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Comment choisir un logiciel de maintenance industrielle : le guide

Comment choisir un logiciel de maintenance industrielle : le guide

Jeudi 17 mars 2022

La GMAO fait partie des incontournables aujourd’hui pour les sites de production. Quelles sont les réflexions préalables au projet ? Quels bénéfices attendre d’un tel outil informatique ? Comment élaborer son cahier des charges ? Quelles sont les dernières démarches avant de vous décider ? Pour savoir comment choisir un logiciel de maintenance industrielle, nous vous proposons un guide en plusieurs étapes.

Trouver son logiciel de maintenance industrielle ne s’improvise pas... 

Choix d'un logiciel de GMAO pour l'industrie : les étapes préalables

Avant de définir les objectifs poursuivis et de rédiger votre cahier des charges, nous vous recommandons d’analyser les besoins de vos entreprises industrielles. Pensez aussi à étudier le niveau d’adhésion probable des équipes au projet et aux changements induits.

Définir les besoins en gestion de la maintenance industrielle

La GMAO s’inscrit dans un environnement informatique global dans l’entreprise. Le responsable de la maintenance opère en concertation avec la DSI. Il choisit un logiciel qui s’insère dans la stratégie informatique de la société. S’agit-il par exemple d’un outil en monoposte installé sur le serveur ou d’une solution multisite et multi-utilisateur gérée sur le Cloud en mode SaaS ?

De quelles fonctionnalités souhaitez-vous disposer ? Renseignez-vous sur celles qui représentent une avancée pour votre équipe maintenance et pour les autres utilisateurs. Ne vous contentez pas d’un copier-coller de ce que vous faites sur Excel. N’omettez jamais l’ergonomie de l’outil dans votre réflexion.

Faire adhérer les équipes au projet d’implémentation d'une GMAO industrielle

Nous recommandons de communiquer avec les utilisateurs avant de rédiger le cahier des charges pour votre futur logiciel de GMAO industrielle. La gestion de la maintenance assistée par ordinateur suppose que les techniciens notamment s’en servent au quotidien. Sans leur adhésion au projet, l’investissement dans une solution de gestion informatisée est inutile.

Réfléchir à la conduite du changement en amont du projet de GMAO industrielle

Pour les mêmes raisons, un tel projet exige de penser la conduite du changement dans l’entreprise. De nombreux services sont concernés. La maintenance, les travaux neufs, le bureau des méthodes, le contrôle de gestion, la direction de production, la comptabilité, tous interviennent dans le processus d’une GMAO informatisée. Vous optez pour un outil GMAO qui pilote les coûts analytiques avec interface des achats en comptabilité ? La participation active des financiers s’impose.

Comment choisir un logiciel de maintenance industrielle : les bénéfices généralement attendus

Avant de rédiger le cahier des charges de votre futur logiciel de GMAO industrielle, réfléchissez aux objectifs poursuivis. Voici les principaux atouts mis en avant par les entreprises qui ont franchi le pas.

Une meilleure gestion de la planification des interventions de maintenance

Les entreprises industrielles présentent souvent de multiples ateliers de fabrication, de stockage et d’expédition. Les techniciens se spécialisent soit par secteur dans l’usine, soit par domaine comme les fluides, la gestion du froid, les automatismes, le bâtiment, etc. Avec un outil de GMAO, le manager supervise plus facilement le planning des interventions, les astreintes, les absences et congés de ses équipes.

Une réduction des temps passés à la maintenance industrielle par les équipes

Grâce à une meilleure adéquation entre les ressources internes voire les intervenants externes et les besoins en maintenance curative comme préventive, le travail se rationalise. Par ailleurs, vous tracez le temps passé par l'équipe entretien et gagnez en lisibilité. Vous bénéficiez de données historisées pour tous les équipements afin d’optimiser les interventions futures. Tout cela contribue à réduire les temps de la maintenance.

Une connaissance des coûts de la maintenance industrielle plus fine

Avec un logiciel de GMAO pour le secteur industriel, vous définissez vos indicateurs de pilotage de l’activité. Toutes les données sont disponibles dans l’outil, temps et coût d’intervention, pièces détachées, durée des arrêts ou pannes machines, consommation de fluides, etc. Pour le contrôle de gestion, la GMAO constitue une source d’information incontournable pour mesurer la performance de la maintenance.

Une solution pour un meilleur suivi des achats et des stocks de pièces détachées

Si vous vous demandez comment choisir un logiciel de maintenance industrielle, interrogez-vous aussi sur la gestion des achats et des stocks de pièces, de consommables, huiles et lubrifiants. Le rôle de la maintenance consiste à garantir le bon fonctionnement des équipements sans arrêt inopiné. Un suivi précis des stocks ainsi que des contrats d'intervenants extérieurs s’impose.

Des informations historisées pour tous les équipements au service de la prise de décision

Pour prendre des options en matière d'investissement, comme remplacer une machine obsolète, la GMAO apporte des informations et des données chiffrées précises. L’utilisation des indicateurs permet de savoir par exemple si le coût moyen de maintenance devient prohibitif au vu de la performance des différents équipements de l’usine.

Choix d'un logiciel de maintenance industrielle : savoir construire le cahier des charges

Après ces réflexions préalables vient le temps de rédiger le cahier des charges de votre future GMAO. Voici nos conseils pour mener à bien un tel projet dans votre entreprise industrielle.

Implémentation d'une GMAO pour l'industrie : définition des objectifs visés par l'entreprise

C’est la première étape. Pourquoi souhaitez-vous installer une GMAO dans vos sites industriels ? Qui sont les utilisateurs ? Quels résultats espérez-vous en retirer ? Cherchez un outil qui comporte les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Les critères techniques d'un logiciel de maintenance pour l'industrie

Décrivez vos besoins en matière d’environnement technique. Analysez les interfaces avec d’autres outils comme un ERP qui gère notamment la production industrielle et la comptabilité. Quel type d’hébergement recherchez-vous ? Souhaitez-vous une GMAO installée sur vos propres serveurs ou sur le Cloud ? Préférez-vous une solution en mode SaaS (Software as a Service) ou acheter des licences ?

Les fonctionnalités et l'ergonomie du logiciel de GMAO pour l'industrie

Dans cette partie du cahier des charges, décrivez les fonctionnalités que vous voulez utiliser. Expliquez l’ergonomie recherchée, sur mobile, tablette, PC, etc. Souhaitez-vous une solution tactile ou accessible pour certaines opérations en mode déconnecté du réseau ? Quelle est l’offre en matière d’indicateurs de gestion, rapports d’intervention et tableaux de bord ? Comment effectuer le paramétrage des droits d’accès et profil des utilisateurs ?

Les aspects financiers du cahier des charges d'une GMAO pour le secteur industriel

Si vous vous demandez comment choisir un logiciel de maintenance industrielle, n’omettez pas la partie financière du projet GMAO.

Quelle que soit l’application GMAO qui sera retenue, les critères suivants influent sur le coût du logiciel :

  • nombre de licences, multisociétés, multisites 
  • développements spécifiques ajoutés à l’offre standard GMAO 
  • nombre de journées de prestations du fournisseur GMAO pour installer l’outil 
  • coût des formations des key-users et des utilisateurs finaux 
  • coût de la maintenance annuelle (sauf en cas de solution SaaS, formule tout compris) 

Les autres étapes pour choisir son logiciel de GMAO dans l'industrie

Après l’envoi du cahier des charges, vous allez devoir retenir une offre. Réduire le nombre de logiciels à examiner, vous renseigner sur les entreprises prestataires et analyser leurs prestations d'accompagnement, voilà les dernières étapes avant de trancher.

Présélectionner les solutions logicielles pour une démo de leurs outils de GMAO

Au retour des réponses des fournisseurs de GMAO pour l'industrie vient le temps d’effectuer un premier tri en réalisant une short list des entreprises à rencontrer. Organisez une démonstration des logiciels retenus. Utilisez une grille pour analyser chaque offre.

Obtenir des références clients des éditeurs de logiciels GMAO

Ne négligez pas cette étape. Le fournisseur d’une solution de GMAO pour l'industrie doit vous proposer des références d’entreprises qui utilisent leur outil. Renseignez-vous et rencontrez si possible le manager de la maintenance d’une ou plusieurs de ces sociétés clientes. Rien de tel que d’échanger sur du concret !

Analyser les éléments périphériques au logiciel de GMAO : pérennité, service, assistance, etc.

Enfin, vérifiez la pérennité de l'entreprise avec qui vous vous apprêtez à contractualiser. Faites-vous décrire le système d'assistance ainsi que la méthode d'accompagnement pour implémenter la solution de GMAO.

Chez Yuman.io, nous accompagnons les entreprises du secteur industriel dans la gestion de leur maintenance assistée par ordinateur. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos outils, voici d'autres articles :

 

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