News feed
News feed
Woensdag 13 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Dinsdag 05 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Zaterdag 02 mei 2020
Vrijdag 01 mei 2020
Donderdag 30 april 2020

Terug naar artikelen

CMMS-specificaties

CMMS-specificaties

Dinsdag 24 maart 2020

Bij Yuman's besparen we je graag tijd. Niet alleen voor het beheer van uw dagelijkse onderhoudswerkzaamheden, maar al vanaf de ontwikkeling van uw CMMS-project. Omdat we weten dat de fase van het schrijven van de specificatie lang en vervelend kan zijn, bieden we u hier een sjabloon aan dat klaar is om te downloaden.

> Implementatie van uw CMMS

Deze standaardspecificatie kan volledig worden aangepast om u te helpen uw project te laten rijpen, uw behoeften te specificeren en natuurlijk het CDC te produceren dat u zult gebruiken om uw CMMS-oplossing te kiezen.

U kunt dit document uiteraard downloaden, dat als basis zal dienen om het te wijzigen en aan te passen aan uw eigen project. Het kan nodig zijn om het te vereenvoudigen of te verrijken volgens uw exacte verwachtingen. We kijken uit naar uw feedback en het bespreken van uw project.

📄 Download de CMMS-specificaties in Word-formaat

Samenvatting

  • Inleiding
  • Beschrijving van onze CMMS-vereisten
  • Gewenste functies :
    • beheer van onroerend goed, uitrusting, activa
    • interventiebeheer
    • beheer van onderhoudscontracten
    • beheer van de facturering
    • beheer van offertes
    • materiaal- en voorraadbeheer
    • KPI's & statistieken
  • Technische voorwaarden
  • Projectmethodologie
  • Definitie van het financiële aanbod

Inleiding

In uw inleiding, voeg een snelle herinnering in over het bedrijf, de organisatie, de omvang van de onderhoudsfunctie, de algemene doelstellingen en natuurlijk, presenteer uw CMMS [Computerized Maintenance Management System] project.

Een paar ideeën: 

Analyse van de bestaande situatie: beschrijf uw huidige werkwijze? 

Is het de vervanging van een bestaand CMMS dat u geen voldoening geeft of een nieuw project om uw technische afdeling te digitaliseren?

Verwachtingen: wat zijn de belangrijkste doelstellingen van uw CMMS-project? 

Territorium: wat is de geografische omtrek van uw bedrijf?

Omvang: wat is de omvang van uw organisatie: aantal managers, technici, betrokken afdelingen? 

Use case: u kunt bijvoorbeeld een of meer workflows beschrijven die u wilt ontwikkelen.

Beschrijving van onze CMMS-vereisten

Met dit onderdeel kunt u uw behoeften en de belangrijkste voordelen die van het nieuwe CMMS-systeem worden verwacht, definiëren.

Het doel van deze specificaties is het selecteren van een CMMS/onderhoudsbeheeroplossing, de implementatie en het onderhoud ervan.

De behoefte aan een CMMS binnen onze structuur draait om twee hoofdassen: een betere opvolging van de acties van onze technici in beweging en een gemakkelijker beheer van de activa en apparatuur waarvoor wij verantwoordelijk zijn.

Momenteel is de informatie afkomstig van de technici zeer versnipperd: indiening van een verslag bij hun manager, urenstaten bij de HR-afdeling, gebrek aan informatie over de opvolging van de voorraden, om nog maar te zwijgen van de talrijke e-mails en oproepen die dagelijks worden verstuurd om bijkomende informatie over de geplande interventies voor die dag door te geven. Veel tijdrovende herinvoer is ook nodig om het rapport op te bouwen dat naar de klant wordt gestuurd, de factuur en om deze documenten op een veilige manier te kunnen bewaren.

Wat het beheer van de apparatuur betreft, wordt het essentieel dat onze technici in het veld toegang hebben tot de geschiedenis van de apparatuur, aangezien de eerder uitgevoerde reparaties een grote bijdrage leveren aan de diagnose. Om hun veiligheid en de naleving van de geldende normen te garanderen, moeten we hen ook technische handleidingen, plannen en veiligheidsinstructies in digitaal formaat kunnen verstrekken.

Tot slot is er een sterke uitdaging om onze preventieve onderhoudsinterventies te optimaliseren. Ten eerste om de levenscyclus van de installaties waarvoor wij verantwoordelijk zijn te optimaliseren, maar ook om een betere kwaliteit van de dienstverlening aan onze klanten te garanderen, door te anticiperen op toekomstige deadlines en terugkerende onderhoudsinterventies.

Het bedrijf wenst zich dus uit te rusten met een instrument dat in staat is om het beheer van de interventieaanvragen van alle klanten die op de verschillende sites aanwezig zijn, te moderniseren en zo de efficiëntie te verhogen. 

De CMMS-oplossing (Computerized Maintenance Management System) moet :

  • Het beheer van de activa, de uitrusting en de activa
  • Beheer van de interventies: planning, rapportering, afsluiting
  • Beheer van de contracten die aan elke site verbonden zijn: periodieke inspecties, onderhoud, enz
  • Beheer van offertes en facturen
  • Materiaal- en voorraadbeheer
  • Profielbeheer: beheerder, manager en veldgebruiker
  • Het creëren van statistieken en dashboards, gegevensextractie, enz

Het doel is dan ook om een geïntegreerd, ergonomisch, schaalbaar en collaboratief instrument te vinden.

De belangrijkste verwachtingen van dit CMMS zijn :

  • Tijdsbesparing
  • Eenvoudiger toegang tot de in het veld verzamelde informatie
  • Live"-monitoring van interventies
  • Verkorting van de toegangstijd (eliminatie van herinvoer)
  • Meer autonomie voor technici in het veld
  • Meer analyse-instrumenten voor managers

Gewenste eigenschappen

Het opstellen van een lijst met gezochte functionaliteiten is van tweeledig belang: het maakt het voor de software-uitgever gemakkelijker om het project te lezen, maar het maakt het ook mogelijk om de onmisbare, belangrijke en optionele functionaliteiten te sorteren en te prioriteren.

Beheer van activa, uitrusting en activa

Klantenbeheer 

Het CMMS moet het mogelijk maken om de belangrijkste informatie met betrekking tot klanten te onthouden: naam, btw-nummer, adres, telefoon, e-mailadressen, website, betrokken sites, personeel, enz.

De verschillende contacten van een klant worden in het systeem gedefinieerd met hun rol (technisch contact, facturatie, enz.).

Apparatuurbeheer 

Het zal nodig zijn om één of meerdere uitrustingen die een specifieke onderhoudsoperatie vereisen (Ketel, Lift, Automatische deur, Toegangscontrole, VMC, Waterverwarmer, Rookafzuiging, BAES, Brandblusser, Brandbeveiligingssysteem, Droge kolom, Technische plannen...) aan een werf/gebouw te kunnen bevestigen.

Deze apparatuur kan direct in de CMMS-tool worden geraadpleegd en regelmatig worden bijgewerkt: bijlagen van documenten zoals plannen, onderhoudsbladen, foto's, materiaallijsten, enz. Het doel is om de bouw van het digitale onderhoudslogboek van de apparatuur te vergemakkelijken.

Interventiemanagement

Het CMMS zal een planningsmodule hebben om alle interventies, controles en werkplekken die door het bedrijf worden beheerd, te visualiseren.

CMMS-planningsmodule (op kantoor)

Het schema moet alle taken van de technici over een periode van minstens een week op hetzelfde scherm weergeven. Vakanties en afwezigheden moeten worden opgenomen. Het moet een Drag & Drop-functie hebben waarmee een technicus direct van de ene naar de andere interventie kan springen, en het moet zichzelf automatisch vernieuwen.

  • Planning (interventies voor meerdere passagiers en meerdere technici)
  • Het aanstellen van technici op basis van hun beschikbaarheid, de verwachte duur van de interventie en rekening houdend met de afwezigheden
  • Geografische groeperingen om het reizen te optimaliseren       
  • Registratie van de voor de interventie ter beschikking te stellen apparatuur
  • Mogelijkheid om SMS en e-mails te sturen naar klanten om de planning te bevestigen
Gegevens die aan de technicus (onderweg) moeten worden doorgegeven
  • Contactgegevens van de aanvrager (naam, telefoon)
  • Directe GPS-navigatie naar de locatie
  • Gedetailleerde beschrijving van de uit te voeren interventie
  • Mogelijkheid om technische documenten toe te voegen: handleidingen, instructiefiches, enz.
  • Dagelijkse en wekelijkse schema's op hun smartphone
  • Mogelijkheid voor technici om hun eigen interventies te creëren
  • Real-time waarschuwingen voor nieuwe informatie/interventies voor iedereen
  • Toegang in off-line modus, de applicatie werkt autonoom, de verbinding is alleen nodig voor de uitwisseling van gegevens
  • Achtergrond synchronisatie zonder het gebruik van de applicatie te blokkeren
Uitvoeren van een interventie op het terrein
  • Begin van de interventie, met berekening van de reistijd
  • Einde van de interventie, met berekening van de bestede tijd
  • Verschillende mogelijke bijdragers, op dezelfde site, gedurende meerdere dagen
  • Lezen van de bijgevoegde bestanden en bijlagen
  • Toegang tot de geschiedenis van de interventies die op een apparaat zijn uitgevoerd
  • Invoer (stem of tekst) van het interventierapport
  • Foto's toevoegen
  • Toevoeging van gebruikte artikelen / materialen
  • Toevoeging van een reglementair formulier: CERFA, certificaat van onderhoud, BTW, enz.
  • Handtekening van de klant
  • Validatie van het einde van de interventie
  • Mogelijke planning van een nieuwe passage
  • Na validatie wordt het rapport van de interventie per e-mail naar de klant gestuurd
Verwerking van afgeronde interventies
  • Analyse en verificatie van de door de beheerder uitgevoerde interventies
  • Verzending van het interventierapport naar de klant
  • Herindeling indien nodig (nieuwe run, wachten op onderdelen)
  • Controle van de werktijden
  • Inventarisatiecontrole en consolidatie
  • Archivering van het takenblad
  • Opstellen van de factuur voor verzending naar de klant

Beheer van onderhoudscontracten

Het CMMS zal het beheer van onderhouds- en servicecontracten mogelijk moeten maken, evenals het uitvoeren van audits en controles door de regelgevende instanties.

Preventief onderhoud moet in het schema worden geïntegreerd met het creëren van automatische herinneringen om te waarschuwen voor onderhoudstermijnen. 

Onderhoudsplannen

Onderhoudsbereiken worden gedefinieerd om de belangrijkste interventies te beschrijven die tijdens de levensduur van de apparatuur met een bepaalde frequentie moeten worden uitgevoerd. Zij omvatten de uit te voeren taken en operaties, de geschatte tijd die nodig is en de benodigde apparatuur.

Met het CMMS kunnen preventieve onderhoudsacties worden uitgevoerd, afhankelijk van de tijd of het aantal uren dat de apparatuur wordt gebruikt. De afronding van het onderhoud zal resulteren in een ingevuld interventieblad, dat kan worden gearchiveerd en gekoppeld aan de betreffende apparatuur.

Beheer van de facturering

4 factureringsstromen moeten mogelijk zijn:

  • Facturering van interventies
  • Facturatie van contracten
  • Facturatie van offertes/bestellingen
  • Punctuele facturatie
Facturering van interventies

Het CMMS moet de automatisering van de facturatie van interventies met de volgende functionaliteiten in het bijzonder mogelijk maken: 

  • Vermelding of de interventie al dan niet wordt gefactureerd: dit kan worden bepaald bij de totstandkoming van de interventie, bij de afsluiting ervan of zelfs a posteriori van de interventie
  • Automatische berekening van arbeidstijden
  • Waardering op basis van de kosten per uur
  • Automatische verrekening van forfaitaire reiskosten
  • Directe waardering van gebruikte reserveonderdelen en verbruiksgoederen
  • Verschillende status van de interventies: te factureren, te factureren, onder contract, onder garantie, enz.
  • Facturen moeten onderweg direct kunnen worden uitgereikt
  • Of ze moeten worden gevalideerd door de manager voordat ze worden verzonden
  • Verzending van facturen per e-mail met traceerbaarheid van de distributie en opening door de klant en ontvangst van een kennisgeving
  • Uitgifte van creditnota's / creditnota's
Facturatie van contracten

De uitvoering van onderhoudscontracten geeft aanleiding tot periodieke facturering die door CMMS zal moeten worden beheerd. De software kan ook de financiële herwaarderingen en het schema modelleren volgens de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd. Er kan onderscheid worden gemaakt tussen de operationele en de factureringsdatum.

Facturatie van offertes / orders
  • Factureerbare bestellingen in één of meerdere facturen
  • Opstellen van de factuur die overeenstemt met de aanvaarde offerte
  • Aanbetaling facturatie
  • Facturatie per situatie ter plaatse 
  • Mogelijkheid om de details van de bestelling weer te geven of een eenvoudig overzicht te geven
  • Verzending van facturen per e-mail met traceerbaarheid van de distributie en opening door de klant en ontvangst van een
Punctuele facturatie

Mogelijkheid om klanten onafhankelijk van een interventie, contract of bestelling te factureren.

Beheer van offertes

  • Opstellen van de schatting volgens voorgedefinieerde sjablonen
  • Lijst van benodigde onderdelen
  • Creatie van gedetailleerde of niet-gedetailleerde werken
  • Categorisering van de lijnen van de raming: onder garantie, contract, tegen uurtarief, in dienst, enz.
  • Toevoeging van optionele opties
  • Beheer van de verschillende geldende BTW-tarieven
  • Toevoeging van subtotalen
  • Automatische margeberekening
  • Aftrek van kortingen
  • De aanvaarding van een schatting leidt tot de totstandkoming van de bijbehorende interventie
  • Offerte opvolging: In afwachting, In voorbereiding, Verzonden, Geaccepteerd, Gefactureerd
  • Directe e-mailing van de offerte in PDF-formaat met traceerbaarheid van de distributie en opening door de klant en ontvangst van een kennisgeving

Materieel- en voorraadbeheer

De CMMS-voorraadbeheerfunctie zal ervoor moeten zorgen dat de materialen en apparatuur die nodig zijn voor de werking van het bedrijf beschikbaar zijn, terwijl de voorraad op een optimaal niveau wordt gehouden. 

CMMS moet : 

  • Het toestaan van de invoer van artikelen, materialen en reserveonderdelen van meerdere leveranciers
  • Beheer van de voorraadniveaus en minimumvoorraden
  • De hoeveelheden van de voor de interventie gebruikte onderdelen te koppelen aan het toezicht op de voorraden en de bijwerking van de hoeveelheden wanneer dat nodig is
  • Beheer opslaglocaties
  • Voorraadbewegingen beheren
  • Het toestaan van de toevoeging van het benodigde materiaal in de planningsfase
  • Maak een lijst van te bestellen onderdelen volgens de geplande interventies
  • Onderdelen toevoegen die gebruikt worden in de mobiliteit
  • In staat zijn om werkelijke vs. geplande hoeveelheden te produceren
  • Inventarisatiebeheer door monteur / bestelwagenvoorraad
  • Definieer een kritische minimumhoeveelheid voor elk artikel in de inventaris om "need to order"-alarmen te genereren
  • Beheer de opvolging van bestellingen
  • De gegevensextractie mogelijk maken om de inventarisatie uit te voeren

Gebruikersbeheer

De CMMS gebruikersprofielen zijn als volgt: 

Beheerders: zij hebben toegang tot alle parameters, kunnen maatwerkopties kiezen, teams beheren.

Managers: zij kunnen interventies, planning, facturatie en offertes, contracten beheren en toewijzen. Het is mogelijk om de toegang tot bepaalde functionaliteiten te beperken (plannerprofiel, schatter, enz.). 

Technici: zij hebben toegang tot de interventies die aan hen zijn toegewezen en tot hun persoonlijke agenda.

Het CMMS moet ook de taak van de HR-functies vergemakkelijken, met name het opvragen van de urenstaten, na de interventies van de technici.

KPI's & Statistieken

Op basis van de verzamelde gegevens moet het CMMS dashboards en statistieken kunnen aanbieden om de onderhoudsprestaties te meten. Lijst van de indicatoren die door de gekozen oplossing beschikbaar moeten worden gesteld:

  • Preventieve vs. curatieve ratio: preventieve vs. curatieve onderhoudsgraad
  • Tijd tussen storingen: de gemiddelde tijd tussen twee storingen in de apparatuur
  • Reactietijd: de tijd tussen de uitschakeling van de apparatuur en de aankomst van de onderhoudstechnicus
  • Reparatietijd: de tijd tussen het moment dat de apparatuur uitvalt en het moment dat deze opnieuw wordt opgestart
  • Return-to-Service Tijd: de tijd tussen het moment dat de werkopdracht wordt gegeven en het oplossen van het probleem / herstarten van de apparatuur
  • Reistijd: De tijd tussen de afgifte van de onderhoudsopdracht en de aankomst van de servicetechnicus
  • Activiteitengraad van de technicus: aantal uren interventie / totale gewerkte tijd - totaal aantal uitgevoerde interventies
  • Nauwkeurigheid van de planning: verschil tussen de werkelijke reactietijd en de geplande tijd

Deze indicatoren moeten verkrijgbaar zijn voor een geselecteerde periode, locatie, uitrusting, team, technicus.

De dashboards zijn een referentie voor het bepalen van de doelstellingen en het meten van de prestaties binnen ons bedrijf. Ze moeten worden gepresenteerd in de vorm van tabellen en grafieken.

Technische voorwaarden

In dit deel worden de technische beperkingen met betrekking tot de implementatie van CMMS en de integratievereisten binnen ons bestaande informatiesysteem in detail beschreven.

Het volgende zal worden besproken:

  • Technische beperkingen met betrekking tot de implementatie van de software: server- of cloudconfiguratie
  • De beschikbaarheid moet groter zijn dan 99,99%
  • De noodzakelijke interfaces en gegevensuitwisseling tussen het CMMS en het reeds bestaande informatiesysteem
  • De dataherstelstrategie
  • Gegevensherstelmogelijkheden: export en einde contract
  • Specifieke maatregelen in verband met vertrouwelijkheid en veiligheid
  • De mogelijkheden van CMMS-parametrisering en -aanpassing die geen tussenkomst van de redacteur vereisen

De algemene en belangrijkste behoeften die worden verwacht, zijn als volgt:

  • het CMMS moet toegankelijk zijn via een webbrowser
  • de mobiele applicatie moet een off-line modus hebben, met automatische synchronisatie op de achtergrond
  • De oplossing moet toegankelijk zijn via een SaaS-architectuur (Software as a Service)
  • het platform is toegankelijk op de Cloud met veilige nominatieve toegang per gebruiker

De CMMS-uitgever zal zijn beveiligingsbeleid beschrijven: benaderingen, toegepaste normen, gevolgen van overtredingen van het beveiligingsbeleid, RGPD, communicatie, etc., en zal de geïmplementeerde infrastructuur en architectuur specificeren om de eisen van beschikbaarheid, vertrouwelijkheid, integriteit te waarborgen.

Het CMMS moet een gegevensmigratie (Importeren/exporteren) via open formaat bestanden (met name Excel) mogelijk maken om het herstel van gegevens uit ons computerbestand te garanderen. De gegevensexport moet te allen tijde gegarandeerd zijn.

Projectmethodologie

De CMMS-configuratie zal gebaseerd zijn op iteratieve cycli waardoor onze teams perfect met de tool kunnen omgaan.

Onder de belangrijkste fasen van het project kunnen we het volgende noemen: 

  • De voorstudie 
  • Specifieke ontwikkelingen voor een perfecte aanpassing aan het Specificaties
  • Eenheidstesten
  • Gebruikersacceptatie: tests in samenwerking met de aanvragers om de goede geschiktheid van de functionaliteiten en de behoeften te controleren
  • Gegevensherstel
  • Leverings- en productieprocedures
  • Gebruikersopleiding

De software-uitgever zal ons de volgende informatie verstrekken:

  • De activiteiten die door onze structuur zullen moeten worden geleid
  • Activiteiten die door de uitgever moeten worden ondersteund
  • Geschatte werklast in dagen / man 
  • Het profiel en de kennis die nodig zijn voor de configuratie en het gebruik van CMMS

Opleiding

Er worden twee afzonderlijke opleidingen gepland, een technische opleiding voor het backofficepersoneel en een opleiding voor de technici van de gebruikers in het veld.

De training omvat technische ondersteuning die elke werkdag tijdens kantooruren bereikbaar is via telefoon en e-mail. Al het web-based trainingsmateriaal (verklarende video's, forum, e-learning) wordt ook op prijs gesteld.

Definitie van het financiële aanbod

De uitgever zal een nauwkeurige prijsopgave doen van de financiële elementen waaruit zijn aanbod bestaat. Namelijk, het volgende:

  • Kosten van de licenties / maandelijkse of jaarlijkse vergoeding
  • Beheerkosten en projectondersteuning, inclusief kosten voor gegevensoverdracht
  • Kosten van specifieke maatwerkontwikkelingen
  • Kosten voor de ontwikkeling van intertoepassingsinterfaces
  • Kosten van de opleiding

Onder de licenties zijn de volgende opgenomen:

[XX] gebruikers in het veld (technici)

[XX] mensen in de backoffice (managers/administrateurs)

Licenties zullen ook het recht omvatten om updates, nieuwe versies, patches en continue verbetering te implementeren. 

De CMMS levertijd is vastgesteld op maximaal [XX] maanden. Het wordt van kracht op de dag dat het bestelformulier naar de uitgever wordt gestuurd.

 

📄 Download de CMMS-specificaties in Word-formaat

 

Bij Yuman is het overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens op Yuman.

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

Terug naar artikelen