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Comprendre la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)

Comprendre la Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO)

Lundi 11 mars 2019

Le concept de GMAO est apparu au début des années 80 avec comme objectif de minimiser les temps d’arrêt des équipements techniques. Après avoir été réservée à l’industrie, l’utilisation des GMAO, pour Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, s’est élargie du secteur de la maintenance industrielle au secteur de la prestation de maintenance immobilière. Cette évolution a alors conduit les solutions à se tourner de plus en plus vers le management des équipes techniques en mobilité en association avec la gestion du cycle de vie de l’équipement technique.

> Le digital au service de la maintenance

L’apport des technologies disruptives du milieu des années 2000, smartphone, réseaux wireless 3G/4G, cloud, SaaS, a permis l’augmentation rapide des services rendus par les solutions de dernière génération simultanément à une réduction drastique des coûts d’adoption et de possession. La mise en oeuvre et l’usage des GMAO se sont alors démocratisés, phénomène allant en s’amplifiant.

Que doit couvrir une GMAO ?

Le déploiement d’un outil de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) va permettre à l’intégralité des opérations et des processus de la maintenance de bénéficier d’un traitement informatisé, automatisé et largement facilité et accéléré. Parmi les fonctionnalités standard d’un logiciel de GMAO on va retrouver :

  • Gestion du parc d’équipements : recensement, localisation, fiche technique, historique, etc.
  • Demandes d'intervention (DI) : toute personne autorisée peut signaler une anomalie sur le web
  • Maintenance corrective : bon d’intervention (BI) ou ordre de travaux (OT)
  • Maintenance préventive : systématique et/ou conditionnelle
  • Maintenance prédictive : en association avec un réseau de capteurs. Internet of Things (IoT)
  • Planification des équipes techniques, gestion des disponibilités et des compétences
  • Gestion de la sécurité des techniciens
  • Gestion des pièces : nomenclature, suivi, approvisionnement
  • Gestion des stocks et des achats
  • Gestion des fournisseurs
  • Contrats : gammes de maintenance, plans de maintenance, facturation
  • Suivi des ressources et des coûts : Main d’Oeuvre, déplacements, pièces, etc.
  • Suivi de la qualité
  • Indicateurs clés de performance (key performance indicators : KPI) : données statistiques sur l’activité

Solution web, mobilité, géolocalisation, stockage dans le cloud, partage instantané d’informations sont désormais des pré-requis indispensables (must have) des solutions de GMAO. Ils vont garantir un suivi efficace des opérations pouvant se dérouler sur des secteurs géographiques diffus, une communication facilitée vers les clients et la collecte directe de l’information constituée de données techniques et financières. De plus, si l’outil intègre des fonctionnalités de gestion de facturation et de gestion des devis et qu'il est associé à un logiciel de comptabilité, il remplacera avantageusement un ERP (pour Enterprise Resource Planner) en étant dédié aux fonctions d’un service de maintenance.

Quels sont les avantages d'une GMAO ?

La gestion des bons d’interventions via une GMAO permet de conserver dans une seule base de données tous les travaux de maintenance effectués avec par exemple le statut de l’intervention, les délais, le temps passé, etc. La prise en compte de la durée de vie des machines est également un élément essentiel. Il est important de maintenir les équipements à un niveau de fonctionnement optimal de façon à créer un environnement de travail plus sécurisé pour tous.

La gestion de la maintenance doit être mobile : il est très important de comprendre que les techniciens ont besoin d’avoir accès à leurs informations de travail à tout moment et en tout lieu. Disposer de toutes les données concernant le trajet et les interventions programmées sur le terrain est une nécessité dans leur travail quotidien. L'organisation informatisée des tâches permet une meilleure réactivité et donc une augmentation de la satisfaction client. Il est ainsi essentiel pour les entreprises du secteur d'utiliser une GMAO qui gère parfaitement la mobilité.

L’émergence de la mobilité constitue une disruption majeure et on peut désormais classer les GMAO en deux catégories. D’une part, les logiciels d’ancienne génération qui continuent de rencontrer des difficultés à prendre en compte la mobilité et le web. Et d’autre part, les logiciels de nouvelle génération qui ont placé la mobilité sur smartphone au coeur de leur solution et en ont fait le levier essentiel de la transformation digitale des entreprises de maintenance.

Un outil de GMAO de dernière génération offre ainsi aux techniciens l'accès à l’application sur smartphone : ils y reçoivent leur planning en permanence à jour, le type et la priorité des interventions à réaliser. Ils peuvent accéder à l'historique de l'équipement, à la base de connaissance partagée, à l’état des stocks, commander des pièces détachées, suivre les achats, relever les informations nécessaires pour établir les devis, prendre des photos, saisir leur bilan. La solution permet également de renforcer leur sécurité par la validation de consignes propres à chaque équipement et le partage de leur position et des temps consacrés à chaque opération.

La technologie mobile augmente la capacité de communication, de résolution des interventions, et elle peut également faire beaucoup plus. Avec la GMAO ce ne sont pas seulement les techniciens qui bénéficient de la mobilité : les managers peuvent également suivre les opérations directement depuis leur mobile. Les organisations qui adoptent une GMAO et se tournent vers le numérique mobile accélèrent leur temps d’exécution, limitent leurs coûts, offrent une expérience client supérieure et libèrent leur croissance.

L'analyse, qui implique également un suivi, (à titre d'exemple, les KPI analysent les performances souhaitées pour atteindre un objectif) permet de visualiser les progrès réalisés historiquement et d'atteindre les objectifs en assurant l’exécution de chaque tâche.

Un logiciel GMAO de dernière génération favorise la collaboration entre les techniciens et les managers grâce à un échange de données centralisé. Celles-ci sont stockées dans le Cloud, ce qui évite les risques de pertes d’informations et les rend disponibles à tout moment. C’est un avantage considérable pour tous les acteurs : clients, techniciens et managers. Cela permet également aux prestataires de maintenance de fournir un meilleur service à leurs clients, basé sur la réactivité et la communication. Les rendez-vous sont planifiés et les déplacements des techniciens optimisés grâce à la cartographie.

Les bonnes questions à se poser

Il existe 2 types de projet : soit vous êtes dans une démarche de remplacement d’une GMAO d’ancienne génération, soit il s’agit de la première acquisition pour votre entreprise.

Dans le premier cas, l’expérience acquise avec le logiciel en place vous donne certainement une idée claire des améliorations que vous souhaitez apporter par son remplacement : plus de fonctionnalités métier, plus de performance, solution web, qualité renforcée, extension de l’utilisation du logiciel à tous et en particulier aux techniciens, intégration d’un réseau de capteurs, renforcement de la sécurité informatique, KPI plus complets et immédiatement accessibles, etc. Vous saurez rapidement distinguer les solutions en mesure de répondre à vos attentes. Portez votre choix sur un logiciel de gestion de maintenance qui intègre reprise de données rapide, appropriation aisée, capacité à s’interconnecter à votre système informatique en place ou votre ERP. Concernant l'appropriation, le nombre de jours de formation nécessaires est un bon indicateur de la difficulté ou non du logiciel.

Si votre projet en revanche est la mise en oeuvre de la première GMAO dans votre entreprise ou votre service vous devez avant tout vous interroger sur les bénéfices que vous allez en retirer et sur vos attentes à court, moyen et long terme. Selon les cas vous allez chercher à améliorer en priorité :

  • Le management de vos équipes de techniciens
  • La gestion de votre parc d’équipements 
  • Votre taux curatif / préventif
  • La couverture de votre maintenance préventive
  • La gestion projet de vos travaux
  • La gestion de vos fournisseurs et achats
  • La gestion de vos stocks
  • Les tâches administratives back-office
  • La prise en compte de l'environnement

Ou tout cela à la fois bien sûr 😉. Vous avez à définir un calendrier qui vous permettra de mettre en place ces améliorations non pas en une seule fois mais en intégrant peu à peu la solution dans les processus de vos services. L’éditeur du logiciel que vous allez retenir doit ainsi être en mesure de vous accompagner sur le long terme pour vous aider à atteindre ces objectifs successifs.

Améliorer la satisfaction client

C’est une réalité : le client final et le technicien sur le terrain sont tous deux passés à l’ère du digital. Les clients externes des prestataires de maintenance, comme les clients internes - autrement dit les services production - des entreprises du secteur de l’industrie attendent un traitement informatique plus complet qu’auparavant. Ils veulent désormais être en permanence informés de l’avancement du traitement de l’intervention. La solution doit leur permettre d’enregistrer directement leurs demandes d’interventions et de recevoir rapidement un retour sur les délais de prise en charge. Lors du démarrage de l’intervention par les techniciens une fonction START et, à la fin, une fonction STOP doivent être présentes et en mesure de déclencher une notification aux clients. Enfin, une fois la mission achevée, un bilan complet doit leur être envoyé automatiquement : nature du problème rencontré, type de travaux réalisé, ressources en temps et en matériel mobilisées, photo et toutes données complémentaires utiles.

Conclusion

La GMAO est devenue aujourd’hui un outil indispensable à toute entreprise pour se différencier, et cela, quels qu’en soient la taille (de 1 à plusieurs milliers d’utilisateurs) et le secteur (industrie, prestation immobilière ou service après vente). Intégrer à votre système informatique un logiciel de GMAO web de dernière génération assurera la numérisation des bons d’intervention, des carnets d'entretien des équipements et, de manière plus globale, la digitalisation de l’ensemble des processus de maintenance de l’entreprise. A la clef : réduction drastique des coûts d’opération, amélioration de la gestion et de la qualité de la maintenance, des achats, optimisation des stocks, augmentation de l'efficacité des utilisateurs, de la sécurité des intervenants, de la productivité et de la satisfaction client.

 

 

Au fait, A Yuman notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt.

 

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