CMMS batte Excel per KO!

1. Centralizzare i dati: siti, apparecchiature installate, locali colorati

Uno dei principali svantaggi di Excel è la continua ritrascrizione dei dati. Qualcuno deve costantemente raccogliere e trasmettere tutte le informazioni memorizzate, che si tratti di una telefonata, di un ordine di lavoro cartaceo, di un fax o di una conversazione sul campo. Pertanto, il numero di rientri in Excel è incredibilmente alto: anche se avete automatizzato alcune tabelle e formule, rimane un compito molto noioso in cui il rischio di errore è elevato, soprattutto quando dovete elaborare grandi quantità di dati. Non solo si perde tempo prezioso, ma si verifica anche una mancanza di sincronizzazione delle informazioni, con conseguente dimenticanza e perdita di dati.

E con un CMMS : La trasmissione di informazioni in tempo reale attraverso un database centralizzato consente di non dover più gestire continuamente il flusso di informazioni e richieste, poiché gli utenti hanno la possibilità di visualizzare e aggiornare i propri dati; Gli utenti possono consultare e alimentare tutti i dati essenziali dei siti, delle attrezzature e delle parti stesse. Ad esempio, per una richiesta di intervento da parte di un occupante o di un responsabile del sito, il sistema invierà la richiesta al responsabile che riceverà automaticamente una notifica. Sarà quindi possibile per lui consultare, rispondere e assegnare immediatamente il compito al tecnico che è rapidamente disponibile, il più vicino, il più competente per affrontare questa richiesta nel più breve tempo possibile, attraverso la sua interfaccia utente.

Il sistema invierà quindi la richiesta al manager, che riceverà automaticamente una notifica.

2. Ottimizzare la pianificazione delle missioni di manutenzione

E con un CMMS: collegandosi a un calendario dinamico, è possibile aggiungere e posizionare gli interventi in base ai propri vincoli. Le squadre vengono quindi informate automaticamente tramite i loro telefoni cellulari di eventuali modifiche al loro programma. È possibile controllare lo stato di avanzamento delle operazioni in tempo reale, con ogni tecnico che aggiorna costantemente lo stato del proprio lavoro sul proprio cellulare.

3. Comunicare con il campo in tempo reale

Comunicare con le squadre sul campo è essenziale per coordinare le azioni e trasmettere gli ordini diretti. Con Excel non si può stabilire una modalità di comunicazione efficace.

E con un CMMS : niente più dimenticanze e perdite di tempo! Attraverso l'applicazione potete inviare tutte le informazioni necessarie per semplificare la vita dei vostri tecnici: istruzioni per le apparecchiature, consigli e indicazioni specifiche, preventivi e moduli, ecc. Verranno quindi immediatamente avvisati dei vostri messaggi tramite una notifica.

4. Raccogliere informazioni dal campo

E con un CMMS: utilizzando un software CMMS, si dispone di un'applicazione mobile che consente al tecnico di raccogliere tutte queste informazioni dal campo. Può farlo collegato o meno da un semplice telefono cellulare. Il carrello tra Excel e CMMS è enorme qui ...

5. Comunicare con i clienti e i richiedenti

Avere un buon rapporto con i clienti è essenziale. A tal fine, è necessario stabilire una comunicazione attiva tra la vostra azienda e i richiedenti, consentendo loro di accedere ai loro programmi di cantiere, ai preventivi e ai contratti. Con Excel è possibile inviare i file solo via e-mail. Ciò rappresenta una quantità di lavoro colossale, poiché tutti i file devono essere ritrasmessi ogni volta che un documento viene modificato o aggiunto al file.

E con un CMMS: è possibile creare un account specifico per ogni cliente, consentendogli di accedere a tutte le informazioni che si desidera condividere con lui. Tutto ciò che devono fare è accedere al loro account online per tenere traccia e gestire le loro richieste di assistenza.

Possono anche accedere alle informazioni di cui hanno bisogno per prendere una decisione.

6. Registrare e capitalizzare gli interventi effettuati

E con un CMMS: tutte le informazioni vengono registrate e archiviate online garantendone la tracciabilità, la permanenza e il successivo utilizzo. Il piano di manutenzione viene aggiornato dagli interventi effettuati, gli articoli utilizzati vengono creati a magazzino e gli indicatori e le statistiche vengono costruiti automaticamente. Inoltre, la qualità dei dati viene automaticamente migliorata, poiché i dati sono sempre collegati tra loro. In questo modo, si registrano gli interventi passati senza ulteriori elaborazioni, si gestiscono facilmente i lavori in corso, si guarda al futuro e si anticipano le esigenze future direttamente nel sistema in tutta sicurezza.

7. Accedere alle informazioni ovunque, da qualsiasi dispositivo

La necessità di accedere alla propria agenda, alla storia di un'apparecchiatura, alle istruzioni per l'uso, al database degli articoli, delle scorte, dei clienti è permanente per qualsiasi tecnico del settore. Trovare queste informazioni su un file Excel quando si è fuori per lavoro senza avere accesso a una postazione fissa è quasi impossibile e molto frustrante. Per voi significa viaggi extra avanti e indietro, continue telefonate con i vostri tecnici o l'utilizzo di una moltitudine di strumenti diversi per spiegare ciò che deve essere fatto.