8 działań dla udanego uruchomienia systemu CMMS

Niedziela 05 kwiecień 2020

Prowadzenie uruchomienia CMMS wymaga przygotowania, mobilizacji i spersonalizowanego wsparcia ze strony wydawcy. Ten krok jest kluczowy dla zapewnienia, że Twoja organizacja szybko zoptymalizuje swoje działania w zakresie utrzymania ruchu i będzie dążyć do cyfrowej transformacji, która jest niezbędna w wyścigu o konkurencyjność.

> Wdrażanie systemu CMMS

Skuteczna instalacja systemu CMMS wymaga więcej niż tylko kilku podstawowych zmian w działaniach konserwacyjnych. To prawdziwa odnowa, która popchnie Twoją firmę do przodu, da jej przewagę nad dotychczasowymi konkurentami poprzez zwiększenie wydajności i jakości usług.

Przejście z papieru lub starego rozwiązania na nowoczesne narzędzie, z którego będą teraz korzystać wszyscy Twoi pracownicy, może jednak prowadzić do sceptycyzmu i oporu wobec zmian. Tak jest nawet wtedy, gdy z rozwiązania CMMS nowej generacji, oferujące doświadczenie użytkownika podobne do sieci społecznościowych, aplikację mobilną i promujące współpracę, firmy coraz częściej spotykają się z entuzjastycznym przyjęciem, które zachęca do natychmiastowego posiadania wybranego rozwiązania.

Drogę do udanego wdrożenia CMMS można wyznaczyć, a zastosowanie prostych zasad i procesów znacznie ograniczy przeszkody. Oto 8 punktów, które są niezbędne dla sukcesu wdrożenia systemu CMMS.

1. Określenie jego celów

To jest najbardziej decydujący krok! To właśnie te cele będą kształtować całe rozwiązanie CMMS, a więc i jego wdrożenie. Niezależnie od tego, czy chodzi o ułatwienie zarządzania zespołem, ograniczenie przestojów sprzętu, zmniejszenie kosztów, poprawę bezpieczeństwa, czy też poprawę jakości informacji dostarczanych przez system;Właściwe wdrożenie systemu CMMS pomoże Ci osiągnąć wyniki, których szukasz.Będziesz mógł go wykorzystać w swojej działalności.

Zdefiniuj swoje cele biznesowe i cele związane z utrzymaniem ruchu, a także wszystkie kluczowe parametry umożliwiające ich osiągnięcie, takie jak budżet, narzędzia, środki, ludzie i terminy. Te cechy określają sposób wdrożenia systemu CMMS zgodnie z ustalonymi wymaganiami. Aby to zrobić, należy poznać swoje możliwości i ograniczenia, aby cele były realistyczne, mierzalne i osiągalne. W razie potrzeby, aby pomóc, zrobić specyfikację podkreślając wszystkie swoje potrzeby i cechy, które są dla Ciebie istotne.

2. Przygotuj się na zmiany

Wdrożenie systemu CMMS stanowi zmianę, która może sprawić, że będzie to skomplikowany krok w kierunku sukcesu. Pracownicy mogą mieć złe doświadczenia z systemem CMMS w przeszłości lub mogą obawiać się, że nowa technologia doprowadzi do zwiększenia obciążenia pracą, wzmocnienia ich kontroli. Kierownictwo i przełożeni muszą być w pełni zaangażowani w rozwiązywanie tych obaw poprzez zaangażowanie całego zespołu w proces wdrażania.

Coaching, otwarta i przejrzysta komunikacja o projekcie oraz sesje burzy mózgów sprawią, że wszyscy będą poinformowani, zaangażowani i przyczynią się do sukcesu organizacji. Wcześnie zidentyfikuj wszelkie zastrzeżenia i pomóż użytkownikom zrozumieć, jak skorzystają z systemu CMMS. Aby to zrobić, polegaj na wczesnych adoptujących w zespole, którzy kochają nowy system i będą cenni dla sukcesu projektu, stając się ambasadorami. Zbuduj wsparcie wśród laggards (lub latecomers), którzy zawsze obawiają się zmian i jako ostatni akceptują innowację. Upewnij się, że nie są one stygmatyzowane i zachęcaj do wzajemnego wsparcia w zespole. Twój projekt będzie bardziej zabawny, a zespół bardziej spójny.

3. Zakończenie planowania projektu

Rozkład czasowy wdrożenia systemu CMMS zależy od kilku czynników, w tym wielkości, poziomu priorytetu, możliwości użytkownika, sektora, w którym działasz itp. Współpracuj z wewnętrznymi interesariuszami, takimi jak technicy i kierownicy obiektów, a także z wybranym dostawcą systemu CMMS, aby sfinalizować realistyczny harmonogram wdrożenia. Zdefiniuj kamienie milowe, aby postępy mogły być monitorowane i określane ilościowo. Nie zapomnij przeznaczyć czasu na konsultacje z użytkownikami, konfigurację danych, testy i szkolenia.

Chociaż powinien być realistyczny, harmonogram nie powinien być zbyt długi. Energia obecna na początku projektu wyczerpie się, jeśli projekt będzie rozciągnięty na zbyt długi okres. Jako przykład Yuman zna sposób na wdrożenie systemu CMMS o dużym zakresie funkcjonalnym, dla działu liczącego 35 osób, w ciągu 2 do 3 tygodni. To jest ten rodzaj pracy, który trzeba wykonać. Dni, w których realizacja projektów trwała miesiące, a nawet lata, minęły i jeśli napotkasz wydawców, którzy proszą o kilkumiesięczne opóźnienie, powinien to być sygnał ostrzegawczy o jakości ich produktu i usług.

4. Gromadzenie jej danych

Bądź sumienny w zbieraniu danych, które musisz zintegrować ze swoim systemem, w tym lokalizacji serwisowych, bazy sprzętu, harmonogramów konserwacji, bazy części zamiennych, informacji kontaktowych dostawców itp. Wykorzystaj zmianę, aby zacząć od zdrowych danych, usuwając nieaktualne, niewiarygodne i niedokładne informacje. Jest to zazwyczaj najbardziej czasochłonna część wdrażania systemu CMMS. Po zebraniu i wyczyszczeniu danych pozostaje tylko przenieść je do nowej aplikacji CMMS. Edytor musi ściśle towarzyszyć Ci podczas tego ostatniego etapu, aby zapewnić, że użytkownicy mogą znaleźć wszystkie potrzebne informacje.

5. Réwnież konfiguracja systemu CMMS

Konfiguracja lub paramètrage pozwoli na dostosowanie wybranego rozwiązania CMMS do konkretnych potrzeb i oczekiwań. Najlepsze rozwiązania są w dużej mierze modułowe, aby sprostać wymaganiom użytkownika. Narzędzie, które oferuje jedynie ograniczone możliwości, zdecydowanie nie jest dobrym wyborem. Należy zaoferować kilka poziomów personalizacji:

Identyfikacja Twojej firmy lub firm: nazwy, loga, adresy, VAT, konta bankowe itp.
Zarządzanie prawami użytkownika
Zachowanie i uprawnienia aplikacji mobilnych
Definiowanie pól własnych pozwalających na modyfikację struktury strony, sprzętu, zlecenia interwencji

Wreszcie, możesz wezwać zespół programistów w przypadku specyficznego żądania, które wymaga szczególnych modyfikacji technicznych.

6. Szkolenie użytkowników

Szkolenie pomaga użytkownikom i administratorom CMMS zrozumieć i efektywnie wykorzystać funkcje systemu. Szkolenie zwiększa integrację i pomaga zwiększyć adopcję użytkowników poprzez nauczenie ich najlepszych praktyk użytkowania. Dobre szkolenie powinno być w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania, które mogą zostać zadane i przewidzieć trudności, które mogą się pojawić. Przede wszystkim nigdy nie przestawaj dawać pracownikom możliwości nauki i rozwoju: w pełni sprawny pracownik szybko stanie się zdolny do samodzielnego szkolenia Twoich zespołów.

7. Ça jest tam: uruchamiamy CMMS!

Ta faza uruchomienia jest kluczowa, ponieważ jest to czas, w którym wszyscy użytkownicy mają przestać korzystać ze starych systemów i pracować z nowym narzędziem CMMS. Poinformuj wszystkich użytkowników o dokładnej dacie uruchomienia z dużym wyprzedzeniem, aby mogli się przygotować. Twój dostawca systemu CMMS powinien być w stanie pomóc Ci w przypadku jakichkolwiek pytań i być dostępny, aby poradzić sobie z wszelkimi komplikacjami. Uruchomienie można też przeprowadzić w kilku kolejnych krokach w sposób przyrostowy.

8. Monitoruj przyjęcie CMMS

Gratulacje, Twój CMMS działa! Jednak Twoja realizacja nie jest jeszcze zakończona. Musisz monitorować cały system, aby sprawdzić, czy wszystkie elementy działają zgodnie z oczekiwaniami, czy wszyscy pracownicy, kierownicy i technicy są zaznajomieni z jego użytkowaniem. zaangażuj swojego redaktora CMMS, aby on również mógł być informowany o postępach projektu w Twojej firmie, odpowiadać na Twoje pytania i uwzględniać Twoje uwagi i sugestie.

Stwórz pozytywną dynamikę z Yumanem

. CMMS to więcej niż narzędzie, to nowy sposób pracy. Dlatego ważne jest, aby nie lekceważyć znaczenia jego wdrożenia i zrozumieć stawkę tej cyfrowej transformacji z kluczowym wzrostem wydajności, zwiększoną jakością usług i przewagą konkurencyjną z korzyścią dla klientów, pracowników i firmy.

Wybór systemu CMMS oznacza również wybór zespołu, który będzie Ci towarzyszył i ułatwiał życie.

. wypróbuj CMMS za darmo. W ciągu zaledwie 2 minut, czyli czasu potrzebnego na utworzenie konta, odkryjesz najnowsze oprogramowanie z tej kategorii.

Możesz również skorzystać z demonstracji jednego z naszych konsultantów:zarezerwuj wideokonferencję

Powodzenia i do zobaczenia wkrótce.

📰 Zainteresuje Cię również lektura:

. Powrót do artykułów