Yuman CMMS in video

Als u het nodig hebt, kunt u hieronder ook het volledige transcript vinden. Om de film Yuman te bekijken, klik hier: Videopresentatie CMMS Yuman. 

Inleiding

Yuman is een modern en gebruiksvriendelijk CMMS waarmee u de uitrusting waarvoor u verantwoordelijk bent kunt volgen, uw correctief onderhoud en uw preventief onderhoud kunt beheren aan de hand van rapporten die ter plaatse of onderweg door technici worden opgesteld. 

Met het CMMS kunt u ook uw voorraad beheren en statistieken over uw interventies verkrijgen. Ten slotte beschikken wij ook over financiële modules voor de facturering van interventies, de opmaak van bestekken en het beheer van contracten. Laten we het samen ontdekken! 

Inventaris van de activa

Laten we beginnen met het tabblad "eigenschappen", dat onze database is. Hier zullen we informatie vinden over klanten, locaties en apparatuur. De klanten zijn dus de mensen of entiteiten die u gaat factureren, en de locaties zijn de plaatsen waar het werk wordt gedaan. Wat de uitrusting betreft, dit zijn de machines die u zult moeten onderhouden en u zult sub-uitrusting kunnen creëren om een installatie te detailleren. Merk op dat al deze gegevens volledig aanpasbaar zijn en dat u extra aangepaste velden kunt toevoegen om de gegevensbladen voor uw apparatuur op te stellen. Deze gegevens zullen ook worden geraadpleegd door de technicus ter plaatse. De apparatuur zal ons in staat stellen zowel ons correctief onderhoud als ons preventief onderhoud te beheren.

Beheer van de interventies

Om een interventie, met name een herstelling, uit te voeren, kunt u rechtstreeks vertrekken van het technisch dossier van de apparatuur of u kunt naar de planning gaan en een slot of een beschikbare technicus kiezen. 

Aarzel niet de cartografie te raadplegen als u de uitrusting geografisch moet groeperen. Een nieuwe interventie aanmaken is heel eenvoudig: u kunt de naam van de klant, de site en de betrokken apparatuur invullen en het verzoek dat aan de technicus moet worden gezonden, invoeren. Als u al weet welke items u moet gebruiken, kunt u ze op dit punt toevoegen. Wanneer de taak is toegewezen aan een technicus met een geplande tijd en duur kunt u deze beëindigen en opslaan. De technicus krijgt dan automatisch bericht dat een nieuwe taak is toegewezen. 

De mobiele toepassing

Voor de mobiele toepassing is Yuman CMMS een web-APP, wat betekent dat er geen download vereist is: u logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord op de browser van de telefoon. Het CMMS heeft ook een offline modus waarmee technici informatie kunnen blijven invoeren, zelfs zonder internetverbinding. De synchronisatie zal later plaatsvinden wanneer de verbinding is hersteld. 

Op zijn gsm beschikt de technicus over de lijst van de interventies die hij die dag moet uitvoeren, hij kan de interventie aanklikken, indien nodig de GPS opstarten en de informatie raadplegen die zijn manager hem heeft doorgegeven. Door op de Start-toets en de Stop-toets te drukken aan het einde van de interventie, kan de werktijd worden geregistreerd, die terug te vinden is op de interventieopdracht, maar ook op de tijdkaarten. De technicus kan dan zijn rapport documenteren, d.w.z. foto's toevoegen, hij kan ook de gebruikte artikelen toevoegen met de hoeveelheden in voorraad weergegeven, hij kan zijn rapport en de aangepaste velden aanvullen. 

Aarzel niet om lijsten met opties of aankruisvakjes toe te voegen om de technicus te begeleiden bij zijn interventie. Eindelijk kan hij een handtekening verzamelen. Wanneer de interventie is beëindigd, kan hij een nieuw bezoek aanmaken, een vervolgbezoek, eventueel een offerteaanvraag naar zijn manager sturen of gewoon de interventie sluiten en naar de volgende gaan. De voltooide interventie wordt automatisch gesynchroniseerd met het CMMS op kantoor en u beschikt over een rapport in PDF-formaat met de door de technicus ingevoerde informatie. Dus, vanaf de creatie van de interventie op het schema tot de verwerking door de technicus en de opstelling van het verslag in PDF-formaat, is geen herinvoer meer nodig!

Beheer van preventief onderhoud

Laten we nu het beheer van het preventief onderhoud bekijken, het Yuman CMMS laat u toe uw onderhoudsreeksen, uw uit te voeren controlelijsten te creëren en de onderhoudsplannen te komen opstellen met inbegrip van de uitrustingen, de reeksen en de periodiciteit die moeten worden nageleefd. 

U kunt dan periodiek alle preventieve interventies genereren die voor een bepaalde periode verschuldigd zijn. U kunt ze direct in de agenda plaatsen of ze in open status laten. Voor de technicus lijkt het beheer van een goede preventieve interventie sterk op dat van een curatieve interventie, hij vindt het onderhoudsassortiment in de vorm van aankruisvakjes op zijn gsm. De kalender wordt bijgewerkt en wordt groen. Uiteraard is aan het eind van de preventieve interventie een verslag in PDF-formaat beschikbaar. 

Beheer van reserveonderdelen

Met Yuman CMMS kunt u ook uw voorraad beheren, verschillende configuraties zijn mogelijk: u kunt een voorraad bij uw klant hebben, een voorraad ter plaatse of een voorraad "technici" die vertegenwoordigt wat in de bestelwagens is opgeslagen. 

In het CMMS hebt u een lijst van de artikelen en reserveonderdelen die u het meest nodig zult hebben. U kunt QR-codes voor uw artikelen maken, waarmee u direct kunt zoeken door de QR-code te scannen. De bij de interventie gebruikte artikelen worden automatisch van de voorraad afgetrokken en in het logboek vindt u de hele geschiedenis van de gemaakte voorraadbewegingen.

Met Yuman CMMS kunt u ook uw aankooporders aanmaken, d.w.z. de lijst met artikelen die moeten worden bijgevuld en die u rechtstreeks per e-mail naar uw leverancier of naar een interne inkoopafdeling kunt sturen. Zodra de bestelling is ontvangen, markeert u de inkooporder als ontvangen om het voorraadniveau automatisch bij te werken.

Het financiële gedeelte: facturen, offertes en contracten

Laten we nu eens kijken naar de financiële kant van Yuman, inclusief facturering. Met het Yuman CMMS kunt u een corrigerende interventie factureren zodra deze is voltooid dankzij de berekening van de reistijd, de arbeidskosten en de kosten van de gebruikte reserveonderdelen, de factuur is in een oogwenk klaar. 

U kunt ook een onderhoud of een schatting factureren. Zodra de factuur is gegenereerd, kunt u deze exporteren naar uw boekhoudpakket. Zoals u kunt zien, kunt u met Yuman CMMS ook uw offertes beheren. U kunt ze naar eigen inzicht samenstellen of uw offertesjablonen volgen. Zodra de raming naar de klant is verzonden en aanvaard, kunt u de overeenkomstige tussenkomst en de factuur aanmaken zonder dat u deze opnieuw hoeft in te voeren. 

Yuman biedt u ook de mogelijkheid om uw onderhoudscontracten te beheren. Voor het operationele deel is dit wat we eerder zagen met de onderhoudsplannen. Voor het financiële gedeelte zijn er verschillende mogelijkheden: u kunt direct na de interventie factureren of factureren op basis van een periodieke vergoeding, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks. U kunt ook factureren op basis van het aantal uitgevoerde taken of het aantal gecontroleerde uitrustingen.

Het CMMS beheert ook uw contractdata en u kunt herwaarderingsformules toepassen dankzij indexen. 

Conclusie

Tot slot wil ik het KPI- en statistiekgedeelte van de toepassing presenteren. Het CMMS berekent automatisch de operationele indicatoren, zodat u in real time het verloop van uw dag en de interventietijd kunt volgen. En u hebt ook een meer globaal overzicht, u kunt ratio's hebben zoals de preventieve/curatieve verhouding, de preventieve dekkingsgraad, maar ook preciezere gegevens over de tijd van de technici, de tijd die aan interventie wordt besteed in vergelijking met de reistijd. Uiteraard kunnen alle gegevens worden berekend op basis van een klant, een site, een uitrusting, een technicus of een team. Dit geeft u duidelijke indicatoren die direct binnen het CMMS worden berekend. Tot slot is Yuman een aanpasbaar CMMS, zodat u uw accountvoorkeuren kunt instellen en alleen de informatie kunt bewaren die u nodig hebt en aangepaste velden kunt toevoegen die specifiek zijn voor uw bedrijf.

Deze video loopt ten einde, mocht u nog vragen hebben aarzel dan niet om bij ons terug te komen, ons team zal u graag te woord staan. Tot ziens op Yuman!

Tot slot een woord van dank aan Anne-Sophie, de regisseuse van deze video, en aan u voor uw belangstelling voor de oplossingen die wij met passie ontwikkelen.