8 azioni per un lancio di successo del CMMS

Domenica 05 aprile 2020

Il lancio di un CMMS richiede preparazione, mobilitazione e supporto personalizzato da parte dell'editore. Questo passo è fondamentale per garantire che la vostra organizzazione ottimizzi rapidamente le attività di manutenzione e persegua la trasformazione digitale, essenziale nella corsa alla competitività.

> Implementazione del CMMS

L'installazione di un CMMS comporterà più di qualche cambiamento di base nelle operazioni di manutenzione. Si tratta di un vero e proprio rinnovamento che darà alla vostra azienda una spinta in avanti, dandole un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti passati, aumentando la produttività e la qualità del servizio.

Il passaggio dalla carta o da una vecchia soluzione a uno strumento moderno che sarà utilizzato da tutti i dipendenti può tuttavia generare scetticismo e resistenza al cambiamento. Questo vale anche se, con soluzioni CMMS di nuova generazione, che offrono un'esperienza d'uso simile a quella dei social network, un'applicazione mobile e promuovono la collaborazione, le aziende vedono sempre più spesso un'accoglienza entusiasta che incoraggia l'immediato possesso della soluzione scelta.

La strada per un'implementazione di successo del CMMS può essere tracciata e l'applicazione di semplici regole e processi ridurrà notevolmente gli ostacoli. Ecco 8 punti necessari per il successo di un'implementazione CMMS.

1. Definire gli obiettivi

Questo è il passo più decisivo! Sono questi obiettivi che daranno forma all'intera soluzione CMMS e quindi alla sua implementazione. Che si tratti di facilitare la gestione del team, di ridurre i tempi di fermo delle apparecchiature, di ridurre i costi, di migliorare la sicurezza o di migliorare la qualità delle informazioni fornite dal sistema;Una corretta implementazione del CMMS vi aiuterà a raggiungere i risultati che state cercando.Potrete utilizzarlo nella vostra attività.

Definire gli obiettivi aziendali e di manutenzione, nonché tutti i parametri chiave per raggiungerli, come il budget, gli strumenti, le misure, le persone e le scadenze. Queste caratteristiche determinano come implementare il CMMS in conformità con i requisiti stabiliti. A tal fine, è essenziale conoscere le proprie capacità e i propri limiti per rendere gli obiettivi realistici, misurabili e raggiungibili. Se necessario, per aiutarvi, fai una specifica evidenziando tutte le vostre esigenze e le caratteristiche per voi essenziali.

2. Prepararsi al cambiamento

Implementare un CMMS rappresenta un cambiamento che può renderlo un passo complesso verso il successo. Il personale potrebbe aver avuto una cattiva esperienza con un CMMS in passato o potrebbe temere che la nuova tecnologia porti a un aumento del carico di lavoro e a un rafforzamento del proprio controllo. La direzione e i supervisori devono impegnarsi a fondo per affrontare questi timori, coinvolgendo l'intero team nel processo di implementazione.

Coaching, comunicazione aperta e trasparente sul progetto e sessioni di brainstorming terranno tutti informati, impegnati e contribuiranno al successo dell'organizzazione. Identificare tempestivamente eventuali obiezioni e aiutare gli utenti a capire come trarre vantaggio dal CMMS. A tal fine, affidatevi agli early adopters del team che amano il nuovo sistema e che saranno preziosi per il successo del progetto diventando ambasciatori. Creare sostegno tra i ritardatari (o ritardatari), che sono sempre preoccupati dal cambiamento e sono gli ultimi ad accettare un'innovazione. Assicuratevi che non vengano stigmatizzati e incoraggiate il sostegno reciproco all'interno del team. Il progetto sarà più divertente e il team sarà più coeso.

3. Terminare la pianificazione del progetto

La tempistica per l'implementazione di un CMMS dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni, il livello di priorità, le capacità degli utenti, il settore in cui si opera, ecc. Collaborare con gli stakeholder interni, come i tecnici e i responsabili delle strutture, e con il fornitore di CMMS selezionato per finalizzare un programma di implementazione realistico. Definire le tappe fondamentali in modo da poter monitorare e quantificare i progressi. Non dimenticate di prevedere il tempo necessario per le consultazioni con gli utenti, la configurazione dei dati, i test e la formazione.

Anche se deve essere realistico, il programma non deve essere troppo lungo. L'energia presente all'inizio del progetto si esaurisce se il progetto si protrae per un periodo troppo lungo. Ad esempio, Yuman sa come implementare un CMMS con un'ampia portata funzionale, per un reparto di 35 persone, in 2 o 3 settimane. Questo è il tipo di lavoro che dovete fare. I tempi in cui i progetti richiedevano mesi o addirittura anni per essere completati sono finiti e se incontrate editori che chiedono diversi mesi di ritardo, questo dovrebbe essere un segnale di allarme sulla qualità dei loro prodotti e servizi.

4. Raccogliere i suoi dati

Raccogliete diligentemente i dati da integrare nel vostro sistema, tra cui le sedi dell'assistenza, la base delle apparecchiature, i programmi di manutenzione, la base dei pezzi di ricambio, le informazioni di contatto dei fornitori, ecc. Approfittate del cambiamento per iniziare con dati sani, eliminando le informazioni obsolete, inaffidabili e imprecise. Questa è di solito la parte più lunga dell'implementazione di un CMMS. Una volta raccolti e puliti i dati, non resta che trasferirli alla nuova applicazione CMMS. Il redattore deve accompagnarvi da vicino in questa fase finale per garantire che gli utenti possano trovare tutte le informazioni di cui hanno bisogno.

5. Réalise il setup del CMMS

La configurazione o la configurazione dei parametri vi permetteranno di adattare la soluzione CMMS scelta alle vostre specifiche esigenze e aspettative. Le soluzioni migliori sono in gran parte modulari per soddisfare le vostre esigenze. Uno strumento che offre solo possibilità limitate non è sicuramente una buona scelta. Devono essere offerti diversi livelli di personalizzazione:

Identificazione dell'azienda o delle aziende: nomi, loghi, indirizzi, IVA, conti bancari, ecc.
Gestione dei diritti dell'utente
Comportamento e autorizzazioni delle app per dispositivi mobili
Definizione di campi personalizzati che consentono di modificare la struttura di un sito, di un'attrezzatura, di un ordine di intervento

Infine, è possibile rivolgersi al team di sviluppo per una richiesta specifica che richiede modifiche tecniche particolari.

6. Formare gli utenti

La formazione aiuta gli utenti e gli amministratori del CMMS a comprendere e a utilizzare le funzionalità del sistema in modo efficiente. La formazione aumenta l'integrazione e contribuisce a incrementare l'adozione da parte degli utenti, insegnando loro le migliori pratiche di utilizzo. Un buon corso di formazione deve essere in grado di rispondere a tutte le domande che possono essere poste e di anticipare le difficoltà che si possono incontrare. Soprattutto, non smettete mai di dare al personale opportunità di apprendimento e sviluppo: un dipendente pienamente operativo diventerà rapidamente in grado di formare i vostri team da solo.

Un piccolo suggerimento: con i più recenti software CMMS come Yuman, che offrono un'esperienza d'uso di altissimo livello, i tempi di formazione si sono notevolmente accorciati: da 1 a 2 giorni per i manager e mezza giornata per i tecnici. I cicli di formazione proposti più lunghi dovrebbero essere un allarme sulla qualità del prodotto.

7. Ça è lì: lanciamo il CMMS!

Questa fase di messa in servizio è cruciale perché è il momento in cui tutti gli utenti devono smettere di usare i vecchi sistemi e lavorare con il nuovo strumento CMMS. Informate tutti gli utenti della data esatta di lancio con largo anticipo, in modo che possano prepararsi. Il vostro fornitore di CMMS dovrebbe essere in grado di aiutarvi con qualsiasi domanda e di essere disponibile ad affrontare qualsiasi complicazione. Il lancio può anche avvenire in più fasi successive, in modo incrementale.

8. Monitorare l'adozione di CMMS

Congratulazioni, il vostro CMMS è operativo! Tuttavia, la vostra implementazione non è ancora completa. È necessario monitorare l'intero sistema per verificare che tutti gli elementi funzionino come previsto e che tutti i dipendenti, i dirigenti e i tecnici abbiano familiarità con il suo utilizzo. Coinvolgete il vostro redattore CMMS in modo che anche lui possa essere informato sull'andamento del progetto nella vostra azienda, rispondere alle vostre domande e tenere conto delle vostre osservazioni e dei vostri suggerimenti.

Creare una dinamica positiva con Yuman

. CMMS è più di uno strumento, è un nuovo modo di lavorare. È quindi importante non sottovalutare l'importanza della sua implementazione e comprendere la posta in gioco di questa trasformazione digitale con i principali incrementi di produttività, l'aumento della qualità del servizio e il vantaggio competitivo a vantaggio dei vostri clienti, dei vostri dipendenti e della vostra azienda.

Scegliere un CMMS significa anche scegliere un team che vi accompagni e vi faciliti la vita.

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