Terug naar artikelen

Succesvol veranderingsmanagement voor zijn CMMS-project

Succesvol veranderingsmanagement voor zijn CMMS-project

Maandag 01 februari 2021

De meeste managers zijn vertrouwd met veranderingsmanagement en weten dat het succes van een bedrijfsproject afhangt van hoe goed daarop wordt geanticipeerd en hoe goed het wordt uitgevoerd. In dit artikel presenteren wij u, in de vorm van een lijst met vragen die u zichzelf moet stellen, hoe u veranderingen kunt organiseren om uw project voor de invoering van een nieuw CMMS, of Computerized Maintenance Management System, tot een volledig succes te maken.

> 8 acties voor een succesvolle CMMS-implementatie

Het menselijke element is cruciaal voor de succesvolle invoering van een CMMS in uw bedrijf, en vanaf het allereerste begin van het project, of het nu gaat om het vervangen van een verouderd CMMS, of om de eerste implementatie, moet u een gedetailleerde analyse maken van de mate van acceptatie van de toekomstige gebruikers en belanghebbenden die bij het project betrokken zijn. Om dit te doen, moet u een lijst opstellen met risicofactoren en succesfactoren.

CHECKLIST VOOR DE LANCERING VAN HET CMMS

Om u bij dit werk te helpen, geven wij in dit artikel de checklist die u moet voorbereiden:

✔️ Is er een gemeenschappelijke visie op de projectrichtlijn voor de lange termijn en hoe het geselecteerde CMMS in deze aanpak past, is dit duidelijk voor alle belanghebbenden?

✔️ Zijn er sterke signalen van steun van het management voor, tijdens en lang na de installatie van de oplossing, of zullen die er zijn? 

✔️ Hoe zit het met de goedkeuring en steun van het middenkader?

✔️ Begrijpen en accepteren degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de verandering de verandering in kwestie?

✔️ Zijn er senior managers die uit hun gebruikelijke functies zijn ontheven om ter beschikking van het project te worden gesteld, zodat zij zich kunnen concentreren op het toezicht op de voortgang en het succes van het project?

✔️ Zijn er voldoende middelen uitgetrokken voor de implementatie van het CMMS: dit omvat personele middelen, uitrusting, faciliteiten en externe diensten? Zijn de opdrachten die aan de integrator (die eventueel de uitgever van de oplossing is) zijn toevertrouwd, duidelijk omschreven?

✔️ Is er voldoende tijd uitgetrokken voor een geslaagde implementatie? In het algemeen duurt het tussen 6 en 18 maanden om CMMS-software volledig te implementeren.

✔️ Is er specifiek een budget toegewezen voor wijzigingsbeheer en is dit toereikend?

✔️ Zijn er prestatie-indicatoren voorzien om te bepalen of de CMMS-implementatie succesvol is? 

✔️ Is er een regelmatig bijgewerkt communicatieplan, dat aan alle belanghebbenden wordt doorgegeven en een feedbackmechanisme omvat (feedback van early adopters binnen het bedrijf) naar de projectbeheerseenheid?

✔️ Welk niveau van opleiding is gepland voor elke betrokken groep, technici, managers, administratief personeel, met betrekking tot de aard en de voordelen van de geplande veranderingen? 

✔️ Wordt er weerstand verwacht tegen de veranderingen als gevolg van de invoering van CMMS? Is er een plan om deze weerstand te beheersen?

✔️ Zijn er bonussen, stimulansen voor vroege adopters van de verandering?

✔️ Worden klanten getroffen door de geplande veranderingen? Is het nodig hen te informeren? Is er een risico dat het project hun tevredenheid zal beïnvloeden en is er een plan om dit risico te beperken als het bestaat?

Als u een duidelijk antwoord heeft op alle bovenstaande vragen, bent u goed op weg naar een succesvolle implementatie van uw nieuwe CMMS-oplossing.

HET CMMS PROJECTPLAN

Veel CMMS implementaties zijn nog steeds gebaseerd op een tempo en planning gedicteerd door technologie, wat leidt tot wijzigingsproblemen lang nadat de applicatie is gelanceerd. Modules en interfaces met andere software worden één voor één geïnstalleerd, ontwikkelingen en parameter instellingen worden doorgegeven als ze zich voordoen, servers worden geüpgraded nadat tragere snelheden worden opgemerkt, etc.

Dit soort technologische implementatie kan zeer ontwrichtend zijn en sterke weerstand oproepen bij alle belanghebbenden. 

Dit soort scenario's moet worden vermeden ten gunste van een gebruikersgerichte aanpak. De meest doeltreffende strategie bestaat er immers in een planning op te stellen die gebaseerd is op de voorbereiding van de verandering, waarbij voorrang wordt gegeven aan de bescherming van de gebruikers en klanten tegen eventuele negatieve gevolgen. In het projectplan moet derhalve rekening worden gehouden met alle maatregelen die nodig zijn ter bescherming tegen de gevolgen voor de klanten, en er moeten noodplannen worden ontwikkeld om een eventuele onderbreking van de dienstverlening op te vangen.

Het welslagen van het project hangt ook af van de zorgvuldige voorbereiding van een communicatieplan, een opleidingsplan en een plan dat anticipeert op eventuele veranderingen in de werkomgeving, zoals het nieuwe ontwerp van de software voor gebruik vanaf een PC of de interface van de nieuwe mobiele toepassing voor technici in het veld. Elk plan moet vooraf worden bekendgemaakt, zodat de werknemers zich kunnen voorbereiden. Een zeer groot aantal afdelingen, waaronder onderhoud, exploitatie, engineering, financiën, inkoop, personeelszaken en informatiesystemen, zullen de gevolgen van de veranderingen ondervinden en moeten zo vroeg mogelijk in het proces van bezinning, keuze en migratie worden betrokken.

Ook andere belanghebbenden, zoals leveranciers of strategische partners, mogen niet worden vergeten en moeten van tevoren in aanmerking worden genomen en geïnformeerd.

VERANDERING VAN CMMS: DE ACTOREN

Om de verandering met succes te beheren en het meeste uit uw CMMS te halen, is het belangrijk te weten hoe u de verschillende actoren in uw project kunt identificeren. Zo is het mogelijk om verschillende typische profielen te onderscheiden: de sponsor, de kampioen, de change agent, de beïnvloeder en het doelwit. Laten we hier meer over te weten komen ...

De Sponsor

De persoon of groep die de verandering legitimeert, wordt de sponsor genoemd. Hij of zij is de drager van de visie en heeft de motivatie en de macht om de verandering werkelijkheid te laten worden.

De Kampioen

De kampioen is een agent van de sponsor die de verandering op alle niveaus effectief zal leiden. In kleine bedrijven kunnen de kampioen en de sponsor dezelfde persoon zijn. Kies een kampioen die ervaring heeft in de organisatie en die geloofwaardig is voor het management en de werknemers in de operationele en onderhoudsafdelingen. Het verdient de voorkeur dat de voorvechter een lijnmanager van de operationele afdeling is om een maximale buy-in te garanderen.

De Veranderingsagent

Een persoon of groep die de verandering implementeert wordt een change agent genoemd. Dit zijn de middelen die door de kampioen worden gebruikt als lid van het projectteam.

De Beïnvloeder

Mensen die verandering willen, maar die niet de macht hebben om te sponsoren en geen directe doelwitten zijn, worden beïnvloeders genoemd. Een beïnvloeder kan iedereen zijn die de waarde van de verandering meet; bijvoorbeeld kampioenen van andere divisies die een vergelijkbare verandering met dezelfde applicatie-oplossing hebben meegemaakt en de waarde van de verandering kennen.

Het Doel 

De groep die wordt veranderd wordt de doelgroep genoemd. Voor een succesvolle CMMS-implementatie op lange termijn mag de doelgroep niet beperkt blijven tot de leden van de onderhoudsafdeling, maar moet deze worden uitgebreid tot alle bij het nieuwe systeem betrokken actoren, van het management tot de administratieve managers van de ondersteunende functies.

CONCLUSIE

Als u deze projectbenadering respecteert, kunt u verzekerd zijn van een succesvolle implementatie van de CMMS-oplossing met voordelen op korte, middellange en lange termijn voor het concurrentievermogen van uw bedrijf. Goed gedaan! 

Een essentieel element waar ook rekening mee moet worden gehouden is dat CMMS gebaseerd op de laatste generatie technologieën zoals cloud computing, mobiele netwerken, een gebruikersvriendelijke gebruikerservaring, en die ook een veel eenvoudigere en snellere opstart aan hun klanten weten aan te bieden dan voorheen. Deze CMMS omvatten nu installatie-, gebruikerstrainings- en gegevensoverdrachtsprocessen die projecten versnellen en veranderingsmanagement vergemakkelijken door alle betrokkenen aan te moedigen zich de oplossing vrijwel onmiddellijk eigen te maken.

 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens!

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

Terug naar artikelen
News feed
Maandag 01 februari 2021
Maandag 01 februari 2021
Vrijdag 29 januari 2021
Vrijdag 25 december 2020
Woensdag 23 december 2020
Maandag 14 december 2020
Zaterdag 12 december 2020
Vrijdag 11 december 2020
Donderdag 10 december 2020
Woensdag 09 december 2020