Terug naar artikelen

CMMS vs ERP, de match!

CMMS vs ERP, de match!

Dinsdag 17 maart 2020

CMMS of ERP? Dit is een vraag die soms wordt gesteld door onderhoudsdienstverleners of fabrikanten die hun onderhoudswerkzaamheden willen digitaliseren. Maar pas op, als het op onderhoud aankomt, speelt CMMS thuis...
Om de efficiëntie, de productiviteit en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen, houden bedrijven zich vooral bezig met de uitbreiding van de digitalisering van hun processen. Na de massale automatisering van hun financiële diensten, human resources, inkoop en productie moeten velen van hen nog steeds digitale oplossingen inzetten om deze digitalisering uit te breiden naar alle afdelingen zoals marketing, verkoop en dienstverlening. 
 
Zo kunnen bedrijven voor onderhoudsdiensten kiezen voor een CMMS [Computerized Maintenance Management System] of voor een ERP [Enterprise Resource Planner] genaamd PGI [Integrated Management Software Package]. 
 
Twee zeer verschillende benaderingen, met een beslissing die een zeer grote impact zal hebben op de toekomstige prestaties van het bedrijf. Dit verdient dan ook enige verduidelijking en uitleg.
 
 

Een oplossing die werkt voor elke sector en elke behoefte? Is dat zo? 🤣 

Een ERP is een softwarepakket dat "alles wil doen" en alle processen van een bedrijf wil ondersteunen: 
 
        •   Boekhouding en financieel beheer
        •   Beheer van de menselijke hulpbronnen
          Verkoopmanagement
          Beheer van leveranciers
          Ordermanagement
          Distributiemanagement
          Inventarisbeheer
          E-commerce management
          BtoB en BtoC Customer Relationship Management
          Beheer van de dienst na verkoop
 
ERP's proberen dus een globale en identieke oplossing te bieden om aan alle activiteitensectoren en de specifieke behoeften van elke afdeling te voldoen. De uitdaging is dus tweeledig. Het succes van deze projecten kan alleen worden bereikt ten koste van aanzienlijke inspanningen en investeringen tijdens de integratie- en aanpassingsfasen. Het zal nodig zijn om het instrument sterk in te perken, om de mogelijkheden ervan uit te breiden, om de kloof tussen de oorspronkelijke functies en de echte wereld van elk bedrijf te verkleinen. En dit geldt met name op het gebied van onderhoud, waar een ERP zonder uitgebreide aanpassingen slechts oppervlakkig zal reageren op de werkelijke behoeften van de veldteams die betrokken zijn bij deze complexe en specifieke processen.
 
De onderhoudssector wordt gekenmerkt door zeer "front"-processen waarvoor de inzet van de mobiliteit doorslaggevend is. Tot op heden, ERP's blijven in wezen "Back", in staat om naar tevredenheid over te nemen van de ondersteuning en de productie functies, maar veel minder comfortabel bij het krijgen van dichter bij de klanten.

Een specialist, CMMS of een generalist, ERP?

CMMS'en van hun kant profiteren nu van een breed scala aan kennis en expertise in de sector die zij aanspreken. De meest recente en de beste komen steeds meer tegemoet aan de werkelijke behoeften van het bedrijf. Hun functionele dekking maakt het nu mogelijk om processen zoals : 
 
  • Vermogen en vermogensbeheer : Locaties en gebouwen, basis van geïnstalleerde apparatuur
  • Problemen oplossen : Verzoeken om interventie en voortgangsbewaking
  • Onderhoud en service van de apparatuur : Preventieve onderhoudsplannen, onderhoudsbereiken
  • Beheer van KPI's (Key Performance Indicator) en statistieken
  • Beheer van reserveonderdelen: catalogi, voorraden en benodigdheden
  • Beheer van de installatie- en renovatiewerkzaamheden: schattingen en bouwplaatsen  
  • Beheer van de facturatie van al deze verrichtingen
  • Beheer van de documentdatabank : Het uploaden en delen van documenten, toegang vanaf vaste en mobiele stations
  • Het beheer van het klantenportaal : Het delen van informatie met klanten over hen
  • Intelligent formulierenbeheer
  • Automatische planning en routeoptimalisatie
 
Dit brede functionele toepassingsgebied moet met grote zorgvuldigheid en deskundigheid worden behandeld. Als we functies vinden die in een ERP aanwezig zijn, zoals facturatie of het opstellen van offertes, zal CMMS een veel geavanceerdere integratie mogelijk maken met de operaties die door technici worden uitgevoerd, zoals curatieve en preventieve interventies of zelfs installatie- en renovatiewerkzaamheden. Aangezien 80% tot 90% van de medewerkers van een onderhoudsteam bestaat uit technici (deze verhouding technicus/manager is een uitstekende prestatie-indicator, aangezien het verminderen van de behoefte aan toezicht een belangrijke bron van besparingen is), is het aanbieden van de beste softwaretools voor hen een bepalende factor voor het succes van het project, het verbeteren van de efficiëntie van de dienstverlening en de kwaliteit van de klantrelatie.

De kolossale prijs van het installeren van een ERP 😳

ERP's zijn vaak erg duur, voor te weinig overtuigende resultaten. De kosten voor de aanschaf van een licentie en de installatie van het softwarepakket zijn aanzienlijk en worden altijd verhoogd door integratiekosten die zeer vaak onbetaalbaar worden. Deze kosten worden verdeeld in :
 
  1. De aankoop van licenties: alleen al voor dit artikel kan de prijs van een ERP worden berekend in duizenden euro's per gebruiker.
  2. Het integratieproject: het is met deze bescheiden formule dat we de pijnlijke fase van het proberen aan te passen van het ERP aan de werkelijke behoeften van het bedrijf en zijn medewerkers noemen. De kosten ervan zullen oplopen tot enkele honderdduizenden euro's voor middelgrote bedrijven.
  3. Begeleiding bij verandering: dit is de andere misleidende term voor vorming. Want ja, de pil zal bitter zijn voor de medewerkers van het bedrijf die zich zullen moeten aanpassen aan deze nieuwe indringer die niet goed past bij hun manier van werken. Psychologische ondersteuning te bieden.
  4. Projectmanagement: de vaak onbetaalbare salarissen van de consultants van het bedrijf die belast zijn met de integratie moeten worden betaald.
  5. Onderhoud: dat is het! Na enkele jaren project kan uw bedrijf de tool in gebruik nemen. Nu moet je betalen voor het onderhoud, omdat het niet goed werkt en voortdurend moet worden gecontroleerd en gecorrigeerd. Het is 20% per jaar van het oorspronkelijke project en het wordt elk jaar geüpgraded!
 
Ah! we waren de hardware-infrastructuur en het beheer ervan vergeten: receptenservers, productieserver met fouttolerantie, back-upservers, enz.
 
Maar deze exorbitante bedragen worden vaak tevergeefs besteed, gezien het gebrek aan productiviteitswinst van ERP en de verspilde tijd om het uit te voeren. Een beroemd voorbeeld van door ERP-geïnduceerde kostenoverschrijdingen is dat van een wereldwijde chemische productiegigant. Het bedrijf had 500 miljoen dollar geïnvesteerd en bracht niet minder dan zeven jaar door met het installeren van ERP-software op zijn afdelingen. De software bleek vanaf het begin verouderd te zijn. De 500 miljoen euro zijn dus uiteindelijk tevergeefs geïnvesteerd. Een ander treffend voorbeeld betreft een ERP-uitgeverij met een 'sterke reputatie', die enkele jaren geleden werd geconfronteerd met een grote speler in de Amerikaanse farmaceutische industrie, die haar de schuld gaf van haar faillissement nadat een project om de verwerking van haar contracten te automatiseren was mislukt.
 
Natuurlijk is CMMS ook een kostenpost waarmee rekening moet worden gehouden, maar in de overgrote meerderheid van de gevallen is het nog steeds lager dan ERP. Dit geldt met name voor de kosten van opzet, aanpassing, veranderingsmanagement en training, zoals we in de rest van het artikel zullen zien. 

ERP voor Embarra's, Werknemersverzet, Gewicht voor Activiteit 😖

De werkelijke kosten, buiten die van de installatie, zijn die van het begrijpen van het ERP en het aanpassen van de organisatie van het bedrijf aan het ERP. Het loslaten van de vorige manier van produceren om met een software te innoveren, impliceert het opleiden van zijn werknemers, het aanpassen aan zijn bedrijf, het testen van het bedrijf om te weten wat volledig overeenkomt met zijn activiteit en zijn productieve entiteit in zijn geheel. Dit alles brengt uiteraard hoge kosten met zich mee, die daarom geminimaliseerd moeten worden door het gebruik van minder complexe software zoals CMMS.
 
Het gebruik van modern CMMS is veel intuïtiever en vereist minder trainingstijd dan ERP. In feite zijn ze juist bedoeld voor medewerkers die niet noodzakelijkerwijs vertrouwd zijn met de technologie, zoals technici, en daarom is het gebruik ervan vereenvoudigd, met interfaces die gemakkelijk te begrijpen zijn. Hierdoor zijn de trainingskosten lager en is de aanpassingstijd veel sneller, en kan het systeem vrijwel direct worden opgezet.
 
Bovendien is elk bedrijf anders, en ERP's moeten aanpasbaar, flexibel en gemakkelijk te gebruiken zijn, wat zelden het geval is. Het is aan het softwarepakket om zich aan te passen aan de organisatie en niet aan de organisatie om zich aan te passen aan het softwarepakket. CMMS hebben daarom de overhand op deze punten omdat ze het voordeel hebben dat ze meer aanpasbaar zijn met vele opties voor maatwerk, zeer eenvoudig en snel aan te passen, om zo veel mogelijk te kunnen passen aan de verschillende klantbedrijven. 
 
Het gebruik van een CMMS zal een enorme besparing in tijd en geld opleveren, de acceptatie door de gebruiker vergroten en fouten als gevolg van een te complex gebruik van het platform voorkomen.

De CMMS sleutel tot succes om de productiviteit te verhogen 😎

De onmisbare kwaliteit van een onderhoudsmanagementsoftware is mobiliteit. ERP's zijn software die vooral door hun onvermogen om uit het kantoor te komen en de technici in het veld te volgen, verouderd zijn geraakt. Inderdaad, real-time communicatie is een noodzaak geworden voor de optimalisatie van de activiteit van onderhoudsbedrijven. Het biedt een grotere transparantie van de informatie, een betere organisatie en een betere kwaliteit van de dienstverlening. 
 
Dankzij de mobiliteit biedt de nieuwste generatie CMMS een gebruiksvriendelijke oplossing die de communicatie tussen alle leden van de productie-entiteit verbetert door gebruik te maken van de meest recente technologieën: 3G/4G/5G, cloud en mobiele toestellen waarvan de kosten de laatste jaren drastisch zijn gedaald.
 
Mobiliteit en de cloud zijn belangrijke ontwikkelingen in de IT-sector waar bedrijven straks niet meer zonder kunnen. De belangrijkste reden hiervoor is dat zij in staat zijn te reageren op de cruciale kwesties van samenwerking, productiviteit en gegevensbeveiliging, die steeds belangrijker worden in onze 4.0-maatschappij.

Conclusie

ERP-pluggen

  • Uniforme technologieën
  • Enkele gebruikersinterface  
  • Beperking van inter-toepassingsconnectoren

Het minst van de ERP

  • Licentie- en inzetkosten
  • Functioneel spectrum te algemeen en slecht aangepast
  • Bijkomende kosten en vertragingen bij de integratie
  • Native" maladjustment dat leidt tot afwijzing door de gebruiker
  • Onderhoudsmodule vaak verwaarloosd in een ERP-project
  • Een te sterke financiële focus
  • Geen of zeer rudimentaire mobiele toepassing
  • Generalistische en niet-gespecialiseerde adviseurs

De pluggen van CMMS

  • Toegewijde oplossing gericht op het onderhoud
  • Zeer goede afhandeling van de werkzaamheden
  • Prioritaire mobiele toepassing (voor moderne CMMS)
  • Betere controle van de begroting
  • Snellere toe-eigening door gebruikers omdat het beter is aangepast aan hun behoeften.
  • Gespecialiseerde adviseurs

Tenminste in CMMS

  • Moet worden geïntegreerd met bestaande IS (d.w.z. boekhoudsoftware)
  • Dat is zijn enige fout...
 
CMMS is ongetwijfeld een onmiddellijke productiviteitswinst wanneer ERP's nog steeds moeite hebben om effectieve front-office oplossingen te bieden en nog steeds niet in staat zijn om bevredigende zakelijke mobiele applicaties te leveren. Voor bedrijven die hun medewerkers projecteren op mobiliteit in het veld, zoals die vooral te vinden zijn op onderhoudsafdelingen, blijft dit gebrek aan ERP's verlammend.
 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens!

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

 
 
 
Terug naar artikelen
News feed
Woensdag 02 juni 2021
Maandag 01 februari 2021
Maandag 01 februari 2021
Vrijdag 29 januari 2021
Vrijdag 25 december 2020
Woensdag 23 december 2020
Maandag 14 december 2020
Zaterdag 12 december 2020
Vrijdag 11 december 2020
Donderdag 10 december 2020