News feed
News feed
Woensdag 13 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Dinsdag 05 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Zaterdag 02 mei 2020
Vrijdag 01 mei 2020
Donderdag 30 april 2020

Terug naar artikelen

CMMS wint Excel door een knock-out!

CMMS wint Excel door een knock-out!

Dinsdag 31 maart 2020

Het gebruik van Excel of een andere spreadsheet om de interventies of zelfs het onderhoud ervan te beheren, brengt veel risico's met zich mee die essentieel zijn om te identificeren. In dit artikel proberen we de grenzen van spreadsheets te laten zien door hun mogelijkheden te vergelijken met de werkelijke voordelen van een specifieke bedrijfsoplossing zoals een web & mobile CMMS van de laatste generatie.

> Digitaal voor onderhoud

Met de uitvinding van Visicalc in 1979 door Dan Bricklin, een programma dat aan de basis zal liggen van het succes van de Apple II, wordt een nieuwe softwarefamilie geboren. Volgens Wikipedia: "Een spreadsheet is een tabel (of raster) met informatie van allerlei aard: industriële, wetenschappelijke, commerciële, boekhoudkundige, financiële, statistische, zakelijke gegevens, enz. “. Lotus, Multiplan en vervolgens Excel, die in 1985 definitief de markt overnamen, hebben in hun tijd deelgenomen aan de enorme adoptie van spreadsheets door miljoenen bedrijven van alle maten over de hele wereld.

Maar pas op! Spreadsheets, die inmiddels meer dan veertig jaar oud zijn, zijn inmiddels grotendeels ingehaald door de nieuwste generatie bedrijfsoplossingen. Ze blijven gebruiken waarvoor ze niet gemaakt zijn, kan een reëel gevaar vormen voor de onderneming: compartimentering en desorganisatie van verspreide informatie, gebrek aan samenwerking, geen mobiliteit, rudimentaire functionaliteiten, beperkte multimediamogelijkheden, wat leidt tot een gebrek aan productiviteit, grote risico's op het gebied van gegevensbeveiliging en verlies van concurrentievermogen.

We zullen in dit artikel zien dat dit met name geldt in de onderhoudswereld waarvoor de nieuwste generatie web & mobiele CMMS-oplossingen de spreadsheets definitief hebben afgeschaft.

De 8 grenzen van Excel

1. Centraliseer gegevens: locaties, geïnstalleerde apparatuur, reserveonderdelen, enz

Een van de grootste nadelen van Excel is de eeuwigdurende transcriptie van gegevens. Iemand moet voortdurend alle op te slaan informatie verzamelen en doorsturen, of het nu gaat om een telefoongesprek, een papieren werkopdracht, een fax of een gesprek in het veld. Het aantal herhalingen in Excel is dus ongelooflijk hoog: zelfs als bepaalde tabellen en formules geautomatiseerd zijn, blijft het een zeer vervelende stap waarbij het risico op fouten hoog is, vooral wanneer er grote hoeveelheden gegevens moeten worden verwerkt. U verliest niet alleen kostbare tijd, maar dit leidt ook tot het desynchroniseren van informatie, wat leidt tot het vergeten en verliezen van gegevens.

En met een CMMS: Door de real-time overdracht van informatie via een gecentraliseerde database hoeft u de informatiestroom en aanvragen niet continu te beheren, omdat gebruikers alle essentiële gegevens van sites, apparatuur en reserveonderdelen zelf kunnen raadplegen en invoeren. Voor een serviceaanvraag van een bewoner of sitemanager stuurt het systeem bijvoorbeeld de aanvraag naar de manager die automatisch een melding ontvangt. De manager zal dan in staat zijn om de taak te raadplegen, te beantwoorden en onmiddellijk toe te wijzen aan de dichtstbijzijnde, meest competente, direct beschikbare technicus om de aanvraag zo snel mogelijk te behandelen, via zijn gebruikersinterface.

2. Optimaliseer de planning van onderhoudsmissies

Het vooraf plannen van onderhoudswerkzaamheden is essentieel om uw planning en het beheer van uw personeel optimaal te kunnen organiseren. Je moet ook snel kunnen reageren op onvoorziene gebeurtenissen. Op dit niveau is Excel alleen goed om te dienen als een vaste kalender waar u de data van aankomende interventies kunt noteren.

En met een CMMS: door verbinding te maken met een dynamisch schema, kunt u uw interventies toevoegen en verplaatsen volgens uw beperkingen. De teams worden dan automatisch via hun mobiele telefoon op de hoogte gebracht van eventuele wijzigingen in hun planning. Het vlotte verloop van uw operaties kan in real time worden geraadpleegd, waarbij elke technicus de status van zijn taken op zijn mobiel voortdurend bijwerkt.

3. Communiceer met het veld in real time

Communiceren met uw teams in het veld is essentieel om uw acties te coördineren en directe orders door te geven. Met behulp van Excel is het onmogelijk om een effectieve communicatiemethode vast te stellen.

En met een CMMS: niet meer vergeten en tijd verspillen! U kunt alle informatie die u wilt doorsturen via de applicatie om het leven van uw technici te vergemakkelijken: handleidingen voor apparatuur, advies en specifieke aanwijzingen, offertes en formulieren, enz. Zij worden dan onmiddellijk op de hoogte gebracht van uw berichten door middel van een notificatie.

4. Het verzamelen van informatie uit het veld

Wanneer een onderhoudsoperatie in uitvoering of voltooid is, is het essentieel om de informatie en documenten te verstrekken die nodig zijn voor de afsluiting ervan, foto's, balans, lijst van uitgevoerde acties, genomen metingen, gebruikte reserveonderdelen of verbruiksgoederen, handtekeningen van klanten, maar ook facturen, feedback van klanten, specifieke formulieren of de noodzaak om nieuwe reserveonderdelen te bestellen of een offerte op te stellen. Voor dit alles zal Excel geen enkel nut hebben. Alles zal op een papieren document moeten worden opgeschreven en vervolgens opnieuw moeten worden getypt!

En met een CMMS: Door gebruik te maken van een recente CMMS-software heeft u een mobiele applicatie waarmee de technicus al deze informatie uit het veld kan verzamelen. Hij kan het verbonden doen of niet vanaf een eenvoudige mobiele telefoon. Het verschil tussen Excel en CMMS is hier enorm ...

5. Communiceert met klanten en aanvragers

Goede klantrelaties zijn essentieel. Hiervoor moet een actieve communicatie tussen uw bedrijf en de aanvragers tot stand worden gebracht door hen toegang te geven tot de interventieschema's op hun site, hun ramingen en hun contracten. Met Excel is het alleen mogelijk om de bestanden per e-mail te versturen. Dit is een enorme hoeveelheid werk aangezien alle bestanden opnieuw moeten worden verzonden telkens wanneer een document wordt gewijzigd of toegevoegd aan de map.

En met een CMMS: het is mogelijk om voor elke klant een specifiek account aan te maken, zodat deze toegang heeft tot alle informatie die u met hem of haar wilt delen. Het enige wat ze hoeven te doen is online toegang te krijgen tot hun account om hun serviceaanvragen op te volgen en te beheren.

6. Historiseren en inspelen op de uitgevoerde interventies

Met Excel blijft u papieren werkbonnen gebruiken die vaak worden weggegooid of samen met duizenden anderen in een kast worden opgeborgen. Het ophalen van informatie of een bijbehorend document om deze te hergebruiken wordt zeer snel ingewikkeld. Zelfs als u deze gegevens in Excel opslaat, zijn ze nog steeds onderhevig aan fouten of verwijderingen. Dit kan nog meer een punt van zorg worden als het gaat om offertes, contracten of garanties voor uw apparatuur.

En met een CMMS: alle informatie wordt online vastgelegd en opgeslagen, waardoor de traceerbaarheid, de duurzaamheid en het latere hergebruik gegarandeerd zijn. De uitgevoerde interventies actualiseren het onderhoudsplan, de gebruikte artikelen worden uit voorraad genomen en de indicatoren en statistieken worden automatisch opgebouwd. Bovendien worden de gegevens altijd aan elkaar gekoppeld, waardoor de kwaliteit ervan automatisch wordt versterkt. Op deze manier kunt u taken uit het verleden zonder extra verwerking vastleggen, eenvoudig de lopende werkzaamheden beheren, naar de toekomst kijken en direct in het systeem met een gerust hart anticiperen op toekomstige behoeften.

7. Overal toegang tot informatie, vanaf elk apparaat

De noodzaak om toegang te krijgen tot zijn agenda, de geschiedenis van een apparaat, de gebruikershandleidingen, de database van artikelen, voorraden en klanten is permanent voor elke technicus die onderweg is. Het vinden van deze informatie op een Excel-bestand wanneer u zich op een interventie bevindt zonder toegang te hebben tot een vast werkstation is bijna onmogelijk en zeer frustrerend. Voor u betekent het extra reizen heen en weer, constante telefoontjes met uw technici of het gebruik van een veelheid aan uiteenlopende hulpmiddelen om uit te leggen wat er moet gebeuren.

En met een CMMS: dankzij CMMS, of u nu een manager of een technicus bent, kunt u vanaf elk vast of mobiel apparaat verbinding maken met uw gebruikersinterface. Dit geeft u toegang tot alle informatie die u nodig hebt, altijd en overal, en met de beste mobiele applicaties kunt u er zelfs buiten het netwerk bij: Een mobiele CMMS, of niets!. U en uw team beschikken dus over alle essentiële gegevens om interventies en aanvragen autonoom te beheren.

8. Genereer rapporten en beschik over KPI's

Het hebben van een overzicht van alle indicatoren van uw bedrijf is essentieel als u zeker wilt zijn van de beste beslissingen voor uw bedrijf. Het verkrijgen van een globaal beeld van uw bedrijf is niet gemakkelijk - zo niet bijna onmogelijk - vanuit Excel. Zelfs als u in staat bent om rapporten en dashboards te produceren, zullen deze voortdurend moeten worden bijgewerkt en opnieuw moeten worden gemaakt wanneer er nieuwe gegevens in het systeem worden ingevoerd.

Het CMMS-antwoord: rapporten en dashboards kunnen automatisch, in realtime, worden gegenereerd uit gegevens die uit het veld zijn verzameld. KPI's, Key Performance Indicators, zijn dus permanent toegankelijk. U kunt deze rapporten gebruiken om u te helpen bij het nemen van beslissingen en het aanpassen van uw onderhouds- of investeringsstrategie. Het beheren van uw teams, het monitoren van uw apparatuur, het analyseren van de algemene prestaties van de dienst en de bijdrage van elk individu wordt kinderspel met een CMMS dat deze functionaliteiten biedt. U kunt deze statistieken en dashboards zelfs raadplegen wanneer u in het veld bent, wat uw controle verder versterkt.

CMMS, de beste oplossing met toegevoegde waarde

Dus ja, als Excel nog steeds kan worden gebruikt om basisschema's of apparatuurlijsten te maken, kan het slechts een tijdelijke oplossing voor de korte termijn zijn die u snel tot een echt CMMS zou moeten leiden. De software moet worden gebruikt waarvoor deze is ontworpen. En om uw onderhoudswerkzaamheden te beheren, kan niets de speciaal daarvoor ontworpen software vervangen: CMMS?

Het is echter duidelijk dat nog niet alle bedrijven de stap hebben gezet. De tijd die nodig is om een oplossing te kiezen, deze op te zetten, gegevens te laden en teams te trainen zijn de belangrijkste obstakels. En het is waar, hoewel ze verondersteld worden het werk van de onderhoudsoperatoren te vergemakkelijken, dat sommige oplossingen van de oudere generatie, die niet erg aanpasbaar zijn, met rudimentaire mobiliteit, complex en omslachtig, niet aan de verwachtingen van de gebruikers zullen kunnen voldoen.

CMMS onderscheidt zich door de functionele volledigheid, het grote gebruiksgemak en de kwaliteit van de gebruikerservaring. De opstartfase is bijzonder voorzichtig geweest om het eenvoudig en snel te maken. De mogelijkheid om een volledige test uit te voeren voordat er een beslissing wordt genomen, de beste onderhoudspraktijken die het biedt, online hulp, video's, uitgebreide configuratie die direct door de beheerder kan worden beheerd, follow-up, advies en ondersteuning van een deskundige indien nodig, zorgen voor een vlotte onboarding waardoor het bedrijf de tool maximaal binnen een paar dagen volledig beschikbaar heeft. 

In de offline modus blijft de mobiele applicatie functioneel met een ononderbroken achtergrondsynchronisatie, wat een perfect vloeiend gebruik door de technici garandeert. Alle ingevoerde informatie, foto's, documenten, gebruikte materialen worden automatisch opgeslagen, zonder dat ze handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd in een spreadsheet of CMMS zonder mobiliteit.

Dit zijn essentiële mogelijkheden, afwezig in spreadsheets die het CMMS een overwinning van KO geven en Excel naar de mat sturen!

 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens.

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

 
Terug naar artikelen