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¡GMAO gana Excel por KO!

¡GMAO gana Excel por KO!

Martes 31 marzo 2020

El uso de Excel o de cualquier otra hoja de cálculo para gestionar sus intervenciones o incluso su mantenimiento presenta muchos riesgos que es esencial identificar. En este artículo, intentaremos presentar los límites de las hojas de cálculo comparando sus posibilidades con los beneficios reales de una solución empresarial dedicada, como una GMAO web y móvil de última generación.
 
Con la invención de Visicalc en 1979 por Dan Bricklin, un programa que será el origen del éxito del Apple II, nace una nueva familia de software. Según Wikipedia: "Una hoja de cálculo es una tabla (o cuadrícula) de información de todo tipo: industrial, científica, comercial, contable, financiera, estadística, datos de negocios, etc.". Lotus, Multiplan y luego Excel, que se apoderaron definitivamente del mercado en 1985, han participado en su momento en la enorme adopción de las hojas de cálculo por millones de empresas de todos los tamaños en todo el mundo.
 
¡Pero tened cuidado! Las hojas de cálculo, que ya tienen más de cuarenta años, han sido superadas en gran medida por la última generación de soluciones empresariales. Seguir utilizándolos para lo que no están hechos puede suponer un peligro real para la empresa: compartimentación y desorganización de la información dispersa, falta de colaboración, falta de movilidad, funcionalidades rudimentarias, capacidades multimedia limitadas, lo que conduce a una falta de productividad, importantes riesgos para la seguridad de los datos y pérdida de competitividad.
 
Veremos en este artículo que esto es particularmente cierto en el mundo del mantenimiento para el cual las soluciones de GMAO de última generación para web y móvil han retirado definitivamente las hojas de cálculo.
 

Los 8 límites de Excel

1. Centralizar los datos: sitios, equipo instalado, repuestos, etc.

 
Uno de los principales inconvenientes de Excel es la perpetua transcripción de datos. Alguien tiene que recoger y transmitir constantemente toda la información que se almacena, ya sea una llamada telefónica, una orden de trabajo en papel, un fax o una conversación sobre el terreno. Así pues, el número de reingresos en Excel es increíblemente alto: incluso habiendo automatizado ciertos cuadros y fórmulas, sigue siendo un paso muy tedioso en el que el riesgo de error es alto, especialmente cuando hay que procesar grandes cantidades de datos. No sólo se pierde un tiempo precioso, sino que esto lleva a la desincronización de la información, lo que lleva al olvido y a la pérdida de datos.
 
Y con una GMAO: La transmisión de información en tiempo real a través de una base de datos centralizada significa que no hay que gestionar continuamente el flujo de información y solicitudes, porque los usuarios pueden consultar y alimentar ellos mismos todos los datos esenciales de los emplazamientos, equipos y repuestos. Por ejemplo, en el caso de una solicitud de servicio de un ocupante o del gerente de un sitio, el sistema enviará la solicitud al gerente, que recibirá automáticamente una notificación. El administrador podrá entonces consultar, responder y asignar inmediatamente la tarea al técnico más cercano, competente y disponible para atender la solicitud lo antes posible, a través de su interfaz de usuario.
 

2. Optimizar la planificación de las misiones de mantenimiento

 
Planificar los trabajos de mantenimiento con antelación es esencial para poder organizar su planificación y gestionar su personal de forma óptima. También debe ser capaz de reaccionar rápidamente a los acontecimientos imprevistos. A este nivel, Excel sólo sirve para servir como un calendario fijo donde se pueden anotar las fechas de las próximas intervenciones.
 
Y con una GMAO: Al conectarse a un programa dinámico, puede agregar y mover sus intervenciones de acuerdo a sus limitaciones. Los equipos son informados automáticamente a través de sus teléfonos móviles de cualquier cambio en su horario. El buen funcionamiento de sus operaciones puede consultarse en tiempo real, y cada técnico actualiza constantemente el estado de sus tareas en su móvil.
 

3. Comunicarse con el campo en tiempo real

 
La comunicación con sus equipos en el campo es esencial para coordinar sus acciones y transmitir órdenes directas. Con el uso de Excel, es imposible establecer un método de comunicación efectivo. 
 
Y con una GMAO: ¡No más olvidos y pérdidas de tiempo! Puede enviar toda la información que desee a través de la aplicación para facilitar la vida de sus técnicos: manuales de los equipos, consejos e indicaciones específicas, presupuestos y formularios, etc. Entonces se les avisará inmediatamente de sus mensajes mediante una notificación.
 

4. Recopilar información del campo

 
Cuando una operación de mantenimiento está en curso o terminada, es indispensable proporcionar la información y los documentos necesarios para su cierre, fotos, balance, lista de las acciones realizadas, medidas tomadas, piezas de recambio o consumibles utilizados, firmas de los clientes, pero también facturas, comentarios de los clientes, formularios específicos o la necesidad de pedir nuevas piezas de recambio o elaborar un presupuesto. Por todo esto, Excel no será de ninguna utilidad. ¡Todo tendrá que ser escrito en un documento de papel y luego reescrito!
 
Y con una GMAO: Al usar un software reciente de GMAO, tienes una aplicación móvil que permite al técnico recoger toda esta información en el campo. Puede hacerlo conectado o no desde un simple teléfono móvil. La diferencia entre Excel y GMAO es inmensa aquí ...
 

5. Se comunica con los clientes y los solicitantes

 
Las buenas relaciones con los clientes son esenciales. Para ello, debe establecerse una comunicación activa entre su empresa y los solicitantes, dándoles acceso a los calendarios de intervención en su emplazamiento, sus presupuestos y sus contratos. Con Excel, sólo es posible enviarles los archivos por correo electrónico. Esto representa una enorme cantidad de trabajo ya que todos los archivos tienen que ser retransmitidos cada vez que un documento es modificado o añadido a la carpeta.
 
Y con una GMAO: Es posible crear una cuenta específica para cada cliente permitiéndole tener acceso a toda la información que quiera compartir con ellos. Todo lo que tienen que hacer es acceder a su cuenta en línea para rastrear y gestionar sus solicitudes de servicio.
 

6. Históricamente y capitalizar las intervenciones llevadas a cabo

 
Con Excel seguirá utilizando órdenes de trabajo en papel que muy a menudo se tirarán o se guardarán en un armario con miles de otros. Recuperarlos para reutilizar la información o un documento asociado se vuelve muy complicado muy rápidamente. Incluso si se guardan estos datos en Excel, siguen estando sujetos a errores o eliminaciones. Esto puede ser aún más preocupante cuando se trata de presupuestos, contratos o garantías para su equipo.
 
Y con una GMAO: toda la información se registra y almacena en línea, garantizando su trazabilidad, durabilidad y posterior reutilización. Las intervenciones realizadas actualizan el plan de mantenimiento, los artículos utilizados se reducen de las existencias y los indicadores y estadísticas se construyen automáticamente. Además, como los datos siempre están vinculados entre sí, su calidad se refuerza automáticamente. De esta manera, puede registrar tareas pasadas sin procesamiento adicional, manejar fácilmente el trabajo en curso, mirar hacia el futuro y anticiparse a las necesidades futuras directamente en el sistema con total tranquilidad.
 

7. Acceder a la información en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo

 
La necesidad de acceder a su horario, al historial de un equipo, a los manuales de usuario, a la base de datos de artículos, existencias y clientes es permanente para cualquier técnico en movimiento. Encontrar esta información en un archivo de Excel cuando se está en una intervención sin tener acceso a una estación de trabajo fija es casi imposible y muy frustrante. Para usted, significa viajes extra de ida y vuelta, llamadas telefónicas constantes con tus técnicos o el uso de una multitud de herramientas dispares para explicar lo que hay que hacer.
 
Y con una GMAO: Gracias a la GMAO, tanto si es un gerente como un técnico, puede conectarle a tu interfaz de usuario desde cualquier dispositivo fijo o móvil. Esto le da acceso a toda la información que necesita, en cualquier momento y en cualquier lugar, y con las mejores aplicaciones móviles puede acceder a ella incluso fuera de la red. Así que usted y su equipo tienen todos los datos esenciales para gestionar las intervenciones y solicitudes de forma autónoma.
 

8. Generar informes y tener los KPI a su disposición

 
Tener una visión general de todos los indicadores de su negocio es esencial si quiere estar seguro de tomar las mejores decisiones para su empresa. Obtener una visión global de su negocio no es fácil, si no casi imposible, desde Excel. Incluso si es capaz de producir informes y cuadros de mando, tendrán que ser continuamente actualizados y recreados cuando entren nuevos datos en el sistema.
 
La respuesta de la GMAO: se pueden generar automáticamente informes y tableros de control, en tiempo real, a partir de los datos recogidos en el campo. Así pues, los indicadores clave de rendimiento (KPI) son accesibles de forma permanente. Puede utilizar estos informes para facilitar su toma de decisiones y adaptar su estrategia de mantenimiento o inversión. La gestión de sus equipos, la supervisión de su equipo, el análisis del rendimiento global del servicio y la contribución de cada individuo se convierte en un juego de niños con una GMAO que ofrece estas funcionalidades. Incluso puede consultar estas estadísticas y tableros cuando está en el campo, fortaleciendo aún más tu control.
 

Yuman, la mejor solución de valor añadido en la industria

 
Así que sí, si Excel puede seguir siendo utilizado para hacer horarios o listas de equipo básico, sólo puede ser una solución temporal a corto plazo que debería llevarle rápidamente a adoptar una verdadera GMAO. El software debe ser usado para lo que fue diseñado. Y para gestionar sus operaciones de mantenimiento, nada puede sustituir a un software dedicado especialmente diseñado para ese fin: GMAO?
 
Sin embargo, está claro que no todas las empresas han dado el paso. El tiempo necesario para elegir una solución, implementarla, cargar los datos y entrenar a los equipos son los principales obstáculos. Y es cierto, aunque se supone que facilitan la labor de los operadores de mantenimiento, que algunas soluciones de la generación anterior, poco adaptables, con una movilidad rudimentaria, complejas y engorrosas, no podrán satisfacer las expectativas de los usuarios.
 
La GMAO de Yuman se destaca por su integridad funcional, su gran facilidad de uso y la calidad de su experiencia de usuario. La fase de arranque ha sido particularmente cuidadosa para que sea simple y rápida. La posibilidad de realizar una prueba completa antes de tomar cualquier decisión, las mejores prácticas de mantenimiento que ofrece, la ayuda en línea, los vídeos, la configuración ampliada que puede ser gestionada directamente por el administrador, el seguimiento, el asesoramiento y el apoyo de un experto si es necesario, garantizan una incorporación fluida que permite a la empresa disponer de la herramienta en su totalidad en unos pocos días como máximo.
 
En el modo sin conexión, la aplicación móvil sigue funcionando con una sincronización de fondo ininterrumpida, lo que garantiza un funcionamiento sin problemas para los técnicos. Toda la información introducida, fotos, documentos, materiales utilizados se guardan automáticamente, sin tener que volver a introducirlos manualmente en una hoja de cálculo o GMAO sin movilidad.
 
Estas son posibilidades esenciales, ausentes en las hojas de cálculo que dan a la GMAO una victoria por KO y envían a Excel a la alfombra!
 
 
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