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Gérer ses pièces détachées avec la GMAO

Gérer ses pièces détachées avec la GMAO

Lundi 04 mai 2020

La gestion des pièces détachées ? Rien de tel pour occuper sa journée ! Cette tâche absorbe un temps considérable aux managers et aux techniciens et, mal gérée, elle peut plomber un service de maintenance. La GMAO mobile va se révéler une nouvelle fois incontournable.

> Pourquoi une GMAO pour la maintenance industrielle ?

Le délai de remise en fonctionnement d’un équipement après défaillance dépend, le plus souvent, directement du temps de mise à disposition d’une pièce. L’optimisation de la gestion des pièces de rechange va donc être un levier majeur de la performance de la maintenance.

Par ailleurs, la gestion des stocks et des achats représente un poste important du budget, tant en termes de possession que de coûts logistiques : commande, suivi, administration, transport, réception, stockage, manutention, etc. 

La GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, va réduire ces coûts, tout en accélérant la mise à disposition des pièces sur le lieu de l’intervention. 

Couverture de stock :  trop ou trop peu

Disposer d’une couverture de stock insuffisante est susceptible d’engendrer des baisses de disponibilité des actifs, entraînant des pertes de production dans des sites manufacturiers ou des retards importants dans la réparation des équipements techniques tels que chauffage, ascenseur, portes d’accès dans le monde de la maintenance immobilière. A l’inverse, entreposer une grande quantité de pièces devient rapidement très onéreux, tant en espace de stockage qu’en immobilisation d’actifs.

Réduire ces dépenses tout en ayant des stocks suffisants pour ne pas ralentir son activité, raccourcir les délais de réapprovisionnement, voilà les défis auxquels font face les pôles maintenance des entreprises. En effet, plus de 50 % d'un budget de maintenance est consacré aux pièces de rechange et aux articles consommables dont 20% est gaspillé en moyenne. Ces dépenses inutiles sont considérablement réduites grâce à l’implantation d’un système de gestion contrôlant les principaux axes d’amélioration :  

  • Stockage des pièces de rechange à remplacer le plus fréquemment
  • Stockage des justes quantités
  • Analyse de la fiabilité des pièces de rechange
  • Optimisation de la mise à disposition au technicien
  • Diminution des temps de traitement opérationnels
  • Diminution des temps de traitement administratifs

C’est là que la GMAO entre en jeu. 

La GMAO pour optimiser le niveau de stock

La GMAO va aider les entreprises à gérer leurs stocks, grâce à la mise à jour en temps réel des entrées et sorties de pièces détachées permettant d’anticiper toute rupture. 

Indispensables aux interventions préventives et curatives, les pièces et consommables doivent être scrupuleusement référencés dans la GMAO avec notamment : 

  • Visibilité en temps réel du stock de pièces de rechange : alerte en cas de rupture, commande en cours, d'installation sur l’équipement concerné, etc.  
  • Localisation précise dans l'entrepôt
  • Gestion par QR codes avec application mobile permettant le scan direct
  • Gestion des codes barre
  • Gestion de multi-stocks : stock par sites, par véhicules ou encore propres à chaque technicien
  • Décrémentation automatique du stock lorsque l’intervention est réalisée
  • Alerte si le seuil minimum est atteint
  • Déclenchement automatique des commandes fournisseurs
  • Création du référentiel d’articles à commander
  • Détection des fournisseurs les plus réactifs
  • Valorisation automatique du stock au prix d’achat et au prix de vente
  • Comparatif des prix pratiqués et des délais de livraison des fournisseurs
  • Déclenchement d’appels d’offre automatiques
  • Historique des pièces utilisées sur chaque équipement avec leurs caractéristiques : date de pose, garantie, remplacement à prévoir, etc.

Les GMAO les plus modernes sont capables d’anticiper le besoin de pièces de remplacement en comparant l’état des stocks à un instant donné avec le prévisionnel des interventions préventives à réaliser. Cette information provenant directement des plans de maintenance.

La GMAO sait transformer une pièce détachée en élément constitutif d’un équipement, dès lors qu’elle est utilisée sur une machine pour remplacer la pièce défectueuse. Ce nouvel élément fait alors partie intégrante de l'équipement et peut être référencé en tant que tel, avec emplacement, photos, contrôles, mesures, etc. et si nécessaire il est possible de lui associer des actions préventives.

La GMAO pour réduire les délais d’approvisionnements

Rien n'est plus frustrant pour un technicien que de ne pas trouver l’article dont il a besoin dans le dépôt, ou d’apprendre que la pièce nécessaire à son intervention n’a pas été livrée à temps. Il est également urgent de supprimer toute possibilité d’enlèvement comptoir à l’origine de pertes de temps importantes. Bien évidemment, la gestion au jugé n’est pas suffisante pour garantir à ses clients une qualité de service optimale ou une production sans rupture. Anticiper la consommation des pièces détachées est une préoccupation permanente et le niveau de stock doit pouvoir répondre aux variations de l’activité. Et c’est particulièrement vrai pour les équipes mobiles intervenant le plus souvent dans l’urgence.

A chaque article du catalogue sont associés des seuils d’alerte, des quantités de réapprovisionnement qui anticipent la décision de réapprovisionnement avant d’atteindre la rupture de stock. La GMAO génère le bon d'achat, l'envoi aux fournisseurs et vous recevez une notification à chaque étape : envoyé, reçu, expédié, réceptionné, refusé, etc. Vous disposez alors du même niveau d’information que lorsque vous passez une commande sur un site d'e-commerce. On s’y habitue vite, n’est-ce pas ? Mais là, c'est complètement intégré à votre GMAO et à vos opérations de maintenance.

La pièce est en stock, mais où ? La GMAO possède une fonction de recherche dynamique qui retrouvera facilement la pièce et sa localisation. Le scan du QRcode ou d'un code-barre permet de retirer l’article du stock. Cette opération sera alors automatiquement enregistrée et le niveau de stock mis à jour dans l’application. Plutôt que de perdre un temps considérable avec un système fastidieux d’enregistrement des entrées et sorties de stocks, la GMAO assure aux techniciens de pouvoir disposer des pièces nécessaires à leurs interventions. Intuitive et immédiate, l'opération est réalisée à partir de la GMAO depuis son mobile.

Des KPI pour de meilleures décisions

  • Quelles sont les pièces qui sont le plus à l’origine d’une panne ? 
  • Quelles sont les pièces qui doivent être remplacées le plus souvent ? 
  • Quelles sont les marques les plus fiables ? 
  • Quels sont les fournisseurs les plus réactifs sur une certaine catégorie de pièces détachées ? 

Il est indispensable pour les équipes maintenance de disposer de KPI pertinents, partagés et simples à analyser. Grâce à cette information enrichie le manager d’équipe pourra prendre les meilleures décisions pour gagner et réduire les coûts associés aux stocks et achats des pièces.

L’analyse de l’origine des pannes donne des informations essentielles sur la pièce mise en cause, la date de son installation et le technicien qui a réalisé l’intervention. En consolidant l’information sur des équipements équivalents, vous êtes en mesure de détecter si un type de pièce spécifique provoque des pannes à répétition et pourrez agir en conséquence. De cette façon, en déterminant le niveau de fiabilité et le coût des différentes pièces détachées, la GMAO vous aide à modifier vos modalités d’approvisionnement ou éventuellement à changer de fournisseur si celui-ci ne répond pas à vos exigences.

Augmenter sa compétitivité

En confiant la gestion de vos stocks à votre GMAO vous êtes en mesure de :

  • Normaliser le parc installé
  • Normaliser les fournisseurs
  • Stocker peu et anticiper les achats grâce au prévisionnel
  • Positionner les magasins aux endroits stratégiques : central, sites, véhicules
  • Réduire ou éliminer les pièces de rechange obsolètes
  • Repérer les pièces fréquemment défectueuses

Ainsi la normalisation des équipements, des fournitures et des fournisseurs s’avère être une source importante d'économies et d’efficacité pour les organisations. En réduisant les stocks, les délais d’approvisionnement et les délais de réparation à l’aide d’un module stock et achat, intégré à votre GMAO, vous augmentez directement votre compétitivité.

 

Au fait, notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

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Bonne découverte et à très bientôt !

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