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8 medidas para la aplicación satisfactoria de la GMAO

8 medidas para la aplicación satisfactoria de la GMAO

Domingo 05 abril 2020

El éxito de la puesta en marcha de una GMAO requiere la preparación, la movilización y el apoyo personalizado del editor. Este paso es crucial para garantizar a su organización la rápida optimización de sus actividades de mantenimiento y la continuación de su transformación digital, que es esencial en la carrera por la competitividad.
El éxito de la instalación de una GMAO conducirá a más de unos pocos cambios básicos en sus operaciones de mantenimiento. Se trata de una verdadera renovación que impulsará a su empresa hacia adelante, dándole una ventaja competitiva frente a competidores obsoletos mediante el aumento de su productividad y la calidad de su servicio. 
 
Sin embargo, la transición del papel o de una solución antigua a una herramienta moderna que será utilizada por todos sus empleados puede provocar escepticismo y resistencia al cambio. Y esto incluso si, con las soluciones de GMAO de nueva generación, que ofrecen una experiencia de usuario similar a las redes sociales, una aplicación móvil y promueven la colaboración, las empresas ven cada vez más una acogida entusiasta que fomenta la propiedad inmediata de la solución que han elegido.
 
Se puede trazar el camino para una implementación exitosa de la GMAO, y la aplicación de reglas y procesos simples y fáciles de adoptar reducirá en gran medida los obstáculos. Aquí hay 8 puntos que son necesarios para una implementación exitosa de la GMAO.

1. Defina sus objetivos...

¡Este es el paso más decisivo! Estos son los objetivos que darán forma a toda la solución de GMAO y por lo tanto a su implementación. Ya sea para facilitar la gestión del equipo, reducir el tiempo de inactividad del equipo, recortar costes, mejorar la seguridad, una implementación exitosa de la GMAO le ayudará a conseguir los resultados que busca con seguridad. 
 
Defina sus objetivos comerciales y de mantenimiento, así como todos los parámetros clave para alcanzarlos, como el presupuesto, las herramientas, las métricas, las personas y los plazos.  Estas características determinan la forma de implementar a la GMAO en cumplimiento de los requisitos establecidos. Para ello, es crucial conocer sus capacidades y limitaciones para poder hacer que sus objetivos sean realistas, medibles y alcanzables. Si es necesario, para ayudarle, escriba una especificación que destaque todas sus necesidades y las funcionalidades que le son indispensables.

2. Preparándose para el cambio

La implementación de una GMAO representa un cambio que puede hacer que sea un paso complejo hacia el éxito. El personal puede haber tenido una mala experiencia con una GMAO en el pasado o teme que las nuevas tecnologías lleven a un exceso de trabajo y a un mayor control. La dirección y los supervisores deben invertir plenamente en la solución de estos temores haciendo participar a todo el equipo en el proceso de aplicación. 
 
El entrenamiento, la comunicación abierta y transparente del proyecto y las sesiones de lluvia de ideas mantendrán a todos informados, comprometidos y contribuyendo al éxito de la organización. Identificar rápidamente cualquier objeción y ayudar a los usuarios a comprender los beneficios que obtendrán de la GMAO. Para ello, confíe en los "primeros adoptadores" (o primeros adoptadores) dentro del equipo a quienes les gustan las cosas nuevas y que serán valiosos para el éxito del proyecto al convertirse en sus embajadores. Reforzar el apoyo a los rezagados (o rezagados), que siempre están preocupados por el cambio y son los últimos en aceptar una innovación. Asegúrate de que no se les estigmatice y fomenta el apoyo mutuo dentro del equipo. Su proyecto comenzará como un encanto y su equipo se volverá más cohesivo.

3. Definir el calendario del proyecto

El calendario para la implementación de una GMAO depende de varios factores, incluyendo el tamaño, el nivel de prioridad, las capacidades del usuario, el sector en el que opera, y así sucesivamente. Trabaje con los interesados internos, como los técnicos y los directores de las instalaciones, así como con el proveedor de GMAO elegido para determinar un calendario de aplicación realista. Definir hitos clave para que el progreso pueda ser rastreado y cuantificado. No olvides dar tiempo para las consultas de los usuarios, la configuración de los datos, las pruebas y el entrenamiento.
 
Si tiene que ser realista, el programa no debería ser demasiado largo. La energía presente al comienzo del proyecto se agotará si el proyecto se extiende durante un período de tiempo demasiado largo. Como ejemplo, en Yuman sabemos cómo implementar una GMAO con un gran alcance funcional, para un departamento de 35 personas, en 2 o 3 semanas. Ese es el tipo de tiempo que necesitas exigir. Los días en que los proyectos duraban meses o incluso años han terminado definitivamente y si se encuentra con editores "que mencionan retrasos de varios meses, esto debería ser una señal de advertencia sobre la calidad de sus productos y servicios". 

4. Recopile sus datos

Sea diligente en la recolección de datos para ser integrados en su sistema, incluyendo lugares de servicio, base de equipo, rangos de mantenimiento, base de repuestos, información de contacto del proveedor, etc. Aprovechen el cambio para reiniciar con datos sólidos eliminando la información desordenada, obsoleta, poco fiable e inexacta. Esta suele ser la parte que más tiempo consume del proceso de implementación de la GMAO. Una vez que haya completado la recolección y limpieza, todo lo que queda es transferir sus datos a la nueva aplicación de GMAO. El editor debe trabajar estrechamente con usted durante este paso crucial para asegurar que los usuarios encuentren toda la información que necesitan. 

5. Realizar la configuración de la GMAO

La configuración o parametrización le permitirá adaptar la solución de GMAO elegida a sus necesidades y expectativas específicas. Las mejores soluciones son en gran parte modulares para satisfacer sus necesidades. Una herramienta que sólo ofrece posibilidades limitadas debe ser descartada definitivamente. Se deben proponer varios niveles de adaptación:
  • Identificación de su(s) empresa(s): nombres, logotipos, direcciones, IVA, cuentas bancarias, etc.
  • Preferencias: estrategia para el envío de correos electrónicos, SMS y notificaciones, informes de construcción, franjas horarias, etc.
  • Gestión de los derechos de los usuarios
  • Comportamiento y permisos de las aplicaciones móviles
  • Definición de campos personalizados que permiten modificar la estructura de un sitio, un equipo, una orden de trabajo
Por último, puede llamar al equipo de desarrollo para una solicitud específica que requiera modificaciones técnicas especiales.

6. Los usuarios del tren

La formación ayuda a los usuarios y administradores de la GMAO a comprender y utilizar las funciones del sistema de forma eficiente. La capacitación acelera la integración y ayuda a aumentar la adopción por parte de los usuarios mediante la enseñanza de las mejores prácticas. Una buena formación debe ser capaz de responder a todas las preguntas que se puedan hacer y anticiparse a las dificultades que puedan surgir. Sobre todo, nunca deje de dar al personal oportunidades de aprender y desarrollarse: un empleado plenamente operativo será rápidamente capaz de entrenar a sus equipos por sí mismo. Un pequeño consejo: con la última generación de GMAO como Yuman, que ofrece una experiencia de usuario de muy alto nivel, los tiempos de formación se han acortado considerablemente: 1 a 2 días para los gerentes y medio día para los técnicos. Se ofrecen ciclos de formación más largos como advertencia sobre la calidad del producto.

7. Eso es todo: estamos lanzando la GMAO!

Esta fase de puesta en marcha es crucial porque es el momento en el que se supone que todos los usuarios deben dejar de usar los viejos sistemas y trabajar con la nueva herramienta de GMAO. Informar a todos los usuarios de la fecha precisa de lanzamiento con mucha antelación para que puedan prepararse. Su proveedor de GMAO debería poder ayudarle a responder cualquier pregunta y estar disponible para ayudar con cualquier complicación. El lanzamiento también puede llevarse a cabo en varias etapas sucesivas de manera incremental.
 
¡Descanse tranquilo! Si la recuperación de datos ha permitido una limpieza y carga completa de la información, si la aplicación ofrece, desde cualquier dispositivo, interfaces fáciles de usar y procesos claros, y si se ha proporcionado formación, el lanzamiento será entusiasta y su departamento se beneficiará instantáneamente de la nueva solución.

8. Supervisión de la adopción de la GMAO

¡Felicidades, su GMAO está operativo! Sin embargo, su implementación aún no se ha completado. Es necesario supervisar todo el sistema para asegurarse de que todos los elementos funcionan según lo previsto y que todos los empleados, gerentes y técnicos han empezado a utilizarlo.
 
Así pues, para que su empresa pueda aprovechar plenamente la digitalización de sus operaciones de mantenimiento, asegúrese de obtener información de los usuarios, por ejemplo, a través de talleres a los 3, 6 o 1 año de su puesta en marcha. Establecer informes de rendimiento y supervisar los indicadores clave de rendimiento (KPI). 
 
Implique al editor de su GMAO para que él también pueda estar informado del progreso del proyecto en su empresa, responda a sus preguntas y tenga en cuenta sus comentarios y sugerencias.

Creando una dinámica positiva con Yuman

Y es por eso que la GMAO de Yuman está en constante evolución. Se proponen continuamente mejoras y perfeccionamientos. Un intercambio constante entre las empresas usuarias y Yuman nos permite mejorar constantemente la aplicación y seguir el ritmo de las necesidades cambiantes de los jugadores de mantenimiento.
 
La GMAO es más que una herramienta, es una nueva forma de trabajar. Por lo tanto, no debemos subestimar la importancia de su implementación y comprender lo que está en juego en esta transformación digital, con ganancias de productividad, una mejor calidad de servicio y una ventaja competitiva en beneficio de sus clientes, sus empleados y su empresa. 
 
Elegir una GMAO significa también elegir un equipo que le apoye y le haga la vida más fácil. ¡Elige a Yuman!
 
 
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