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Pourquoi utiliser un logiciel de GMAO pour secteur public ?

Pourquoi utiliser un logiciel de GMAO pour secteur public ?

Jeudi 24 mars 2022

L'utilisation d'une solution de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur assure le bon fonctionnement des équipements techniques et la planification des interventions curatives et préventives. Les administrations et collectivités ont toujours en charge la gestion d'équipements conséquents et d’infrastructures lourdes. La GMAO pour secteur public s'adapte à ces enjeux.

Ainsi, les logiciels de gestion de la maintenance sont source de réactivité et permettent l'amélioration de la qualité des services publics à moyens constants. Cet article va vous éclairer sur la GMAO pour le secteur public, un secteur majeur qui utilise la GMAO pour gérer ses interventions de maintenance et entretenir son parc d’équipements.

Les besoins des services techniques des collectivités et des administrations

La gestion de la maintenance par les collectivités ou les services de l'état nécessite des solutions adaptées. Les services techniques font face à de nombreux défis : maîtrise des coûts, interventions techniques rapides, gestion d'un actif immobilier hétérogène et parfois vieillissant. Tour d'horizon des spécificités de la maintenance dans ce domaine d'activité.

Les types d'équipements gérés par le secteur public

De l'agent du service technique municipal au responsable des bâtiments, les acteurs de la maintenance publique sont nombreux. Pour cause, la grande variété des types d'équipements gérés par les collectivités et administrations.

Les équipements gérés par les services techniques des communes

Les municipalités gèrent de nombreux types d'équipements. Parmi eux :

  • l'éclairage 
  • l'immobilier (écoles, mairies, salles communales, etc.) 
  • les équipements sportifs (piscines, stades, terrains de sport etc.) 
  • le mobilier urbain (parc vélo libres-services, bornes de recharges électriques, etc.) 
  • les réseaux de distribution d’électricité à basse et moyenne tension 
  • les canalisations de gaz à basse et moyenne pression 
  • certains réseaux routiers comme les voies communales

Le patrimoine géré par le service maintenance des collectivités publiques

Les communautés de communes et métropoles gèrent également un ensemble hétérogène de patrimoine bâti et non bâti. Elles ont en charge la gestion du foncier d'entreprise (zones d'activités, incubateurs d'entreprises, etc.) et partagent avec la Région, l'Etat et le Département la gestion de certaines infrastructures lourdes telles que les gares, les ports ou les aéroports. Elles sont également chargées de l'exploitation de certains réseaux routiers (départementales) et sont à l'origine de nombreux projets d'aménagements nécessitant des travaux publics.

La gestion des stocks et des ressources dans les administrations

Comme toutes les entreprises, les municipalités et les structures territoriales gèrent aussi l'approvisionnement des agents territoriaux (consommables informatiques, matériel bureautique). Elles peuvent aussi être amenées à gérer des fournitures pour des clients ou utilisateurs externes (écoles, offices de tourisme, etc.)

Les usages de la GMAO pour secteur public

Un logiciel de GMAO permet de résoudre de nombreuses problématiques auxquelles sont confrontées les structures administratives. Voici les principales.

Centraliser les données du patrimoine dans un seul outil

Un logiciel de GMAO permet d'abord de centraliser les données liées à un patrimoine bâti et non bâti très hétérogène. Le référentiel patrimonial permet de visualiser les différents équipements gérés par la collectivité. Certains logiciels proposent des interfaces compatibles avec les informations du cadastre.

Améliorer la réactivité des interventions techniques

Les services techniques et les équipes de maintenance doivent gérer des demandes 24H/24 pour répondre aux attentes des citoyens. Dans les administrations, les circuits de validation sont parfois complexes. Les procédures peuvent vite s'avérer chronophages. Les intervenants ont besoin de valider rapidement les demandes d'opérations de maintenance afin d'assurer un service technique de qualité. La GMAO facilite la dématérialisation des procédures et fluidifie les échanges.

Maîtriser les coûts liés à la gestion des stocks et des équipements

Les contraintes budgétaires qui pèsent sur les acteurs institutionnels sont importantes. Les gestionnaires des équipements doivent maîtriser leur budget tout en assurant la maintenance d'infrastructures souvent vieillissantes. Un logiciel de maintenance assistée permet au management de mettre en adéquation les ressources budgétaires avec les besoins de maintenance. Une solution de GMAO éclaire la prise de décision grâce à des données précises sur l'état de l'équipement. Les modèles prédictifs permettent d'éviter les surcoûts liés à une maintenance excessive des équipements.

Les fonctionnalités attendues par les utilisateurs de la GMAO

Les fonctionnalités des logiciels de GMAO peuvent être nombreuses. Pour les acheteurs publics, l'enjeu est de trouver un outil dont le périmètre s'adapte à leurs besoins utilisateurs.

Spécificités d'un logiciel de GMAO pour secteur public

Une solution de maintenance assistée doit être centrée sur les besoins des utilisateurs et proposer des fonctionnalités adaptées aux collectivités. Par exemple :

  • la gestion des services techniques (bons d'interventions, plannings des agents, validation des opérations techniques) 
  • la gestion des bâtis (référentiel patrimonial, planification des entretiens périodiques, suivi des contrats de maintenance, etc.) 
  • la gestion des inventaires 
  • la gestion budgétaire

Les avantages d'une version mobile pour les agents des collectivités

Un logiciel classique sur ordinateur n'est pas toujours adapté. Les agents des services techniques sont des personnels mobiles. Ils sont souvent en intervention sur le terrain. Les solutions Saas de GMAO avec application mobile permettent aux techniciens de maintenance de saisir les données de l'intervention sur place. Ces outils facilitent de nombreuses tâches connexes (comptes rendus d'interventions, suivi des travaux, etc.). Ce type de solution s'avère donc particulièrement adapté pour les techniciens de la maintenance des bâtiments.

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