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Las especificaciones de la GMAO

Las especificaciones de la GMAO

Martes 24 marzo 2020

En Yuman, nos gusta ahorrarle tiempo. No sólo para gestionar sus operaciones de mantenimiento cotidiano, sino también desde el desarrollo de su proyecto de GMAO. 
Como sabemos que la fase de redacción de las especificaciones puede ser larga y tediosa, le ofrecemos aquí una plantilla lista para descargar.
 
Esta especificación estándar puede modificarse por completo para ayudarle a madurar su proyecto, especificar sus necesidades y, por supuesto, producir las especificaciones que utilizará para elegir su solución de GMAO.
 
Pssst... Si estos son exactamente las características que necesita, entonces Yuman es para usted!
 
Por supuesto, puede descargar este documento, que servirá de base para modificar y adaptarlo a su propio proyecto. Es posible que necesite simplificarlo o enriquecerlo de acuerdo a sus expectativas exactas. Esperamos sus comentarios y la discusión de su proyecto.

Resumen

 
  • Introducción
  • Descripción de nuestro requisito de CMMS
  • Características deseadas :
    • gestión de bienes, equipo, activos
    • gestión de la intervención
    • gestión de los contratos de mantenimiento
    • gestión de la facturación
    • gestión de las citas
    • gestión de material e inventario
    • KPIs y estadísticas
  • Requisitos técnicos previos
  • Metodología del proyecto
  • Definición de la oferta financiera

Introducción

En su introducción, inserte un recordatorio rápido sobre la empresa, su organización, el alcance de la función de mantenimiento, sus objetivos generales, y por supuesto, presente su proyecto de GMAO [Gestión del Mantenimiento Asistada por el Ordenador].
 
Unas cuantas ideas: 
 
Análisis de la situación existente: describa su modo de funcionamiento actual... 
¿Es la sustitución de un GMAO existente lo que no le satisface o un nuevo proyecto para digitalizar su departamento técnico?
Expectativas: ¿cuáles son los principales objetivos de su proyecto de GMAO? 
Territorio: ¿cuál es el perímetro geográfico que cubre su empresa?
Tamaño: ¿cuál es el tamaño de su organización: número de gerentes, técnicos, departamentos involucrados? 
Caso de uso: puede, por ejemplo, describir uno o más flujos de trabajo que quiera desarrollar.

Descripción de nuestro requisito de GMAO

Esta parte le permite definir sus necesidades y los principales beneficios que se esperan del nuevo sistema de GMAO. 
 
El objetivo de estas especificaciones es seleccionar una solución de gestión de mantenimiento / GMAO, su implementación y mantenimiento.
 
La necesidad de una GMAO dentro de nuestra estructura gira en torno a dos ejes principales: un mejor seguimiento de las acciones de nuestros técnicos en movimiento y una gestión más fácil de los bienes y equipos a nuestro cargo.
 
En la actualidad, la información procedente de los técnicos es extremadamente dispersa: presentación de un informe a su gerente, hojas de tiempo al departamento de recursos humanos, falta de información relativa a la vigilancia de las existencias, sin mencionar los numerosos correos electrónicos y llamadas todos los días para transmitir información adicional sobre las intervenciones previstas para el día. También son necesarias muchas reintroducciones que llevan mucho tiempo para construir el informe que se enviará al cliente, la factura y para poder guardar estos documentos de forma segura.
 
En lo que respecta a la gestión del equipo, es esencial que nuestros técnicos de campo tengan acceso al historial del equipo, ya que las reparaciones realizadas anteriormente ayudan mucho en el diagnóstico. Para garantizar su seguridad y el cumplimiento de las normas vigentes, también debemos poder proporcionarles manuales técnicos, planos e instrucciones de seguridad en formato digital.
 
Por último, hay un fuerte desafío para optimizar nuestras intervenciones de mantenimiento preventivo. En primer lugar, para optimizar el ciclo de vida de las instalaciones de las que somos responsables, pero también para garantizar una mejor calidad de servicio a nuestros clientes, anticipando los plazos futuros e intervenciones de mantenimiento recurrentes.
 
Por lo tanto, la empresa desea dotarse de una herramienta capaz de modernizar su gestión de las solicitudes de intervención de todos los clientes presentes en los distintos emplazamientos, con el fin de aumentar la eficacia. 
 
La solución GMAO [Gestión de Mantenimiento Asistada por el ordenador] debería facilitar :
  • La gestión de los bienes, el equipo y los activos
  • Gestión de las intervenciones: planificación, presentación de informes, cierre
  • Gestión de los contratos asociados a cada sitio: inspecciones periódicas, mantenimiento, etc.
  • Gestión de presupuestos y facturas
  • Gestión de material e inventario
  • Gestión de perfiles: administrador, gestor y usuario de campo
  • La creación de estadísticas y cuadros de mando, la extracción de datos, etc.
Por lo tanto, el objetivo es encontrar una herramienta integrada, ergonómica, escalable y de colaboración.
 
Las principales expectativas de esta GMAO son:
  • Ahorro de tiempo
  • Acceso más fácil a la información recogida sobre el terreno
  • Vigilancia en vivo de las intervenciones
  • Reducción de los tiempos de entrada (eliminación de reentradas)
  • Más autonomía para los técnicos en el campo
  • Más herramientas de análisis para los directivos

Características deseadas

La elaboración de una lista de las funcionalidades buscadas tiene un doble interés: facilita la lectura del proyecto por parte del editor del software, pero también permite ordenar y priorizar las funcionalidades indispensables, importantes y opcionales.
 

Gestión de activos, equipo y bienes

Gestión de clientes 
 
La GMAO debe permitir memorizar las principales informaciones relativas a los clientes: nombre, número de IVA, dirección, teléfono, direcciones de correo electrónico, sitio web, sitios en cuestión, personal, etc.
 
Los diferentes contactos de un cliente se definirán en el sistema con su papel (contacto técnico, facturación, etc.).
 
La gestión del equipo 
 
Será necesario poder acoplar a un sitio / edificio uno o varios equipos que requieran una operación de mantenimiento específica (Caldera, Ascensor, Puerta automática, Control de acceso, VMC, Calentador de agua, Extracción de humo, BAES, Extintor de incendios, Sistema de seguridad contra incendios, Columna seca, Planos técnicos...). 
 
Este equipo puede ser referenciado directamente en la herramienta de GMAO y actualizado regularmente: adjuntar documentos como planos, hojas de mantenimiento, fotos, listas de materiales, etc. El objetivo es facilitar la construcción del cuaderno de bitácora de mantenimiento del equipo digital.
 

Gestión de la intervención

La GMAO tendrá un módulo de planificación para visualizar todas las intervenciones, controles y lugares de trabajo gestionados por la empresa.
 
Módulo de planificación de la GMAO (en la oficina)
 
El programa debe mostrar todas las tareas de los técnicos en la misma pantalla durante un período de al menos una semana. Las vacaciones y las ausencias deben ser incluidas. Debe tener una función de arrastrar y soltar que permita al técnico saltar directamente de una intervención a otra, y debe refrescarse automáticamente.
  • Planificación (intervenciones multipasos y multitécnicas)
  • signación de técnicos según su disponibilidad, la duración prevista de la intervención y teniendo en cuenta las ausencias
  • Agrupaciones geográficas para optimizar los viajes        
  • Registro del equipo que se proporcionará para la intervención
  • Capacidad de enviar SMS y correos electrónicos a los clientes para confirmar la planificación
Los datos que se transmitirán al técnico (en movimiento)
  • Información de contacto del solicitante (nombre, teléfono)
  • Dirigir la navegación GPS a la ubicación
  • Descripción detallada de la intervención que se llevará a cabo 
  • Posibilidad de añadir documentos técnicos: manuales, hojas de instrucciones, etc.
  • Los horarios diarios y semanales en su smartphone
  • Posibilidad de que los técnicos creen sus propias intervenciones
  • Alertas en tiempo real de nueva información/intervenciones para todos
  • Acceso en modo off-line, la aplicación funciona de forma autónoma, la conexión sólo es necesaria para el intercambio de datos
  • Sincronización en segundo plano sin bloquear el uso de la aplicación
Realización de una intervención sobre el terreno
  • Inicio de la intervención, con cálculo del tiempo de viaje
  • Fin de la intervención, con cálculo del tiempo empleado
  • Varios posibles colaboradores, en el mismo sitio, durante varios días
  • Lectura de los archivos adjuntos y de los archivos adjuntos
  • Acceso al historial de las intervenciones realizadas en un equipo
  • Entrada (voz o texto) del informe de intervención
  • Añadiendo fotos
  • Adición de artículos/materiales utilizados
  • Adición de un formulario reglamentario: CERFA, certificado de mantenimiento, IVA, etc.
  • Firma del cliente
  • Validación del final de la intervención
  • Posible planificación de un nuevo pasaje
  • Después de la validación, el informe de la intervención se envía al cliente por correo electrónico
Tramitación de las intervenciones terminadas
  • Análisis y verificación de las intervenciones realizadas por el gestor
  • Enviando el informe de la intervención al cliente
  • Reasignación si es necesario (nueva tirada, espera de piezas)
  • Verificación de los horarios de trabajo
  • Control y consolidación de inventarios
  • Archivar la hoja de tareas
  • Generación de la factura para enviar al cliente

Gestión de los contratos de mantenimiento

La GMAO tendrá que permitir la gestión de los contratos de mantenimiento y servicio, así como la realización de auditorías y controles reglamentarios.
 
El mantenimiento preventivo debería integrarse en el calendario con la creación de recordatorios automáticos para advertir de los plazos de mantenimiento. 
 
Planes de mantenimiento
 
Las gamas de mantenimiento se definen para describir las principales intervenciones que deben realizarse durante la vida del equipo a una frecuencia determinada. Incluyen las tareas y operaciones que deben llevarse a cabo, el tiempo estimado que se requiere y el equipo necesario.
 
La GMAO permitirá desencadenar acciones de mantenimiento preventivo según el tiempo o el número de horas de uso del equipo. La finalización de la gama de mantenimiento dará lugar a una hoja de intervención completada, que podrá archivarse y vincularse al equipo en cuestión.
 

Gestión de la facturación

4 flujos de facturación deberían ser posibles:
  • Facturación de las intervenciones
  • Facturación de los contratos
  • Facturación de cotizaciones/pedidos
  • Facturación puntual
Facturación de las intervenciones
 
La GMAO debe permitir la automatización de la facturación de las intervenciones con las siguientes funcionalidades en particular: 
  • Indicación de si la intervención se va a facturar o no: puede definirse en el momento de la creación de la intervención, en su cierre o incluso a posteriori de la intervención
  • Cálculo automático de los tiempos de trabajo
  • Valoración basada en los costos por hora
  • Liquidación automática de las tarifas planas de viaje
  • Valoración directa de las piezas de repuesto y los consumibles utilizados
  • Diferentes estados de las intervenciones: a facturar, facturado, bajo contrato, bajo garantía, etc.
  • Las facturas deben poder ser emitidas directamente mientras se está en movimiento
  • O deben ser validados por el gerente antes de ser enviados
  • Envío de facturas por correo electrónico con seguimiento de la distribución y apertura por el cliente y recepción de una notificación
  • Emisión de notas de crédito / notas de crédito
Facturación de los contratos
 
La ejecución de los contratos de mantenimiento da lugar a una facturación periódica que deberá ser gestionada por la GMAO. El programa también puede modelar las revaluaciones financieras y el calendario según los términos definidos en el contrato. Se pueden distinguir las fechas de operación y facturación.
 
Facturación de cotizaciones / pedidos
  • Pedidos facturables en una o más facturas
  • Creación de la factura correspondiente al presupuesto aceptado
  • Facturación de anticipos
  • Facturación por situación del sitio 
  • Posibilidad de mostrar los detalles de la orden o un simple resumen
  • Envío de facturas por correo electrónico con seguimiento de la distribución y apertura por parte del cliente y recepción de una notificación
Facturación puntual
 
Posibilidad de facturar a los clientes independientemente de una intervención, contrato u orden.

Gestión de la cotización

  • Redacción de la estimación según plantillas predefinidas
  • Lista de piezas de repuesto necesarias
  • Creación de obras detalladas o no detalladas
  • Categorización de las líneas de la estimación: bajo garantía, contrato, a tarifa horaria, en servicio, etc.
  • Adición de opciones opcionales
  • Gestión de los diferentes tipos de IVA en vigor
  • Inserción de subtotales
  • Cálculo automático del margen
  • Deducción de las rebajas
  • La aceptación de una estimación conduce a la creación de la intervención asociada
  • Seguimiento de la cotización: Pendiente, En preparación, Enviado, Aceptado, Facturado
  • Envío directo por correo electrónico de la cotización en formato PDF con seguimiento de la distribución y apertura por parte del cliente y recepción de una notificación

Gestión de material e inventario

La función de gestión de inventario de la GMAO tendrá que garantizar la disponibilidad de los materiales y el equipo necesarios para el funcionamiento de la empresa, manteniendo al mismo tiempo sus existencias en niveles óptimos. 
 
La GMAO debe: 
  • Permitir la importación de artículos, materiales y repuestos de múltiples proveedores
  • Gestión de los niveles de existencias y los niveles mínimos de existencias
  • Vincular las cantidades de piezas utilizadas en la intervención, con la vigilancia de las existencias y la actualización de las cantidades cuando sea necesario
  • Administrar los lugares de almacenamiento
  • Gestionar los movimientos de las existencias
  • Permitiendo la adición del material necesario en la etapa de planificación
  • Crear una lista de las partes que deben ser ordenadas de acuerdo a las intervenciones planeadas
  • Añadir las partes utilizadas en la movilidad
  • Ser capaz de producir cantidades reales frente a las planificadas
  • Gestionar los inventarios por técnico / furgoneta de existencias
  • Definir una cantidad mínima crítica para cada artículo de las existencias con el fin de generar alarmas de "necesidad de pedido"
  • Administrar el seguimiento de los pedidos
  • Permitir la extracción de datos para realizar el inventario

Gestión de usuarios

Los perfiles de usuario de la GMAO son los siguientes: 
 
Los administradores: tienen acceso a todos los parámetros, pueden elegir opciones de personalización, manejar equipos.
 
Gerentes: pueden gestionar y asignar intervenciones, planificación, facturación y presupuestos, contratos. Es posible restringir el acceso a ciertas funcionalidades (perfil del planificador, estimador, etc.). 
 
Los técnicos: tienen acceso a las intervenciones que les han sido asignadas y a su horario personal.
 
La GMAO también debe facilitar la tarea de las funciones de RR.HH. con, en particular, la recuperación de las hojas de horarios, tras las intervenciones realizadas por los técnicos.

KPIs y estadísticas

Basándose en los datos recogidos, la GMAO debe ser capaz de ofrecer tableros y estadísticas para medir el rendimiento del mantenimiento. Lista de los indicadores que deberá facilitar la solución elegida:
  • Relación preventiva vs. curativa: tasa de mantenimiento preventivo vs. curativo
  • Tiempo entre averías: el tiempo medio entre dos averías del equipo
  • Tiempo de respuesta: el tiempo entre la parada del equipo y la llegada del técnico de mantenimiento
  • Tiempo de reparación: el tiempo que transcurre entre el momento en que el equipo falla y el momento en que se reinicia
  • Tiempo de retorno al servicio: el tiempo entre el momento en que se emite la orden de trabajo y la resolución del problema / reinicio del equipo
  • Tiempo de viaje: El tiempo entre la emisión de la orden de mantenimiento y la llegada del técnico de servicio
  • Tasa de actividad del técnico: número de horas de intervención / tiempo total trabajado - número total de intervenciones realizadas
  • Precisión de la planificación: diferencia entre el tiempo de respuesta real y el tiempo previsto
Estos indicadores deben ser obtenibles para un período seleccionado, sitio, equipo, equipo, técnico.
 
Los tableros son una referencia para establecer objetivos y medir el rendimiento dentro de nuestra empresa. Deben presentarse en forma de tablas y gráficos.
 

Requisitos técnicos previos

En esta parte se detallarán las limitaciones técnicas relacionadas con la aplicación de la GMAO y los requisitos de integración en nuestro sistema de información existente.
 
Se discutirá lo siguiente:
  • Restricciones técnicas relacionadas con la aplicación del software: configuración del servidor o de la nube
  • La disponibilidad debe ser superior al 99,99%
  • Las interfaces necesarias y los intercambios de datos entre la GMAO y el Sistema de Información ya en marcha
  • La estrategia de recuperación de datos
  • Posibilidades de recuperación de datos: exportación y fin del contrato
  • Medidas específicas relacionadas con la confidencialidad y la seguridad
  • Las posibilidades de parametrización y personalización de la GMAO que no requieren la intervención del editor
Las necesidades generales y fundamentales que se esperan son las siguientes:
  • La GMAO debe ser accesible a través de un navegador web
  • La aplicación móvil debe tener un modo fuera de línea, con sincronización automática en segundo plano
  • La solución debe ser accesible a través de una arquitectura SaaS (Software as a Service)
  • La plataforma es accesible en la Nube con un acceso nominativo seguro por usuario
El editor de la GMAO describirá su política de seguridad: enfoques, normas aplicadas, consecuencias de las infracciones de la política de seguridad, RGPD, comunicación, etc., y especificará la infraestructura y la arquitectura implementadas para garantizar los requisitos de disponibilidad, confidencialidad, integridad.
 
El CMMS debe permitir la migración de datos (Importación / Exportación) a través de archivos de formato abierto (Excel en particular) con el fin de garantizar la recuperación de los datos de nuestra base informática. La exportación de datos debe estar garantizada en todo momento.
 

Metodología del proyecto

La configuración de la GMAO se basará en ciclos iterativos que permitirán a nuestros equipos manejar perfectamente la herramienta.
 
Entre las etapas clave del proyecto, podemos mencionar las siguientes: 
  • El estudio preliminar 
  • Desarrollos específicos para una perfecta adaptación a las specificaciones
  • Pruebas de la unidad
  • Aceptación de los usuarios: pruebas en colaboración con los solicitantes para comprobar la buena adecuación de las funcionalidades y las necesidades
  • Recuperación de datos
  • Procedimientos de entrega y producción
  • Entrenamiento de usuarios
El editor del software nos proporcionará la siguiente información:
  • Las actividades que deberán ser asumidas por nuestra estructura
  • Actividades que serán apoyadas por el editor
  • Carga de trabajo estimada en días / hombre 
  • El perfil y los conocimientos necesarios para la configuración y el uso de la GMAO

Entrenamiento

Se planificarán dos sesiones de capacitación separadas, una de capacitación técnica para el personal de la oficina de apoyo y otra de capacitación para los técnicos usuarios sobre el terreno.
 
La capacitación incluirá asistencia técnica accesible todos los días laborables en horas de oficina por teléfono y correo electrónico. También se apreciará todo el material de capacitación basado en la web (vídeos explicativos, foro, aprendizaje electrónico).

Definición de la oferta financiera

El editor proporcionará un presupuesto preciso sobre los elementos financieros que componen su oferta. A saber, lo siguiente:
  • Costo de las licencias / cuota mensual o anual
  • Costo de gestión y apoyo a los proyectos, incluidos los costos de transferencia de datos
  • Costo de los desarrollos específicos de personalización
  • Costo del desarrollo de las interfaces entre aplicaciones
  • Costo de la capacitación
Entre las licencias, se incluyen las siguientes:
[XX] usuarios sobre el terreno (técnicos)
[XX] personas en la oficina de atrás (gerentes/administradores)
 
Las licencias también incluirán el derecho a desplegar actualizaciones, nuevas versiones, parches y mejoras continuas. 
 
El tiempo de entrega de la GMAO está fijado en un máximo de [XX] meses. Tiene efecto el día en que se envía el formulario de pedido al editor.
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