Specifiche CMMS

👉 Implementare il CMMS

Questa specifica standard è completamente modificabile, per aiutarvi a tracciare il vostro progetto, a specificare le vostre esigenze e naturalmente a produrre il CDC che userete per scegliere la soluzione CMMS.

Pssst… Se questa è esattamente la funzionalità di cui avete bisogno, allora Yuman è quello che fa per voi!

<È possibile scaricare questo documento e utilizzarlo come base per modificare e adattare il proprio progetto. Potreste doverlo semplificare o arricchire in base alle vostre esatte aspettative. Saremo lieti di ricevere il vostro feedback e di cambiare il vostro progetto.

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Sintesi

• Introduzione
• Descrizione del nostro requisito CMMS
• Caratteristiche ricercate:
  • Gestione di beni, attrezzature e proprietà
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  • la gestione degli interventi
  . .
  • Gestione delle quotazioni
  . .
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• Requisiti tecnici
Completamento dell'offerta finanziaria.

Introduzione

Nella vostra introduzione, inserite un rapido promemoria sull'azienda, la sua organizzazione, l'ambito della funzione di manutenzione, i suoi obiettivi generali e, naturalmente, presentate il vostro progetto di CMMS [Computerized Maintenance Management System].

Alcuni indizi:

Analisi dell'esistente: décriate la vostra attuale modalità operativa?
Si tratta di una sostituzione di un CMMS esistente che non vi soddisfa o di un nuovo progetto per digitalizzare il vostro servizio tecnico?
Aspettative: quali sono gli obiettivi principali del vostro progetto CMMS?Territorio: qual è l'area geografica coperta dalla vostra azienda?
Dimensioni: qual è la dimensione della vostra organizzazione: numero di manager, tecnici, reparti interessati?
Caso d'uso: ad esempio, è possibile descrivere uno o più flussi di lavoro che si desidera modificare

Descrizione del nostro requisito CMMS

Questa parte vi permette di definire le vostre esigenze e i principali benefici attesi dal nuovo sistema CMMS.

Lo scopo di queste specifiche è quello di selezionare una soluzione CMMS/gestione degli interventi di manutenzione, la sua implementazione e manutenzione.

Infine, c'è una forte sfida per ottimizzare i nostri interventi di manutenzione preventiva. In primo luogo, per ottimizzare il ciclo di vita degli impianti di cui siamo responsabili, ma anche per garantire una migliore qualità del servizio ai nostri clienti, anticipando i cambiamenti futuri e rinegoziando gli interventi di manutenzione.

L'azienda vuole quindi dotarsi di uno strumento in grado di modernizzare la gestione delle richieste di intervento da parte di tutti i clienti presenti nei vari siti, per guadagnare in efficienza.

La soluzione GMA sarà utilizzata per gestire la manutenzione dei locali dell'azienda.

La soluzione CMMS [Sistema di Gestione della Manutenzione Computerizzata] dovrà facilitare:

• La gestione di beni, attrezzature e proprietà
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• Gestione degli interventi: pianificazione, rendicontazione, chiusura
. . . . .
• Creazione di statistiche e dashboard, estrazione di dati
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L'obiettivo è quindi quello di trovare uno strumento integrato, ergonomico, scalabile e collaborativo.

Le principali aspettative da questo CMMS sono:

• Risparmiare tempo
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• Facile accesso alle informazioni raccolte sul campo
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• Monitoraggio in tempo reale degli interventi
. . <Più strumenti di analisi per i manager.

Funzionalità ricercate

Elencare le caratteristiche ricercate ha un duplice scopo: facilita la lettura del progetto da parte del redattore del software, ma permette anche di ordinare e dare priorità alle caratteristiche essenziali, importanti e opzionali.

Gestione di immobili, attrezzature e beni

Gestione dei clienti 

Il CMMS deve permettere di memorizzare le principali informazioni relative ai clienti: nome, partita IVA, indirizzo, numero di telefono, indirizzi e-mail, sito web, siti interessati, forza lavoro, ecc.

I diversi contatti di un cliente verranno definiti nel sistema con il loro ruolo (contatto tecnico, fatturazione, ecc.).

Gestione delle attrezzature

Sarà necessario poter collegare a un sito/edificio una o più apparecchiature che richiedono una specifica operazione di manutenzione (caldaia, ascensore, porta automatica, ecc.);(Caldaia, Ascensore, Porta automatica, Controllo accessi, VMC, Scaldabagno, Aspirazione fumi, BAES, Estintore, Sistema di sicurezza antincendio, Colonna antincendio, Piani tecnici....). 

Queste apparecchiature potranno essere inserite direttamente nello strumento CMMS e aggiornate regolarmente: allegare documenti come piani, schede di manutenzione, foto, liste di pezzi, ecc. L'obiettivo è quello di facilitare la costruzione del libretto di manutenzione digitale per le apparecchiature.

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Gestione degli interventi

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Il CMMS avrà un modulo di pianificazione per visualizzare tutti gli interventi, i controlli e i cantieri gestiti dall'azienda.

Modulo di pianificazione MCMS (in ufficio)

Il programma deve visualizzare su un'unica schermata tutti gli interventi dei tecnici per un periodo di almeno una settimana. I congedi e le assenze devono essere inclusi. Deve avere una funzione Drag & Drop che permetta di passare direttamente un intervento da un tecnico all'altro, deve aggiornarsi automaticamente.

• Pianificazione (interventi multi-pass e multi-tecnici)
• Assegnazione dei tecnici in base alla loro disponibilità, alla durata prevista dell'intervento e tenendo conto delle assenze
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• Raggruppamenti grafici per ottimizzare i posizionamenti     
• Registrazione di attrezzature pronte per l'intervento
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• Possibilità di inviare SMS ed e-mail ai clienti per confermare la pianificazione
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Dati da trasmettere al tecnico (in movimento)

• Dati del richiedente (nome, telefono)
• Si prega di notare che questo non è un documento ufficiale.
• La navigazione GPS diretta al luogo dell'intervento
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• Descrizione dettagliata dell'intervento
• .
• Possibilità di aggiungere documenti tecnici: avvisi, fogli di istruzione, ecc.
• Rapporti giornalieri e settimanali sul loro smartphone
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• Possibilità per i tecnici di creare interventi autonomamente
• .
• Avvisi in tempo reale di nuove informazioni/interventi per tutti
• .
• Accedendo in modalità off-line, l'applicazione funziona in modo autonomo, con la connessione necessaria solo per lo scambio di dati
• .
• Sincronizzazione in background senza bloccare l'utilizzo dell'applicazione
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L'esecuzione di un intervento sul campo

• Inizio dell'intervento, con calcolo dei tempi di percorrenza
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• Fine intervento, con calcolo del tempo impiegato
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• Possibilità di più partecipanti, nello stesso sito, per più giorni
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• Lettura delle schede e delle parti allegate
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• Accedere alla storia degli interventi effettuati su un'apparecchiatura
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• Ingresso (vocale o testuale) del rapporto di intervento
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• Aggiungere gli articoli/materiali utilizzati
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• Aggiungere un modulo normativo: CERFA, certificato di manutenzione, IVA, ecc.
• Firma del cliente
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• Validazione della fine dell'intervento
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• Pianificare una nuova visita
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• Dopo la convalida, invio del rapporto di intervento al cliente via e-mail
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Elaborazione degli interventi completati

• Analisi e verifica degli interventi effettuati dal manager
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• Invio del rapporto di intervento al cliente
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• Assegnazione se necessaria (nuovo passaggio, attesa di parti)
• Verifica dell'orario di lavoro
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• Controllo e consolidamento delle scorte
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• Archiviazione della scheda di intervento
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• Gestione della fattura da inviare al cliente
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Gestione dei contratti di manutenzione

Il CMMS deve consentire la gestione dei contratti di manutenzione e assistenza, nonché l'esecuzione di audit e controlli normativi.

Il CMMS deve inoltre consentire la gestione dei contratti di manutenzione, nonché l'esecuzione di audit e controlli normativi.

Queste manutenzioni preventive dovranno essere integrate nel programma con la creazione di promemoria automatici per avvisare della rinegoziazione della manutenzione.

Piani di manutenzione

I programmi di manutenzione sono definiti per descrivere i principali interventi da effettuare durante la vita dell'apparecchiatura con una determinata frequenza. Includono i compiti e le operazioni da eseguire, il tempo stimato e l'attrezzatura necessaria.

Il CMMS consentirà la déclenchement delle azioni di manutenzione preventiva in base al tempo o al numero di ore di utilizzo dell'apparecchiatura. Il completamento dell'intervallo di manutenzione si tradurrà in una scheda di intervento compilata, che potrà essere archiviata e collegata all'apparecchiatura interessata.

Gestione della fatturazione

Dovrebbero essere possibili 4 flussi di fatturazione:

• Fatturazione degli interventi
• Fatturazione dei contratti
• Fatturazione di preventivi/ordini
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• Fatturazione unica

Fatturazione degli interventi

Il CMMS deve permettere l'automazione della fatturazione degli interventi con, in particolare, le seguenti funzionalità:

• Indicare se l'intervento è fatturato o meno:questo può essere definito alla creazione dell'intervento, alla sua chiusura o dopo l'intervento
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• Calcolo automatico dei tempi di lavoro
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• Valutazione in base ai costi orari
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• Calcolo automatico dei pacchetti di collocamento
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• Valutazione diretta delle parti macchiate e dei materiali di consumo utilizzati
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• Diversi stati degli interventi: fatturati, fatturati, sotto contratto, in garanzia, ecc.
• Le fatture devono poter essere tabellate e inserite direttamente in mobilità
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• Oppure devono poter essere convalidati dal manager prima dell'invio
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• Fatture inviate via e-mail con tracciabilità della distribuzione e dell'apertura da parte del cliente e notifica
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• Emissione di note di credito
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Fatturazione dei contratti

L'esecuzione dei contratti di manutenzione dà luogo alla fatturazione periodica, che deve essere gestita dal CMMS. Il software sarà anche in grado di modulare le rivalutazioni finanziarie e i costi in base ai termini del contratto. Le date di funzionamento e di fatturazione possono essere distinte.

Finanziario

Fatturazione di preventivi/ordini

• Ordini che possono essere fatturati in una o più fatture
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• Creazione della fattura corrispondente al preventivo accettato
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• Fattura su conto
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• Fatturazione in base alla situazione del sito 
• Opzione per visualizzare il dettaglio dell'ordine o un semplice riepilogo
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• Fatture inviate via e-mail con tracciamento della consegna e dell'apertura da parte del cliente e notifica
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Fatturazione unica

Possibilità di fatturare ai clienti indipendentemente da un intervento, un contratto o un ordine.

Gestione delle quotazioni

•  Elaborazione delle citazioni secondo metodi predefiniti
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• Elenco dei ricambi necessari
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• Creazione di opere colorate e non colorate
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• Catalogazione delle linee di preventivo: in garanzia, contratto, tariffa oraria, servizio, ecc.
• Aggiungere opzioni facoltative
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• Gestire le diverse aliquote IVA in vigore
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Calcolo automatico dei margini
• Sconti
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• L'accettazione di un preventivo comporta la creazione dell'intervento associato
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• Tracciamento dei preventivi: In attesa, In preparazione, Inviato, Accettato, Fatturato
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• Invio diretto via e-mail del preventivo in formato PDF con monitoraggio della distribuzione e dell'apertura da parte del cliente e notifica
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Gestione dei materiali e delle scorte

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La funzione di gestione dell'inventario del CMMS deve garantire la disponibilità dei materiali e delle attrezzature necessarie per il funzionamento dell'azienda, mantenendo le scorte a livelli ottimali.

Il CMMS deve:

• Consentire l'importazione di articoli, materiali e parti di ricambio da più fornitori
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• Gestire i livelli di scorte e i livelli minimi di scorte
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• Collegare le quantità di parti utilizzate nell'intervento, con il monitoraggio delle scorte e l'aggiornamento delle quantità man mano che si verificano
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• Gestire le posizioni di stoccaggio
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• Definire una quantità minima critica per ogni articolo di magazzino per gestire gli allarmi di "necessità d'ordine"
. Consentire il recupero dei dati per eseguire l'inventario.

Gestione degli utenti

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