Nella manutenzione degli ascensori l'intero modello economico si regge su un unico numero: la quantità di impianti affidati a ciascun tecnico. È il KPI che ogni titolare di un'azienda ascensorista conosce a memoria, quello che separa i giri di manutenzione redditizi da quelli in perdita. In Francia il riferimento di settore si colloca tra 80 e 120 impianti per tecnico, con una media intorno a 100. Dietro questa media si nascondono scarti notevoli e leve di ottimizzazione che molte imprese non sfruttano ancora.
Nove visite l'anno per impianto, senza deroghe
La Francia impone uno dei regimi di manutenzione più severi d'Europa. Dal decreto n. 2004-964 e dal decreto ministeriale del 18 novembre 2004, ogni ascensore deve ricevere una visita di manutenzione ogni sei settimane, ossia circa nove visite preventive all'anno per impianto. Nessuna deroga, indipendentemente dall'età o dall'intensità d'uso dell'apparecchio.
Il calcolo per un giro di 100 cabine è immediato: nove visite annue moltiplicate per 100 impianti, cioè 900 visite preventive all'anno. Rapportate a circa 215 giornate lavorative effettive, il tecnico deve svolgere dalle quattro alle cinque visite preventive al giorno, ciascuna di 30-45 minuti sul posto, spostamenti esclusi.
E questa è solo la parte pianificata del lavoro. A cui si aggiungono:
- gli interventi di riparazione: un parco medio genera da due a quattro guasti per impianto all'anno, ovvero 200-400 interventi correttivi supplementari sul giro;
- le liberazioni di persone bloccate in cabina, con il relativo tempo di intervento contrattuale di un'ora;
- le visite di assistenza agli organismi di controllo in occasione delle verifiche quinquennali;
- i piccoli lavori di riparazione.
La giornata tipo di un tecnico ascensorista è quindi un arbitraggio continuo tra un giro preventivo imposto dalla legge e un flusso di correttivo imprevedibile. È proprio questo conflitto tra pianificato e urgente a determinare la difficoltà, e il costo, del mestiere.
Perché alcuni tecnici gestiscono 150 impianti e altri 60
La media di 100 nasconde realtà molto diverse. Quattro fattori spiegano gran parte della varianza.
La densità geografica. A Parigi intra-muros, dove gli edifici si susseguono a due minuti a piedi, un tecnico può reggere 120-150 impianti. In area periurbana o rurale il tempo di spostamento divora la giornata e il rapporto scende a 60-80. Il chilometro è il nemico silenzioso della redditività.
L'età e l'omogeneità del parco. Secondo la Fédération des Ascenseurs, il 40 % del parco francese ha più di 25 anni e il 25 % più di 40. Un portafoglio di impianti datati e multimarca genera meccanicamente più guasti, più ricerche di ricambi e più tempo di diagnosi rispetto a un parco recente e omogeneo. Due giri da 100 impianti possono rappresentare carichi di lavoro che differiscono anche del doppio.
Il tipo di contratto. Un contratto base e un contratto esteso comprensivo dei ricambi non implicano né lo stesso contenuto della visita né lo stesso livello di impegno di servizio.
La politica aziendale. I grandi gruppi hanno storicamente spinto i giri verso i 120-150 impianti per massimizzare il margine, al prezzo di visite talvolta sbrigative e di un elevato turnover dei tecnici. All'opposto, molte PMI e molti indipendenti hanno fatto dei giri brevi, dai 60 ai 90 impianti, il loro principale argomento commerciale: un tecnico che conosce i propri impianti, visite approfondite, un cliente che vede sempre la stessa persona. Due strategie opposte, due equazioni economiche.
Ogni impianto in più si traduce quasi interamente in margine
Ecco perché questo rapporto ossessiona i vertici del settore. I costi di un giro sono essenzialmente fissi: lo stipendio del tecnico, il suo veicolo, la sua attrezzatura. Ogni impianto aggiuntivo assorbito dallo stesso giro si traduce quindi quasi integralmente in margine operativo. Passare da 100 a 110 impianti per tecnico, a parità di qualità del servizio, significa circa il 10 % di redditività in più sull'attività di manutenzione.
La questione, ovviamente, non è sovraccaricare i giri peggiorando le visite: la normativa e i clienti non lo perdonano. Si tratta invece di eliminare tutto ciò che, nella giornata del tecnico, non è né una visita né una riparazione. Spostamenti mal ottimizzati, ritorni a vuoto, secondi passaggi per mancanza di un ricambio o di un'informazione, scartoffie di fine giornata.
Emergono tre giacimenti di produttività. L'ottimizzazione degli spostamenti, anzitutto: un giro sequenziato in modo intelligente, che raggruppa gli interventi per zona e inserisce il correttivo nel punto giusto della pianificazione, recupera facilmente 30-60 minuti al giorno. Il tasso di risoluzione al primo intervento, poi: ogni secondo spostamento per mancanza di un ricambio, dello storico o della documentazione tecnica equivale a una visita preventiva persa. Un tecnico che arriva sul posto conoscendo lo storico completo dell'impianto, i guasti ricorrenti e i componenti già sostituiti risolve più in fretta e torna meno spesso. La registrazione dei dati sul campo, infine: il rapporto di intervento compilato in mobilità, firmato sul posto e riversato automaticamente nel libretto di manutenzione digitale elimina una o due ore di lavoro amministrativo alla settimana.
Sommati, questi guadagni equivalgono a 10-20 impianti in più per giro, senza sottrarre un solo minuto alle visite.
Dimostrare il passaggio conta quanto il passaggio stesso
Il ritmo delle sei settimane ha una conseguenza diretta: l'obbligo di dimostrarlo. Libretto di manutenzione aggiornato, prova di passaggio, tracciabilità delle operazioni eseguite a ogni visita. In caso di controllo o di contenzioso è la documentazione a proteggere l'impresa. Amministratori di condominio ed enti gestori di alloggi sociali, dal canto loro, richiedono sempre più spesso reportistica puntuale e accesso in tempo reale allo stato del proprio parco.
L'epoca del libretto cartaceo e del raccoglitore lasciato nel furgone volge al termine. La digitalizzazione della manutenzione degli ascensori non è più un progetto di ammodernamento tra i tanti: è la condizione per reggere allo stesso tempo la cadenza normativa, le esigenze dei clienti e l'equazione economica dei giri.
Il rapporto non si conquista più sulle spalle del tecnico
Per vent'anni l'unico modo conosciuto di aumentare il numero di impianti per tecnico è stato aggiungere righe al giro e accorciare le visite. Questa strada è chiusa. Il mercato del reclutamento di tecnici ascensoristi è in tensione, la formazione di un tecnico richiede anni e un'impresa che sovraccarica i propri giri perde gli uomini prima ancora dei contratti.
Il rapporto resta il primo fattore di redditività di un'azienda ascensorista. Ma oggi si conquista altrove: nei minuti di spostamento risparmiati, nei secondi passaggi evitati, nelle ore d'ufficio eliminate. In altri termini, nell'organizzazione e negli strumenti software a supporto dei giri, non nell'intensità richiesta alle squadre. È proprio questo tipo di utilizzo che copre un CMMS come Yuman: pianificazione, mobilità sul campo e libretto di manutenzione digitale in un unico flusso.