Od 1 września 2026 r. faktury między firmami nie będą już krążyć swobodnie e-mailem ani pocztą. Wiele MŚP sądzi, że ma czas do 2027 r. To prawda, ale wyłącznie w zakresie wysyłania własnych faktur — nie ich odbioru. Ta różnica zmienia kolejność priorytetów.
Otwórz instrukcję konfiguracji e-fakturowania w YumanDwie daty — i obie Cię dotyczą
Reforma wchodzi w życie w dwóch etapach i właśnie stąd bierze się większość nieporozumień.
1 września 2026 r. — odbieranie. Wszystkie objęte reformą firmy muszą mieć możliwość odbierania faktur elektronicznych. Wymaga to wskazania certyfikowanej platformy: bez niej Twoi dostawcy nie mają adresu, na który mogliby wysłać swoje faktury. Ten termin nie zależy od wielkości firmy.
1 września 2027 r. — wystawianie. Mikroprzedsiębiorstwa oraz małe i średnie firmy muszą wtedy przesyłać własne faktury tym samym kanałem. Duże firmy i podmioty pośredniej wielkości (ETI) są do tego zobowiązane już od września 2026 r.
Innymi słowy: jeśli jesteś MŚP, masz rok więcej na wystawianie, ale musisz być gotowy do odbioru już od września 2026 r. DGFiP potwierdziła ten harmonogram w praktycznym przewodniku startowym opublikowanym tego lata, wyraźnie wskazując na utrzymanie ustawowego kalendarza.
Jeden szczegół harmonogramu warto przewidzieć z wyprzedzeniem: Twoi najwięksi zleceniodawcy — zarządcy zasobów mieszkaniowych, spółki nieruchomościowe, grupy przemysłowe, sieci handlowe — należą zwykle do kategorii dużych firm lub ETI. Będą więc wystawiać faktury elektroniczne już od 2026 r. Jeśli fakturujesz usługi utrzymania ruchu takim klientom, ich korekty, refaktury i noty karne otrzymasz nowym kanałem na długo przed tym, zanim sam będziesz musiał wystawiać.
Zmienia się kanał, a nie zasady merytoryczne
Zmienia się droga obiegu. Twoje faktury nie trafiają już bezpośrednio do klienta: przechodzą przez operatora uprawnionego przez państwo — certyfikowaną platformę — który je przekazuje i informuje administrację skarbową. Tym kanałem krążą odtąd trzy rodzaje danych: Twoje faktury sprzedażowe, faktury od dostawców oraz niektóre zdarzenia z cyklu życia faktury, takie jak zaksięgowanie płatności.
Nie zmieniają się natomiast zasady merytoryczne. DGFiP pisze to wprost: reforma modyfikuje sposób przesyłania faktur, a nie przepisy dotyczące zaistnienia transakcji, zobowiązania handlowego, płatności, księgowania czy prawa do odliczenia VAT. Faktura otrzymana innym kanałem w okresie przejściowym nie może zostać odrzucona wyłącznie z tego powodu.
To istotne wyjaśnienie, żeby nie nadinterpretować terminu. 1 września 2026 r. to nie mur, lecz początek okresu przejściowego, który administracja wprost zamierza wspierać. Nie jest to jednak powód, by zwlekać: na tym okresie skorzystają ci, którzy są już zarejestrowani, a nie ci, którzy dopiero we wrześniu zaczną się orientować w procedurze.
Trzy punkty zapalne w firmie utrzymania ruchu
W praktyce trudności prawie nigdy nie wynikają z technologii. Wynikają z danych.
Niekompletne karty klientów. Faktura elektroniczna musi jednoznacznie wskazywać odbiorcę — poprzez numer SIRET. Klient biznesowy bez uzupełnionego numeru SIRET to faktura, której nie da się dostarczyć. W większości baz klientów to pole wypełniano wtedy, gdy było potrzebne, czyli rzadko: wpisywano nazwę firmy, adres do faktur, osobę kontaktową i przechodzono dalej. Typowy przypadek w utrzymaniu ruchu to klient wielolokalizacyjny. Obsługujesz dwanaście sklepów, fakturę wysyłasz do centrali i nigdy nie było potrzeby rozróżniania zakładu fakturowanego od zakładu obsługiwanego. Teraz trzeba to zrobić. To pierwsze zadanie — i najdłuższe, jeśli zabierzesz się za nie z opóźnieniem.
Dane identyfikacyjne własnej firmy. Rejestracja na certyfikowanej platformie jest weryfikowana wobec oficjalnego rejestru przedsiębiorstw. Numer SIREN lub adres siedziby odbiegający od danych w rejestrze INSEE, choćby o jedno słowo — niezgłoszona przeprowadzka, inaczej skrócona nazwa ulicy — powoduje odrzucenie wniosku. Sprawdzenie własnych danych przed rozpoczęciem oszczędza kilka dni na wyjaśnienia.
Faktury zakupowe, które leżą odłogiem. W nowym obiegu brak reakcji na otrzymaną fakturę oznacza jej akceptację. Fakturę błędną trzeba wprost odrzucić, wskazując powód z ustandaryzowanej listy. W działalności serwisowej, gdzie faktury za części, wynajem sprzętu i podwykonawstwo napływają ciągłym strumieniem i często bez potwierdzenia dostawy przez technika, oznacza to, że ktoś musi je realnie przeglądać — a nie dopiero przy przygotowywaniu płatności, trzy tygodnie później.
Cztery działania, w tej kolejności
- Sprawdź swoje dane w rejestrze INSEE — numer SIREN i adres siedziby — oraz ustal, kto w firmie jest uprawniony do podpisania pełnomocnictwa w imieniu spółki. Zwykle jest to zarządzający lub prezes.
- Wskaż swoją certyfikowaną platformę. To krok warunkujący całą resztę i jedyny z nieusuwalnym terminem: podpisanie pełnomocnictwa zajmuje kilka dni.
- Uzupełnij numery SIRET klientów biznesowych, zaczynając od tych, których fakturujesz w tym miesiącu, a nie od całej bazy. Dobry punkt odniesienia: dwudziestu klientów odpowiadających za większość powtarzalnych przychodów.
- Zdecyduj, kto obsługuje przychodzące faktury zakupowe, skoro milczenie oznacza teraz zgodę. Wyznacz konkretną osobę i częstotliwość, a nie ogólną zasadę.
Co bierze na siebie Yuman
Jeśli fakturujesz z poziomu Yuman, przesyłanie odbywa się przez naszą partnerską certyfikowaną platformę: nie musisz nic instalować ani generować żadnych formatów technicznych, a faktury tworzysz dokładnie tak jak dziś.
Po Twojej stronie pozostaje jedna czynność, wykonywana bezpośrednio w ustawieniach konta w około dziesięć minut: zarejestrowanie firmy. Kreator pyta, w jaki sposób otrzymujesz faktury od dostawców, weryfikuje dane Twojej spółki, a następnie wysyła link do podpisu przedstawicielowi prawnemu. Później wysłanie faktury to nadal jedno kliknięcie, a jej status — złożona, udostępniona, zaakceptowana przez klienta — wyświetla się na karcie faktury. Administratorzy otrzymali przewodnik krok po kroku, ekran po ekranie; jeśli go nie masz, poproś o niego.
Kilka godzin teraz albo tydzień we wrześniu
E-fakturowanie nie jest projektem informatycznym. To uporządkowanie danych handlowych, które większość firm odkłada od lat, a które termin ustawowy po prostu czyni obowiązkowym. Firmy, które zabiorą się do tego teraz, poświęcą na to kilka godzin rozłożonych na kilka tygodni, bez wstrzymywania czegokolwiek. Te, które będą czekać do ostatniego tygodnia, odkryją niekompletne karty klientów dokładnie w momencie, gdy będą musiały wystawić faktury — czyli w najgorszym możliwym momencie.
Masz pytanie dotyczące swojej sytuacji: przejdź do wsparcia