CMMS besiegt Excel durch KO!

Dienstag 31 märz 2020

Die Verwendung von Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen zur Verwaltung von Wartungsarbeiten birgt zahlreiche Risiken, die unbedingt erkannt werden müssen. In diesem Artikel werden wir die Grenzen von Tabellenkalkulationen aufzeigen, indem wir ihre Möglichkeiten mit den tatsächlichen Vorteilen einer webbasierten und mobilen Lösung vergleichen, wie z. B. der neuesten Generation von CMMS Web & mobile CMMS.

👉 Die Digitalisierung der Instandhaltung

Mit der Erfindung von Visicalc im Jahr 1979 durch Dan Bricklin, einem Programm, das den Erfolg des Apple II begründen sollte, wurde eine neue Softwarefamilie ins Leben gerufen. Laut Wikipedia: “ Ein Arbeitsblatt ist eine Tabelle (oder ein Raster) mit Informationen aller Art: Industrie-, Wissenschafts-, Handels-, Buchhaltungs-, Finanz- und Statistikdaten, medizinische Daten usw. “. Lotus, Multiplan und schließlich Excel, das 1985 den Markt endgültig eroberte, waren zu ihrer Zeit à an der enormen Verbreitung von Tabellenkalkulationsprogrammen durch Millionen von Unternehmen aller Größenordnungen à weltweit beteiligt.

Aber Vorsicht! Tabellenkalkulationen sind mittlerweile über vierzig Jahre alt und wurden in der Zwischenzeit weitgehend von den neuesten Computerlösungen verdrängt. Sie weiterhin für etwas zu verwenden, wofür sie nicht gemacht sind, kann eine echte Gefahr für das Unternehmen darstellen: Abschottung und Organisation von Informationen, mangelnde Zusammenarbeit, keine Mobilität, rudimentäre Funktionalitäten, mangelnde Fähigkeiten;Multimedia-Funktionen, eingeschränkte Multimedia-Funktionen, was zu Produktivitätsverlusten führt, große Risiken für die Datensicherheit und Verlust der Wettbewerbsfähigkeit.

Wir werden in diesem Artikel sehen, dass dies besonders in der Welt der Wartung zutrifft, für die Die neuesten webbasierten & mobilen CMMS-Lösungen haben Tabellenkalkulationen endgültig in den Ruhestand geschickt.

Die 8 Grenzen von Excel

1. Daten zentralisieren: die Standorte, die éinstallierten éAusrüstungen, die Teile, die befleckt werden

Einer der größten Nachteile von Excel ist die perpunktuelle Abschrift der Daten. Jemand muss ständig alle Informationen sammeln und weiterleiten, egal ob es sich um einen Telefonanruf, einen Arbeitsauftrag auf Papier, ein Fax oder ein Gespräch vor Ort handelt. Selbst wenn Sie einige Tabellen und Formeln automatisiert haben, ist es immer noch ein sehr zeitaufwändiger Vorgang, bei dem das Risiko von Fehlern hoch ist, vor allem wenn Sie große Datenmengen verarbeiten müssen. Sie verlieren nicht nur wertvolle Zeit, sondern es kommt auch zu einer mangelnden Synchronisation der Informationen, was wiederum zu Vergessen und Datenverlust führt.

Und mit einem CMMS : Die Übermittlung von Informationen in Echtzeit über eine zentrale Datenbank erspart Ihnen die ständige Verwaltung des Informationsflusses und der Anfragen, da die Benutzer die Möglichkeit haben, die Informationen zu verwalten; Sie können alle wichtigen Daten zu den Standorten, Geräten und Räumen selbstständig abrufen und einspeisen. Wenn z. B. ein Bewohner oder ein Standortmanager eine Anfrage für einen Eingriff stellt, sendet das System die Anfrage an den Manager, der automatisch eine Benachrichtigung erhält. Der Manager kann dann über seine Benutzeroberfläche die Anfrage sofort einsehen, beantworten und dem am nächsten gelegenen, schnell verfügbaren Techniker zuweisen, der die Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten kann.

2. Optimieren Sie die Planung von Wartungsmissionen

Die Planung von Wartungsarbeiten im Voraus ist wichtig, um die Planung und das Personalmanagement zu optimieren. Sie müssen auch in der Lage sein, auf Ungenauigkeiten zu reagieren. In dieser Hinsicht ist Excel nur gut, wenn es als fester Kalender dient, in dem man die Termine für anstehende Maßnahmen eintragen kann.

Und mit einem CMMS : Indem Sie sich mit einem dynamischen Planer verbinden, können Sie Ihre Einsätze hinzufügen und verschieben, je nachdem, was für Sie wichtig ist. Die Teams werden dann automatisch über ihre Mobiltelefone über jede Änderung ihres Zeitplans informiert. Der Fortschritt Ihrer Einsätze ist in Echtzeit abrufbar, da jeder Techniker den Stand seiner Arbeit ständig auf seinem Handy aktualisiert.

3. Mit dem Feld in Echtzeit kommunizieren

Die Kommunikation mit Ihren éteams im Außendienst ist entscheidend, um Ihre Aktionen zu koordinieren und direkte Befehle zu übermitteln. Per Excel ist es Ihnen unmöglich, eine effektive Art der Kommunikation zu etablieren.

Und mit einem CMMS : Kein Vergessen und keine Zeitverschwendung mehr! Sie können alle Informationen, die Sie über die Anwendung erhalten, an Ihre Techniker senden, um ihnen das Leben zu erleichtern: Materialanleitungen, Tipps und Hinweise, Kostenvoranschläge und Formulare, etc. Sie werden dann sofort durch eine Benachrichtigung auf Ihre Nachrichten aufmerksam gemacht.

4. Sammeln Sie Informationen aus dem Feld

Wenn eine Wartungsmaßnahme im Gange oder abgeschlossen ist, ist es wichtig, dass Sie die notwendigen Informationen und Dokumente zurücksenden, z. B. Fotos, Berichte, eine Liste der durchgeführten Maßnahmen, einen Bericht über den Abschluss der Maßnahme;Sie können eine Liste von Maßnahmen, Messungen, verwendeten Fleckenteilen oder Verbrauchsmaterialien, Kundenunterschriften, Rechnungen, Kundenfeedback, speziellen Formularen oder der Notwendigkeit, neue Fleckenteile zu bestellen oder einen Kostenvoranschlag zu erstellen, erstellen. Für all dies ist Excel nicht hilfreich. Alles muss auf einem Papierdokument notiert und dann erneut eingegeben werden!

Und mit einem CMMS : Wenn Sie eine hundertprozentige CMMS-Software verwenden, haben Sie eine mobile Anwendung, mit der der Techniker all diese Informationen von unterwegs aus sammeln kann. Er kann dies mit oder ohne Internetverbindung über ein einfaches Handy tun. Die Lücke zwischen Excel und CMMS ist hier riesig ...

5. Mit Kunden und Antragstellern kommunizieren

Ein gutes Verhältnis zu seinen Kunden ist von entscheidender Bedeutung. Um dies zu erreichen, muss eine aktive Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und den Antragstellern stattfinden, indem Sie ihnen Zugang zu den Einsatzplänen auf ihrer Website, ihren Angeboten und ihren Verträgen geben. Mit Excel ist es nur möglich, ihnen die Dateien per E-Mail zu schicken. Das ist sehr arbeitsintensiv, da alle Dateien erneut gesendet werden müssen und jede Änderung oder Hinzufügung eines Dokuments zum Ordner erneut gesendet werden muss.

Und mit einem CMMS : Es ist möglich, für jeden Kunden ein spezielles Konto einzurichten, über das er auf alle Informationen zugreifen kann, die Sie mit ihm teilen möchten. Sie müssen sich nur in ihr Online-Konto einloggen, um ihre Anfragen zu verfolgen und zu verwalten.

6. Historisierung und Kapitalisierung der durchgeführten Interventionen

Mit Excel werden Sie weiterhin Papier-Maßnahmenscheine verwenden, die sehr oft weggeworfen oder in einem Schrank mit Tausenden von anderen aufbewahrt werden. Sie wiederzufinden, um eine Information oder ein zugehöriges Dokument wieder zu verwenden, wird sehr schnell kompliziert. Selbst wenn Sie diese Daten in Excel speichern, sind sie immer noch anfällig für Fehler oder Löschungen. Dies kann noch schwieriger werden, wenn es sich um Angebote, Verträge oder Garantien für Ihre Geräte handelt.

Und mit einem CMMS : Alle Informationen werden online aufgezeichnet und gespeichert, sodass sie nachvollziehbar, aktuell und später wieder verwendbar sind. Der Wartungsplan wird durch die durchgeführten Maßnahmen aktualisiert, die verwendeten Artikel werden aus dem Lagerbestand entfernt und die Indikatoren und Statistiken werden automatisch erstellt. Da die Daten immer miteinander verknüpft sind, wird ihre Qualität automatisch verbessert. Auf diese Weise können Sie ohne weitere Bearbeitung vergangene Einsätze historisieren, laufende Arbeiten einfach verwalten, in die Zukunft blicken und zukünftige Anforderungen direkt im System sicher und zuverlässig antizipieren.

7. Zugriff auf Informationen an jedem Ort, von jedem Gerät aus

Die Notwendigkeit, auf die Planung, die Geschichte eines Geräts, die Gebrauchsanweisungen und die Datenbank mit Artikeln, Beständen und Kunden zuzugreifen, ist für jeden Techniker in der Entwicklungsabteilung ein ständiger Begleiter. Diese Informationen in einer Excel-Datei zu finden, wenn man im Einsatz ist und keinen Zugang zu einem festen Arbeitsplatz hat, ist fast unmöglich und sehr frustrierend. Für Sie bedeutet dies zusätzliche An- und Abfahrten, ständige Telefonate mit Ihren Technikern oder die Verwendung einer Vielzahl unterschiedlicher Tools, um zu erklären, was getan werden muss.

Und mit einem CMMS: Dank des CMMS können Sie sich, egal ob Sie Manager oder Techniker sind, von jedem festen oder mobilen Gerät aus in Ihre Benutzeroberfläche einloggen. So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf alle benötigten Informationen, und mit den besten mobilen Apps können Sie sogar außerhalb des Netzwerks darauf zugreifen: Keine Verbindung? Kein Problem! So haben Sie und Ihr Team alle wichtigen Daten, um Interventionen und Anfragen selbstständig zu verwalten.

8. Berichte und KPIs verwalten

Einen Überblick über alle Kennzahlen Ihres Unternehmens zu haben, ist entscheidend, wenn Sie sicher sein wollen, dass Sie die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können. Es ist nicht einfach - oder sogar fast unmöglich -, sich mit Excel einen Überblick über Ihr Geschäft zu verschaffen. Selbst wenn Sie in der Lage sind, Berichte und Dashboards zu erstellen, müssen diese ständig aktualisiert und neu erstellt werden, wenn neue Daten in das System einfließen.

Die Antwort des CMMS: Berichte und Dashboards können automatisch, in Echtzeit und auf der Grundlage von Daten, die vor Ort gesammelt werden, erstellt werden. Die KPIs (Key Performance Indicators) sind somit jederzeit zugänglich. Sie können diese Berichte nutzen, um Entscheidungen zu treffen und Ihre Wartungs- oder Investitionsstrategie anzupassen. Die Verwaltung Ihrer Teams, die Überwachung Ihrer Anlagen, die Analyse der Gesamtleistung der Abteilung und des Beitrags jedes Einzelnen wird mit einem CMMS, das diese Funktionen bietet, zum Kinderspiel. Sie können diese Statistiken und Dashboards sogar einsehen, wenn Sie vor Ort sind, was Ihre Kontrolle noch weiter stärkt.

CMSG, die beste Lösung mit Mehrwert

Ja, Excel kann zwar immer noch für die Erstellung von Zeitplänen oder grundlegenden Ausrüstungslisten verwendet werden, aber es kann sich dabei nur um eine vorübergehende, kurzfristige Lösung handeln, die Sie schnell zu einem echten CMMS führen sollte. Eine Software muss für das verwendet werden, wofür sie entwickelt wurde. Und um seine Wartungsarbeiten zu verwalten, gibt es keinen Ersatz für eine Software, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde: das CMMS ...

Allerdings müssen wir feststellen, dass noch nicht alle Unternehmen diesen Schritt gewagt haben. Der Zeitaufwand für die Auswahl einer Lösung, ihre Einrichtung, das Hochladen von Daten und die Schulung der Mitarbeiter sind die größten Hindernisse. Und obwohl sie die Arbeit der Wartungstechniker erleichtern sollen, ist es richtig, dass einige alte, wenig anpassungsfähige, nur rudimentär mobile, komplexe und schwere Lösungen nicht in der Lage sein werden, die Erwartungen der Benutzer zu erfüllen.

Das CMMS zeichnet sich durch seine funktionale Vollständigkeit, seine Benutzerfreundlichkeit und die Qualität seiner Benutzererfahrung aus. Die Einrichtungsphase wurde besonders sorgfältig gestaltet, um sie einfach und schnell zu gestalten. Die Möglichkeit, vor jeder Entscheidung einen vollständigen Test durchzuführen, die besten Wartungsmethoden, die sie anbietet, die Online-Hilfe, die Videos, die direkt vom Administrator verwaltbaren Einstellungen und die erweiterten Einstellungen, die direkt vom Administrator verwaltet werden können;Die Betreuung, die Beratung und die Begleitung durch einen Experten, falls erforderlich, gewährleisten ein reibungsloses Onboarding, so dass das Unternehmen innerhalb von wenigen Tagen vollständig über das Tool verfügen kann.

Im D´-Connect-Modus bleibt die mobile Anwendung funktionsfähig und wird ohne Unterbrechung im Hintergrund synchronisiert, was den Technikern eine reibungslose Nutzung ermöglicht. Alle eingegebenen Informationen, Fotos, Dokumente und verwendeten Materialien werden automatisch gespeichert, ohne dass sie manuell in eine Tabellenkalkulation oder ein CMMS mit Mobilitätsfunktion eingegeben werden müssen.

Diese wesentlichen Möglichkeiten, die in Tabellenkalkulationen nicht vorhanden sind, verschaffen dem CMMS einen K.O.-Sieg und schicken Excel in den Ruhestand!

Unsere Ambition ist es übrigens, eine unvergleichliche Benutzererfahrung zu bieten. Testen Sie es gleich: Kostenlos ausprobieren das CMMS. Innerhalb von 2 Minuten, der Zeit, die Sie brauchen, um Ihr Konto einzurichten, werden Sie das Modernste in dieser Softwarekategorie entdecken.

Sie können auch von einer Vorführung profitieren, die von einem unserer Berater geleitet wird: Videokonferenz buchen

Gute Erholung und viel Spaß in der nächsten Zeit.

📰 Sie werden auch interessiert sein an der Lektüre von:

. Zurück zu den Artikeln