Ab dem 1. September 2026 laufen Rechnungen zwischen Unternehmen nicht mehr frei per E-Mail oder Post. Viele mittelständische Betriebe gehen davon aus, dass ihnen bis 2027 Zeit bleibt. Das gilt für den Versand ihrer eigenen Rechnungen, nicht für deren Empfang. Diese Unterscheidung verschiebt die Reihenfolge der Prioritäten.
Handbuch zur Einrichtung der E-Rechnung mit Yuman öffnenZwei Termine – und beide betreffen Sie
Die Reform wird in zwei Etappen umgesetzt, und genau daraus entstehen die meisten Missverständnisse.
1. September 2026 – empfangen. Alle betroffenen Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Das setzt voraus, dass Sie eine zugelassene Plattform benannt haben: ohne sie haben Ihre Lieferanten keine Adresse, an die sie ihre Rechnungen senden können. Dieser Termin gilt unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße.
1. September 2027 – versenden. Kleinst-, Klein- und mittlere Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt ihre eigenen Rechnungen über denselben Kanal übermitteln. Für Großunternehmen und größere Mittelständler (ETI) gilt diese Pflicht bereits ab September 2026.
Anders gesagt: Als KMU haben Sie beim Versand ein Jahr länger Zeit, müssen aber ab dem Spätsommer 2026 empfangsbereit sein. Die französische Finanzverwaltung (DGFiP) hat diesen Zeitplan in ihrem im Sommer veröffentlichten Praxisleitfaden zum Start bestätigt und ausdrücklich auf die Beibehaltung des gesetzlichen Zeitplans hingewiesen.
Ein Detail des Zeitplans sollten Sie einkalkulieren: Ihre wichtigsten Auftraggeber – Wohnungsgesellschaften, Immobilienfonds, Industriekonzerne, große Handelsketten – gehören häufig zur Kategorie der Groß- oder größeren Mittelstandsunternehmen. Sie versenden also bereits ab 2026 elektronisch. Wenn Sie Wartungsleistungen an solche Kunden fakturieren, erhalten Sie deren Gutschriften, Weiterberechnungen und Vertragsstrafen über den neuen Kanal, lange bevor Sie selbst versenden müssen.
Der Kanal ändert sich, die materiellen Regeln nicht
Was sich ändert, ist der Weg. Ihre Rechnungen gehen nicht mehr direkt an Ihren Kunden: Sie laufen über einen staatlich zugelassenen Dienstleister – eine zugelassene Plattform –, der sie transportiert und die Finanzverwaltung informiert. Drei Dinge laufen künftig über diesen Kanal: Ihre Ausgangsrechnungen, die Rechnungen Ihrer Lieferanten sowie bestimmte Ereignisse im Lebenszyklus einer Rechnung, etwa der Zahlungseingang.
Was sich nicht ändert, sind die materiellen Regeln. Die DGFiP schreibt es unmissverständlich: Die Reform ändert die Modalitäten der Rechnungsübermittlung, nicht die Regeln zum Zustandekommen des Geschäftsvorfalls, zur Forderung, zur Zahlung, zur Verbuchung oder zum Vorsteuerabzug. Eine Rechnung, die während der Anlaufphase über einen anderen Kanal eingeht, darf nicht allein aus diesem Grund zurückgewiesen werden.
Diese Klarstellung hilft, den Termin nicht überzuinterpretieren. Der 1. September 2026 ist keine Mauer, sondern der Beginn eines Übergangs, den die Verwaltung ausdrücklich begleiten will. Ein Grund zum Abwarten ist er trotzdem nicht: Vom Übergang profitieren die, die bereits registriert sind – nicht die, die im September erstmals mit dem Verfahren in Berührung kommen.
Die drei Punkte, an denen es in Wartungsbetrieben hakt
In der Praxis liegen die Schwierigkeiten fast nie in der Technik. Sie liegen in den Daten.
Unvollständige Kundenstammdaten. Eine elektronische Rechnung muss ihren Empfänger eindeutig bezeichnen – über dessen Betriebsnummer (SIRET). Ein Geschäftskunde ohne hinterlegte SIRET bedeutet eine Rechnung, die nicht zugestellt werden kann. In den meisten Kundendatenbanken wurde dieses Feld nur dann gefüllt, wenn es gebraucht wurde, also selten: Firmenname, Rechnungsanschrift, Ansprechpartner – und weiter zum nächsten Vorgang. Der typische Fall in der Instandhaltung ist der Kunde mit mehreren Standorten. Sie betreuen zwölf Filialen, adressieren die Rechnung an die Zentrale und mussten nie zwischen fakturierter und belieferter Betriebsstätte unterscheiden. Künftig ist das nötig. Das ist die erste Baustelle – und die langwierigste, wenn man sie zu spät angeht.
Die Identität Ihres eigenen Unternehmens. Die Registrierung bei einer zugelassenen Plattform wird gegen das amtliche Unternehmensregister geprüft. Eine SIREN-Nummer oder eine Sitzadresse, die auch nur um ein Wort von den INSEE-Stammdaten abweicht – ein nicht gemeldeter Umzug, eine anders abgekürzte Straßenbezeichnung –, führt zur Ablehnung des Antrags. Wer seine eigenen Registerdaten vorab prüft, spart sich eine Schleife von mehreren Tagen.
Liegengebliebene Lieferantenrechnungen. Im neuen Verfahren gilt Untätigkeit als Annahme. Ist eine Rechnung fehlerhaft, muss sie ausdrücklich abgelehnt werden – mit einem Ablehnungsgrund aus einer standardisierten Liste. In der Instandhaltung, wo Rechnungen für Ersatzteile, Gerätemiete und Nachunternehmerleistungen laufend eingehen und oft ohne dass der Techniker den Wareneingang bestätigt hat, setzt das voraus, dass sie jemand tatsächlich prüft – und zwar nicht erst drei Wochen später bei der Zahlungsvorbereitung.
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge
- Prüfen Sie Ihre INSEE-Stammdaten – SIREN-Nummer und Sitzadresse – und halten Sie fest, wer im Unternehmen befugt ist, eine Vollmacht im Namen der Gesellschaft zu unterzeichnen. In der Regel ist das der Geschäftsführer oder der Vorstand.
- Benennen Sie Ihre zugelassene Plattform. Das ist der Schritt, von dem alles Weitere abhängt, und der einzige mit einer unvermeidbaren Wartezeit: Die Unterzeichnung der Vollmacht dauert einige Tage.
- Ergänzen Sie die SIRET-Nummern Ihrer Geschäftskunden – beginnend mit denen, die Sie in diesem Monat fakturieren, nicht mit dem gesamten Datenbestand. Ein guter Anhaltspunkt: die zwanzig Kunden, die den Großteil Ihres wiederkehrenden Umsatzes ausmachen.
- Legen Sie fest, wer eingehende Lieferantenrechnungen bearbeitet, jetzt wo Schweigen als Zustimmung gilt. Benennen Sie eine Person und einen Rhythmus, kein Prinzip.
Was Yuman übernimmt
Wenn Sie aus Yuman heraus fakturieren, erfolgt die Übermittlung über unsere zugelassene Partnerplattform: keine Software zu installieren, kein technisches Format zu erzeugen – und Sie erstellen Ihre Rechnungen weiterhin wie bisher.
Nur ein Schritt bleibt bei Ihnen, und er erfolgt direkt in den Einstellungen Ihres Kontos in rund zehn Minuten: die Registrierung Ihres Unternehmens. Der Ablauf fragt ab, wie Sie Ihre Lieferantenrechnungen erhalten, prüft die Identität Ihrer Gesellschaft und schickt anschließend einen Signaturlink an Ihren gesetzlichen Vertreter. Danach bleibt der Rechnungsversand ein Klick, und der Status – eingereicht, bereitgestellt, vom Kunden akzeptiert – wird direkt auf der Rechnung angezeigt. Die Administratoren haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit allen Bildschirmansichten erhalten; falls sie Ihnen fehlt, fordern Sie sie an.
Ein paar Stunden jetzt – oder eine ganze Woche im September
Die elektronische Rechnungsstellung ist kein IT-Projekt. Sie ist das Aufräumen kaufmännischer Stammdaten, das die meisten Unternehmen seit Jahren vor sich herschieben und das durch den Stichtag schlicht verpflichtend wird. Wer jetzt anfängt, wendet dafür einige Stunden auf, verteilt über mehrere Wochen, ohne den Betrieb zu unterbrechen. Wer bis zur letzten Woche wartet, entdeckt seine unvollständigen Kundenstammdaten genau in dem Moment, in dem fakturiert werden muss – also zum denkbar schlechtesten Zeitpunkt.
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