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GMAO : 10 KPI pour augmenter la performance de la maintenance

GMAO : 10 KPI pour augmenter la performance de la maintenance

Jeudi 30 avril 2020

Il y a quelques temps nous avons publié un premier article sur les KPIs, les Key Performance Indicators. Nous continuons avec la présentation de 10 nouveaux indicateurs centrés sur les interventions curatives. Ils se construisent facilement à partir des temps mesurés lors du traitement d’un incident, à l'aide d'une GMAO mobile.

> Comment mieux décider avec une GMAO ?

Cette fois, nous n’allons pas vous parler de gammes de maintenance, ni de plans de maintenance préventifs sophistiqués. Nous allons décrire une série de 10 indicateurs qui va très précisément évaluer l’efficacité d’un service de maintenance, d’une équipe technique, d’un technicien en termes de réactivité dans la prise en charge et la résolution des incidents survenus sur les équipements techniques. 

Si ces indicateurs restent très simples à comprendre et à mettre en place lorsque l’on dispose de l’outil adéquat, i.e. une GMAO mobile de dernière génération, ils vont fournir une information très riche qui permettra de mettre en évidence les axes d’amélioration pour gagner rapidement en efficacité, productivité ainsi qu’en satisfaction client.

Des KPIs “riches”  construits à partir de données “pauvres”

Nous allons vous présenter comment la GMAO va vous permettre d’une part de créer, mesurer et suivre vos KPIs à partir de données très simples sur l’enregistrement des temps aux différentes étapes d’avancement de votre processus de gestion des interventions curatives, et d’autre part, d’agir directement sur ces indicateurs pour améliorer la performance de votre équipe de maintenance.

📰   Lire aussi : Les KPI pour atteindre ses objectifs organisationnels

 

Les 10 KPI à suivre pour améliorer sa maintenance curative

Vous n’êtes pas obligés de tous les mettre en place, vous devez simplement choisir les indicateurs qui, en fonction des axes d’amélioration définis, vont vous permettre d’atteindre vos objectifs. La liste que nous avons dressée est la suivante :

  • Délai entre les pannes : le temps moyen entre deux pannes sur un équipement
  • Délai total de réparation : le temps total entre le moment où l’équipement tombe en panne et celui où il est remis en en marche
  • Délai d’émission de l'ordre de travail : le temps entre la survenue du problème et le moment où l'ordre de travail est émis 
  • Délai d’exécution de l’ordre de travail : le temps entre le moment où l’ordre de travail est émis et le début de l’intervention
  • Temps total d’arrivée devant l’équipement : le temps entre le moment où l’équipement tombe en panne et celui de  l’arrivée du technicien de maintenance
  • Temps de déplacement : le temps entre le départ du technicien  et l’arrivée sur le lieu d’intervention
  • Délai de diagnostic : le temps entre l’arrivée du technicien de maintenance et le moment où la cause du problème est découverte
  • Temps de réparation “on site” : le temps entre le moment où le technicien de maintenance commence la réparation jusqu’à ce que le système soit à nouveau opérationnel
  • Temps de réapprovisionnement des stocks : le temps entre l’émission d’une commande et sa réception
  • Délai de livraison d’une pièce unique : si une pièce est commandée pour une réparation spécifique, le délai entre le moment de la commande et le moment où le technicien commence à travailler sur la réparation du problème

 

Les 10 KPI détaillés

1. Délai entre les pannes,

le temps moyen entre deux pannes sur un équipement

Description : quantifier le temps moyen entre chaque panne est l’indicateur phare pour juger de la fiabilité d'un équipement. Il est déterminant dans le choix de son remplacement si des pannes trop fréquentes surviennent et entraînent des arrêts à répétition, causant des pertes de performance et de productivité conséquentes.

Méthode de calcul : Temps de fonctionnement total / Nombre de pannes

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : renforce les actions préventives. Autorise la mise en place de prédictif. Améliore la qualité des réparations les rendant plus durables. Indique si l’équipement doit être remplacé.

 

2. Délai total de réparation,

le temps total entre le moment où l’équipement tombe en panne et celui où il est remis en en marche

Description : cet indicateur majeur permet de mesurer l’intégralité du workflow de la réparation, y compris l’approvisionnement des pièces. Si vous souhaitez vous limiter à un seul indicateur de performance, c’est celui à retenir.

Méthode de calcul : Date/Heure remise en service - Date/Heure de survenue de la panne

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : la mise en place d’une GMAO au sein de l’équipe maintenance en charge des réparations va impacter très favorablement cet indicateur en raccourcissant les temps de traitement de toutes les étapes du processus comme cela est détaillé ci-dessous.

 

3. Temps d’émission de l'ordre de travail,

le temps entre la survenue du problème et le moment où l'ordre de travail est émis

Description : La détection d’un dysfonctionnement dans l’entreprise est la première étape du processus de maintenance. Pour accélérer la résolution du problème, il faut donc commencer par faire remonter les informations utiles au dispatcher/décisionnaire pour enclencher l’opération d’intervention.

Méthode de calcul :Date/Heure survenue de la panne (éventuellement estimée)  - Date/Heure de l’émission de l’ordre de travail

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : intégration avec des réseaux de capteurs déclenchant automatiquement l’alerte par mail, API, SMS dans la GMAO. L’OT peut se déclencher automatiquement et être remis instantanément au technicien. Enregistrement manuel de l’intervention depuis le portail de la GMAO accessible par les opérateurs des machines ou les usagers des bâtiments.

 

4. Temps d’exécution de l’ordre de travail,

le temps entre le moment où l’ordre de travail est émis et le début de l’intervention

Description : La rapidité avec laquelle vos équipes vont répondre à un ordre direct transmis par le responsable ou dispatcher est déterminante. L’équipe doit être réactive et chaque technicien doit pouvoir suspendre des tâches non urgentes au profit des dépannages urgents.

Méthode de calcul : Date/Heure arrivée du technicien devant l’équipement - Date/Heure émission de l’ordre et le début de l’intervention  

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : Priorise les tâches. Facilite la communication dispatcher/techniciens sur le terrain. Géolocalise les techniciens. Indique quel est le meilleur intervenant en fonction de critères tels que : nature de la panne, expertise, habilitations, disponibilité, éloignement.

 

5. Temps total d’arrivée devant l’équipement,

le temps écoulé entre le moment où l’équipement tombe en panne et celui de l’arrivée du technicien de maintenance

Description : Lorsqu’une machine est défaillante, il est important d’intervenir le plus rapidement possible pour minimiser le temps d’arrêt. Afin d’améliorer cet axe, les méthodes de signalement des pannes, de remontée et de diffusion de l’information doivent être revues pour gagner en efficience et en précision. L’aspect managérial est aussi très important car il faut relier les données sur le terrain avec la main d’oeuvre disponible et qualifiée pour cette tâche tout en ajotuant les matériels et pièces détachées nécessaires à l’intervention.

Méthode de calcul : Date/Heure d’arrivée devant l’équipement - Date/Heure de survenue de la panne

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : Informe les techniciens en temps réel, même en mobilité. Relie le matériel aux interventions pour éviter tout oubli et perte de temps. Indique où se situe le technicien opérationnel le plus proche et raccourcit le temps d’arrivée sur site par GPS et logiciels de routage.

 

6. Temps de déplacement,

le temps entre le départ du technicien et l’arrivée sur le lieu d’intervention

Description : Les techniciens de maintenance en mobilité peuvent passer plusieures heures par jour sur la route pour aller d’un client à un autre. Prennent-ils le chemin le plus court ? Optimisent-ils leurs trajets par rapport aux interventions qu’ils ont à effectuer dans leur journée ? Réduire le temps de trajet raccourcit les délais d’intervention et augmente le nombre d’interventions réalisables chaque jour.

Méthode de calcul : Date/Heure d’arrivée devant l’équipement - Date/Heure départ du site/lieu précédent

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : Avec une GMAO axée sur la mobilité, ne perdez plus une seconde ! Associez les adresses des interventions à une application de cartographie comme WAZE ou Google Maps qui guidera automatiquement le technicien vers le site d’intervention. La GMAO précise également quel est le technicien en mesure de se rendre le plus rapidemment devant l’équipement.

 

7. Délai de diagnostic,

le temps entre l’arrivée du technicien de maintenance et le moment où la cause du problème est découverte

Description : Une panne peut être un dysfonctionnement complexe difficile à identifier. Il faut parfois plusieures heures aux techniciens pour déterminer l’origine du problème. L’expertise et l’expérience des techniciens est ici mise en avant, car elle leur permet d’être plus efficaces dans ces situations compliquées.

Méthode de calcul : Date/Heure diagnostic établi - Date/Heure d’arrivée devant l’équipement 

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : met à disposition du technicien depuis son mobile toutes les informations utiles : historique des événements, notices, méthodologie d’investigation, en capitalisant la connaissance au travers d’une base technique partagée. Renforce l’entraide entre techniciens en encourageant les échanges d’idées et de conseils et le soutien en temps réel.

 

8. Temps de réparation “on site”,

le temps entre le moment où le technicien de maintenance commence la réparation jusqu’à ce que le système soit à nouveau opérationnel

Description : C’est l’indicateur d’efficience par excellence : avec ce KPI, vous êtes capable de voir si vos techniciens sont efficaces en déterminant le temps moyen qu’ils passent sur leurs interventions. Il est également possible de comparer leurs performances pour pouvoir fixer des limites de temps par exemple.

Méthode de calcul : Date/Heure de fin de l’opération - Date/Heure de début de l’opération

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : raccourcit les temps de diagnostic, accélère l’envoi de renfort si nécessaire, sait indiquer si une pièce de remplacement est disponible dans les différents stocks (central, véhicules techniciens, sites, etc.), raccourcit les temps d'approvisionnement des pièces.

 

9. Le temps de réapprovisionnement des stocks,

le temps entre l’émission d’une commande et sa réception

Description : Avoir des stocks suffisants est une problématique constante pour toute entreprise de maintenance. Avec un logiciel de GMAO, il est facile de consulter l’état de vos stocks et de connaître précisément les pièces détachées à commander. En revanche, vous ne pouvez pas toujours contrôler les délais de livraison de vos fournisseurs, ni les retards éventuels. En prenant en compte l’ensemble des commandes passées et en y associant leurs délais de livraison, vous serez capable de connaître le temps moyen de livraison par fournisseur. Il vous sera alors facile d’adapter vos habitudes d’achat en fonction de vos besoins et de vos exigences.

Méthode de calcul : Date/Heure de réception - Date/Heure de début de transmission de la commande

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : vision globale des stocks en temps réel via une interface centralisée. Propose un catalogue prédéfini et personnalisable. Suivi de l’état des commandes (à effectuer, envoyée, en cours de réception, etc).

 

10. Délai de livraison d’une pièce unique,

si une pièce est commandée pour une réparation spécifique, le délai entre le moment de la commande et le moment où le technicien commence à travailler sur la réparation du problème

Description : cette fois on est en situation d’urgence. Le technicien a besoin d’une pièce qui n’est pas habituellement dans les stocks de l’entreprise, il faut la commander au plus vite pour pouvoir commencer la réparation. Plus encore que pour le réapprovisionnement des stocks, il est déterminant d’avoir des fournisseurs réactifs pour obtenir la pièce dans le délai le plus court possible. 

Méthode de calcul : Date/Heure de disponibilité de la pièce de rechange devant l’équipement - Date/Heure de début de transmission de la commande

L’apport de la GMAO dans l’amélioration de ce KPI : enregistre automatiquement l’ensemble des commandes, des prix, des temps de réponse puis de livraison. Avec ces données, vous serez en mesure de comparer les délais de réception des pièces en fonction des fournisseurs. Vous saurez alors avec qui il est préférable de travailler en situation d’urgence.

 

La GMAO mesure et améliore la performance

La GMAO va donc fournir :

  • Les indicateurs de mesure de la performance
  • La boîte à outils pour améliorer la performance
  • Du benchmarking

Les indicateurs de performance

Ils ont été listés ci-dessus. En fonction de ceux que vous allez activer vous allez être plus ou moins précis dans votre mesure, mais quoiqu’il en soit vous disposerez enfin de données quantitatives précises. La GMAO va permettre la mesure de l’ensemble des indicateurs décrits et leur restitution au travers d’un tableau de bord : c’est le temps long qui permet de comprendre comment fonctionne son service de maintenance.

La boîte à outils pour améliorer la performance

En même temps que la collecte des KPI, la GMAO mobile va également agir positivement sur chacun de ces indicateurs et permettre de gagner en productivité et en réactivité à tous les instants du traitement d’une intervention curative. Elle apportera en temps-réel les réponses aux questions telles que : "Quel technicien est le plus à même de résoudre rapidement ce problème spécifique ?", "Quel technicien est le plus proche ?", "Quelle est la cause la plus probable de cette panne ?", “Quelles pièces détachées faut-il emmener ?”, "Quel est le meilleur trajet ?", etc.

Benchmarking

Last but not least, les KPIs vont autoriser le benchmarking entre différentes périodes d’activité, entre différentes équipes, etc.,  pour une analyse fine, faisant ainsi de la GMAO une alliée essentielle pour le succès de vos opérations de maintenance et l’augmentation de la satisfaction client.

 

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

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Bonne découverte et à très bientôt !

 

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