News feed
News feed
Maandag 22 juni 2020

Laatste nieuws
✨ Yuman krijgt een nieuw ontwerp,
📅 Een maandelijkse weergave op de kalender,
🛠️ Een nieuwe module Aankopen en Stock,
📊 Duidelijke en precieze KPI's!

Woensdag 13 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Dinsdag 05 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Zaterdag 02 mei 2020
Vrijdag 01 mei 2020

Terug naar artikelen

De 10 kernpunten van CMMS

De 10 kernpunten van CMMS

Dinsdag 10 maart 2020

Wat moet het beste CMMS op de markt bieden? Het moet het meest complete, het gemakkelijkst te gebruiken zijn. Het moet precies voldoen aan de verwachtingen en behoeften van professionele gebruikers. Het moet alle diensten bieden die verwacht worden in deze categorie van zakelijke toepassingen door middel van een vernieuwde gebruikerservaring... laten we dit eens nader bekijken, en laten we in 10 kernpunten bekijken wat het ideale CMMS zou moeten zijn. 

> Implementatie van uw CMMS

In het eerste deel van het artikel gaan we in detail in op de essentiële elementen van Computerized Maintenance Management. Zij vormen het zenuwcentrum van de applicatie waarvoor het altijd relevant is om de modules facturen, offertes, EDM (Electronic Document Management) en klantportaal, die we in het tweede deel beschrijven, te integreren. We vervolledigen dan deze lijst van Must have met de Nice te hebben: de formulierenmodules en de routeoptimalisator. De perfecte integratie van deze drie onderdelen is essentieel om een complete mobiele weboplossing te hebben, die de processen van de onderhoudsoperatoren kan afdekken.  

Het hart van CMMS

1. Vertegenwoordiging en beheer van het vermogen

Zonder een beschrijving van de interventielocaties en de klanten waaraan ze zijn verbonden, is het niet mogelijk om een CMMS te starten. Klanten, locaties en apparatuur vormen de troeven waarop uw technische teams werken. 

Het klantenbestand. Elk dossier laat u toe om de naam en het adres van de klant in te voeren, een klantencode te genereren om hem op te sommen, zijn rol te bepalen, zijn btw-nummer, de betalingstermijn (bv. 15 dagen netto), zijn contactgegevens (e-mail, telefoon, enz.) en die van de betrokken contactpersonen toe te voegen. Op dezelfde manier is het mogelijk om er contracten aan te koppelen en de klant/klant actief of inactief te maken. Deze bestanden kunnen te allen tijde vanaf een bureaublad worden gewijzigd. Het is ook mogelijk om ze bij te werken vanaf uw mobiele telefoon als u deze mogelijkheid heeft geautoriseerd.

Het terrein- en gebouwenbestand. Het stelt u in staat om de plaatsen van interventie te registreren door het invullen van alle noodzakelijke gegevens zoals bijgevoegde klant, adres, toegewezen technicus(en), kosten van het pakket, reiskosten, toepasselijk BTW-tarief, type van gebouwen. U kunt ook uw persoonlijke opmerkingen toevoegen.

In het uitrustingsdossier kunt u een boomstructuur van de installaties, de uitrusting, de subuitrusting die bij elke klant en elke site horen, vastleggen. U kunt het merk van het apparaat, de inbedrijfstellingsdatum, de garantieperiode, de status (d.w.z.: "in bedrijf", "in verslechterd bedrijf", "in stilstand", etc.) invoeren.

Als er een onderhoudsactiviteit wordt gepland, zal deze direct op deze masterrecord verschijnen.

Tot slot is er een klantencontactenlijst toegankelijk. Inderdaad, u kunt een lijst van contactpersonen aanmaken die aan uw klanten zijn verbonden, dat wil zeggen, de persoon die u moet contacteren in geval van nood om in contact te komen tijdens een interventie of andere. Zij zijn de contactpersonen. In deze klantcontacten vindt u: de titel, naam, e-mailadres, vast en mobiel telefoonnummer, de link naar het bijbehorende klantenbestand en een opmerking voor eventuele meldingen.

Deze verschillende bestanden passen zich precies aan uw eigen behoeften aan. U kunt de structuur zelf invullen met aangepaste velden om alle gegevens die u nuttig acht op te nemen. Krachtig en eenvoudig op te zetten.

2. Beheer van probleemoplossende interventies

De interventiemodule is essentieel. Gebruikers kunnen een verzoek tot interventie formuleren en vervolgens hun voortgang volgen, vanaf hun creatie tot aan hun geschiedenis, met inbegrip van de voorbereiding, het wachten op onderdelen, de programmering en de huidige realisatie.

Daarom stelt CMMS de programmering van curatieve interventies voor, maar ook preventieve interventies, die we in de volgende paragraaf zullen bespreken. 

Probleemoplossende interventies, ook wel curatief onderhoud genoemd, bestaan uit het in orde brengen van de apparatuur. De hele kwestie is dan om de noodsituatie aan te pakken door de reparatie toe te wijzen aan de persoon die zich het dichtst bij de plaats van interventie bevindt en het meest in staat is om in te grijpen. CMMS zal uw curatieve onderhoudsinterventies versnellen dankzij de planning, het in kaart brengen, het beheer van de vaardigheden en het overnemen van de mobiliteit van de technici op het terrein. Bovendien kunnen technici door middel van apparatuurverwijzing vooraf beschikken over alle informatie die ze nodig hebben voor curatief onderhoud, in geval van een storing: zoals veiligheidsinstructies, behoefte aan speciale gereedschappen, technische mededelingen, plannen, gedetailleerde beschrijving, digitaal onderhoudslogboek, geschiedenis van de gebeurtenis, enz.

Via deze module kunt u in real time de curatieve aanvragen invoeren, verwerken en opvolgen, kennis delen, uw interventie- en hersteltijden verkorten.

3. Beheer van onderhoudswerkzaamheden: onderhoud 

CMMS vereenvoudigt de planning en het beheer van het onderhoud, met name het preventieve onderhoud. Laten we niet vergeten dat preventief onderhoud wordt gedefinieerd als de periodieke en verwachte inspectie en het onderhoud van apparatuur om de kans op storingen of defecten te verminderen. Hiervoor is het noodzakelijk om een preventief onderhoudsplan uit te voeren, ook wel preventief programma genoemd. Dit laatste is een instrument om het preventief onderhoud van installaties aan te passen, dat alle preventieve interventies, de periodiciteit, de werklast en het niveau van het onderhoud omvat. Vervolgens kan de technicus in geval van een incident of storing controleren of het onderdeel regelmatig wordt gezien, gecontroleerd of gewijzigd.

Deze functionaliteit is te vinden in de sectie Onderhoudsbereik van onze applicatie, die een groepering is van preventieve interventies per dagelijkse tot meerjaarlijkse periodiciteit.  Het wordt gepresenteerd in een preventieve programmatabel met de code/korte naam, de naam, de details van het bereik en de geschatte duur. Investeren in een preventieve onderhoudsstrategie in plaats van het vroegtijdig vervangen van uw machines levert u een aanzienlijk financieel voordeel op.

Tot slot kunt u onderhoudscontracten met uw klanten afsluiten. Ze bestaan uit drie delen: het eerste deel is de klantgegevens, het tweede deel is het deel met betrekking tot de onderhoudsperiodiciteit (begin- en einddatum van de uitvoering) en het laatste deel is het financiële deel dat kan leiden tot automatische facturering.

Of het nu gaat om een curatieve of preventieve interventie, u kunt deze integreren in uw planning, die op elk moment vanuit de applicatie beschikbaar en aanpasbaar is.

4. Beheer van reserveonderdelen: catalogi, voorraden en benodigdheden

CMMS beschikt over de catalogus van artikelen en reserveonderdelen die nodig zijn voor uw onderhoudswerkzaamheden. Deze catalogus kan rechtstreeks worden opgebouwd uit catalogi van leveranciers of distributeurs.  Het is ook mogelijk om de eigen productbasis te importeren en te verrijken door producten toe te voegen of gegevens te importeren.

Deze database wordt weergegeven in tabelvorm, inclusief: artikelnummer, merk, productaanduiding, aankoopprijs, verkoopprijs en voorraad. De laatste kolom van de tabel heet "actie", waarmee u kunt aangeven in welke database het artikel is opgeslagen (uw eigen database of een database uit de catalogus van een distributeur bijvoorbeeld). Een zoekbalk is uiteraard toegankelijk om het zoeken naar producten te vergemakkelijken.

Technici kunnen via hun smartphone de artikelen die tijdens een interventie worden gebruikt direct registreren, waardoor de voorraad afneemt. Ze hebben ook de mogelijkheid om een leveringsverzoek in te dienen om een bestelling van een verkoper te triggeren. Deze workflow zorgt dan voor opvolging en ontvangst. Interventies kunnen worden gepland voordat de materialen worden ontvangen en worden pas geactiveerd als de materialen zijn ontvangen.

De levering wordt ook weergegeven in tabelvorm met het interventienummer, de gevraagde hoeveelheid, de eenheid, de productbeschrijving, de datum van de aanvraag, de bestelling en de ontvangst. Hier bestaat de laatste kolom uit de status, die informeert over de status van de bestelling (te bestellen, te bestellen of te ontvangen).

In deze tabel kunt u filters van het type "ontvangen", "te bestellen" of "besteld" invoegen om direct toegang te krijgen tot de gewenste informatie.

5. App mobiel - Smartphone of tablet

De applicatie is compatibel met iOS en Android en kan worden gebruikt op een smartphone of tablet in overeenstemming met het werk van mobiele technici. Inderdaad, deze versie laat toe om meldingen te ontvangen op de smartphone over interventies, om de reistijd te optimaliseren dankzij de GPS-begeleiding verbonden aan Waze of om de Start en Stop functie te gebruiken tijdens de interventie die de werktijd meet.

Zo worden urenstaten automatisch opgeslagen. Ook de arbeids- en reiskosten worden rechtstreeks uit de aanvraag berekend.

Vanaf de mobiele versie hebben technici toegang tot de informatie op de site, het elektronische onderhoudslogboek voor installaties en apparatuur, en formulieren. Ze kunnen ook bijlagen raadplegen (plannen, handleidingen en andere soorten documenten).

Deze variant biedt de mogelijkheid om interventierapporten (preventief en curatief) of beoordelingen door middel van spraakherkenning vast te leggen, of zelfs om foto's toe te voegen en de handtekening vast te leggen.

Tot slot zijn de artikelendatabase, de editie van de reserveonderdelen in het interventierapport en de artikelleveringsopdracht toegankelijk. Uiteraard kan het maken van een vervolginterventie met onderdelenbestelling bijvoorbeeld vanaf een smartphone gebeuren.

Tot slot worden de facturen aangemaakt, gegenereerd en rechtstreeks naar de website gestuurd.

6. KPI's (Key Performance Indicators) en statistieken

De KPI (Key performance indicators) functie geeft toegang tot grafische samenvattingen van interventies maar ook een globaal rapport, per team, per technicus, per klant en per site, voor een vooraf bepaalde periode met de mogelijkheid tot vergelijking tussen periodes. Dit geeft een algemeen beeld van de prestaties van het bedrijf, evalueert de bijdrage van elke persoon en helpt bij het bereiken van de doelstellingen.

Het is dus noodzakelijk om een reeks indicatoren te kunnen meten en controleren, waarvan de belangrijkste zijn : 

  • Interventies (aantal, totale tijd, gemiddelde tijd)
  • Preventief onderhoud
  • Preventieve/curatieve ratio
  • Tijd op de weg
  • Reactietijd
  • Tijd oplossen

Het is dan essentieel om er rekening mee te houden dat de verwezenlijking van uw doelstellingen niet alleen afhangt van uw team (veldwerkers), maar ook van de instrumenten die hen zullen helpen om hun taak doeltreffend uit te voeren. Een goede beheersing van de KPI's leidt tot succes en geeft u ook een voorsprong op uw concurrenten.

Extra modules

Sommige CMMS bieden ook extra modules om een maximale dekking van uw behoeften te garanderen. 

7. Beheer van de installatie- en renovatiewerkzaamheden: schattingen en bouwplaatsen

Uw technici zijn beschikbaar voor het oplossen van problemen en het onderhoud van bestaande installaties. Maar niet alleen dat. Ze installeren ook nieuwe apparatuur of renoveren bestaande installaties. In de laatste twee gevallen moet u altijd een offerte naar uw klanten sturen voordat u met de werkzaamheden begint om hun goedkeuring te krijgen. Alleen dan bent u in staat om de benodigde materialen te leveren, middelen te mobiliseren en te plannen en de bouwplaats te starten. Dit zijn dezelfde klanten. Dit zijn dezelfde sites. Het is dezelfde uitrusting. Het zijn dezelfde reserveonderdelen. Vaak zijn het dezelfde technici. 

Dus het beheren van uw offertes buiten CMMS om? Helemaal niet: het beheer van uw offertes in het CMMS zal de creatie en opvolging ervan aanzienlijk vergemakkelijken en versnellen. De applicatie zal uw operationele marges controleren. Het zal de schatting omzetten in een bouwplaats na aanvaarding door de klant. Het zal de bestellingen van de leveranciers beheren. Het zal werkorders plannen en doorgeven aan technici. Het zal facturen uitreiken per werksituatie.

U kunt een nieuwe offerte maken, een bestaande offerte dupliceren of een sjabloon uit de sjabloonbibliotheek gebruiken. Het is ook mogelijk om lijnen voor te bewaren voor hergebruik en complete werken. Al deze hulpmiddelen maken het maken van een schatting zeer snel mogelijk. Er kunnen ook beschrijvende lijnen zonder prijzen worden toegevoegd en... het is natuurlijk mogelijk om artikelen uit de productcatalogus te selecteren.

Als de offerte klaar is, kunt u deze direct vanuit de applicatie per e-mail naar uw klanten sturen. U weet op elk moment de status van de e-mail: verzonden / gedistribueerd / geopend. Zodra de overeenkomst is ontvangen, verandert de status van de offerte in "aanvaard". Het is een bouwplaats geworden.

Technici kunnen ook mobiele verzoeken doen en aan de basis staan van de workflow. Het enige wat u dan nog hoeft te doen is de aanvraag te valideren en om te zetten in een offerte.

Bouwplaats gepland, apparatuur besteld, middelen gemobiliseerd, klant op de hoogte van de voortgang. U heeft uw bedrijfsmarge onder controle. 

8. Beheer van de facturering

De facturatie van de contracten gebeurt automatisch. Opgeslagen indexen en herwaarderingsformules maken de automatische berekening van contractherwaarderingen mogelijk. 

Tijdens de interventies worden de operaties die buiten het contract om worden uitgevoerd automatisch op de achtergrond gewaardeerd: berekening van de arbeidstijd, reiskosten. Waardering van gebruikte onderdelen. De factuur die op die manier automatisch op de achtergrond wordt opgebouwd, kan ofwel onmiddellijk door de technicus vanaf zijn mobiele telefoon worden doorgestuurd, ofwel door zijn manager worden gevalideerd en per e-mail worden verstuurd. U kunt ook creditnota's bewerken, eenmalige facturen of dubbele facturen inplannen. 

Daarnaast biedt CMMS u de mogelijkheid om de status van documenten voor klanten gemakkelijk te volgen: in voorbereiding, verzonden, geaccepteerd, gefactureerd, gedeeltelijk gefactureerd etc.  U kunt dan de lijst met correct geleverde of nog te leveren offertes bekijken en beheren om de opvolging van uw serviceaanbiedingen te optimaliseren. 

Met CMMS kunt u de factureringsparameters zoals de arbeidskosten, de berekeningswijze van de reiskosten en het toepasselijke BTW-tarief aanpassen aan uw manier van werken.

9. Beheer van de documentdatabank

EDM (Electronic Document Management) en CMMS gaan ze perfect samen. 

U kunt gescande documenten eenvoudig associëren, delen en archiveren. De documenten maken dan integraal deel uit van de door de applicatie ondersteunde onderhoudsactiviteiten: verrijking van het technisch patrimonium, beheer van de interventies, voorbereiding van een schatting of een factuur, enz.

Door het opslaan van documenten zoals aankondigingen, plannen, stuklijsten, audits, inspectierapporten, enz. kunnen deze direct worden gedeeld en beschikbaar worden gesteld vanuit de desktop-applicatie of mobiele telefoon. De documenten zijn dus toegankelijk via de smartphones van de technici in interventie. Managers en technici hebben altijd en overal toegang tot de informatie. 

Documenten kunnen ook per e-mail of via het portaal worden verstuurd: het is eenvoudig om de gewenste documenten te delen en openbaar te maken aan uw klanten.

10. Het klantenportaal

Het klantenportaal van onze oplossing stelt u in staat om met uw klanten informatie over hen te delen die zij nodig kunnen hebben. 

Uw klanten hebben hun eigen online asset database, d.w.z. informatie over sites en apparatuur, inclusief elektronische servicelogboeken.

Ze hebben toegang tot het in kaart brengen van hun sites. Zij kunnen de onderhoudswerkzaamheden die u voor hen uitvoert in real time volgen. Na afloop van de interventie hebben ze direct toegang tot de balansen, bijgevoegde foto's, verbruikte onderdelen en alle metingen en metingen die door de technicus zijn verricht.

Offertes kunnen online worden geaccepteerd. De facturen zijn ook toegankelijk via het platform.

De Yuman Touch' 

... en andere aanvullende diensten met onze CMMS

Slimme vormen

  • Aanmaken van formuliersjablonen
  • Bevestiging van het model aan de procedure, de apparatuur of de locatie
  • Publicatie van modellen (actief/inactief)
  • Mobiel formulier ingeven
  • Handtekening vastleggen
  • Automatisch genereren van rapporten 
  • Kennisgeving en directe verzending van het rapport aan de klant 
  • Doorlopende online geschiedenis van alle ingevulde formulieren voor een site of apparatuur 
  • Formulieren zijn volledig configureerbaar 
  • Onbeperkt aantal modellen

Automatische planning: optimalisatie van de tour

Optimaliseer uw routeplannen en houd daarbij rekening met de beperkingen van uw klanten, exploitanten, verkeer en middelen. Onze automatische planning grijpt ook in bij de optimalisatie van de ritten en maakt het mogelijk om de locatie van de technici en hun bestemming te bepalen. 

Het doel: Meer afspraken plannen met minder reizen. U wint aan flexibiliteit en dus aan kwaliteit van de dienstverlening aan uw klanten. Onze oplossing biedt u een automatisch planningssysteem, waarvan de belangrijkste kenmerken hieronder worden vermeld: 

  • Automatisch planningsoptimalisatiealgoritme
  • Behandeling van curatieve en preventieve interventies
  • Rekening houdend met de werklast van elke technicus 
  • Geolokalisatie: rekening houden met de afstand tussen de locaties en de verkeerstijden
  • Rekening houden met de beperkingen van de klant en mogelijke  
  • Rekening houden met zakelijke beperkingen: vaardigheden en kwalificaties  
  • Overweging van het arbeidsreglement

Web en mobiel natuurlijk!

In dit artikel hebben we de diensten opgesomd die een "state of the art" CMMS moet bieden. Als conclusie zullen we toevoegen hoe deze functies moeten worden geleverd.

Web en mobiel: moeten we u eraan herinneren dat er vandaag de dag geen redding is voor CMMS-gebruikers als de oplossing niet native en WEB en mobiel is?

Rechtenbeheer: CMMS biedt intern en extern gebruikersaccountbeheer en geavanceerd beveiligingsmanagement, waardoor de beheerder rollen en gebruiksniveaus kan definiëren.

Meertalig: dit is een must voor grote projecten: de CMMS-oplossing moet native meertalig zijn.

Import/export: Het kunnen importeren en exporteren van alle opgeslagen gegevens zoals klanten, locaties, apparatuur, artikelen, interventies, onderhoudsplannen, offertes, facturen, etc. van en naar Excel is essentieel.

GRDP: de oplossing moet volledig in overeenstemming zijn met de GRDP-regelgeving (General Regulations on Data Protection).

 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens.

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

Terug naar artikelen