Alles über Facility Management

Verwaltung von Anlagen, Immobilien und Mobiliar sowie von allgemeinen Dienstleistungen, die für das reibungslose Funktionieren einer Organisation erforderlich sind - Facility Management oder FM ist kein neues Konzept, und doch ist es in letzter Zeit als das Herzstück unserer Unternehmen in den Vordergrund gerückt. Aber was ist Facility Management nun eigentlich?

> Warum ein CMMS für die Instandhaltung von Gebäuden?

Kleine und große Geschichte des Facility Managements

Der Ursprung des Facility Managements liegt in den frühen 1900er Jahren, einer Zeit, in der wissenschaftliches Management und das Wachstum der Büroverwaltung - die das gesamte Personal an einem einzigen Arbeitsplatz zusammenbringt - auf der Tagesordnung standen. Aber erst 1980 wurde diese Komponente wirklich anerkannt und professionalisiert.

Der erste Vorläufer des FM erschien in den frühen 1960er Jahren, als der Computer am Arbeitsplatz eingeführt wurde. In den sechziger Jahren führte Ross Perot, der Gründer des Datenverarbeitungsunternehmens Electronic Data Systems, in den USA zum ersten Mal den Begriff “Facilities Management” ein, der damals mit Komplikationen bei der Verwaltung von Computersystemen und -netzen in Verbindung gebracht wurde. Schon bald erweiterte sich sein Anwendungsbereich und umfasste die Problematik der System- und Modulmöbel sowie der Büroeinrichtung.

1970, das Ende der glorreichen Dreißiger und das Aufkommen der Energiekrise machten den Organisationen bewusst, wie wichtig es ist, die Kosten für die Nutzung und Verwaltung der Räumlichkeiten, die sie für ihre Aktivitäten nutzen, zu kontrollieren. Dies bedeutet, dass sie ihre Investitionen und Ausgaben rationalisieren und eine detaillierte finanzielle Überwachung durchführen müssen. Gleichzeitig entwickeln die großen Büromöbelhersteller immer ausgefeiltere und standardisierte Möbelsysteme. Diese Möbel waren so avantgardistisch, dass sie nicht mehr in das Konzept der damaligen Arbeitsräume passten. In dieser Zeit waren die Büromanager für den Kauf von Schreibtischen und Stühlen zuständig und nicht für Systemmöbel. Diese Hersteller haben verstanden, dass der Markt vom Angebot getrieben wird, und einige von ihnen, wie Herman Miller, haben beschlossen, sich den Kunden zu nähern, die bereits ein Bewusstsein für die Bedeutung von Bürostühlen und -sesseln entwickelt hatten;Sie waren sich der Bedeutung der Raumplanung und des Raumwertes bewusst und verstanden die Gelegenheit, die ihnen diese Hersteller durch die neuen Möbelsysteme boten.

Am Ende der 70er Jahre, im Jahr 1979, beschloss Herman Miller, eine Gruppe potenzieller Nutzer zu gründen, die er als Early-Adopters nutzen wollte. Zur gleichen Zeit machten die Generaldirektionen der großen Unternehmen das Finanzmanagement zu einer Priorität im strategischen Prozess der Organisationsplanung.

Die Gruppe von Hermann Miller, später Facility Management Institute (FMI), war die treibende Kraft in diesem Bereich und wird allgemein als der Schöpfer des Facility Managements bezeichnet. Sein Hauptziel ist es, FM als eine neue Managementwissenschaft und eine vollwertige berufliche Tätigkeit zu fördern.

Doch erst in den späten 1980er Jahren wurde das Facility Management vollständig etabliert. Die Entstehung und das Wachstum des Outsourcing in dieser Zeit begünstigte seine Entwicklung. Es war eine Zeit großer Veränderungen, in der immer mehr Unternehmen damit begannen, einen Teil ihrer Aktivitäten an spezialisierte Anbieter auszulagern. Dadurch konnten sie sich wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und gleichzeitig die optimale Nutzung ihres Arbeitsplatzes sicherstellen: Bürogebäude, Einkaufszentren, Hotels, Industriebetriebe, medizinische Einrichtungen, Rechenzentren usw.

In dieser Phase des großen Wandels haben immer mehr Fachleute begonnen, die Bedeutung des Facility Managements zu verstehen.

Die Branche konnte sich so strukturieren und in den letzten 20 Jahren hat sich FM oder Facility Management zu einem anerkannten Beruf mit Akteuren unterschiedlicher Größe entwickelt, die von kleinen KMUs bis hin zu internationalen Großunternehmen reichen.

Wie sieht es heute aus? à wie sieht das Facility Management aus?  

FM: 2 Kategorien von Dienstleistungen

Generaldienstleistungen umfassen ein so breites Spektrum an Funktionen, dass es schwierig ist, den Umfang genau zu bestimmen, was oft zu Missverständnissen führt. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Arten des Facility Managements zu kategorisieren und die damit verbundenen Operationen zu klassifizieren, um die Herausforderungen besser zu verstehen und eine geeignete Strategie zu entwickeln:Internalisierung oder Outsourcing von Dienstleistungen, Auswahl von Partnern, Budgetabwägungen usw.

Das FM wird immer noch in zwei Kategorien unterteilt: Facility Management Multitechnik und Facility Management Multiservice. 

Multitechnik ist alles, was mit der Wartung von Gebäuden und Anlagen zu tun hat (Räume, Ausrüstungen wie Aufzüge, Sicherheit, Energie usw.). Während Multiservice eher Dienstleistungen für die Nutzer der Räumlichkeiten umfasst (Empfang, Postverwaltung, Reprographie usw.)

Der FM Multitechnik

Unter Multitechnik versteht man die Wartung von Gebäuden und technischen Anlagen.

Um zu funktionieren, benötigt ein Unternehmen Räumlichkeiten und Einrichtungen, die für den Betrieb und die Aufrechterhaltung des Betriebs unabdingbar sind. Sie müssen den gesetzlichen Normen entsprechen und die gesetzlichen Kontrollen einhalten: die Sicherheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer müssen gewährleistet sein.

Das Multiservice-FM 

Der zweite Bereich des Facility Managements ist der Multiservice. Dieser Bereich bezieht sich nicht mehr direkt auf die Wartung der technischen Anlagen. Er umfasst die Verwaltung und das reibungslose Funktionieren von Dienstleistungen, die direkt den Arbeitnehmern angeboten werden. In dieser Kategorie finden wir also: 

CMS, ein unverzichtbares Werkzeug für das Facility Management 

Der Facility Manager muss vielseitig sein und über ein breites Spektrum an Kenntnissen und Fähigkeiten verfügen. Er sollte über Qualifikationen in den Bereichen Arbeitsumgebungsmanagement, rechtliche Rahmenbedingungen, Wartung und Instandhaltung von Gebäuden verfügen und in der Lage sein, ein Budget zu erstellen und zu überwachen. Sie sollten in der Lage sein, auf Sicherheits- und Umweltfragen zu reagieren, aber auch Managementfähigkeiten besitzen.