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La digitalisation des interventions de maintenance

La digitalisation des interventions de maintenance

Vendredi 22 mars 2019

Réussir sa transition digitale est devenu la priorité numéro 1 pour la majorité des entreprises et le secteur de la maintenance immobilière ne fait désormais plus exception à la règle. C’est ainsi que les prestataires de maintenance, tels que les chauffagistes, plombiers, électriciens, frigoristes, ascensoristes, etc. voient l’organisation de leur métier évoluer très rapidement et qu’un nombre de plus en plus important d’entreprises du secteur optent pour des solutions digitales et nomades. La sélection de l’outil, la GMAO, reste essentielle pour atteindre les gains de productivité et d’amélioration de qualité de service attendus. L’enjeu est grand car on estime que 40% seulement des entreprises réussissent pleinement leur passage au digital.

> Mettre en oeuvre sa GMAO

Planifier à l’heure du digital

Les systèmes de planification manuelle, ou encore via Excel ou Google Calendar ayant définitivement montré leurs limites, le premier changement majeur passe par l’utilisation d’un outil spécialisé dans la planification des interventions de maintenance. Dans ce domaine, il est indispensable de distinguer les deux catégories d’interventions, curatives et préventives, qui ne répondent pas aux mêmes problématiques et doivent être traitées de façon adaptée.

Les interventions de maintenance curative

Dans le cadre d’une intervention curative telle que la réparation d’une fuite d’eau, un problème de chauffage en hiver, de climatisation l’été, l’enjeu est l’urgence. Il faut trouver immédiatement la personne la plus apte à intervenir, la plus proche du lieu d’intervention et pouvoir la rendre disponible. La réactivité est l’élément clé dans une telle situation et les solutions digitales permettent désormais de centraliser les informations en un seul et même endroit, de savoir où se trouvent les techniciens et de pouvoir très rapidement modifier l’ordre et l’affectation des missions. Les applications de dernière génération permettent de prévenir automatiquement les techniciens et les clients des changements et modifications de planning effectuées.

Les interventions de maintenance préventive

De nombreux prestataires de maintenance font également face à des problématiques de planification des interventions préventives. Ces dernières représentent 20 heures de travail par semaine en moyenne pour les entreprises et plus de 30 heures par semaine pour un tiers d’entre elles.

Les interventions préventives représentent un volume d’activité très significatif. Elles sont généralement réparties sur un territoire étendu avec un trafic routier dense. Les contrats de maintenance préventive génèrent un volume d’informations tellement important qu’il peut rapidement devenir incontrôlable si l’on ne dispose pas de la solution informatique adéquate. Il faut centraliser, mémoriser, ordonner, répartir les entretiens et déclencher les visites au bon moment en tenant compte des disponibilités et des impératifs du client. Il devient indispensable pour les prestataires de maintenance de disposer d’un outil à la fois complet et facile d’utilisation pour organiser de façon optimale et qualitative les plans de maintenance et les interventions préventives associées. En plus d’un territoire important à couvrir, la maintenance tertiaire présente une très grande variabilité des périodicités. Ainsi une visite d’entretien ou de contrôle peut être quotidienne ou n’avoir lieu que tous les 2 ans.

La gamme de services à couvrir, à l’instar du facility management, est également fréquemment très large. Or l’atteinte d’un taux de couverture proche de 100% constitue un enjeu crucial pour les prestataires de maintenance aussi bien en termes de qualité de service, qu’en termes de respect des engagements contractuels. Dans ce domaine particulièrement, sans outil parfaitement conçu, adapté et facile à utiliser, il n’y a pas de salut !

Yuman permet la planification des interventions curatives et préventives. Grâce à une vision globale du planning et des tâches à venir, vous pouvez organiser l’emploi du temps de chacun des techniciens en toute simplicité. La cartographie assure le regroupement des interventions géographiquement proches, afin de limiter les coûts et les temps de transport. Yuman gère également les contrats de maintenance préventive, en répartissant les interventions et en générant les bons d’intervention associés.

Passer sa planification au digital constitue un gain de temps majeur pour le back-office qui se libère de tâches fastidieuses, complexes et chronophages, et pour les équipes sur le terrain cela permet une prise en charge rapide des interventions les plus urgentes en étant assuré que rien de ce qui était initialement programmé ne sera oublié.

Numériser les bons d’intervention papier

Une très grande majorité des entreprises de maintenance continuent à utiliser des méthodes obsolètes et dépassées, dont bien sûr l’utilisation de bons d’interventions papier. Particulièrement chronophages au moment de la saisie sur le terrain ou de la re-saisie par le back-office, les bons d’interventions papier doivent être définitivement abandonnés par les entreprises souhaitant limiter les erreurs, les pertes d’informations et gagner du temps et en qualité de service.

La digitalisation permet d’optimiser le temps de travail des techniciens sur le terrain en leur offrant un outil de suivi d’intervention disponible depuis leur smartphone. Ainsi, ils peuvent compléter leur bon d’intervention de façon plus exhaustive que dans la version papier : nombre d’informations illimité, ajouts des photos et des pièces utilisées en un seul clic, etc. Si l’on prend en compte le fait qu’un technicien sur deux considère la paperasse comme la partie la moins agréable de son métier, la digitalisation des bons d’intervention apparaît non seulement comme un outil d’optimisation du temps, mais également comme un puissant outil managérial.

Partager les informations en temps réel

Le développement du numérique et notamment du Cloud a permis l’explosion du partage d’informations en temps réel. Dans l’univers de la maintenance immobilière où la priorité est de remédier aux demandes les plus urgentes et où la réactivité constitue un avantage compétitif majeur, le choix d’une solution digitale permet de répondre à ce besoin d’information, qu’il soit émis par le technicien ou le client, dans des délais très courts.

Trouver le bon outil numérique

56 % des entreprises voient le passage au numérique comme une opportunité pour renforcer leur croissance et dégager des gains de productivité importants, et, en 2018, un prestataire de maintenance sur deux s’est déclaré prêt à investir dans une solution de GMAO à hauteur de 50 à 100 € par utilisateur et par mois. Les éditeurs ont parfaitement compris l’enjeu et sont désormais capables de proposer des logiciels de plus en plus aboutis à destination de chaque département de l’entreprise et en particulier des personnels d’interventions. Toutefois, la multiplication des outils peut entraîner une complexité plus importante. Pour réussir sa transition numérique, les experts préconisent de se concentrer sur deux ou trois outils maximum, adaptés aux spécificités métier et au large spectre fonctionnel. C’est en prenant en compte ce facteur et en collaboration avec des prestataires de maintenance expérimentés que nous avons développé Yuman, afin de créer un outil qui apporte une réelle valeur, répond exactement aux besoins métier et s’intègre aux logiciels de comptabilité et de ressources humaines préexistants dans le système d’information de l’entreprise.

Nous avons conçu Yuman comme la solution digitale des prestataires de maintenance. Nous y centralisons les informations afin de vous faciliter la planification et le suivi des interventions en direct avec notamment une vue sur la cartographie et les déplacements des techniciens. Notre solution est cloud et mobile pour répondre à vos exigences sur le terrain à tout moment. Adopter Yuman vous fera certainement gagner en efficacité grâce à la simplification et à l’optimisation de l’échange d’informations, ce qui vous aidera nécessairement à gagner en croissance.

 

Au fait, à Yuman notre ambition est d’offrir une expérience utilisateur inégalée. Vérifiez-le immédiatement : essayer gratuitement la GMAO. D’ici 2 minutes, le temps de créer votre compte, vous découvrirez ce qui se fait de plus moderne dans cette catégorie de logiciels.

Vous pouvez également bénéficier d’une démonstration animée par l'un de nos consultants : booker une visioconférence

Bonne découverte et à très bientôt sur Yuman.

 

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