CMMS vs. ERP, das Match!

> Digitale Instandhaltung

Wenn Unternehmen ihre Effizienz, Produktivität und Servicequalität steigern wollen, beschäftigen sie sich vor allem mit der Ausweitung der Digitalisierung ihrer Prozesse. Nachdem sie ihre Finanz-, Personal-, Einkaufs- und Produktionsabteilungen massiv auf EDV umgestellt haben, müssen viele Unternehmen noch digitale Lösungen einsetzen, um die Digitalisierung aller Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Service voranzutreiben.

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So können sich Unternehmen im Bereich der Wartungsdienste entweder für ein GMAO [Computer Aided Maintenance Management] oder ein ERP [Enterprise Resource Planner], auf Französisch PGI [Progiciel de Gestion Intégré] genannt. 

Zwei sehr unterschiedliche Ansätze, mit einer Entscheidung, die einen sehr bedeutenden Einfluss auf die zukünftige Leistung des Unternehmens haben wird. Es bedarf daher einiger Klarstellungen und Erklärungen.

Eine Lösung, die für alle Branchen und alle Bedürfnisse funktioniert? Ist das wirklich so? 🤣 

Ein ERP-System ist ein Softwarepaket, das "alles können will" und alle Prozesse eines Unternehmens unterstützt:

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• Buchhaltung und Finanzmanagement
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• Human Resource Management
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• Verkaufsmanagement
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• Lieferantenmanagement
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• Bestellverwaltung
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• Vertriebsmanagement
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• Lagerverwaltung
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• E-Commerce-Management
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• Customer Relationship Management BtoB und BtoC
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• Management des Kundendienstes nach dem Verkauf
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Die Wartungsbranche zeichnet sich durch sehr anspruchsvolle Prozesse aus, bei denen die Mobilität eine entscheidende Rolle spielt. Die ERP-Systeme sind bis heute vor allem auf den Bereich Back” sie sind in der Lage, die Support- und Produktionsfunktionen zufriedenstellend zu unterstützen, aber sie sind weniger komfortabel, wenn sie näher an den Kunden heranrücken.

Ein Spezialist für CMMS oder ein Manager für ERP

Die CMMS-Systeme verfügen mittlerweile über ein umfangreiches Know-how und Fachwissen in dem von ihnen bedienten Sektor. Die aktuellsten und besten Systeme entsprechen immer besser den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens. Ihre funktionale Abdeckung ermöglicht nun die Unterstützung von Prozessen wie: 

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• Die Verwaltung des Vermögens und der Anlagen: Standorte und Gebäude, Basis der installierten éGeräte
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• Die Pannenhilfeeinsätze: Einsatzanfragen und Überwachung des Fortschritts
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• Wartung und Instandhaltung von Ausrüstungen: Vorbeugende Wartungspläne, Wartungspläne
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• Verwaltung von KPIs (Key Performance Indicator) und Statistiken
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• Die Verwaltung von Ersatzteilen: Kataloge, Lagerbestände und Beschaffung
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• Die Verwaltung von Installations- und Renovierungsarbeiten: Kostenvoranschläge und Baustellen 
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• Die Verwaltung der Rechnungsstellung für alle diese Operationen
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• Die Verwaltung der Dokumentendatenbank: Upload und Freigabe von Dokumenten, Zugriff von Festnetz- und Mobiltelefonen aus
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• Verwaltung des Kundenportals: Teilen von Kundeninformationen mit den Kunden
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• La Verwaltung von intelligenten Formularen
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• Die automatische Planung und Optimierung von Touren
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Dieser breite funktionale Bereich muss êmit viel Sorgfalt und Fachwissen abgedeckt werden. Während man in einem ERP-System Funktionen wie die Rechnungsstellung oder die Angebotserstellung findet, ermöglicht das CMMS eine viel weiter gehende Integration mit den von den Technikern durchgeführten Operationen wie Reparaturen, präventive Eingriffe oder auch Installations- und Renovierungsarbeiten. Wenn man bedenkt, dass in einem Wartungsteam 80% der Mitarbeiter Techniker sind (das Verhältnis von Technikern zu Managern ist übrigens ein ausgezeichneter Leistungsindikator, da die Verringerung des Bedarfs an Managern eine wichtige Rolle spielt), dann ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Aufgaben zu erfüllen;Die Bereitstellung der besten Software-Tools für sie ist entscheidend für den Erfolg des Projekts, die Verbesserung der Service-Effizienz und die Qualität der Kundenbeziehung.

Der enorme Preis für die Installation eines ERP-Systems 😳

ERPs sind oft sehr teuer, für zu wenig überzeugende Ergebnisse. Die Kosten für den Kauf der Lizenz und die Installation des Softwarepakets sind beträchtlich und werden immer durch Integrationskosten ergänzt, die sehr häufig prohibitiv hoch sind. Diese Kosten teilen sich auf in:

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1. Der Kauf von Lizenzen: Allein für diesen Posten belaufen sich die Kosten eines ERP-Systems auf Tausende von Euro pro Benutzer
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2. Das Integrationsprojekt: So nennt man die schmerzhafte Phase, in der versucht wird, das ERP-System an die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens und seiner Mitarbeiter anzupassen. Die Kosten hierfür werden sich bei mittelgroßen Unternehmen auf mehrere hunderttausend Euro belaufen.
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3. Die Begleitung von Veränderungen: Dies ist der andere irreführende Begriff, um über Schulungen zu sprechen. Denn ja, die Pille wird für die Angestellten des Unternehmens bitter sein, denn sie müssen sich an den neuen Eindringling anpassen, der schlecht zu ihrer Arbeitsweise passt. Psychologische à Unterstützung ist in Vorbereitung.
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4. Projektmanagement: Die oft unerschwinglichen Gehälter der Berater des Unternehmens, das für die Integration verantwortlich ist, müssen bezahlt werden.
5. Wartung: Es ist soweit! Nach mehreren Jahren Projektarbeit kann Ihr Unternehmen damit beginnen, das Tool zu nutzen. Jetzt müssen Sie für die Wartung bezahlen, da das Ganze nicht richtig funktioniert und ständig überwacht und korrigiert werden muss. Das sind 20% des ursprünglichen Projekts pro Jahr und es wird jedes Jahr neu bewertet und erhöht!

Ach, wir haben die Hardware-Infrastruktur und ihre Verwaltung vergessen: Rezepturserver, Produktionsserver mit Fehlertoleranz, Back-up-Server usw.

Diese exorbitanten Summen werden jedoch oft umsonst ausgegeben, wenn man bedenkt, wie wenig Produktivitätsgewinn man mit ERP erzielt und wie viel Zeit man mit dem Versuch, es zu implementieren, verliert. Ein berühmtes Beispiel für die Überschreitung der durch ERP verursachten Kosten ist der Fall eines weltweit tätigen Chemieunternehmens. Das Unternehmen hatte 500 Millionen Dollar investiert und sieben Jahre lang eine ERP-Software in seinen Abteilungen installiert. Die Software erwies sich bereits nach kurzer Zeit als veraltet. Die 500 Millionen Euro wurden also letztendlich umsonst investiert. Ein anderes Beispiel betrifft einen ERP-Hersteller mit einem hohen Bekanntheitsgrad, der vor einigen Jahren mit einem großen Pharmaunternehmen konfrontiert wurde;Er wurde von einem großen US-amerikanischen Pharmaunternehmen angegriffen, das ihm die Schuld für seinen Bankrott gab, nachdem ein Projekt zur computergestützten Bearbeitung seiner Verträge gescheitert war.

Die CMMS stellen zwar auch einen zu berücksichtigenden Kostenfaktor dar, aber in der überwiegenden Mehrheit der Fälle ist er immer noch geringer als der von ERP-Systemen. Dies zeigt sich insbesondere bei den Kosten für Setup, Anpassung, Veränderungsmanagement und Schulung, wie wir im weiteren Verlauf des Artikels sehen werden.

ERP für Embarras, Résistance of employees, Weight for Activity; 😖

Der eigentliche Kernpunkt neben der Installation ist das Verständnis des ERP-Systems und die Anpassung der Organisation des Unternehmens an das ERP-System. Sich von der bisherigen Produktionsweise zu lösen, um mit einer Software innovativ zu sein, bedeutet, seine Mitarbeiter zu schulen, die Software an sein Unternehmen anzupassen und sie zu testen, um herauszufinden, was vollständig zu seiner Tätigkeit und seiner Produktionseinheit als Ganzes passt. All dies verursacht natürlich Kosten, die durch die Verwendung weniger komplexer Software wie CMMS minimiert werden sollten.

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Die Nutzung moderner CMMS ist viel intuitiver und erfordert nicht so viel Einarbeitungszeit wie die Nutzung von ERP-Systemen. Sie sind gerade für Mitarbeiter gedacht, die nicht unbedingt mit der Technologie vertraut sind, wie z. B. Techniker, und sind daher einfach zu bedienen und mit leicht zu erlernenden Schnittstellen ausgestattet. Das bedeutet, dass die Kosten für Schulungen geringer sind und die Einarbeitungszeit viel kürzer ist. Der Einstieg ist dann praktisch sofort möglich.

Außerdem ist jedes Unternehmen anders, und ERP-Systeme müssen anpassungsfähig, flexibel und einfach zu bedienen sein, was selten der Fall ist. Die Software sollte sich an die Organisation anpassen und nicht die Organisation an das Softwarepaket. CMMS gewinnt in diesen Punkten, weil es den Vorteil hat, anpassungsfähiger zu sein, mit vielen Anpassungsoptionen, die sehr einfach und schnell angepasst werden können, um sich optimal an die verschiedenen Unternehmenskunden anzupassen.