CMMS vs ERP, la partita!

Martedì 17 marzo 2020

CMMS o ERP? Questa è una domanda che a volte si pongono i fornitori di servizi di manutenzione o gli industriali, candidati alla digitalizzazione delle loro operazioni di manutenzione. Ma attenzione, quando si tratta di manutenzione, il CMMS gioca à in casa...

> Digitale per la manutenzione

Quando vogliono migliorare l'efficienza, la produttività e la qualità del servizio, le aziende si preoccupano innanzitutto della digitalizzazione dei processi. Dopo aver informatizzato in modo massiccio i servizi finanziari, le risorse umane, gli acquisti e la produzione, molte di esse devono ancora utilizzare soluzioni digitali per estendere la digitalizzazione a tutti i reparti come il marketing, le vendite e i servizi.

Quindi, quando si tratta di servizi di manutenzione, le aziende possono optare per un CAMM [Computerized Maintenance Management System], o per un ERP [Enterprise Resource Planner] chiamato PGI [Progiciel de Gestion Intégrute;].

Due approcci molto diversi, con una decisione che avrà un impatto molto significativo sulle performance future dell’azienda. Richiede quindi alcuni chiarimenti e spiegazioni.

Una soluzione al problema di come affrontarlo.

Una soluzione adatta a tutti i settori e a tutte le esigenze? Davvero? 🤣

Un ERP è un pacchetto software che "vuole fare tutto" e supportare tutti i processi di un'azienda:

Contabilità e gestione finanziaria
Gestione delle risorse umane

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È la prima volta che vado in un'azienda che è in attività da più di un anno. <È l'unico modo per garantire che la vostra azienda sia in grado di soddisfare le esigenze dei suoi clienti. . . .
È la prima volta che un'azienda gestisce una relazione con un cliente.

Gestione del servizio post-vendita

I provider cercano quindi di offrire una soluzione globale e identica per soddisfare tutti i settori di attività e le esigenze specifiche di ogni reparto. Una doppia sfida. Il successo di questi progetti può essere raggiunto solo a costo di notevoli sforzi e investimenti durante le fasi di integrazione e personalizzazione. Sarà necessario vincolare fortemente lo strumento, estendere le sue possibilità, ridurre il divario tra le sue funzioni native e il mondo reale di ogni azienda. Questo è particolarmente vero nel campo della manutenzione, dove, senza adattamenti estesi, un ERP risponderà solo superficialmente alle reali esigenze dei team sul campo coinvolti in questi processi complessi e specifici.

Il settore della manutenzione è caratterizzato da processi molto front-end per i quali le sfide della mobilità sono decisive. Ad oggi, gli ERP sono ancora essenzialmente back-office, in grado di gestire in modo soddisfacente le funzioni di supporto e produzione, ma molto meno a loro agio quando si avvicinano ai clienti.

Uno specialista, CMMS o un manager, ERP?

I CMMS come per loro ora capitalizzano su un'ampia conoscenza e competenza nel settore a cui si rivolgono. I più recenti e migliori sono sempre più in grado di soddisfare le reali esigenze dell'azienda. La loro copertura funzionale supporta ora processi quali

Patrimonio e gestione degli asset: Siti ed edifici, base installata di apparecchiature
Interventi di smaltimento: Richieste di intervento e monitoraggio dei progressi
Le operazioni di manutenzione e assistenza delle apparecchiature: Piani di manutenzione preventiva, intervalli di manutenzione
La gestione dei KPI (Key performance indicators) e delle statistiche
Gestione dei ricambi: cataloghi, scorte e forniture
La gestione di lavori di installazione e ristrutturazione: preventivi e cantieri
La gestione della fatturazione di tutte queste operazioni
La gestione del database documentale: Upload e condivisione dei documenti, accesso da postazioni fisse e mobili

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Programmazione automatica e ottimizzazione dei tour

Questo ampio ambito funzionale deve essere coperto con grande attenzione e competenza. Se troviamo funzioni presenti in un ERP come la fatturazione o la preparazione delle offerte, il CMMS permetterà un'integrazione molto più avanzata con le operazioni svolte dai tecnici come gli interventi correttivi e preventivi o i lavori di installazione e ristrutturazione. Se sappiamo che in una squadra di manutenzione l'80% dei dipendenti è costituito da tecnici (questo rapporto tra tecnici e dirigenti è un ottimo indicatore di performance), la riduzione delle esigenze di gestione rappresenta un'importante fonte di risparmio;Inoltre, il rapporto tra tecnici e manager è un ottimo indicatore di performance, in quanto la riduzione della necessità di manager è un'importante fonte di risparmio. Offrire loro i migliori strumenti software è fondamentale per il successo del progetto, il miglioramento dell'efficienza del servizio e la qualità del rapporto con il cliente.

Il prezzo colossale dell'installazione di un ERP 😳

Le ERP sono spesso molto costose, a fronte di risultati troppo scarsi. I costi di acquisto della licenza e di installazione del pacchetto software sono considerevoli e sono sempre aumentati dai costi di integrazione che spesso diventano proibitivi. Questi costi possono essere suddivisi in:

L'acquisto delle licenze: solo per questa voce il prezzo di un ERP si conta in migliaia di euro per utente

Supporto al cambiamento: è l'altro termine fuorviante per indicare la formazione. Perché sì, la pillola sarà amara per i dipendenti dell'azienda che dovranno adattarsi a questo nuovo intruso che non si adatta al loro modo di lavorare. Viene fornito un supporto psicologico.
Gestione del progetto: è necessario pagare gli stipendi, spesso proibitivi, dei consulenti dell'azienda incaricati dell'integrazione.
Manutenzione: è arrivata! Dopo diversi anni di lavoro sul progetto, la vostra azienda può iniziare a utilizzare lo strumento. Ora si deve pagare la manutenzione perché non funziona correttamente e deve essere monitorato e corretto continuamente. È il 20% all'anno del progetto iniziale e viene aggiornato ogni anno!

Ah! Avevamo dimenticato l'infrastruttura hardware e la sua amministrazione: server di ricette, server di produzione con tolleranza di errore, server di backup, ecc.

Ma queste somme esorbitanti non sono sufficienti a coprire i costi del progetto.

Ma queste somme esorbitanti sono spesso spese invano, vista la mancanza di guadagni di produttività da parte dell'ERP e il tempo sprecato nel tentativo di implementarlo. Un famoso esempio di risparmio sui costi dell'ERP è quello di un gigante mondiale della produzione chimica. L'azienda ha investito 500 milioni di dollari e ha impiegato non meno di sette anni per installare il software ERP nei suoi reparti. Il software diventava obsoleto non appena veniva utilizzato. 500 milioni di euro sono stati investiti invano. Un altro esempio eclatante riguarda un editore di ERP con una solida reputazione, che qualche anno fa si è confrontato con un importante attore dell'industria farmaceutica statunitense;Qualche anno fa, un'importante azienda farmaceutica statunitense l'ha accusata di essere responsabile del suo fallimento dopo il fallimento di un progetto di informatizzazione dell'elaborazione dei contratti.

Anche i MCMS hanno un costo da considerare, ma nella stragrande maggioranza dei casi è ancora inferiore a quello dell'ERP. Questo vale in particolare per i costi di configurazione, adattamento, gestione del cambiamento e formazione, come vedremo più avanti nell'articolo.

ERP per l'imbarazzo, R&R per i dipendenti, Peso per l'attività; 😖

Il vero costo, oltre a quello dell'installazione, è quello della comprensione dell'ERP e dell'adattamento dell'organizzazione aziendale ad esso. Uscire dal precedente modo di produrre per innovare con un software implica formare i propri dipendenti, adattarlo alla propria azienda, testarlo per sapere cosa corrisponde completamente alla propria attività e alla propria entità produttiva nel suo complesso. Tutto questo genera ovviamente dei costi, che dovrebbero essere ridotti al minimo utilizzando software meno complessi come i CMMS.

L'uso dei moderni CMMS è molto più intuitivo e non richiede un tempo di formazione pari a quello dell'ERP. Infatti, sono destinati a dipendenti che non hanno necessariamente familiarità con la tecnologia, come i tecnici, e il loro utilizzo è quindi semplificato, con interfacce facili da imparare. Di conseguenza, i costi di formazione sono inferiori e il tempo di adattamento è molto più rapido. L'avvio è quindi quasi immediato.

Inoltre, ogni azienda è diversa e gli ERP devono essere adattabili, flessibili e facili da usare, cosa che raramente accade. Dovrebbe essere il pacchetto software ad adattarsi all'organizzazione, non l'organizzazione ad adattarsi al pacchetto software. I CMMS vincono quindi su questi punti perché hanno il vantaggio di essere più adattabili con molte opzioni di personalizzazione, una personalizzazione molto facile e veloce, per essere in grado di sintonizzarsi il più possibile con le diverse aziende clienti.

L'utilizzo di un CMMS offrirà un prodigioso risparmio di tempo e denaro, conquisterà l'adesione degli utenti ed eviterà errori dovuti a un uso troppo complesso della piattaforma.

CMMS chiave del successo per aumentare la produttività 😎

La qualità essenziale di un software di gestione della manutenzione è la mobilità. I sistemi ERP sono diventati obsoleti soprattutto perché non sono in grado di uscire dall'ufficio e seguire i tecnici sul campo. La comunicazione in tempo reale è diventata una necessità per ottimizzare l'attività delle aziende di manutenzione. Offre una maggiore trasparenza delle informazioni, una migliore organizzazione e una migliore qualità del servizio.

Mobilità, i più recenti CMMS offrono una soluzione di facile utilizzo che migliora la comunicazione tra tutti i membri dell'entità produttiva affidandosi alle più recenti tecnologie: 3G/4G/5G, cloud e dispositivi mobili i cui costi sono diminuiti drasticamente negli ultimi anni.

Anche il mobile e il cloud sono sviluppi importanti nel settore IT, di cui le aziende non potranno presto fare a meno. Il motivo principale è che sanno come rispondere alle questioni cruciali della collaborazione, della produttività e della sicurezza dei dati, che sono sempre più importanti nella nostra società 4.0.

Conclusione

I vantaggi dell'ERP

Univoca interfaccia utente

Limitare i connettori inter-applicativi

Le minusvalenze dell’ERP

Costi di licenza e di implementazione
Ambito funzionale troppo generalista e poco adatto
Sovraccarico e mancanza di integrazione
Adattamento "nativo" con conseguente rifiuto da parte dell'utente
Modulo di manutenzione spesso trascurato in un progetto ERP

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Consulenti generalisti e non specialisti

I vantaggi dei CMMS

Supporto veramente buono per le operazioni
Priorità alle applicazioni mobili (per i moderni CMMS)

Più veloce l'appropriazione da parte degli utenti perché meglio adattata

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Le minusvalenze dei CMMS

Questo è il suo unico requisito...

Il MCMS è senza dubbio un guadagno immediato di produttività, quando gli ERP faticano ancora a offrire soluzioni efficaci per il front-office e non sono ancora in grado di offrire applicazioni mobili professionali soddisfacenti. Per le aziende che proiettano sul campo i propri dipendenti mobili, come quelli presenti soprattutto nei reparti di manutenzione, questa carenza dell'ERP rimane un vero ostacolo.

Il sistema ERP ne è un buon esempio.

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Buona fortuna e a presto.

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