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Éxito en la gestión del cambio para su proyecto de GMAO

Éxito en la gestión del cambio para su proyecto de GMAO

Lunes 01 febrero 2021

La mayoría de los directivos están familiarizados con la gestión del cambio y saben que el éxito de un proyecto empresarial depende de su previsión y de su correcta conducción. En este artículo, vamos a presentarle, en forma de lista de preguntas que debe hacerse, cómo organizar el cambio para que su proyecto de implantación de una nueva GMAO, o Sistema de Gestión del Mantenimiento Informatizado, sea todo un éxito.

> 8 medidas para la aplicación satisfactoria de la GMAO

El elemento humano es crucial para el éxito de la implantación de una GMAO en su empresa, y desde el principio del proyecto, tanto si se trata de sustituir una GMAO anticuada como de implantarla por primera vez, deberá realizar un análisis detallado del nivel de aceptación de los futuros usuarios y de las partes implicadas en el proyecto. Para ello, tendrá que elaborar una lista de factores de riesgo y de éxito.

LISTA DE CONTROL ANTES DE LANZAR EL GMAO

Para ayudarle a realizar esta labor, detallamos en este artículo la lista de comprobación que debe preparar:

✔️ ¿Existe una visión común de la directriz del proyecto a largo plazo y de cómo el GMAO seleccionado encaja en este enfoque, está claro para todas las partes interesadas?

✔️ ¿Existen o existirán fuertes señales de apoyo de la dirección antes, durante y mucho después de la instalación de la solución? 

✔️ ¿Y la aprobación y el apoyo de los mandos intermedios?

✔️ ¿Los responsables de aplicar el cambio comprenden y aceptan el cambio en cuestión?

✔️ ¿Hay algún directivo que haya sido apartado de sus funciones habituales para ponerlo a disposición del proyecto y que pueda concentrarse en el seguimiento de su progreso y éxito?

✔️ ¿Se han asignado suficientes recursos a la implantación de la GMAO: esto incluye recursos humanos, equipos, instalaciones y servicios externos? ¿Se han definido claramente las misiones encomendadas al integrador (que puede ser el editor de la solución)?

✔¿Se ha asignado suficiente tiempo para una implementación exitosa? Por regla general, se tarda entre 6 y 18 meses en implantar completamente el software de GMAO.

✔️ ¿Se ha asignado un presupuesto específicamente para la gestión del cambio y es suficiente?

✔️ ¿Se han proporcionado indicadores de rendimiento para determinar si la implantación del GMAO es exitosa? 

✔️ ¿Existe un plan de comunicación actualizado periódicamente, transmitido a todas las partes interesadas y que incluya un mecanismo de retroalimentación (retroalimentación de los primeros adoptantes dentro de la empresa) a la unidad de gestión del proyecto?

✔️ ¿Cuál es el nivel de formación previsto para cada grupo afectado, técnicos, gestores, personal administrativo sobre la naturaleza y los beneficios de los cambios previstos? 

✔️ ¿Se prevé una resistencia a los cambios que conlleva la implantación de la GMAO? ¿Existe un plan para gestionar esta resistencia?

✔️ ¿Existen bonificaciones, incentivos para los primeros en adoptar el cambio?

✔️ ¿Se ven afectados los clientes por los cambios previstos? ¿Es necesario informarles? ¿Existe el riesgo de que el proyecto afecte a su satisfacción y hay un plan para mitigar este riesgo si existe?

Si tiene una respuesta clara a todas las preguntas anteriores, está en camino de una implementación exitosa de su nueva solución de GMAO.

EL PLAN DEL PROYECTO GMAO

Muchas implantaciones de GMAO siguen basándose en un ritmo y un calendario dictados por la tecnología, lo que da lugar a problemas de cambio mucho después de la puesta en marcha de la aplicación. Los módulos y las interfaces con otros programas se instalan uno a uno, los desarrollos y las configuraciones se transmiten a medida que se producen, los servidores se actualizan después de notar que la velocidad es menor, etc.

Este tipo de implantación tecnológica puede ser muy perturbadora y generar una fuerte resistencia por parte de todos los interesados. 

Este tipo de escenario debe evitarse en favor de un enfoque centrado en el usuario. De hecho, la estrategia más eficaz es establecer una planificación basada en la preparación para el cambio, dando prioridad a la protección de los usuarios y clientes contra cualquier impacto negativo. Por tanto, el plan del proyecto debe tener en cuenta todas las medidas necesarias para proteger el impacto en los clientes y deben elaborarse planes de contingencia para hacer frente a cualquier interrupción del servicio.

El éxito del proyecto también depende de la cuidadosa preparación de un plan de comunicación, un plan de formación y un plan que prevea cualquier cambio en el entorno de trabajo, como el nuevo diseño del software para su uso desde un PC o la interfaz de la nueva aplicación móvil para los técnicos de campo. Cada plan debe publicarse con antelación para que los empleados puedan estar preparados. Un gran número de departamentos, como los de mantenimiento, operaciones, ingeniería, finanzas, compras, recursos humanos y sistemas de información, se verán afectados por los cambios y deberán integrarse lo antes posible en el proceso de reflexión, elección y migración.

Tampoco hay que olvidar a otras partes interesadas, como los proveedores o los socios estratégicos, que deben ser tenidos en cuenta e informados de antemano.

CAMBIO DE GMAO: LOS ACTORES

Para gestionar con éxito el cambio y sacar el máximo partido a su GMAO, es importante saber identificar a los diferentes actores de su proyecto. Así, es posible distinguir varios perfiles típicos: el patrocinador, el defensor, el agente de cambio, el influenciador y el objetivo. Averigüemos más sobre este ...

El patrocinador

La persona o grupo que legitima el cambio se denomina patrocinador. Es el portador de la visión y tiene la motivación y el poder para hacer realidad el cambio.

El campeón

El campeón es un agente del patrocinador que dirigirá eficazmente el cambio a todos los niveles. En las pequeñas empresas, el campeón y el patrocinador pueden ser la misma persona. Elija un defensor que tenga experiencia en la organización y que sea creíble para la dirección y los empleados de los departamentos de operaciones y mantenimiento. Es preferible que el campeón sea un jefe de línea en las operaciones para asegurar la máxima aceptación.

El agente del cambio

Una persona o grupo que implementa el cambio se llama agente de cambio. Son los recursos que utiliza el campeón como miembro del equipo del proyecto.

El influenciador

Las personas que quieren el cambio pero que no tienen el poder de patrocinar y no son objetivos directos se llaman influenciadores. Una persona influyente puede ser cualquiera que mida el valor del cambio; por ejemplo, campeones de otras divisiones que hayan experimentado un cambio similar con la misma solución de aplicación y conozcan el valor del cambio.

El objetivo 

El grupo que se modifica se llama objetivo. Para que la implantación de la GMAO tenga éxito a largo plazo, el grupo objetivo no debe limitarse a los miembros del departamento de mantenimiento, sino que debe ampliarse a todos los actores afectados por el nuevo sistema, desde la dirección hasta los responsables administrativos de las funciones de apoyo.

CONCLUSIÓN

Si respeta este enfoque de proyecto, puede estar seguro de que la implantación de la solución de GMAO será un éxito con beneficios a corto, medio y largo plazo en la competitividad de su empresa. ¡Bien hecho! 

Un elemento esencial que también hay que tener en cuenta es que las GMAO basadas en tecnologías de última generación como el cloud computing, las redes móviles, una experiencia de usuario amigable, y que además saben ofrecer puestas en marcha mucho más fáciles que antes a sus clientes, permiten puestas en marcha mucho más rápidas y sencillas a sus clientes. Estas GMAO incluyen ahora procesos de configuración, formación de usuarios y transferencia de datos que aceleran los proyectos y facilitan la gestión del cambio al fomentar la apropiación casi inmediata de la solución por todas las partes implicadas.

 

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¡Buen descubrimiento y hasta pronto!

 

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