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Lunedì 23 marzo 2020
> Perché un CMMS per la manutenzione immobiliare?
È difficile stabilire una definizione univoca di facility management, in quanto sono tante le aree di attività che può gestire. Dipende dal settore in cui si opera e dalla prospettiva con cui si affrontano le esigenze specifiche della propria organizzazione. Quindi, alcune delle finiture saranno molto generiche, mentre altre potrebbero essere più specifiche.
In generale, il ruolo essenziale degli specialisti di Facility Management è quello di garantire la corretta gestione di tutti i servizi legati a un sito e alle sue strutture. Ciò significa fornire un ambiente di lavoro che soddisfi le esigenze dei dipendenti, garantendo il rispetto delle normative, degli standard di sicurezza e dell'ambiente;L'obiettivo è quello di fornire un ambiente di lavoro che soddisfi le esigenze dei dipendenti, garantendo il rispetto delle normative, degli standard igienici e di sicurezza, nonché il controllo dei costi e il miglioramento della qualità dei servizi offerti.
Nella seconda parte dell'articolo spiegheremo perché un Facility Manager dovrebbe affidarsi a una soluzione CMMS, o Computer Aided Maintenance Management.
Una breve e lunga storia del facility management
Le origini del facility management risalgono ai primi anni del 1900, un'epoca in cui la gestione scientifica e la crescita dell'amministrazione degli uffici - che riunisce tutto il personale in un unico luogo di lavoro - erano all'ordine del giorno. Ma è solo nel 1980 che questa componente è stata realmente riconosciuta e professionalizzata.
Il primo preconcetto del FM è apparso all'inizio degli anni '60: l'introduzione del computer sul posto di lavoro. Negli anni Sessanta, negli Stati Uniti, Ross Perot - fondatore dell'azienda di elaborazione dati Electronic Data Systems - introdusse per la prima volta il termine Facilities Management, allora associato alle complicazioni della gestione di sistemi e reti informatiche. Il suo campo di applicazione si è rapidamente ampliato fino a comprendere il problema dell'arredamento di sistema/modulare e della progettazione di uffici.
Il 1970, la fine del trentennio glorioso e l'emergere della crisi energetica hanno reso le organizzazioni consapevoli dell'importanza di controllare i costi di utilizzo e gestione dei locali che utilizzano per le loro attività. Ora sono obbligati a razionalizzare gli investimenti e le spese e a effettuare un monitoraggio finanziario dettagliato. Allo stesso tempo, i principali produttori di mobili per ufficio stanno sviluppando sistemi di arredamento sempre più sofisticati e standardizzati. Mobili talmente all'avanguardia da non corrispondere alla concezione dello spazio di lavoro dell'epoca. All'epoca, infatti, i responsabili degli uffici erano responsabili dell'acquisto di scrivanie e sedie, non di mobili di sistema. Questi produttori si sono resi conto che il mercato era guidato dall'offerta e alcuni di loro, come Herman Miller, hanno deciso di avvicinarsi ai clienti che erano già consapevoli delle loro esigenze;Hanno deciso di rivolgersi a clienti già consapevoli dell'importanza della pianificazione dello spazio e del valore, comprendendo così l'opportunità che questi produttori offrivano loro attraverso questi nuovi sistemi di arredamento.
Alla fine degli anni '70, nel 1979, Herman Miller decise di creare un gruppo di potenziali utenti che avrebbe utilizzato come early-adopters. Allo stesso tempo, i vertici delle grandi aziende hanno reso la gestione finanziaria una priorità nel processo strategico di pianificazione organizzativa.
Il gruppo di Hermann Miller, ora Facility Management Institute (FMI), ha guidato questo settore ed è quindi generalmente citato come l'ideatore del Facility Management. Il suo obiettivo principale è quello di promuovere la FM come nuova scienza manageriale e come attività professionale a sé stante.
Ma è alla fine degli anni '80 che il facility management si afferma pienamente. La nascita e la crescita dell'outsourcing in questo periodo hanno favorito il suo sviluppo. Si è trattato di un periodo di grandi cambiamenti, in cui sempre più aziende hanno iniziato a esternalizzare parte delle loro attività a fornitori specializzati. Questo ha permesso loro di concentrarsi nuovamente sul proprio core business, garantendo al contempo l'utilizzo ottimale dei propri luoghi di lavoro: edifici per uffici, centri commerciali, hotel, industrie, centri medici, centri dati, ecc.
Durante questa fase di grandi cambiamenti, un numero sempre maggiore di professionisti ha iniziato a comprendere l'importanza del facility management.
Questo ha permesso al settore di diventare più strutturato e, negli ultimi vent'anni, il FM o facility management è diventato una professione riconosciuta con una solida base di operatori di varie dimensioni che vanno dalle piccole PMI alle major internazionali.
FM: 2 categorie di servizi
I servizi manageriali comprendono una gamma così ampia di funzioni che è difficile definirne con precisione l'ambito, il che spesso genera malintesi. È quindi importante essere in grado di classificare i diversi tipi di facility management e di classificare le relative operazioni per comprendere meglio le problematiche in gioco e poter definire una strategia adeguata:internalizzazione o esternalizzazione dei servizi, scelta dei partner, arbitrati di bilancio, ecc.
La FM è ancora separata in due categorie: facility management multitecnico e facility management multiservizio.
Multiservizio è il termine utilizzato per tutto ciò che riguarda la manutenzione di edifici e impianti (locali, impianti di risalita, sicurezza, energia ecc.). Mentre il multiservizio coinvolge maggiormente i servizi per gli utenti dei locali (reception, gestione della posta, reprografia ecc.)
La multitecnica FM
Multitecnica indica la manutenzione di edifici e impianti tecnici.
Per funzionare, un'azienda ha bisogno di locali e di attrezzature essenziali per il loro funzionamento e la loro manutenzione. Devono essere conformi agli standard di legge e rispettare i controlli normativi: la sicurezza e il benessere dei dipendenti devono essere garantiti.
La manutenzione preventiva e curativa degli impianti viene effettuata attraverso un'ampia gamma di azioni tra cui:
- Gestione degli accessi al sito: cancelli automatici, barriere, ecc
- Gestione degli ascensori
- Gestione del riscaldamento, della ventilazione e del condizionamento
- Prevenzione incendi e sicurezza
- La posa dei tubi flessibili e dei tubi di riserva
- Controlli normativi, gestione degli audit di sicurezza
- Conformità agli standard ambientali
- Gestione dell'energia e dei fluidi:
☞ Elettricità; bassa, media e alta tensione
☞ Energia rinnovabile: eolica, solare, biomassa
☞ Combustibili fossili: gas, petrolio
☞ Acqua
☞ Etc.
- Gestione del lavoro
- La tésorveglianza
Il facility management non si limita alla manutenzione dei locali, ma può occuparsi anche di tutta la parte di servizio dell'azienda. Si tratta della cosiddetta gestione di strutture multiservizi.
Multiservice FM
La seconda parte del Facility Management è il Multiservice. Questo settore non riguarda più direttamente la manutenzione dei beni tecnici. Comprende la gestione e il buon funzionamento dei servizi offerti direttamente ai dipendenti. In questa categoria troveremo quindi:
- Sviluppo del sito
- La pulizia dei locali
- Gestione dello spazio come il partizionamento
- La ricezione e la gestione dei centralini telefonici
- Gestione della posta elettronica
- Gestione finanziaria dello stabilimento
- Gestione dell'archiviazione
- Manutenzione dello spazio verde
E oggi. Come si presenta il facility management?
Una grande varietà di servizi che, se non perfettamente padroneggiati, possono rapidamente portare a un calo di produttività per l'organizzazione e a una perdita di motivazione per tutti i suoi dipendenti.
Questo è l'unico modo per garantire che tutti i dipendenti siano trattati con rispetto e dignità: Inoltre, che sia internalizzato attraverso i servizi di gestione o esternalizzato a uno specialista, il Facility Management deve sempre basarsi su un CMMS che fornisca una panoramica completa della struttura;Per questo è importante che la gestione degli impianti si affidi sempre a un CMMS che fornisca ai gestori degli impianti e ai responsabili dei cantieri un quadro organizzativo, una programmazione delle risorse, la collaborazione tra tutti gli attori e la condivisione delle informazioni, per garantire che le missioni e il lavoro siano svolti correttamente.
CMMS, uno strumento essenziale per la gestione delle strutture
Il Facility Manager deve essere versatile e possedere un'ampia gamma di conoscenze e competenze. Qualifiche nella gestione degli ambienti di lavoro, del quadro normativo, della manutenzione, della manutenzione degli edifici e deve essere in grado di fare budget e monitoraggio. Deve essere in grado di gestire le questioni relative alla sicurezza e all'ambiente, ma deve anche essere in grado di padroneggiare le competenze manageriali.
Le aziende richiedono inoltre che il candidato sia dinamico, responsabile, critico e con buone capacità relazionali. La comunicazione con tutti i dipendenti è un punto fondamentale e non deve essere trascurata. Un'ampia gamma di abilità e competenze indispensabili che impongono una dote di ubiquità da parte del Facility Manager.
Un livello di esigenze che a volte può causare notevole stress e pressione sul dipendente, che il più delle volte si trova “su tutti i fronti”
Versatile ma a quale costo?... Rimane innanzitutto un essere umano e potrebbe sentirsi molto presto sopraffatto da questo immenso carico di lavoro e non essere più in grado di rispondere adeguatamente alle aspettative.
Una soluzione CMMS (Computerized Maintenance Management System) sarà in grado di fornire un valido aiuto arrivando a organizzare e automatizzare gran parte del loro lavoro.
1. CMMS per la gestione degli impianti
Un approccio moderno al Facility Management è inscindibile dall'integrazione di un sistema informatico come un software collaborativo di gestione della manutenzione assistita dal computer.
Il Facility Management offrirà agli specialisti del settore l'opportunità di fornire alle loro aziende un supporto immediato e adeguato, in linea con il loro modello economico e organizzativo e garantendo l'ottimizzazione del rapporto qualità/costi. La strategia di FM è quindi assicurata. Sarà in grado di ridurre i costi e migliorare la produttività del personale approcciando tutti gli aspetti dell'attività.
Un CMMS completo, che offre tutte le funzionalità di gestione necessarie, ha un'ergonomia fluida e un flusso di lavoro logico e facile da usare, combinato con un'applicazione mobile aggiornata, consentirà al Facility Manager e al suo team di accedere a una visione esaustiva per organizzare e ottimizzare:
- Gestione degli interventi: definizione delle priorità, pianificazione e monitoraggio di interventi curativi, preventivi e nuovi
- Gestione dei compiti: récurrenze e determinazione delle fréquenze: da giornaliere a pluriennali, stima dei tempi di fermo, organizzazione delle sostituzioni, ecc.
- Gestione del sito e contatti associati
- Gestione delle attrezzature: storia e monitoraggio dell'asset base delle attrezzature di ciascun sito
- Gestione dei rifornimenti: ordinazione di pezzi di ricambio e gestione delle scorte.
- Consultazione e condivisione delle informazioni in tempo reale: accesso alle informazioni durante un intervento, raccolta e arricchimento dal campo tramite codici QR, foto, misurazioni, ecc. attraverso l'applicazione mobile .
Il CMMS, consentendo di analizzare l'origine e la frequenza di un problema, permette di pianificare azioni proattive di manutenzione preventiva o garantisce, per lo meno, una diagnosi più rapida in caso di nuova insorgenza dell'incidente.
2. I vantaggi di questo approccio
Le aziende che utilizzano una soluzione CMMS potranno beneficiare di molti vantaggi, come ad esempio:
-
Ottimizzare gli interventi
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Aumento della produttività: attraverso la pianificazione e il monitoraggio della disponibilità dei dipendenti.
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Aiutare il processo decisionale: per il facility manager, il livello di trasparenza dell'accesso alle informazioni gli consentirà di rafforzare il monitoraggio delle azioni del suo team, degli interventi passati e futuri e quindi lo aiuterà nel suo processo di coordinamento e decisione
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Migliore reportistica: la soluzione CMMS consente l'archiviazione di qualsiasi tipo di dati (informazioni su siti, clienti, strutture, includere fotografie o persino documenti PDF, ecc. Si tratta di una fonte unica di informazioni che vi consentirà di adeguare continuamente la vostra strategia.
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Facile conformità alle norme di legge: sicurezza, norme, conformità, i siti e le loro installazioni seguono le certificazioni normative grazie alla gestione della manutenzione che permette di mantenere le installazioni in conformità alle norme di legge.
L'introduzione di una soluzione CMMS consentirà quindi ai professionisti di gestire una massa di informazioni e di avere le conoscenze necessarie per gestire il ciclo di vita degli impianti, guadagnando in efficienza e risparmiando tempo. Inoltre, grazie alla mobilità, i Facility Manager possono lavorare sul campo rimanendo informati, reattivi e in grado di gestire le loro squadre e i loro subappaltatori direttamente dalla loro applicazione.
Conclusioni
Ottenere una soluzione CMMS intelligente moderna e mobile per la gestione degli impianti è un must per beneficiare di una riduzione dei costi, di una maggiore disponibilità e di una maggiore durata;Ciò si tradurrà in una riduzione dei costi, in una maggiore disponibilità e durata delle attrezzature, in un aumento della produttività dei lavoratori, in un miglioramento della qualità del servizio offerto ai dipendenti e in una perfetta gestione degli impegni di bilancio.
Un CMMS all'avanguardia per aprire una nuova era nella gestione delle strutture: è IMPLACABILE! <E' d'obbligo!
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