Powrót do artykułów

Specyfikacje CMMS

Specyfikacje CMMS

Wtorek 24 marzec 2020

W Yuman lubimy oszczędzać Twój czas. Nie tylko w zarządzaniu codziennymi operacjami utrzymania ruchu, ale także w rozwoju projektu CMMS.Ponieważ wiemy, że etap sporządzania specyfikacji może być długi i żmudny, oferujemy Państwu tutaj model, który jest w całości gotowy do załadowania.

👉 Wdrażanie systemu CMMS

.

Ta standardowa specyfikacja jest w pełni edytowalna, aby pomóc Ci nakreślić projekt, określić Twoje potrzeby i oczywiście stworzyć CDC, którego użyjesz do wyboru rozwiązania CMMS.

.

Pssst… Jeśli właśnie takiej funkcjonalności potrzebujesz, to Yuman jest dla Ciebie!

. <Możesz pobrać ten dokument i wykorzystać go jako podstawę do wprowadzenia zmian i dostosowania własnego projektu. Być może trzeba będzie go uprościć lub wzbogacić w zależności od dokładnych oczekiwań. Czekamy na Twoją opinię i zmianę wokół Twojego projektu.

.

📄  Térka Specyfikacje CMMS w formacie Word

.

Podsumowanie

.

    .
  • Wprowadzenie
    • .
  • Opis naszego zapotrzebowania na CMMS
  • Poszukiwane cechy:
      .
    • Zarządzanie środkami, sprzętem i nieruchomościami
      • .
    • zarządzanie interwencjami
      • . <Zarządzanie umowami serwisowymi
    • . <Zarządzanie fakturowaniem.
  • Zarządzanie notowaniami
    • <Materiał i gospodarka magazynowa. .

.

  • Wymagania techniczne

. Wypełnienie oferty finansowej.

 

Wprowadzenie

.

W swoim wstępie wstaw krótkie przypomnienie o firmie, jej organizacji, zakresie funkcji utrzymania ruchu, ogólnych celach i oczywiście przedstaw swój projekt CMMS [Computerized Maintenance Management System].

.

Kilka wskazówek:

Analiza dotychczasowych: déżnych sposobów działania?
Czy jest to wymiana istniejącego systemu CMMS, który nie daje Ci satysfakcji, czy też jest to nowy projekt mający na celu digitalizację Twoich służb technicznych?
Oczekiwania: jakie są główne cele Twojego projektu CMMS?Terytorium: jaki obszar geograficzny obejmuje Państwa firma?
Rozmiar: jaka jest wielkość Państwa organizacji: liczba kierowników, techników, działów, których to dotyczy?
Przypadek użycia:na przykład możesz opisać jeden lub więcej przepływów pracy, które chcesz zmienić

.

Opis naszego zapotrzebowania na CMMS

.

Ta część pozwala na określenie potrzeb i głównych korzyści oczekiwanych od nowego systemu CMMS.

.

Celem niniejszej specyfikacji jest wybór rozwiązania CMMS / zarządzania interwencjami konserwacyjnymi, jego wdrożenie i utrzymanie.

Jeśli chodzi o zarządzanie sprzętem, to dla naszych techników w terenie kluczowy staje się dostęp do historii sprzętu, a poprzednie naprawy znacznie ułatwiają diagnozę. Aby zapewnić im bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi normami, musimy być w stanie dostarczyć im również notatki techniczne, plany i instrukcje bezpieczeństwa w formacie cyfrowym.

.

Wreszcie, istnieje silne wyzwanie do optymalizacji naszych prewencyjnych interwencji konserwacyjnych. Po pierwsze w celu optymalizacji cyklu życia instalacji, za które jesteśmy odpowiedzialni, ale także w celu zagwarantowania lepszej jakości usług dla naszych klientów, poprzez przewidywanie przyszłych zmian i renegocjację interwencji konserwacyjnych.

Firma pragnie zatem wyposażyć się w narzędzie zdolne unowocześnić zarządzanie prośbami o interwencje od wszystkich klientów obecnych na różnych placach, aby zyskać na efektywności.

Rozwiązanie GMA będzie wykorzystywane do zarządzania utrzymaniem obiektów firmy.

Rozwiązanie CMMS [Computerized Maintenance Management System] będzie musiało ułatwiać:

.

    .
  • Zarządzanie środkami, sprzętem i nieruchomościami
    • .
  • Zarządzanie interwencjami: planowanie, raportowanie, zamykanie
    • . <Zarządzanie umowami związanymi z każdym obiektem: przeglądy okresowe, konserwacja. <Zarządzanie ofertami i fakturami. <Materiał i gospodarka magazynowa. <Zarządzanie profilami: administratora, kierownika i użytkownika terenowego.
  • Tworzenie statystyk i dashboardów, ekstrakcja danych
    • .

Celem jest zatem znalezienie zintegrowanego, ergonomicznego, skalowalnego i współpracującego narzędzia.

Główne oczekiwania wobec tego systemu CMMS to:

.

    .
  • Oszczędność czasu
    • .
  • Łatwy dostęp do informacji zebranych w terenie
    • .
  • Monitorowanie interwencji na żywo
    • .
  • Skrócenie czasu wprowadzania danych (eliminacja ponownych wpisów)
  • Większa skuteczność i efektywność wykorzystania danych <Większa autonomia dla techników w terenie
    • . <Więcej narzędzi analitycznych dla menedżerów.

Poszukiwane funkcje

.

Wymienienie poszukiwanych cech ma podwójny cel: ułatwia redaktorowi oprogramowania zapoznanie się z projektem, ale także umożliwia posortowanie i uszeregowanie pod względem ważności cech istotnych, ważnych i opcjonalnych.

Zarządzanie nieruchomościami, wyposażeniem i aktywami

.

Zarządzanie klientami 

.

System CMMS musi umożliwiać przechowywanie głównych informacji dotyczących klientów: nazwa, numer VAT, adres, numer telefonu, adresy e-mail, strona internetowa, strony, których to dotyczy, pracownicy itp.

.

Różne kontakty klienta będą zdefiniowane w systemie wraz z ich rolą (kontakt techniczny, fakturowanie itp.).

Zarządzanie sprzętem

.

Niezbędna będzie możliwość dołączenia do obiektu/budynku jednego lub kilku urządzeń wymagających określonych czynności obsługowych (Kocioł, Winda, Drzwi automatyczne itp.);(Kocioł, Winda, Drzwi automatyczne, Kontrola dostępu, VMC, Nagrzewnica wodna, Oddymianie, BAES, Gaśnica, System bezpieczeństwa pożarowego, Kolumna przeciwpożarowa, Plany techniczne....). 

.

.

Zarządzanie interwencjami

.

System CMMS będzie posiadał moduł planowania pozwalający na wizualizację wszystkich interwencji, kontroli i miejsc pracy zarządzanych przez firmę.

Moduł planistyczny CMMS (w biurze)

.

Harmonogram musi wyświetlać na jednym ekranie wszystkie interwencje technika w okresie co najmniej jednego tygodnia. Należy uwzględnić urlopy i nieobecności. Musi posiadać funkcję Drag & Drop pozwalającą na bezpośrednie przekazywanie interwencji z jednego technika do drugiego, musi odświeżać się automatycznie.

.

    .
  • Planowanie (interwencje wieloprzejazdowe i wielotechnologiczne)
    • .
  • Przydział techników zgodnie z ich dostępnością, przewidywanym czasem trwania interwencji i z uwzględnieniem nieobecności
    • .
  • Grupowanie grafik w celu optymalizacji miejsc   
  • Rejestracja sprzętu gotowego do interwencji
    • .
  • Możliwość wysyłania SMS-ów i e-maili do klientów w celu potwierdzenia planowania
    • .

Dane do przekazania technikowi (w ruchu)

.

    .
  • Dane wnioskodawcy (imię i nazwisko, telefon)
  • Proszę pamiętać, że nie jest to oficjalny dokument.
  • Bezpośrednia nawigacja GPS do miejsca interwencji
  • .
  • Szczegółowy opis interwencji
  • .
  • Możliwość dodawania dokumentów technicznych: zawiadomień, instrukcji obsługi itp.
  • Dzienny i tygodniowy raport na swoim smartfonie
  • .
  • Możliwość samodzielnego tworzenia interwencji przez techników
  • .
  • Ostrzeżenia w czasie rzeczywistym o nowych informacjach/interwencjach dla wszystkich
  • .
  • Dostępna w trybie off-line aplikacja działa autonomicznie, a połączenie jest wymagane tylko do wymiany danych
  • .
  • Synchronizacja w tle bez blokowania korzystania z aplikacji
  • .

Przebieg interwencji w terenie

.

    .
  • Rozpoczęcie interwencji, z obliczeniem czasu przejazdu
    • .
  • Koniec interwencji, z obliczeniem spędzonego czasu
    • .
  • Możliwość udziału wielu uczestników, w tym samym miejscu, w ciągu kilku dni
    • .
  • Przeczytanie załączonych arkuszy i części
    • .
  • Dostęp do historii interwencji przeprowadzonych na urządzeniu
    • .
  • Wprowadzenie (głosowo lub tekstowo) raportu z interwencji
    • . .
  • Dodaj użyte przedmioty/materiały
    • .
  • Dodaj formularz regulacyjny: CERFA, certyfikat utrzymania, VAT, itp.
  • Podpis klienta
    • .
  • Weryfikacja zakończenia interwencji
    • .
  • Planowanie nowej wizyty
    • .
  • Po walidacji wysłanie raportu z interwencji do klienta drogą mailową
    • .

Opracowanie zakończonych interwencji

.

    .
  • Analiza i weryfikacja interwencji prowadzonych przez kierownika
    • .
  • Wysłanie raportu z interwencji do klienta
    • .
  • Przypisanie w razie potrzeby (nowy przejazd, oczekiwanie na części)
    • .
  • Weryfikacja czasu pracy
    • .
  • Kontrola i konsolidacja zapasów
    • .
  • Archiwizacja arkusza interwencji
    • .
  • Zarządzanie fakturą do wysłania do klienta
    • .

Zarządzanie umowami serwisowymi

.

System CMMS musi umożliwiać zarządzanie umowami serwisowymi i konserwacyjnymi, a także przeprowadzanie audytów i kontroli regulacyjnych.

System CMMS musi umożliwiać zarządzanie umowami serwisowymi, a także przeprowadzanie audytów i kontroli regulacyjnych.

Te prewencyjne przeglądy będą musiały być zintegrowane z harmonogramem z utworzeniem automatycznych przypomnień w celu ostrzeżenia o renegocjacjach dotyczących konserwacji.

Plany pielęgnacyjne

.

Harmonogramy konserwacji są definiowane w celu opisania głównych interwencji, które należy przeprowadzić w trakcie życia sprzętu z określoną częstotliwością. Zawierają one zadania i operacje do wykonania, szacowany czas potrzebny do ich wykonania oraz potrzebny sprzęt.

System CMMS będzie umożliwiał dékładanie prewencyjnych działań konserwacyjnych w zależności od czasu lub liczby godzin użytkowania sprzętu. Wykonanie zakresu konserwacji skutkuje wypełnieniem karty interwencji, która może być zarchiwizowana i powiązana z danym sprzętem.

.

Zarządzanie fakturami

.

4 przepływy rozliczeniowe powinny być możliwe:

.

    .
  • Fakturowanie interwencji
    • .
  • Fakturowanie umów
    • .
  • Fakturowanie ofert/zamówień
    • .
  • Fakturowanie jednorazowe

Fakturowanie interwencji

.

System CMMS musi umożliwiać automatyzację fakturowania interwencji z uwzględnieniem w szczególności następujących funkcjonalności:

    .
  • Informacja czy interwencja jest fakturowana czy nie :można to określić w momencie tworzenia interwencji, w momencie jej zamykania lub po zakończeniu interwencji
    • .
  • Automatyczne obliczanie czasów pracy
    • .
  • Wycena według kosztów godzinowych
    • .
  • Automatyczne obliczanie pakietów stażowych
    • .
  • Bezpośrednia wycena użytych części spotowych i materiałów eksploatacyjnych
    • .
  • Różny status interwencji: zafakturowane, zafakturowane, w trakcie umowy, w trakcie gwarancji itp.
  • Faktury muszą mieć możliwość tabulacji i umieszczenia ich bezpośrednio w mobilności
    • .
  • Albo muszą mieć możliwość zatwierdzenia przez kierownika przed wysłaniem
    • .
  • Faktury wysyłane mailem z możliwością śledzenia dystrybucji i otwarcia przez klienta oraz powiadomienia
    • .
  • Wystawianie not kredytowych
    • .

Fakturowanie umów

.

Realizacja umów serwisowych rodzi konieczność okresowego fakturowania, którym musi zarządzać system CMMS. Oprogramowanie będzie mogło również modulować rewaloryzacje finansowe oraz koszty zgodnie z warunkami umowy. Daty operacyjne i rozliczeniowe mogą być rozróżniane.

Finanse

Fakturowanie ofert / zamówień

.

    .
  • Zamówienia, które mogą być zafakturowane w jednej lub kilku fakturach
    • .
  • Tworzenie faktury odpowiadającej zaakceptowanej wycenie
    • .
  • Faktura na koncie
    • .
  • Fakturowanie według sytuacji na budowie 
    • .
  • Opcja wyświetlenia szczegółów zamówienia lub prostego podsumowania
    • .
  • Faktury wysyłane mailem ze śledzeniem dostarczenia i otwarcia przez klienta oraz powiadomieniem
    • .

Rozliczenia jednorazowe

.

Możliwość fakturowania klientów niezależnie od interwencji, umowy lub zamówienia.

.

Zarządzanie notowaniami

.

    .
  •  Obróbka cytatów według predefiniowanych metod
    • .
  • Lista wymaganych części zamiennych
    • .
  • Tworzenie prac barwionych i niebarwionych
    • .
  • Katalogowanie linii ofertowych: w ramach gwarancji, umowy, stawki godzinowej, serwisu itp.
  • Dodanie opcjonalnych opcji
    • .
  • Zarządzanie różnymi obowiązującymi stawkami VAT
    • . <Rola "prezentacji" polega na wstawianiu sum częściowych.
  •  Automatyczne naliczanie marży
    • .
  • Zniżki
    • .
  • Przyjęcie oferty skutkuje utworzeniem powiązanej z nią interwencji
    • .
  • Śledzenie zapytań: Oczekujące, W przygotowaniu, Wysłane, Zaakceptowane, Zafakturowane
    • .
  • Bezpośrednie wysyłanie e-mailem wyceny w formacie PDF ze śledzeniem dystrybucji i otwarcia przez klienta oraz powiadomienia
    • .

Zarządzanie materiałami i zapasami

.

Funkcja zarządzania zapasami systemu CMMS powinna zapewniać dostępność materiałów i urządzeń niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa przy jednoczesnym utrzymaniu ich zapasów na optymalnym poziomie.

.

System CMMS musi: 

.

    .
  • Zezwalaj na import przedmiotów, materiałów i części zamiennych od wielu dostawców
    • .
  • Zarządzanie poziomem zapasów i minimalnym poziomem zapasów
    • .
  • Połączenie ilości części używanych w interwencji, ze śledzeniem zapasów i aktualizacją ilości w miarę ich pojawiania się
    • .
  • Zarządzaj miejscami przechowywania
    • . <Zarządzanie ruchami zapasów. <Umożliwienie dodania niezbędnego wyposażenia już na etapie planowania.
  • Stwórz listę części do zamówienia zgodnie z planowanymi interwencjami
    • .
  • Dodaj części używane w mobilności
    • .
  • Potrafi oszacować rzeczywiste vs. planowane ilości
    • .
  • Zarządzanie inwentaryzacją przez technika / inwentaryzacją furgonetki
    • .
  • Zdefiniowanie krytycznej ilości minimalnej dla każdej pozycji magazynowej w celu zarządzania alarmami "konieczności zamówienia"
    • . <Zarządzanie śledzeniem zamówień
  • Umożliwiają pobieranie danych w celu przeprowadzenia inwentaryzacji
    • .

Zarządzanie użytkownikami

.

 
Profile użytkowników CMMS są następujące:

Administratorzy: mają dostęp do wszystkich ustawień, mogą wybierać opcje personalizacji, zarządzać zespołami.<Menedżerowie mogą zarządzać i przypisywać interwencje, planowanie, fakturowanie i szacunki, umowy. Istnieje możliwość ograniczenia dostępu do niektórych funkcji (profil planisty, profil harmonogramu itp.)

Technicy: mają dostęp do przypisanych im interwencji, jak również do ich osobistego planowania.

System CMMS musi również ułatwiać pracę funkcji kadrowych, w szczególności przy sporządzaniu kart czasu pracy, po interwencjach przeprowadzonych przez techników.

.

KPI & Statystyki

.

Z zebranych danych system CMMS musi być w stanie zaoferować pulpity i statystyki w celu zmierzenia wydajności konserwacji. Lista wskaźników, które muszą być udostępnione przez wybrane rozwiązanie:

Lista wskaźników jest następująca

    .
  • Preventive/curative ratio: wskaźnik utrzymania prewencyjnego vs. leczniczego
    • .
  • Downtime: średni czas pomiędzy 2 awariami urządzenia
    • .
  • Czas interwencji: czas pomiędzy wyłączeniem sprzętu a przybyciem konserwatora
    • .
  • Czas regeneracji: czas od momentu zepsucia się sprzętu do momentu jego ponownego włączenia
    • .
  • Czas ponownego uruchomienia: czas od momentu wydania zlecenia na pracę do rozwiązania problemu/ponownego uruchomienia sprzętu
    • .
  • Deacute;wny czas umieszczenia: czas pomiędzy zleceniem pracy a przybyciem konserwatora
    • .
  • Współczynnik aktywności zawodowej: liczba godzin w interwencji / całkowity czas pracy - całkowita liczba wykonanych interwencji
    • .
  • Précyzja planowania : mapa pomiędzy rzeczywistym a planowanym czasem reakcji
    • .

Wskaźniki te muszą być możliwe do uzyskania dla wybranego okresu, obiektu, urządzenia, zespołu, technika.

.

Rozdziały dashboardów są punktem odniesienia dla wyznaczania celów i mierzenia wydajności w naszej firmie. Powinny być one przedstawione w formie tabel i wykresów.

Wymagania techniczne

.

W tej sekcji zostaną wyszczególnione ograniczenia techniczne związane z wdrożeniem systemu CMMS oraz implikacje związane z integracją w ramach naszego istniejącego systemu informacyjnego.

.

Będzie:

.

    .
  • ograniczenia techniczne związane z wdrożeniem oprogramowania:konfiguracja serwera lub chmury
    • .
  • Stopień dostępności musi być większy niż 99,99%
    • .
  • Niezbędne interfejsy i wymiana danych pomiędzy CMMS a istniejącym systemem informatycznym
    • .
  • Strategia odzyskiwania danych
    • .
  • Opcje odzyskiwania danych:eksport i koniec umowy
    • .
  • Szczególne środki dotyczące poufności i bezpieczeństwa
    • .
  • Możliwości dostosowania i parametryzacji systemu CMMS, które nie wymagają interwencji wydawcy
    • .

Oczekiwane wymagania ogólne i kluczowe to:

.

    .
  • MMS musi być dostępny przez przeglądarkę internetową
    • .
  • aplikacja mobilna musi posiadać tryb off-line, z automatyczną synchronizacją w tle
    • .
  • rozwiązanie musi być dostępne poprzez architekturę SaaS (Software as a Service)
    • .
  • Platforma będzie dostępna w Chmurze z wydzielonym dostępem imiennym dla każdego użytkownika
    • .

Wydawca CMMS opisze swoją politykę bezpieczeństwa: procedury, stosowane standardy, konsekwencje naruszenia polityki bezpieczeństwa, RGPD, komunikację itp, oraz określić infrastrukturę i architekturę wdrożoną w celu zapewnienia dostępności, poufności, integralności i wymogów bezpieczeństwa.

System CMMS musi umożliwiać migrację danych (Import/Export) poprzez pliki w otwartym formacie (w szczególności Excel), aby zagwarantować ponowne przejęcie danych z naszej komputerowej bazy danych. Eksport danych musi być zagwarantowany przez cały czas.

Dane muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Metodologia projektu

.

Konfiguracja systemu CMMS będzie oparta na cyklach iteracyjnych pozwalających naszym zespołom na perfekcyjne opanowanie narzędzia.

Wśród kluczowych etapów projektu możemy wymienić:

.

    .
  • Studium wykonalności
    • .
  • Specyficzny rozwój dla idealnego dopasowania z CDC
  •  Testy jednostkowe
    • .
  • Odbiór przez użytkownika</span id="docs-internal-guid-3abdb3a4-7fff-a303-ad1b-a12eb89fcd97">: testy we współpracy z wnioskodawcami w celu sprawdzenia dobrej adekwatności funkcjonalności i potrzeb
    • .
  • Odzyskiwanie danych
    • .
  • Procedury dostarczania i zwalniania
    • . .

Wydawca oprogramowania dostarczy nam następujących informacji:

Wydawca oprogramowania dostarczy nam następujących informacji.

    .
  • Działania, które będą musiały być przejęte przez naszą strukturę
    • .
  • Aktualności, które będą wspierane przez wydawcę
    • .
  • Przewidywany nakład pracy w dniach/osobach
    • .
  • Profil i wiedza wymagana do konfiguracji i użytkowania systemu CMMS
    • .

Szkolenia

.

Zostaną przeprowadzone dwa oddzielne szkolenia, szkolenie techniczne dla pracowników zaplecza oraz szkolenie dla użytkowników technicznych w terenie.

.

Szkolenie obejmie wsparcie techniczne dostępne w każdy dzień roboczy w godzinach pracy biura przez telefon i e-mail. Zapewnione zostaną również wszelkie internetowe materiały szkoleniowe (explainer videos, forum, e-learning).

Szkolenie będzie dostępne w każdy dzień roboczy w godzinach pracy biura poprzez telefon i e-mail.

Oferta finansowania

.

Wydawca przedstawi dokładną wycenę elementów finansowych składających się na jego ofertę. Mianowicie:

.

    .
  • Koszt licencji/miesięczna lub roczna opłata
    • .
  • Zarządzanie projektem i wsparcie, w tym koszty odzyskiwania danych
    • .
  • Szczególne kierunki rozwoju dostosowań
    • .
  • Rozwój interfejsów międzyaplikacyjnych
    • .
  • Spółdzielnia szkoleniowa
    • .

W liczbie Licencji uwzględniono:
[XX] użytkowników w terenie (techników)
[XX] osoby z zaplecza (kierowników / administratorów)

.
Licencje będą obejmować również prawo do aktualizacji, nowych wersji, łatek i ciągłego doskonalenia.

Okres dostawy systemu CMMS ustala się na maksymalnie [XX] miesięcy. Rozpoczyna się on w dniu przekazania formularza zamówienia nadawcy.

 

.

📄Téléwnież załadować Specyfikacje CMMS w formacie Word

.

 

.

Przy okazji, naszą ambicją jest oferowanie niezrównanego doświadczenia użytkownika. Sprawdź to natychmiast: wypróbuj CMMS za darmo. W ciągu zaledwie 2 minut, czyli czasu potrzebnego na utworzenie konta, odkryjesz najnowsze oprogramowanie z tej kategorii.

Możesz również skorzystać z demonstracji jednego z naszych konsultantów:zarezerwuj wideokonferencję

.

Witamy i do zobaczenia wkrótce na Yumanie.

.

 

.

📰 Zainteresuje Cię również lektura:

.

 

.

Powrót do artykułów