CMMS pokonuje Excela przez KO!

Wtorek 31 marzec 2020

Używanie programu Excel lub innego arkusza kalkulacyjnego do zarządzania interwencjami, a nawet utrzymaniem, wiąże się z licznymi zagrożeniami, które należy zidentyfikować. W tym artykule skupimy się na ograniczeniach arkuszy kalkulacyjnych, porównując ich możliwości z rzeczywistym wkładem dedykowanego rozwiązania firm trzecich, takiego jak najnowszej generacji webowy i mobilny CMMS.

👉 Cyfra do konserwacji

Z chwilą wynalezienia w 1979 roku przez Dana Bricklina programu Visicalc, który miał być początkiem sukcesu Apple II, narodziła się nowa rodzina oprogramowania. Jak podaje Wikipedia: Arkusz kalkulacyjny to tabela (lub siatka) informacji wszelkiego rodzaju: przemysłowych, naukowych, handlowych, księgowych, finansowych, statystycznych, danych rynkowych itp. “. Lotus, Multiplan, a następnie Excel, który ostatecznie przejął rynek w 1985 roku, były częścią ogromnego przyjęcia arkuszy kalkulacyjnych przez miliony firm różnej wielkości na całym świecie.

W tym artykule zobaczymy, że jest to szczególnie prawdziwe w świecie utrzymania ruchu, dla którego najnowszej generacji mobilne i webowe rozwiązania CMMS zdecydowanie odeszły na emeryturę arkuszy kalkulacyjnych.

8 ograniczeń Excela

1. Scentralizuj dane: lokalizacje, zainstalowane urządzenia, zabarwione pomieszczenia

Jedną z głównych wad Excela jest wieczne przepisywanie danych. Ktoś musi stale zbierać i przekazywać wszystkie przechowywane informacje, niezależnie od tego, czy jest to rozmowa telefoniczna, zlecenie papierowe, faks czy rozmowa w terenie. W związku z tym liczba ponownych wpisów w programie Excel jest niewiarygodnie wysoka: nawet jeśli zautomatyzowałeś niektóre tabele i formuły, pozostaje to bardzo żmudne zadanie, w którym ryzyko błędu jest wysokie, zwłaszcza gdy musisz przetwarzać duże ilości danych. Nie tylko traci się cenny czas, ale także prowadzi do braku synchronizacji informacji, co skutkuje zapominaniem i utratą danych.

I z CMMS : Przekazywanie informacji w czasie rzeczywistym za pośrednictwem scentralizowanej bazy danych oznacza, że nie trzeba już stale zarządzać przepływem informacji i wniosków, ponieważ użytkownicy mają możliwość przeglądania i aktualizowania swoich danych; Użytkownicy mogą samodzielnie konsultować i podawać wszystkie istotne dane dotyczące miejsc, urządzeń i części. Na przykład, w przypadku prośby o interwencję od mieszkańca lub zarządcy terenu, system wyśle prośbę do zarządcy, który automatycznie otrzyma powiadomienie. Wówczas będzie mógł za pośrednictwem swojego interfejsu użytkownika skonsultować, odpowiedzieć i natychmiast przydzielić zadanie technikowi, który jest szybko dostępny, najbliższy, najbardziej kompetentny, aby jak najszybciej zająć się tym żądaniem.

System wyśle następnie żądanie do kierownika, który automatycznie otrzyma powiadomienie.

2. Optymalizacja planowania misji konserwacyjnych

I z CMMS: Poprzez połączenie z dynamicznym harmonogramem, możesz dodawać i umieszczać swoje interwencje zgodnie z ograniczeniami. Zespoły są następnie automatycznie informowane za pośrednictwem swoich telefonów komórkowych o wszelkich zmianach w harmonogramie. Możesz sprawdzać postępy swoich operacji w czasie rzeczywistym, a każdy technik stale aktualizuje status swojej pracy na swoim telefonie.

3. Komunikacja z polem w czasie rzeczywistym

Komunikowanie się ze swoimi zespołami w terenie jest niezbędne do koordynowania działań i przekazywania bezpośrednich rozkazów. Przez Excel nie da się ustalić skutecznego sposobu komunikacji.

A z CMMS : Koniec z zapominaniem i marnowaniem czasu! Za pośrednictwem aplikacji możesz przesłać wszystkie potrzebne informacje, które ułatwią życie Twoim technikom: instrukcje obsługi urządzeń, konkretne porady i wskazania, kosztorysy i formularze itp. Następnie zostaną natychmiast powiadomieni o Twoich wiadomościach za pomocą powiadomienia.

4. Zbierz informacje z terenu

. I z CMMS: Używając oprogramowania CMMS, masz aplikację mobilną pozwalającą technikowi zebrać wszystkie te informacje w terenie. Może to zrobić podłączony lub nie ze zwykłego telefonu komórkowego. Wózek między Excelem a CMMS jest tutaj ogromny ...

5. Komunikowanie się z klientami i petentami

Mieć dobre relacje ze swoimi klientami to podstawa. Aby to osiągnąć, należy ustanowić aktywną komunikację między Twoją firmą a petentami, dając im dostęp do harmonogramów budowy, ofert i umów. W przypadku Excela możliwe jest jedynie wysłanie im plików mailem. Stanowi to kolosalną ilość pracy, ponieważ wszystkie pliki muszą być ponownie przesłane za każdym razem, gdy dokument zostanie zmodyfikowany lub dodany do pliku.

I z CMMS: Możliwe jest utworzenie specjalnego konta dla każdego klienta, umożliwiając mu dostęp do wszystkich informacji, które chcesz mu przekazać. Wystarczy, że uzyskają dostęp do swojego konta online, aby śledzić i zarządzać swoimi wnioskami o usługi.

Mogą również uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do podjęcia decyzji.

6. Zapisywanie i kapitalizacja przeprowadzonych interwencji

A z CMMS: wszystkie informacje są rejestrowane i przechowywane online, co gwarantuje ich identyfikowalność, trwałość i późniejsze wykorzystanie. Plan utrzymania ruchu jest aktualizowany o przeprowadzone interwencje, używane elementy są tworzone z zapasów, a wskaźniki i statystyki są budowane automatycznie. Ponadto automatycznie zwiększa się jakość danych, ponieważ dane są zawsze ze sobą powiązane. W ten sposób rejestrujesz przeszłe interwencje bez dodatkowego przetwarzania, łatwo zarządzasz pracami w toku, wybiegasz w przyszłość i przewidujesz przyszłe potrzeby bezpośrednio w systemie w sposób całkowicie bezpieczny.

7. Dostęp do informacji w dowolnym miejscu, z dowolnego urządzenia

Potrzeba dostępu do swojego harmonogramu, historii elementu wyposażenia, instrukcji obsługi, bazy danych przedmiotów, zapasów, klientów jest stała dla każdego technika w terenie. Znalezienie tych informacji w pliku Excela, gdy jesteś w pracy bez dostępu do stałej stacji roboczej jest prawie niemożliwe i bardzo frustrujące. Dla Ciebie oznacza to dodatkowe podróże tam i z powrotem, ciągłe rozmowy telefoniczne z technikami lub korzystanie z wielu różnych narzędzi, aby wyjaśnić, co trzeba zrobić.

I z CMMS: Dzięki CMMS, niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem, czy technikiem, możesz zalogować się do swojego interfejsu użytkownika z dowolnego urządzenia stacjonarnego lub mobilnego. Dzięki temu masz dostęp do wszystkich informacji, których potrzebujesz, zawsze i wszędzie, a dzięki najlepszym aplikacjom mobilnym możesz mieć do nich dostęp nawet poza siecią: Nie masz połączenia? Nie ma problemu! Dzięki temu Ty i Twój zespół macie wszystkie niezbędne dane do autonomicznego zarządzania interwencjami i zgłoszeniami.

8. Zarządzaj raportami i miej KPI

Posiadanie przeglądu wszystkich wskaźników Twojej firmy jest kluczowe, jeśli chcesz mieć pewność, że podejmujesz najlepsze decyzje dla swojej firmy. Uzyskanie przeglądu swojej działalności nie jest łatwe - jeśli nie niemożliwe - z poziomu Excela. Nawet jeśli jesteś w stanie tworzyć raporty i pulpity, będą one musiały być stale aktualizowane i odświeżane w miarę napływu nowych danych do systemu.

Odpowiedź CMMS: raportami i pulpitami nawigacyjnymi można zarządzać automatycznie, w czasie rzeczywistym, na podstawie danych zebranych z terenu. Dzięki temu KPI, czyli kluczowe wskaźniki wydajności, są stale dostępne. Możesz wykorzystać te raporty, aby ułatwić sobie podejmowanie decyzji i dostosować strategię utrzymania lub inwestycji. Zarządzanie zespołami, monitorowanie sprzętu, analizowanie ogólnej wydajności działu i wkładu każdej osoby staje się dziecinnie proste dzięki systemowi CMMS oferującemu te funkcje. Możesz nawet przeglądać te statystyki i pulpity nawigacyjne, gdy jesteś w terenie, co jeszcze bardziej wzmacnia Twoją kontrolę.

CMMS, najlepsze rozwiązanie o wartości dodanej

Więc tak, jeśli Excel nadal może być używany do tworzenia podstawowych harmonogramów lub list sprzętu, może to być tylko tymczasowe rozwiązanie krótkoterminowe, które musi szybko doprowadzić do przyjęcia prawdziwego CMMS. Oprogramowanie musi być używane do tego, do czego zostało zaprojektowane. A do zarządzania jego działaniami w zakresie utrzymania ruchu nic nie zastąpi dedykowanego do tego celu oprogramowania: systemu CMMS?

System CMMS wyróżnia się kompletnością funkcjonalną, łatwością obsługi oraz jakością doświadczeń użytkownika. Faza rozruchu została szczególnie starannie zaprojektowana, aby była szybka i łatwa. Możliwość wykonania pełnego testu przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, najlepsze praktyki w zakresie konserwacji, które oferuje, pomoc online, filmy, rozszerzone ustawienia, którymi może bezpośrednio zarządzać administrator, kontynuacja, porady, wsparcie i szkolenia;Działania następcze, porady i wsparcie eksperta w razie potrzeby zapewniają płynny onboarding, pozwalający firmie w pełni wykorzystać narzędzie w ciągu maksymalnie kilku dni.

Niezbędne możliwości brakujące w arkuszach kalkulacyjnych, które dają CMMS nokautujące zwycięstwo i wysyłają Excela do pakowania!

Przy okazji, naszą ambicją jest oferowanie niezrównanego doświadczenia użytkownika. Sprawdź to natychmiast: wypróbuj CMMS za darmo. W ciągu zaledwie 2 minut, czyli czasu potrzebnego na utworzenie konta, odkryjesz najnowsze oprogramowanie z tej kategorii.

Możesz również skorzystać z demonstracji jednego z naszych konsultantów:zarezerwuj wideokonferencję

Powodzenia i do zobaczenia wkrótce.

📰 Zainteresuje Cię również lektura:

. Powrót do artykułów