News feed
News feed
Woensdag 13 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Maandag 11 mei 2020
Dinsdag 05 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Maandag 04 mei 2020
Zaterdag 02 mei 2020
Vrijdag 01 mei 2020
Donderdag 30 april 2020

Terug naar artikelen

8 acties voor een succesvolle CMMS-implementatie

8 acties voor een succesvolle CMMS-implementatie

Zondag 05 april 2020

Het succesvol lanceren van een CMMS vereist voorbereiding, mobilisatie en persoonlijke ondersteuning van de uitgever. Deze stap is cruciaal om uw organisatie de snelle optimalisatie van haar onderhoudsactiviteiten en de voortzetting van haar digitale transformatie te garanderen, wat essentieel is in de race om de concurrentiekracht.

> Implementatie van uw CMMS

Het succesvol installeren van een CMMS zal leiden tot meer dan een paar basisveranderingen in uw onderhoudswerkzaamheden. Het is een echte vernieuwing die uw bedrijf vooruit zal stuwen, waardoor het een concurrentievoordeel krijgt ten opzichte van verouderde concurrenten door het verhogen van de productiviteit en de kwaliteit van de dienstverlening.

De overgang van papier of een oude oplossing naar een moderne tool die door al uw medewerkers wordt gebruikt, kan echter leiden tot scepsis en weerstand tegen verandering. Dit is zelfs als, met de nieuwe generatie CMMS-oplossingen die een gebruikerservaring bieden die vergelijkbaar is met sociale netwerken, een mobiele toepassing en het bevorderen van samenwerking, bedrijven steeds meer een enthousiaste ontvangst zien die de onmiddellijke toe-eigening van de door u gekozen oplossing aanmoedigt.

De weg naar een succesvolle CMMS-implementatie kan in kaart worden gebracht, en het toepassen van eenvoudige regels en processen die gemakkelijk zijn over te nemen, zal de hindernissen sterk verminderen. Hier zijn 8 punten die nodig zijn voor een succesvolle implementatie van een CMMS.

1. Definieer uw doelstellingen

Dit is de meest beslissende stap! Dit zijn de doelstellingen die de gehele CMMS-oplossing en dus de implementatie ervan vorm zullen geven. Of het nu gaat om het faciliteren van teammanagement, het verminderen van stilstand van apparatuur, het verlagen van kosten, het verbeteren van de veiligheid, een succesvolle CMMS-implementatie zal u zeker helpen de resultaten te bereiken die u zoekt.

Definieer uw bedrijfs- en onderhoudsdoelstellingen, evenals alle belangrijke parameters om deze te bereiken, zoals budget, tools, metrieken, mensen en tijdlijnen.  Deze kenmerken bepalen hoe CMMS in overeenstemming met de gestelde eisen moet worden geïmplementeerd. Om dit te doen is het cruciaal om uw mogelijkheden en grenzen te kennen, zodat u uw doelstellingen realistisch, meetbaar en haalbaar kunt maken. Indien nodig, om u te helpen, schrijft u een specificatie waarin al uw behoeften en de functionaliteiten die voor u essentieel zijn, worden benadrukt.

2. Voorbereiding op verandering

De implementatie van een CMMS is een verandering die het een complexe stap naar succes kan maken. Medewerkers kunnen in het verleden een slechte ervaring hebben gehad met een CMMS of vrezen dat nieuwe technologieën zullen leiden tot overwerk en meer controle. Het management en de toezichthouders moeten deze angsten volledig wegnemen door het hele team bij het implementatieproces te betrekken.

Door middel van coaching, open en transparante communicatie over het project en brainstormsessies wordt iedereen op de hoogte gehouden, geëngageerd en bijgedragen aan het succes van de organisatie. Identificeer snel eventuele bezwaren en help de gebruikers te begrijpen welke voordelen zij aan CMMS zullen ontlenen. Vertrouw hiervoor op de "early adopters" (of eerste adopters) binnen het team die van nieuwe dingen houden en die waardevol zullen zijn voor het succes van het project door ambassadeurs te worden. Versterk de steun van de achterblijvers, die zich altijd zorgen maken over verandering en als laatste een innovatie accepteren. Zorg ervoor dat ze niet gestigmatiseerd worden en stimuleer wederzijdse steun binnen het team. Uw project zal als een charme beginnen en uw team zal meer samenhang krijgen.

3. Definieer het projectschema

De tijdslijn voor het implementeren van een CMMS hangt af van verschillende factoren, waaronder de grootte, het prioriteitsniveau, de gebruikerscapaciteiten, de sector waarin u werkt, enz. Werk samen met interne belanghebbenden, zoals technici en facility managers, en met de geselecteerde CMMS-leverancier om een realistisch implementatieschema te bepalen. Definieer belangrijke mijlpalen zodat de vooruitgang kan worden gevolgd en gekwantificeerd. Vergeet niet om tijd vrij te maken voor gebruikersconsultaties, gegevensconfiguratie, testen en training.

Hoewel het schema realistisch moet zijn, mag het niet te lang zijn. De energie die bij de start van het project aanwezig is, zal opraken als het project over een te lange periode wordt gespreid. In CMMS weten we bijvoorbeeld hoe we een CMMS met een grote functionele omvang kunnen implementeren, voor een afdeling van 35 personen, in 2 tot 3 weken. Dat is het soort doorlooptijd dat je moet eisen. De dagen dat projecten maanden of zelfs jaren duurden zijn definitief voorbij en als je redacteuren tegenkomt "die praten over vertragingen van enkele maanden, moet dat een waarschuwing zijn over de kwaliteit van het product en de diensten.

4. Het verzamelen van uw gegevens

Wees ijverig in het verzamelen van gegevens die in uw systeem moeten worden geïntegreerd, zoals servicelocaties, apparatuurbasis, onderhoudsprogramma's, reserveonderdelenbasis, gegevens van leveranciers, enz. Profiteer van de wijziging om opnieuw te beginnen met geluidsgegevens door onoverzichtelijke, verouderde, onbetrouwbare en onnauwkeurige informatie te verwijderen. Dit is meestal het meest tijdrovende onderdeel van het CMMS-implementatieproces. Nadat u de inzameling en opschoning hebt voltooid, hoeft u alleen nog maar uw gegevens over te brengen naar de nieuwe CMMS-applicatie. De redacteur moet tijdens deze cruciale stap nauw met u samenwerken om ervoor te zorgen dat de gebruikers alle informatie vinden die ze nodig hebben.

5. Voer de CMMS-opstelling uit

Met de instelling of parametrering kunt u de gekozen CMMS-oplossing aanpassen aan uw specifieke behoeften en verwachtingen. De beste oplossingen zijn grotendeels modulair om aan uw eisen te voldoen. Een instrument dat slechts beperkte mogelijkheden biedt, moet definitief worden uitgesloten. Er moeten verschillende niveaus van aanpassing worden voorgesteld:

  • Identificatie van uw bedrijf(en): namen, logo's, adressen, BTW, bankrekeningen, enz.
  • Voorkeuren: strategie voor het verzenden van e-mails, sms'jes en meldingen, het opstellen van rapporten, tijdslots, enz.
  • Beheer van gebruikersrechten
  • Gedrag en permissies van mobiele applicaties
  • Definitie van aangepaste velden die het mogelijk maken om de structuur van een site, een uitrusting, een werkopdracht te wijzigen

Tot slot kunt u een beroep doen op het ontwikkelingsteam voor een specifiek verzoek dat bepaalde technische aanpassingen vereist.

6. Treingebruikers

Training helpt CMMS-gebruikers en -beheerders de systeemfuncties te begrijpen en efficiënt te gebruiken. De opleiding versnelt de integratie en helpt de acceptatie door de gebruiker te vergroten door het aanleren van best practices. Een goede opleiding moet in staat zijn om alle vragen te beantwoorden en te anticiperen op eventuele problemen. Bovenal, stop nooit met het geven van mogelijkheden aan het personeel om te leren en zich te ontwikkelen: een volledig operationele medewerker zal snel in staat zijn om uw teams zelf op te leiden.

Een kleine tip: met de nieuwste generatie CMMS die een zeer hoge gebruikerservaring biedt, zijn de trainingstijden aanzienlijk verkort: 1 tot 2 dagen voor managers en een halve dag voor technici. Langere trainingscycli worden aangeboden als waarschuwing voor de kwaliteit van het product.

7. Dat is het! We lanceren de CMMS!

Deze inbedrijfstellingsfase is cruciaal omdat dit het moment is waarop alle gebruikers geacht worden te stoppen met het gebruik van de oude systemen en te werken met de nieuwe CMMS-tool. Informeer alle gebruikers ruim van tevoren over de exacte datum van de lancering, zodat ze zich kunnen voorbereiden. Uw CMMS-leverancier moet u kunnen helpen bij het beantwoorden van eventuele vragen en beschikbaar zijn om eventuele complicaties op te lossen. De lancering kan ook stapsgewijs in verschillende opeenvolgende stappen worden uitgevoerd.

Wees gerust! Als de gegevensoverdracht een volledige opschoning en het laden van de informatie mogelijk heeft gemaakt, als de applicatie vanaf elk apparaat gebruiksvriendelijke interfaces en duidelijke processen biedt en als er training is gegeven, zal de lancering enthousiast zijn en zal uw afdeling direct profiteren van de nieuwe oplossing.

8. Het volgen van de goedkeuring van CMMS

Gefeliciteerd, uw CMMS is operationeel! Uw implementatie is echter nog niet voltooid. Je moet het hele systeem monitoren om er zeker van te zijn dat alle elementen werken zoals gepland, dat alle medewerkers, managers en technici er gebruik van hebben gemaakt.

Dus, om uw bedrijf in staat te stellen ten volle te profiteren van de digitalisering van de onderhoudswerkzaamheden, zorgt u ervoor dat u feedback krijgt van de gebruikers, bijvoorbeeld door middel van workshops op 3 maanden, 6 maanden of 1 jaar na de start. Opstellen van prestatierapporten en bewaken van de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's).

Betrek de redacteur van uw CMMS, zodat ook hij op de hoogte is van de voortgang van het project in uw bedrijf, uw vragen kan beantwoorden en rekening kan houden met uw opmerkingen en suggesties.

Creëer een positieve dynamiek met CMMS

En daarom CMMS constant in ontwikkeling. Er worden voortdurend verbeteringen en upgrades voorgesteld. Een constante uitwisseling tussen de gebruikersbedrijven en CMMS stelt ons in staat om de toepassing voortdurend te verbeteren en gelijke tred te houden met de veranderende behoeften van de onderhoudsspelers.

CMMS is meer dan een tool, het is een nieuwe manier van werken. We moeten daarom het belang van de implementatie ervan niet onderschatten en begrijpen wat er op het spel staat bij deze digitale transformatie, met de sleutel tot productiviteitswinst, verhoogde kwaliteit van de dienstverlening en concurrentievoordeel ten voordele van uw klanten, werknemers en uw bedrijf.

Kiezen voor een CMMS betekent ook kiezen voor een team dat u ondersteunt en uw leven gemakkelijker maakt. 

 

Het is overigens onze ambitie om een ongeëvenaarde gebruikerservaring te bieden. Bekijk het meteen: probeer CMMS gratis. Binnen 2 minuten, de tijd die nodig is om je account aan te maken, ontdek je wat het nieuwste is in deze categorie van software.

U kunt ook profiteren van een demonstratie onder leiding van een van onze consultants: boek een videoconferentie

Goede ontdekking en tot ziens!

 

📰 U zult ook geïnteresseerd zijn in het lezen van :

 

Terug naar artikelen