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La digitalización de las intervenciones de mantenimiento

La digitalización de las intervenciones de mantenimiento

Viernes 22 marzo 2019

La aceleración y el éxito de la transición a la tecnología digital se ha convertido en la prioridad número uno para la mayoría de las empresas, y el sector del mantenimiento de la propiedad no es una excepción a la regla. Este es el caso de los proveedores de servicios de mantenimiento, como ingenieros de calefacción, fontaneros, electricistas, especialistas en refrigeración, técnicos de ascensores, etc., que ven que la organización de su negocio evoluciona rápidamente, y un número creciente de empresas del sector optan por soluciones digitales y nómadas. La selección de la herramienta sigue siendo esencial para lograr las mejoras previstas en la productividad y la calidad del servicio. Lo que está en juego es muy importante porque se estima que sólo el 40% de las empresas tienen éxito en su transición digital.

PLAN PARA LA ERA DIGITAL

Los sistemas de planificación manual, o a través de Excel o Google Calendar, que han mostrado definitivamente sus límites, muestran que el primer cambio importante implica el uso de una herramienta especializada en la planificación de las intervenciones de mantenimiento. En este ámbito, es esencial distinguir entre las dos categorías de intervenciones, curativas y preventivas, que no responden a los mismos problemas y deben ser tratadas de manera adecuada.

Intervenciones de mantenimiento curativo

En el contexto de una intervención curativa de algunos ejemplos, como la reparación de una fuga de agua, un problema de calefacción en invierno, aire acondicionado en verano, la cuestión es la urgencia. Debemos encontrar inmediatamente a la persona más adecuada para intervenir, la más cercana al lugar de intervención y disponible para hacerlo. La capacidad de respuesta es el elemento clave en esta situación, y las soluciones digitales permiten ahora centralizar la información en un solo lugar, saber dónde están los técnicos y poder cambiar rápidamente el orden y la asignación de las misiones, ya que las aplicaciones de última generación notifican automáticamente a los técnicos y clientes los cambios y los cambios de horarios.

Intervenciones de mantenimiento preventivo

Las intervenciones preventivas representan un volumen de actividad muy significativo. Por lo general, se extienden por un territorio extenso con un denso tráfico por carretera. Los contratos de mantenimiento preventivo generan tanta información que se puede descontrolar rápidamente si no se dispone de la solución de TI adecuada. Es necesario centralizar, memorizar, ordenar y distribuir las intervenciones y activar las visitas en el momento oportuno teniendo en cuenta la disponibilidad y los imperativos del cliente.

Es esencial que los proveedores de servicios dispongan de una herramienta completa y fácil de usar para organizar de forma óptima y cualitativa los planes de mantenimiento y las intervenciones preventivas asociadas. Además de un área importante a cubrir, el mantenimiento terciario presenta una gran variabilidad de las periodicidades. Así, una visita de mantenimiento o control puede ser diaria o sólo cada 2 años.

La gama de servicios a cubrir, como la gestión de instalaciones, también suele ser muy amplia. Sin embargo, alcanzar una tasa de cobertura cercana al 100% es una cuestión crucial para los proveedores de servicios, tanto en términos de calidad de servicio como de cumplimiento de los compromisos contractuales.

Yuman permite la planificación de intervenciones curativas y preventivas. Gracias a una visión global de la planificación y de las tareas a realizar, con ella se puede organizar el horario de cada técnico con facilidad. El mapeo asegura la agrupación de intervenciones geográficamente cercanas, con el fin de limitar los costes y los tiempos de transporte. Yuman también gestiona los contratos de mantenimiento preventivo, distribuyendo las intervenciones y generando los bonos de intervención asociados.

Pasar de lo digital a la planificación es un gran ahorro de tiempo para el back-office, que se libera de tareas tediosas, complejas y que requieren mucho tiempo, y para los equipos sobre el terreno, permite una respuesta rápida a las intervenciones más urgentes, al tiempo que se garantiza que nada de lo que se programó originalmente se olvidará.

DIGITALIZAR VALES DE INTERVENCIÓN EN PAPEL

La gran mayoría de las empresas de mantenimiento siguen utilizando métodos obsoletos y anticuados, incluido el uso de vales de papeleo. Particularmente lentos en el momento de la entrada en el campo o de la reentrada en el back office, los vales de papel deben ser definitivamente abandonados por las empresas que desean limitar los errores, la pérdida de información y ahorrar tiempo y dinero.

La digitalización permite optimizar el tiempo de trabajo de los técnicos en campo, ofreciéndoles una herramienta de monitorización de intervenciones disponible desde su smartphone. De este modo, pueden completar su bono de intervención de forma más exhaustiva que en la versión en papel: información ilimitada, añadir fotos y partes utilizadas con un solo clic, etc. Si tenemos en cuenta que uno de cada dos técnicos considera el papeleo como la parte menos agradable de su trabajo, la digitalización de los vales de intervención aparece no sólo como una herramienta de optimización del tiempo, sino también como una potente herramienta de gestión.

COMPARTIR INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL

El desarrollo de digital y especialmente de la nube ha permitido la explosión de intercambio de información en tiempo real. En el mundo del mantenimiento inmobiliario, en el que la prioridad es dar respuesta a las demandas más urgentes y en el que la capacidad de respuesta es una de las principales ventajas competitivas, la elección de una solución digital puede satisfacer esta necesidad de información, tanto si es emitida por el técnico como por el cliente, en plazos muy cortos.

ENCONTRAR LA HERRAMIENTA DIGITAL ADECUADA

El 56% de las empresas considera la conversión digital como una oportunidad para impulsar su crecimiento y generar importantes ganancias de productividad, y en 2018, uno de cada dos proveedores de servicios declaró estar dispuesto a invertir en una solución de GMAO por un importe de 50 a 100 € por usuario y mes. Los editores han comprendido perfectamente el problema y ahora son capaces de ofrecer un software cada vez más exitoso para cada departamento de la empresa y, en particular, para el personal de intervención. Sin embargo, la multiplicación de herramientas puede llevar a una mayor complejidad.

Para tener éxito en la transición digital, los expertos recomiendan centrarse en dos o tres herramientas como máximo, adaptadas a las especificidades del negocio y a un amplio espectro funcional. Es teniendo en cuenta este factor y en colaboración con proveedores de mantenimiento experimentados que hemos desarrollado Yuman, para crear una herramienta que aporte valor real, satisfaga exactamente las necesidades del negocio e integre con el software de contabilidad y los recursos humanos preexistentes en el sistema de información de la empresa.

Hemos diseñado Yuman como la solución digital para los proveedores de servicios. Centralizamos la información para facilitar la planificación y el seguimiento de las intervenciones en directo, incluyendo una vista sobre los técnicos de cartografía y de viajes. Nuestra solución es en la nube y móvil para satisfacer sus necesidades sobre el terreno en cualquier momento. Adoptar Yuman sin duda le hará más eficiente al simplificar y optimizar el intercambio de información, lo que necesariamente le ayudará a crecer.

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