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GMAO vs ERP, ¡el partido!

GMAO vs ERP, ¡el partido!

Martes 17 marzo 2020

¿GMAO o ERP?  Esta es una pregunta que a veces hacen los proveedores de servicios de mantenimiento o los fabricantes que buscan digitalizar sus operaciones de mantenimiento.  Pero cuidado, cuando se trata de mantenimiento, la GMAO está jugando en casa... 
 
Con el fin de aumentar la eficiencia, la productividad y la calidad del servicio, las empresas se preocupan principalmente por ampliar la digitalización de sus procesos.  Después de haber informatizado masivamente sus servicios financieros, recursos humanos, compras y producción, muchos de ellos todavía tienen que desplegar soluciones digitales para extender esta digitalización a todos los departamentos como el de marketing, ventas y servicios.
 
Así, para los servicios de mantenimiento, las empresas pueden optar por una GMAO [Gestión de mantenimiento asistida por ordenador] o por un ERP [Planificador de Recursos Empresariales] llamado PGI [Paquete Integrado de Software de Gestión].
 
Dos enfoques muy diferentes, con una decisión que tendrá un impacto muy significativo en el rendimiento futuro de la empresa. Por lo tanto, esto merece alguna aclaración y explicación.
 

¿Una solución que funcione para cada sector y cada necesidad? ¿Lo hace? 🤣 

 
Un ERP es un paquete de software que "quiere hacer todo" y apoyar todos los procesos de una empresa: 
 
        •   Contabilidad y gestión financiera
        •   Gestión de los recursos humanos
        •   Gestión de ventas
        •   Gestión de proveedores
        •   Gestión de pedidos
        •   Gestión de la distribución
        •   Gestión de inventario
        •   Gestión del comercio electrónico
        •   Gestión de las relaciones con los clientes BtoB y BtoC
        •   Gestión del servicio posventa
 
Así pues, los sistemas de planificación de los recursos institucionales tratan de ofrecer una solución global e idéntica para satisfacer todos los sectores de actividad y las necesidades específicas de cada departamento. Así que el desafío es doble. El éxito de estos proyectos sólo puede lograrse a costa de considerables esfuerzos e inversiones durante las fases de integración y adaptación. Será necesario restringir fuertemente la herramienta, ampliar sus posibilidades, reducir la brecha entre sus funciones nativas y el mundo real de cada empresa. Y esto es particularmente cierto en el ámbito del mantenimiento, donde, sin grandes adaptaciones, un sistema de planificación de recursos empresariales sólo responderá superficialmente a las necesidades reales de los equipos sobre el terreno que participan en estos procesos complejos y específicos.
 
El sector del mantenimiento se caracteriza por procesos muy "frontales" para los que los retos de la movilidad son decisivos. Hasta la fecha, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) siguen siendo esencialmente "Back", capaces de asumir satisfactoriamente las funciones de apoyo y producción, pero mucho menos cómodos a la hora de acercarse a los clientes.
 

¿Un especialista, CMMS o un generalista, ERP?

 
Los GMAO están capitalizando ahora una amplia gama de conocimientos y experiencia en el sector al que se dirigen. Los más recientes y los mejores están cada vez más en consonancia con las necesidades reales de la empresa. Su cobertura funcional permite ahora apoyar procesos como : 
 
        •   Gestión de la riqueza y de los activos :
               ‣   Sitios y edificios, base del equipo instalado
        •   Solución de problemas :
               ‣   Solicitudes de intervención y vigilancia de los progresos
        •   Operaciones de mantenimiento y servicio del equipo
               ‣   Planes de mantenimiento preventivo, rangos de mantenimiento
        •   Gestión de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las estadísticas
        •   Gestión de las piezas de repuesto: catálogos, existencias y suministros
        •   Gestión de las obras de instalación y renovación: estimaciones y obras de construcción
        •   Gestión de la facturación de todas estas operaciones
        •   Gestión de la base de datos de documentos :
               ‣   Subir y compartir documentos, acceso desde estaciones fijas y móviles
        •   La gestión del portal del cliente:
               ‣   Compartir información con los clientes sobre ellos
        •   Gestión inteligente de formularios
        •   Programación automática y optimización de rutas

Este amplio alcance funcional debe ser cubierto con gran cuidado y experiencia. Si encontramos funciones presentes en un ERP como la facturación o la preparación de ofertas, la GMAO permitirá una integración mucho más avanzada con las operaciones realizadas por los técnicos, como las intervenciones curativas y preventivas o incluso los trabajos de instalación y renovación. Dado que entre el 80% y el 90% de los empleados de un equipo de mantenimiento son técnicos (esta relación técnico/administrador es un excelente indicador de rendimiento, ya que la reducción de la necesidad de supervisión representa una importante fuente de ahorro), ofrecerles las mejores herramientas informáticas es un factor determinante para el éxito del proyecto, mejorando la eficiencia del servicio y la calidad de las relaciones con los clientes.

El precio colosal de instalar un ERP 😳

Los sistemas de planificación de recursos empresariales suelen ser muy caros, con muy pocos resultados convincentes. Los costos de adquisición de una licencia e instalación del paquete de programas informáticos son considerables y siempre se ven incrementados por los costos de integración que con mucha frecuencia se vuelven prohibitivos. Estos costos se dividen en:

 
  1. La compra de licencias: sólo para este artículo, el precio de un ERP puede calcularse en miles de euros por usuario.
  2. El proyecto de integración: es con esta modesta fórmula que llamamos la fase dolorosa de tratar de adaptar el ERP a las necesidades reales de la empresa y sus empleados. Su costo alcanzará varios cientos de miles de euros para las empresas medianas.
  3. Gestión del cambio: este es el otro término engañoso para la formación. Porque sí, la píldora será amarga para los empleados de la empresa que tendrán que adaptarse a este nuevo intruso que no encaja bien con su forma de trabajar. Se proporcionará apoyo psicológico.
  4. Gestión de proyectos: deben pagarse los salarios, a menudo prohibitivos, de los consultores de la empresa encargados de la integración.
  5. Mantenimiento: ¡eso es! Después de varios años de proyecto su empresa puede empezar a utilizar la herramienta. Ahora tienes que pagar por el mantenimiento ya que todo no funciona bien y necesita ser constantemente monitoreado y corregido. ¡Es el 20% anual del proyecto inicial y se actualiza cada año!
¡Ah! nos habíamos olvidado de la infraestructura de hardware y su administración: servidores de recetas, servidor de producción con tolerancia a fallos, servidores de respaldo, etc.

Pero estas sumas exorbitantes a menudo se gastan en vano, dada la falta de aumento de la productividad del sistema de planificación de los recursos institucionales y el tiempo que se pierde al tratar de aplicarlo. Un famoso ejemplo de exceso de costos inducidos por el ERP es el de un gigante mundial de la fabricación de productos químicos. La empresa había invertido 500 millones de dólares y pasó no menos de siete años instalando el software ERP en sus departamentos. El software demostró ser obsoleto desde el principio. Así que los 500 millones de euros fueron finalmente invertidos en vano. Otro ejemplo llamativo es el de un editor de ERP con "sólida reputación", que hace unos años se enfrentó a un importante actor de la industria farmacéutica estadounidense que le culpó de su quiebra después de que fracasara un proyecto de informatización de la tramitación de sus contratos.

Por supuesto, la GMAO también representa un costo que hay que tener en cuenta, pero en la gran mayoría de los casos sigue siendo inferior a la PRE. Esto es particularmente cierto en lo que respecta a los costos de instalación, adaptación, gestión del cambio y capacitación, como veremos en el resto del artículo.

ERP para Embarras, Resistencia de los empleados, Peso para la actividad 😖

El coste real, más allá del de la instalación, es el de comprender el ERP y adaptar la organización de la empresa a él. Romper con su forma anterior de producir para innovar con un software implica formar a sus empleados, adaptarlo a su empresa, probarlo para saber qué es lo que corresponde completamente a su actividad y a su entidad productiva en su conjunto. Todo esto obviamente genera altos costos, que por lo tanto deben ser minimizados mediante el uso de programas informáticos menos complejos como el CMMS.

El uso de GMAO moderna como Yuman es mucho más intuitivo y no requiere tanto tiempo de entrenamiento como los ERP. De hecho, están destinados precisamente a empleados que no están necesariamente familiarizados con la tecnología, como los técnicos, y por lo tanto su uso se simplifica, con interfaces que son fáciles de comprender. Como resultado, los costos de entrenamiento son menores y el tiempo de adaptación es mucho más rápido, y el sistema puede ser configurado casi inmediatamente.

Además, cada empresa es diferente, y los sistemas de planificación de recursos empresariales deben ser adaptables, flexibles y fáciles de usar, lo que rara vez ocurre. Debe ser el paquete de software el que se adapte a la organización y no la organización la que se adapte al paquete de software. Por lo tanto, los sistemas de GMAO prevalecen en estos puntos porque tienen la ventaja de ser más adaptables con muchas opciones de personalización, muy fáciles y rápidas, para poder ajustarse lo más posible a las diferentes empresas clientes. 

El uso de un CMMS ofrecerá un enorme ahorro de tiempo y dinero, ganará la aceptación de los usuarios y evitará los errores debidos al uso demasiado complejo de la plataforma.

La GMAO es la clave del éxito para impulsar la productividad 😎

La cualidad indispensable de un software de gestión de mantenimiento es la movilidad. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son programas informáticos que se han vuelto obsoletos principalmente debido a su incapacidad para salir de la oficina y seguir a los técnicos sobre el terreno. De hecho, la comunicación en tiempo real se ha convertido en una necesidad para la optimización de la actividad de las empresas de mantenimiento. Ofrece una mayor transparencia de la información, una mejor organización y una mejor calidad de servicio. 

Gracias a la movilidad, la última generación de GMAO ofrece una solución fácil de usar que mejora la comunicación entre todos los miembros de la entidad de producción apoyándose en las tecnologías más recientes: 3G/4G/5G, nube y dispositivos móviles cuyos costos han disminuido drásticamente en los últimos años.

La movilidad y la nube son novedades importantes en el sector de las tecnologías de la información de las que las empresas pronto no podrán prescindir. La razón principal de esto es que son capaces de responder a las cuestiones cruciales de colaboración, productividad y seguridad de los datos, que son cada vez más importantes en nuestra sociedad 4.0.

Conclusión

Las ventajas del ERP

 
        •   Tecnologías unificadas
        •   Interfaz de usuario única 
        •   Limitación de los conectores entre aplicaciones 
 
Las desventajas de los ERP
 
        •   Costos de licencia y despliegue
        •   Espectro funcional demasiado general y mal adaptado
        •   Costos adicionales y demoras para la integración
        •   Desajuste "nativo" que lleva al rechazo del usuario
        •   El módulo de mantenimiento a menudo se descuida en un proyecto de planificación de los recursos institucionales
        •   Un enfoque financiero demasiado fuerte
        •   Ninguna o muy rudimentaria aplicación móvil
        •   Consultores generalistas y no especialistas
 
Las ventajas de la GMAO
 
        •   Solución dedicada orientada al negocio del mantenimiento
        •   Muy buen manejo de las operaciones
        •   Aplicación móvil prioritaria (para el moderno CMMS)
        •   Mejor control del presupuesto
        •   Una apropiación más rápida por parte de los usuarios porque se adapta mejor a sus necesidades
        •   Consultores especializados
 
Las desventajas de La GMAO
 
        •   Debe integrarse con el IS existente (es decir, el software de contabilidad)
        •   Ese es su único defecto...
 
GMAO es, sin duda, una ganancia de productividad inmediata cuando los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) siguen luchando por ofrecer soluciones eficientes de front-office y todavía no pueden ofrecer aplicaciones móviles profesionales satisfactorias. En el caso de las empresas que proyectan a sus empleados sobre la movilidad en el terreno, como las que se encuentran principalmente en los departamentos de mantenimiento, esta deficiencia de los sistemas de planificación de los recursos institucionales sigue siendo paralizante.
 
 
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