oui, si Excel peut encore servir à faire des plannings ou des listes d’équipements basiques, il ne peut s’agir que d’une solution temporaire de court terme qui doit rapidement vous conduire à adopter une véritable GMAO. Un logiciel doit être utilisé pour ce pourquoi il a été conçu. Et pour gérer ses opérations de maintenance, rien ne remplace un logiciel dédié spécialement conçu pour cela : la GMAO ?

Pourtant, force est de constater que toutes les entreprises n’ont pas encore sauté le pas. Le temps nécessaire pour le choix d’une solution, sa mise en place, le chargement des données, la formation des équipes en sont les freins majeurs. Et il est exact, alors qu'elles sont censées faciliter le travail des opérateurs de maintenance, que certaines solutions d’ancienne génération, peu adaptables, à la mobilité rudimentaire, complexes et lourdes ne vont pas être capables de répondre aux attentes des utilisateurs.

La GMAO se démarque grâce à sa complétude fonctionnelle, sa grande facilité d’utilisation, la qualité de son expérience utilisateur. La phase de démarrage a été particulièrement soignée pour être rendue simple et rapide. La possibilité d’en faire un test complet avant toute décision, les meilleures pratiques de la maintenance qu’elle propose, l’aide en ligne, les vidéos, le paramétrage étendu directement manageable par l’administrateur, le suivi, les conseils et l’accompagnement par un expert si nécessaire, assurent un onboarding fluide permettant à l’entreprise de disposer pleinement de l’outil en quelques jours maximum. 

En mode déconnecté, l’application mobile reste fonctionnelle avec une synchronisation en arrière-plan sans interruption, garantissant aux techniciens une utilisation parfaitement fluide. Toutes les informations saisies, les photos, documents, matériels utilisés sont automatiquement sauvegardés, sans devoir les ressaisir manuellement dans un tableur ou une GMAO dépourvue de mobilité.

Voilà des possibilités essentielles, absentes des tableurs qui offrent à la GMAO une victoire par KO et envoient Excel au tapis !

 

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt.

 

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