Terug naar artikelen

Alles over Facility Management

Alles over Facility Management

Maandag 23 maart 2020

Het beheer van faciliteiten, onroerend goed en meubilair, algemene diensten die nodig zijn voor de goede werking van een organisatie, Facility Management of FM is geen recent concept, maar toch is het recentelijk op de voorgrond getreden als de held van onze bedrijven. Maar dan... waar gaat het eigenlijk om bij Facility Management?

> Waarom een CMMS voor vastgoedonderhoud?

Het is moeilijk om één enkele definitie van Facility Management vast te stellen, omdat er evenveel verschillende soorten Facility Management zijn als er werkterreinen zijn waarvoor het verantwoordelijk kan zijn. Het hangt echt af van uw sector en de invalshoek die u kiest om de specifieke behoeften van uw organisatie aan te pakken. Sommige definities zullen dus zeer algemeen zijn, terwijl andere wellicht specifieker zijn. 

In het algemeen is de essentiële rol van specialisten op het gebied van Facility Management om te zorgen voor een goed beheer van alle diensten die verband houden met een locatie en de faciliteiten ervan. Dat wil zeggen, de implementatie van een werkomgeving die voldoet aan de behoeften van de werknemers door de naleving van de regelgeving en de gezondheids- en veiligheidsnormen te waarborgen, alsmede de kosten te beheersen en de kwaliteit van de geleverde diensten te verbeteren. 

In het tweede deel van het artikel gaan we in detail in op de vraag waarom een Facility Manager dagelijks moet vertrouwen op een CMMS (of Computerized Maintenance Management System) oplossing.

De korte en lange geschiedenis van Facility Management

De oorsprong van Facility Management gaat terug tot het begin van de jaren 1900, een tijd waarin wetenschappelijk management en de groei van de kantooradministratie - het samenbrengen van alle medewerkers op één plaats - aan de orde van de dag was. Maar pas in 1980 werd dit onderdeel echt erkend en geprofessionaliseerd. 

De eerste voorloper van de FM verscheen in het begin van de jaren zestig: de introductie van computers op de werkplek. In de jaren zestig introduceerde Ross Perot - de oprichter van het geautomatiseerde gegevensverwerkingsbedrijf Electronic Data Systems - in de Verenigde Staten voor het eerst de term "Facilities Management", die vervolgens werd geassocieerd met de complicaties die zich voordeden bij het beheer van computersystemen en -netwerken. Het toepassingsgebied werd al snel uitgebreid met het probleem van het systeem/modulair meubilair en de kantoorinrichting. 

De jaren zeventig, het einde van de glorieuze jaren dertig en het ontstaan van de energiecrisis maakten organisaties zich bewust van het belang om de kosten van het gebruik en het beheer van de gebouwen die ze voor hun activiteiten gebruikten, te beheersen. Zij zijn nu verplicht hun investeringen en uitgaven te rationaliseren en een gedetailleerde financiële opvolging uit te voeren. Tegelijkertijd ontwikkelen grote kantoormeubelfabrikanten steeds geavanceerdere en gestandaardiseerde meubelsystemen. Meubilair dat zo avant-gardistisch was dat het niet overeenkwam met het ontwerp van de werkruimtes in die tijd. Inderdaad, in die tijd waren de kantoormanagers verantwoordelijk voor de aankoop van "bureaus en stoelen" en niet voor het systeemmeubilair. Deze fabrikanten begrepen dat de markt gedreven werd door het aanbod en sommige van hen, zoals Herman Miller, besloten om dichter bij de klanten te komen die zich al bewust waren van het belang van de planning en de waarde van de ruimte en dus de mogelijkheid begrepen die deze fabrikanten hen via deze nieuwe meubelsystemen boden. 

Eind jaren zeventig, in 1979, besloot Herman Miller een groep potentiële gebruikers op te richten die hij als early-adopter zou gebruiken. Tegelijkertijd heeft de Algemene Directie van grote bedrijven het financieel management tot een prioriteit gemaakt in het strategische planningsproces van de organisatie.

Hermann Miller's groep, nu het Facility Management Institute (FMI), dat de leiding heeft op dit gebied, wordt dus over het algemeen genoemd als de bedenker van "Facility Management". De belangrijkste doelstelling is om FM te promoten als een nieuwe managementwetenschap en een volwaardige professionele activiteit.

Pas aan het eind van de jaren tachtig heeft het Facility Management zich echter volledig laten gelden. Het ontstaan en de groei van de outsourcing in deze periode heeft de ontwikkeling ervan bevorderd. Het was inderdaad een periode van grote veranderingen toen steeds meer bedrijven een deel van hun activiteiten gingen uitbesteden aan gespecialiseerde leveranciers. Hierdoor konden ze zich weer richten op hun core business en tegelijkertijd zorgen voor een optimaal gebruik van hun werkplek: kantoorgebouwen, winkelcentra, hotels, industrieën, medische centra, datacenters, etc. 

Tijdens deze fase van grote veranderingen begon een toenemend aantal professionals het belang van Facility Management te begrijpen.

De sector heeft zich dus kunnen structureren en de afgelopen twintig jaar is FM of Facility Management een volledig erkend beroep geworden met spelers van verschillende grootte, variërend van kleine KMO's tot grote internationale spelers.

En vandaag... hoe ziet Facility Management er uit? 

Facility Management: diensten die in twee categorieën zijn onderverdeeld

Algemene diensten omvatten zo'n breed scala aan functies dat het moeilijk is de precieze reikwijdte ervan af te bakenen, wat vaak tot misverstanden leidt. Het is daarom belangrijk om de verschillende soorten faciliteitenbeheer te kunnen categoriseren en de daarmee samenhangende activiteiten te classificeren om een beter inzicht te krijgen in de problematiek en om een passende strategie te kunnen bepalen: internalisering of uitbesteding van diensten, keuze van partners, budgettaire afwegingen, enz.

FM is nog steeds onderverdeeld in twee categorieën: multitechnisch Facility Management en multi-service Facility Management. 

Multi-technisch wordt gebruikt voor alles wat te maken heeft met het onderhoud van gebouwen en installaties (lokalen, liftmateriaal, beveiliging, energie, etc.). Terwijl de multiservice meer diensten voor de gebruikers van het gebouw inhoudt (ontvangst, postbeheer, reprografie, enz.). 

De FM Multitechnic

Multitechnisch betekent het onderhoud van gebouwen en technische installaties.

Om te kunnen opereren, heeft een bedrijf gebouwen en apparatuur nodig die essentieel zijn voor de werking en het onderhoud in operationele conditie. Ze moeten voldoen aan wettelijke normen en wettelijke controles: de veiligheid en het welzijn van de werknemers moet worden gegarandeerd.

Preventief en curatief onderhoud van installaties wordt uitgevoerd door middel van een breed scala aan acties, waaronder :

  • Beheer van de toegang tot de site: automatische poorten, slagbomen, enz.
  • Liftbeheer
  • Beheer van verwarming, ventilatie, klimaatregeling, airconditioning, enz.
  • Branddetectie en veiligheid
  • De routing van netwerken en backup netwerken 
  • Regelgevende controles, beheer van veiligheidsaudits
  • Naleving van de milieunormen
  • Energie- en vloeistofmanagement: laag-, midden- en hoogspanning, wind, zon, gas, stookolie, water, enz.
  • Beheer van de werken
  • Telemonitoring 

Facility Management beperkt zich niet tot het onderhoud van het pand, maar kan ook het gehele "service" gedeelte voor het personeel van het bedrijf voor zijn rekening nemen. Dit wordt multi-service facility management genoemd. 

De FM Multiservice 

Het tweede deel van Facility Management is Multiservice. Dit gebied heeft niet langer rechtstreeks betrekking op het onderhoud van technische activa. Het omvat het beheer en de goede werking van de diensten die rechtstreeks aan de werknemers worden aangeboden. In deze categorie vinden we : 

  • Site lay-out
  • De reiniging van het pand
  • Beheer van de ruimten, zoals de verdeling
  • Beheer van de receptie en de telefooncentrale
  • Beheer van de post 
  • Beheer van de vergaderzalen
  • Het commissariaat (financieel beheer van de vestiging) 
  • Beheer van de archivering 
  • Collectieve catering
  • Reprografische diensten
  • Onderhoud van groenvoorzieningen 
  • Afvalbeheer
  • Beheer van vervuilende stoffen

Een grote verscheidenheid aan diensten, die, als ze niet perfect beheerst worden, snel kunnen leiden tot een daling van de productiviteit van de organisatie en al haar medewerkers kunnen demotiveren. 

Daarom moet Facility Management, of het nu via algemene diensten wordt geïnternaliseerd of aan een specialist wordt uitbesteed, nu altijd vertrouwen op een CMMS dat facilitaire managers en sitemanagers voorziet van het organisatorische kader, resourceplanning, samenwerking tussen alle spelers, en het delen van informatie, om de juiste uitvoering van missies en werkzaamheden te garanderen.

CMMS, een essentieel instrument voor Facility Management 

De Facility Manager moet veelzijdig zijn en beschikken over een breed scala aan kennis en vaardigheden. Kwalificaties met betrekking tot het beheer van de werkomgevingen, het regelgevend kader, het onderhoud, het onderhoud van de gebouwen en moeten in staat zijn een budget op te stellen en dit te controleren. Hij/zij moet in staat zijn om vragen over veiligheid en milieu te beantwoorden, maar ook om zijn of haar managementvaardigheden onder de knie te krijgen. 

Bedrijven eisen ook dat hij of zij dynamisch, verantwoordelijk en kritisch is en over goede interpersoonlijke vaardigheden beschikt. De communicatie met alle medewerkers is een belangrijk punt dat niet mag worden verwaarloosd. Een breed scala aan onmisbare vaardigheden en competenties vereist een gave voor alomtegenwoordigheid van de Facility Manager.

Een niveau van vraag dat soms kan leiden tot stress en aanzienlijke druk op de werknemer, die zich vaak "op alle fronten" bevindt. 

Veelzijdig, maar tegen welke prijs?... Hij of zij is nog steeds vooral een mens en kan zich heel snel overweldigd voelen door deze immense werklast en zal niet meer goed aan de verwachtingen kunnen voldoen.  

Een CMMS (Computerized Maintenance Management System) oplossing zal een waardevolle hulp kunnen bieden door een groot deel van hun werk te komen organiseren en automatiseren. 

1.  Een CMMS voor Facility Management

Een moderne benadering van Facility Management is onlosmakelijk verbonden met de integratie van een computersysteem zoals een collaboratieve Computer Aided Maintenance Management software. 

CMMS zal de specialisten van het Facility Management de mogelijkheid bieden om hun bedrijf op aangepaste en onmiddellijke wijze te ondersteunen in overeenstemming met hun economisch en organisatorisch model en om de optimalisering van de kwaliteit/kostenverhouding te garanderen. De strategie van FM is dus verzekerd. Het zal in staat zijn de kosten te verlagen en de productiviteit van het personeel te verbeteren door alle aspecten van het bedrijf te benaderen. 

Een compleet CMMS, dat alle noodzakelijke beheersfunctionaliteiten biedt, met een vloeiende ergonomie en een gebruiksvriendelijke logische workflow, in combinatie met een up-to-date mobiele applicatie geeft de Facility Manager en zijn team toegang tot een volledig overzicht om te organiseren en te optimaliseren: 

  • Beheer van de interventies: prioritering, planning en opvolging van curatieve en preventieve interventies en nieuwe werken
  • Taakbeheer: terugkerende taken en bepaling van frequenties: van dagelijks tot meerjarig, inschatting van stilstand, organisatie van vervangingen, enz.
  • Beheer van sites en bijbehorende contacten
  • Beheer van de uitrusting: geschiedenis en opvolging van de erfgoedbasis van de uitrusting op elke site
  • Beheer van de bevoorrading: bestelling van reserveonderdelen en voorraadbeheer 
  • Beheer van real-time statistieken: betreffende interventies, uitvoering van taken, urenstaten van de technici, stilstand van elke uitrusting, enz. 
  • Raadplegen en delen van informatie in real time: toegang tot informatie tijdens een interventie, verzameling en verrijking van het veld met behulp van QR-codes, foto's, metingen, etc. via de mobiele applicatie.

Door het mogelijk te maken om de oorsprong en de frequentie van een probleem te analyseren, maakt CMMS het mogelijk om proactief preventieve onderhoudsacties te plannen of garandeert het op zijn minst een snellere diagnose in geval van een nieuw incident.

2.  De voordelen van CMMS in Facility Management

Bedrijven die gebruik maken van een CMMS-oplossing zullen profiteren van vele voordelen, zoals : 

  • Verhoogde betrouwbaarheid en levensduur van de activa: door langdurig preventief onderhoud dat de levensduur van de installaties aanzienlijk zal verlengen
  • De optimalisatie van interventies 
  • Verhoging van de productiviteit: door het plannen en monitoren van de beschikbaarheid van medewerkers. 
  • Hulp bij de besluitvorming: voor de facility manager zal de mate van transparantie door de toegang tot informatie hem in staat stellen de acties van zijn medewerkers, vroegere en toekomstige interventies op te volgen en hem zo bij te staan in zijn coördinatie- en besluitvormingsproces.
  • Betere rapportage: Met de CMMS-oplossing kunt u elk type gegevens opslaan (informatie over locaties, klanten, faciliteiten, inclusief foto's of PDF-documenten, etc.) en hebt u toegang tot het bijhouden van activa en de geschiedenis. Het is een unieke bron van informatie die u in staat stelt uw strategie voortdurend aan te passen.
  • Verbeterde interne communicatie: via een CMMS-toepassing zijn de raadpleging en het delen van informatie, de invoer van een nieuwe werkvraag of de opvolging van bestaande interventies voor iedereen toegankelijk.
  • Naleving van de wettelijke normen: veiligheid, normen, conformiteit, de sites en hun installaties volgen de reglementaire certificeringen dankzij een onderhoudsbeheersysteem dat toelaat om de installaties in overeenstemming met de wettelijke normen te houden. 

De integratie van een CMMS-oplossing stelt professionals in staat om een massa aan informatie te beheren en de kennis te hebben die nodig is om de levenscyclus van faciliteiten te beheren, waardoor efficiëntie en tijdwinst worden behaald. Bovendien kunnen Facility Managers dankzij de mobiliteit in het veld werken en tegelijkertijd geïnformeerd en reactief blijven en hun teams en onderaannemers rechtstreeks vanuit hun applicatie kunnen beheren. 

Conclusie 

De keuze voor een moderne en mobiele intelligente oplossing CMMS voor Facility Management is een must om te kunnen profiteren van kostenreductie, langere beschikbaarheid en levensduur van de apparatuur, verhoogde productiviteit, verbeterde kwaliteit van de dienstverlening aan de medewerkers en perfect gecontroleerde budgettoezeggingen.

Een CMMS van de laatste generatie om een nieuw tijdperk in het Facility Management te openen: het is MEEDOGENLOZE !

 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens!

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

 

 

 

Terug naar artikelen
News feed
Maandag 01 februari 2021
Maandag 01 februari 2021
Vrijdag 29 januari 2021
Vrijdag 25 december 2020
Woensdag 23 december 2020
Maandag 14 december 2020
Zaterdag 12 december 2020
Vrijdag 11 december 2020
Donderdag 10 december 2020
Woensdag 09 december 2020