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GMAO: 10 KPI para aumentar el rendimiento de un servicio de mantenimiento

GMAO: 10 KPI para aumentar el rendimiento de un servicio de mantenimiento

Jueves 30 abril 2020

Hace algún tiempo publicamos un primer artículo sobre KPIs, Indicadores Clave de Rendimiento. Continuamos con la presentación de 10 nuevos indicadores centrados en las intervenciones curativas. Se construyen fácilmente a partir de los tiempos medidos durante el tratamiento de un incidente, utilizando una GMAO móvil.

> ¿Cómo tomar mejores decisiones con una GMAO?

Esta vez, no vamos a hablar de rangos de mantenimiento o de sofisticados planes de mantenimiento preventivo. Vamos a describir una serie de 10 indicadores que evaluarán con gran precisión la eficiencia de un departamento de mantenimiento, un equipo técnico, un técnico en cuanto a la capacidad de respuesta en el manejo y la resolución de incidentes que se produzcan en el equipo técnico. 

Si bien estos indicadores siguen siendo muy sencillos de comprender y de aplicar cuando se disponga de la herramienta adecuada, es decir, una GMAO móvil de última generación, proporcionarán una gran cantidad de información que permitirá poner de relieve las áreas que deben mejorarse para aumentar rápidamente la eficiencia, la productividad y la satisfacción de los clientes.

Los KPI "ricos" construidos a partir de datos "pobres"

Vamos a presentar cómo la GMAO le permitirá crear, medir y controlar sus indicadores clave de rendimiento (KPI) a partir de datos de registro de tiempo muy sencillos en las diferentes etapas de progreso de su proceso de gestión de intervención curativa, y actuar directamente sobre estos indicadores para mejorar el rendimiento de su equipo de mantenimiento.

📰 Leer también: KPIs, la herramienta para alcanzar los objetivos dentro de su organización

Los 10 KPIs a seguir para mejorar el mantenimiento curativo

No es necesario aplicarlos todos, sólo hay que elegir los indicadores que, de acuerdo con las áreas de mejora definidas, le permitirán alcanzar sus objetivos. La lista que hemos elaborado es la siguiente:

  • Tiempo entre averías: el tiempo medio entre dos averías en un equipo
  • Tiempo total de reparación: el tiempo total desde que el equipo falla hasta que se vuelve a encender
  • Tiempo de emisión de la orden de mantenimiento: El tiempo entre la aparición del problema y el momento en que se emite la orden de mantenimiento 
  • Plazo de la orden de mantenimiento: El tiempo entre el momento en que se emite la orden de mantenimiento y el inicio de la tarea
  • Tiempo total de llegada frente al equipo: el tiempo entre el momento en que el equipo se avería y la llegada del técnico de mantenimiento
  • Tiempo de viaje: el tiempo entre la salida del técnico y la llegada al lugar de la intervención
  • Retraso de diagnóstico: el tiempo entre la llegada del técnico de servicio y el momento en que se descubre la causa del problema
  • Tiempo de reparación in situ: El tiempo desde que el técnico de servicio comienza la reparación hasta que el sistema vuelve a estar operativo
  • Tiempo de reposición del inventario: el tiempo entre la emisión de un pedido y su recepción
  • Tiempo de entrega de una sola pieza: si se pide una pieza para una reparación específica, el tiempo entre el momento en que se hace el pedido y el momento en que el técnico comienza a trabajar en la reparación del problema

Los 10 KPIs detallados

1. Tiempo entre fallos

el tiempo medio entre dos fallas de equipo

Descripción: Cuantificar el tiempo medio entre fallos es el principal indicador para juzgar la fiabilidad del equipo. Es un factor determinante en la elección de su sustitución si se producen averías demasiado frecuentes y provocan paradas repetidas, lo que causa pérdidas importantes de rendimiento y productividad.

Método de cálculo: Tiempo total de funcionamiento / Número de averías

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: refuerza las acciones preventivas. Permite la aplicación de la predicción. Mejora la calidad de las reparaciones, haciéndolas más duraderas. Indica si el equipo debe ser reemplazado.

2. Tiempo total de reparación

el tiempo total desde el momento en que el equipo se descompone hasta el momento en que se reinicia

Descripción: Este indicador principal mide todo el flujo de trabajo de reparación, incluyendo la adquisición de piezas. Si desea limitarse a un solo KPI, este es el que debe elegir.

Método de cálculo: Fecha/hora de regreso al servicio - Fecha/hora en que ocurrió la falla

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: la implantación de una GMAO en el equipo de mantenimiento encargado de las reparaciones tendrá un impacto muy positivo en este indicador al acortar los tiempos de procesamiento de todas las etapas del proceso como se detalla a continuación.

3. Hora de emitir la orden de trabajo

el tiempo entre la aparición del problema y el momento en que se emite la orden de mantenimiento

Descripción: Detectar una avería en la empresa es el primer paso en el proceso de mantenimiento. Por lo tanto, para acelerar la resolución del problema, es necesario empezar por enviar información útil al despachante/decisor para iniciar la operación de intervención.

Método de cálculo: Fecha/hora de ocurrencia de la avería (posiblemente estimada) - Fecha/hora de emisión de la orden de trabajo

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: integración con redes de sensores que activan automáticamente alertas por correo electrónico, API, SMS en la GMAO. El OT puede ser disparado automáticamente y entregado instantáneamente al técnico. Registro manual de la intervención desde el portal de GMAO al que pueden acceder los operarios de las máquinas o los usuarios de los edificios.

4. Tiempo de ejecución de la orden de mantenimiento

el tiempo entre el momento en que se emite la orden de mantenimiento y el inicio de la intervención

Descripción: La rapidez con la que sus equipos responderán a una orden directa transmitida por el gerente o el despachador es decisiva. El equipo debe ser reactivo y cada técnico debe ser capaz de suspender las tareas no urgentes en favor de las reparaciones urgentes.

Método de cálculo: Fecha/hora en que el técnico llega al equipo - Fecha/hora en que se ordena y comienza la intervención  

Contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: Prioriza las tareas. Facilita la comunicación entre el despachador y el técnico de campo. Geolocaliza a los técnicos. Indica la mejor respuesta de acuerdo con criterios como: naturaleza de la avería, experiencia, autorización, disponibilidad, distancia.

5. Tiempo total de llegada frente al equipo

el tiempo entre el momento en que el equipo falla y la llegada del técnico de mantenimiento

Descripción: Cuando una máquina falla, es importante intervenir lo más rápido posible para minimizar el tiempo de inactividad. A fin de mejorar esta esfera, es preciso revisar los métodos de notificación de fallos, retroinformación y difusión de información para lograr una mayor eficiencia y precisión. El aspecto administrativo también es muy importante porque es necesario vincular los datos sobre el terreno con la mano de obra disponible y cualificada para esta tarea, a la vez que se ajustan los materiales y repuestos necesarios para la intervención.

Método de cálculo: Fecha/hora de llegada frente al equipo - Fecha/hora de ocurrencia de la avería

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: Informa a los técnicos en tiempo real, incluso cuando están en movimiento. Conecta el equipo a las intervenciones para evitar cualquier olvido y pérdida de tiempo. Muestra dónde se encuentra el técnico operacional más cercano y acorta el tiempo para llegar al lugar utilizando el GPS y el software de enrutamiento.

6. Tiempo de viaje

el tiempo entre la salida del técnico y la llegada al lugar de la intervención

Descripción: Los técnicos de servicio móvil pueden pasar varias horas al día en la carretera para ir de un cliente a otro. ¿Toman la ruta más corta? ¿Optimizan sus rutas en relación con las intervenciones que tienen que hacer durante el día? La reducción del tiempo de viaje acorta el tiempo de respuesta y aumenta el número de intervenciones que se pueden realizar cada día.

Método de cálculo: Fecha/hora de llegada frente al equipo - Fecha/hora de salida del sitio/lugar anterior

La contribución de la GMAO en la mejora de este KPI: Con una GMAO centrado en la movilidad, no pierda más tiempo! Asociar las direcciones de las intervenciones con una aplicación de mapeo como WAZE o Google Maps que guiará automáticamente al técnico al lugar de la intervención. La GMAO también especifica qué técnico puede llegar al equipo más rápidamente.

7. Retraso de diagnóstico

el tiempo entre la llegada del técnico de mantenimiento y el momento en que se descubre la causa del problema

Descripción: Un fallo puede ser una avería compleja difícil de identificar. Los técnicos pueden tardar varias horas en determinar el origen del problema. Se hace hincapié aquí en la pericia y la experiencia de los técnicos porque les permite ser más eficientes en estas situaciones complicadas.

Método de cálculo: Fecha/hora de establecimiento del diagnóstico - Fecha/hora de llegada frente al equipo 

La contribución de la GMAO en la mejora de este KPI: proporciona al técnico desde su teléfono móvil toda la información útil: historia de los acontecimientos, avisos, metodología de investigación, capitalizando el conocimiento a través de una base técnica compartida. Refuerza la ayuda mutua entre los técnicos, fomentando el intercambio de ideas y asesoramiento y el apoyo en tiempo real.

8. Tiempo de reparación "in situ"

el tiempo desde el momento en que el técnico de servicio comienza la reparación hasta que el sistema vuelve a estar operativo

Descripción: Este es el indicador de eficiencia por excelencia: con este KPI, usted puede ver si sus técnicos son eficientes determinando el tiempo promedio que dedican a sus intervenciones. También es posible comparar su rendimiento para establecer límites de tiempo, por ejemplo.

Método de cálculo: Fecha/hora de finalización de la operación - Fecha/hora de inicio de la operación

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: acorta los tiempos de diagnóstico, acelera el envío de refuerzos si es necesario, sabe indicar si una pieza de recambio está disponible en las distintas existencias (central, vehículos técnicos, emplazamientos, etc.), acorta los tiempos de adquisición de piezas.

9. Tiempo de reposición de existencias

el tiempo entre la emisión de una orden y su recepción

Descripción: Tener suficiente stock es un problema constante para cualquier empresa de mantenimiento. Con un software de GMAO, es fácil consultar el estado de sus existencias y saber con precisión qué piezas de repuesto hay que pedir. Por otro lado, no siempre se pueden controlar los tiempos de entrega de los proveedores, ni los posibles retrasos. Teniendo en cuenta todos los pedidos realizados y asociando sus plazos de entrega, podrá conocer el plazo medio de entrega por proveedor. Entonces le será fácil adaptar sus hábitos de compra según sus necesidades y requerimientos.

Método de cálculo: Fecha/hora de recepción - Fecha/hora de inicio de la transmisión de la orden

La contribución de la GMAO en la mejora de este KPI: visión global de las existencias en tiempo real a través de una interfaz centralizada. Ofrece un catálogo predefinido y personalizable. Seguimiento del estado de las órdenes (a realizar, a enviar, a recibir, etc.).

10. Tiempo de entrega de una sola pieza

H4 si se pide una pieza para una reparación específica, el tiempo entre el momento en que se hace el pedido y el momento en que el técnico comienza a trabajar en la reparación del problema

Descripción: esta vez estamos en una situación de emergencia. El técnico necesita una pieza que no suele estar en las existencias de la empresa, tiene que pedirla lo antes posible para iniciar la reparación. Incluso más que para la reposición de existencias, es crucial contar con proveedores receptivos para obtener la pieza en el menor tiempo posible. 

Método de cálculo: Fecha/hora de disponibilidad de la pieza de repuesto frente al equipo - Fecha/hora de inicio de la transmisión del pedido

La contribución de la GMAO a la mejora de este KPI: registra automáticamente todos los pedidos, precios, tiempos de respuesta y plazos de entrega. Con estos datos, podrá comparar los tiempos de entrega de las piezas según los proveedores. Entonces sabrá con quién es mejor trabajar en una situación de emergencia.

La GMAO mide y mejora el rendimiento

Por lo tanto, la GMAO proporcionará:

  • Indicadores de medición del rendimiento
  • La caja de herramientas para mejorar el rendimiento
  • Benchmarking

Indicadores de rendimiento

Se han enumerado anteriormente. Según los que actives serás más o menos preciso en su medición, pero en cualquier caso tendrá finalmente datos cuantitativos precisos. La GMAO permitirá la medición de todos los indicadores descritos y su restitución a través de un tablero de mandos: es el largo tiempo que le permite comprender cómo funciona su servicio de mantenimiento.

La caja de herramientas para mejorar el rendimiento

Al mismo tiempo que recopilar los indicadores clave de rendimiento, la GMAO móvil también tendrá un impacto positivo en cada uno de estos indicadores y permitirá ganar en productividad y reactividad en todo momento durante la tramitación de una intervención curativa. Proporcionará respuestas en tiempo real a preguntas como: "Qué técnico es el más capaz de resolver este problema específico rápidamente", "Qué técnico está más cerca", "Cuál es la causa más probable de esta avería", "Qué piezas de repuesto deben tomarse", "Cuál es la mejor ruta", etc.

Benchmarking

Por último, pero no menos importante, los KPIs permitirán hacer un benchmarking entre diferentes períodos de actividad, entre diferentes equipos, etc., para un análisis fino, haciendo de la GMAO un aliado esencial para el éxito de sus operaciones de mantenimiento y el aumento de la satisfacción de los clientes.

Por cierto, nuestra ambición es ofrecer una experiencia de usuario sin igual. Compruébelo inmediatamente: pruebe la GMAO gratis. Dentro de 2 minutos, el tiempo que toma crear su cuenta, descubrirá lo más nuevo en esta categoría de software.

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¡Buen descubrimiento y hasta pronto!

 

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