Comprensione dei sistemi di gestione computerizzata della manutenzione (CMMS)

Lunedì 11 marzo 2019

Il concetto di CMMS è emerso all'inizio degli anni '80 con l'obiettivo di ridurre al minimo i tempi di fermo delle apparecchiature tecniche. Dopo essere stato utilizzato nell'industria, l'uso del CMMS (Computer Aided Maintenance Management) è stato esteso dal settore della manutenzione industriale a quello della manutenzione immobiliare. Questa evoluzione ha portato a soluzioni sempre più orientate alla gestione di team tecnici mobili in associazione alla gestione del ciclo di vita delle apparecchiature tecniche.

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Il contributo delle tecnologie dirompenti della metà degli anni 2000, smartphone, reti wireless 3G/4G, cloud, SaaS, ha permesso il rapido aumento dei servizi resi dalle soluzioni di ultima generazione contemporaneamente a una drastica riduzione dei costi di adozione e di proprietà. L'implementazione e l'uso del CMMS sono poi diventati più democratici, con una tendenza in aumento.

Che cosa deve coprire un CMMS?

La distribuzione di uno strumento CMMS Sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS) consentirà l'integrazione delle operazioni e dei processi di manutenzione;Ciò consentirà di integrare le operazioni e i processi di manutenzione in modo informatizzato, automatizzato e ampiamente accessibile. Tra le funzionalità standard di un software CMMS troviamo:

Gestione del parco macchine: inventario, ubicazione, scheda tecnica, storia, ecc.
Richieste di assistenza (RFI): qualsiasi persona autorizzata può segnalare un'anomalia sul web
Manutenzione correttiva: ordine di lavoro (BI) o ordine di lavoro (WO)
Manutenzione preventiva: sistematica e/o condizionale
Manutenzione predittiva: in combinazione con una rete di sensori. Internet degli oggetti (IoT)
Pianificazione del team tecnico, disponibilità e gestione delle competenze
Gestire la sicurezza dei tecnici
Gestione delle parti: distinta base, tracciabilità, approvvigionamento
Gestione delle scorte e degli acquisti
Gestione dei fornitori
Contratti: programmi di manutenzione, piani di manutenzione, fatturazione
Tracciabilità delle risorse e dei costi: Manodopera, investimenti, parti di ricambio, ecc.
Monitoraggio della qualità
Indicatori chiave di prestazione (KPI): dati statistici sull'attività

Le soluzioni web, la mobilità, la gestione della posizione, l'archiviazione su cloud e la condivisione istantanea delle informazioni sono ormai dei must per le soluzioni CMMS. Garantiranno un efficiente follow-up delle operazioni che possono svolgersi su settori geografici diffusi, una più facile comunicazione con i clienti e la raccolta diretta di informazioni costituite da dati tecnici e finanziari. Inoltre, se lo strumento integra funzioni di fatturazione e gestione dei preventivi ed è associato a un software di contabilità, sarà un vantaggioso sostituto di un ERP (per Enterprise Resource Planner) in quanto può essere utilizzato per le funzioni di un reparto di manutenzione.

Quali sono i vantaggi di un CMMS?

La gestione degli ordini di lavoro tramite un CMMS consente di conservare in un unico database tutti gli interventi di manutenzione effettuati con, ad esempio, lo stato dell'intervento, i ritardi, il tempo impiegato, ecc. Anche la durata di vita delle macchine è un elemento essenziale. È importante mantenere le apparecchiature a un livello di funzionamento ottimale per creare un ambiente di lavoro più sicuro per tutti.

La gestione della manutenzione deve essere mobile: è molto importante capire che i tecnici devono avere accesso alle loro informazioni di lavoro sempre e ovunque. Avere tutti i dati relativi al percorso e agli interventi programmati sul campo è una necessità nel loro lavoro quotidiano. L'organizzazione computerizzata del lavoro consente una migliore risposta e quindi un aumento della soddisfazione dei clienti. È quindi essenziale per le aziende del settore utilizzare un CMMS che gestisca perfettamente la mobilità.

L'emergere della mobilità è un'importante perturbazione e i CMMS possono ora essere classificati in due categorie. Da un lato, il vecchio software gestionale che continua a incontrare difficoltà nel tenere conto della mobilità e del web. E dall'altro lato, un software di nuova generazione che ha posto la mobilità degli smartphone al centro della propria soluzione e ne ha fatto la leva essenziale per la trasformazione digitale delle aziende di manutenzione.

Uno strumento CMMS all'avanguardia offre ai tecnici l'accesso all'applicazione sul proprio smartphone: possono visualizzare in qualsiasi momento il loro programma, nonché il tipo e la priorità del lavoro da svolgere. Possono accedere alla storia delle apparecchiature, alla base di conoscenze condivise, allo stato delle scorte, ordinare i pezzi di ricambio, tenere traccia degli acquisti, raccogliere le informazioni necessarie per redigere i preventivi, scattare foto e inserire il bilancio. La soluzione consente inoltre di rafforzare la sicurezza convalidando le istruzioni specifiche per ogni apparecchiatura e condividendo la posizione e il tempo impiegato per ogni operazione.

La tecnologia mobile aumenta la capacità di comunicare, di risolvere interventi e può anche fare molto di più. Con il CMMS, non sono solo i tecnici a beneficiare della mobilità: anche i manager possono monitorare le operazioni direttamente dal loro cellulare. Le organizzazioni che adottano un CMMS e passano al digitale mobile accelerano i tempi di attività, limitano i costi, offrono un'esperienza cliente superiore e liberano la crescita.

L'analisi, che comporta anche il monitoraggio, (ad esempio, il KPI analizzano le prestazioni desiderate per raggiungere un obiettivo) permette di visualizzare i progressi storicamente raggiunti e il raggiungimento degli obiettivi garantendo l'esecuzione di ogni compito.

Il più recente software CMMS promuove la collaborazione tra tecnici e manager attraverso lo scambio centralizzato di dati. I dati sono archiviati nel cloud, il che riduce il rischio di perdita di informazioni e li rende disponibili in qualsiasi momento. Questo è un grande vantaggio per tutte le parti interessate: clienti, tecnici e dirigenti. Inoltre, consente ai fornitori di manutenzione di fornire un servizio migliore ai loro clienti, basato sulla reattività e sulla comunicazione. Gli appuntamenti sono programmati e i posizionamenti dei tecnici ottimizzati attraverso la mappatura.

Le domande giuste da porre

Ci sono due tipi di progetti: o siete in procinto di sostituire un CMMS più vecchio, o questa è la prima acquisizione per la vostra azienda.

Nel primo caso, la vostra esperienza con il software esistente vi dà sicuramente un'idea chiara dei miglioramenti che volete apportare attraverso la sua sostituzione: più funzionalità, più prestazioni, soluzione basata sul web, migliore qualità, estensione dell'uso del software a tutti e in particolare ai tecnici, integrazione di una rete di sensori, maggiore sicurezza informatica, KPI più completi e immediatamente accessibili, ecc. Sarete in grado di distinguere rapidamente le soluzioni che sono in grado di soddisfare le vostre aspettative. Scegliete un software di gestione della manutenzione che integri un rapido recupero dei dati, una facile appropriazione e la possibilità di interconnettersi con il sistema IT o ERP esistente. Per quanto riguarda l'appropriazione, il numero di giorni di formazione richiesti è un buon indicatore della difficoltà o meno del software.

La gestione dei vostri team tecnici
Gestire il vostro parco macchine
Il vostro tasso di cura/prevenzione
La vostra copertura di manutenzione preventiva
Gestione del progetto del vostro lavoro
Gestire i fornitori e gli acquisti
Gestire l'inventario
Compiti amministrativi di back-office
Considerazioni ambientali

Oppure tutto questo à la fois bien sûr 😉. Avete definito un calendario che vi permetterà di implementare questi miglioramenti non in una sola volta, ma integrando la soluzione nei processi dei vostri reparti un po' alla volta. Il fornitore di software che scegliete deve essere in grado di supportarvi a lungo termine per aiutarvi a raggiungere questi obiettivi successivi.

Migliorare la soddisfazione dei clienti

È un dato di fatto: sia il cliente finale che il tecnico sul campo sono diventati digitali. Sia i clienti esterni dei fornitori di servizi di manutenzione che i clienti interni, cioè i reparti di produzione, delle aziende del settore industriale si aspettano un'elaborazione informatica più completa rispetto al passato. Ora vogliono essere informati in ogni momento sull'avanzamento dei lavori. La soluzione deve consentire loro di registrare direttamente le richieste di intervento e di ricevere un rapido feedback sui tempi di evasione. Quando i tecnici iniziano l'intervento, deve essere presente una funzione di START e, al termine, una funzione di STOP in grado di avvisare i clienti. Infine, una volta completata la missione, deve essere inviato automaticamente un rapporto completo: natura del problema riscontrato, tipo di lavoro svolto, risorse temporali e materiali mobilitate, foto e qualsiasi dato aggiuntivo utile.

Conclusione

Il CMS è ormai diventato uno strumento indispensabile per ogni azienda per differenziarsi, indipendentemente dalle dimensioni (da 1 a diverse migliaia di utenti) e dal settore (industria, servizi immobiliari o assistenza post-vendita). L'integrazione di un software CMMS all'avanguardia basato sul web nel vostro sistema informatico garantirà la digitalizzazione degli ordini di lavoro, dei registri di manutenzione delle apparecchiature e, più in generale, la digitalizzazione dell'intero processo di manutenzione dell'azienda. Il risultato è una drastica riduzione dei costi operativi, una migliore gestione e qualità della manutenzione e degli acquisti, l'ottimizzazione delle scorte, l'aumento dell'efficienza degli utenti, della sicurezza del personale, della produttività e della soddisfazione dei clienti.

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Buona fortuna e a presto.

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